FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION DE ORGANIZACIONES

LA COMUNICACIÓN COMO MEDIO DE EFICACIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. FUNCIONES Y MANEJO DE LA COMUNICACIÓN. COMUNICACIÓN FORMAL Y COMUNICACIÓN INFORMAL. DIFERENTES MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

LA COMUNICACIÓN COMO MEDIO DE EFICACIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

La comunicación intraorganizacional.
El objetivo de la comunicación interna es compartir con el personal el máximo de información posible y reducir al mínimo la entidad de los secretos de empresa.

La comunicación con el contexto externo
El objetivo de la comunicación externa es la transmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, de la organización y de su contexto, con dos finalidades: Mantener vigente en el contexto social una imagen adecuada de la organización; y captar las variaciones del contexto para adecuar a ellas la estrategia organizacional.

La comunicación con el Gobierno.
La comunicación con los diversos niveles de gobierno, en un constante flujo de presiones y contrapresiones, es una realidad en la vida social de las empresas y organizaciones sociales de todo tipo, para reforzar la vigencia de la propia imagen, inducir políticas favorables, desalentar la adopción de medidas lesivas a los intereses de largo plazo y hasta para crear una imagen de solidaridad social y fiel cumplimiento de pautas republicanas de conducta.

FUNCIONES Y MANEJO DE LA COMUNICACIÓN.

Consideraciones generales sobre comunicación.
La comunicación es un tema central en la vida de toda organización. Sin comunicación las personas no pueden trabajar juntas con efectividad. Ni siquiera llegan a configurar un grupo. La mayor parte de los problemas, conflictos y errores que surgen en las organizaciones tienen que ver (o directamente, son) problemas de comunicación.
La comunicación es el proceso por medio del cual las personas llegan a captar y comprender los pensamientos, sentimientos y voliciones de los demás. El esquema básico es: trasmisor ---> mensaje ---> receptor <----- realimentación
Una comunicación efectiva requiere hablar claramente, formular bien los pensamientos, escuchar realmente y emitir una realimentación congruente.
El esquema de la comunicación mediante un lenguaje es:
Fuente del mensaje
Codificación del mensaje (que entraña siempre determinadas pautas culturales)
Vías de intercomunicación (canales, que entrañan siempre recortes y ruido)
Decodificación del mensaje por el receptor (lo que entraña siempre determinadas pautas culturales, no siempre las mismas del emisor).
Flujo de realimentación, que  a veces confirma y aclara el contenido
No es difícil inferir que un proceso de este tipo plantea varias dificultades y que no es difícil que se produzcan malos entendidos.

Comunicación y motivación.
Una amplia información descendente sobre los objetivos, proyectos y dificultades de la organización tiene un efecto motivacional amplio y ayuda a disminuir tensiones y evitar conflictos.
Además, hay que tener en cuenta que no toda comunicación es racional. También hay formas de comunicación emocional ("rituales") que permiten a los miembros del grupo despojarse transitoriamente de su individualidad para elevarse al nivel de una conciencia colectiva, en una vivencia participativa que refuerza los vínculos sociales en un nivel más profundo.

Dimensión docente de la conducción – comunicación.
Esta dimensión siempre existió, pero ha alcanzado una gran importancia con la implantación de prácticas participativas de gestión.
En una cultura participativa es una técnica de adaptación consciente y voluntaria de los comportamientos individuales a las exigencias organizacionales. Es una técnica de motivación, de capacitación para un desempeño autónomo de los participantes.

El lenguaje informatico.
De hecho, la aparición de las TIC’s implica, entre otras cosas, el aprendizaje de métodos de procesamiento, la comprensión de una lógica específica y la familiarización con un lenguaje que además está en constante evolución, por la incorporación de nuevos términos (fundamentalmente en inglés) y los intentos de sustitución por términos en castellano. Muchas veces se genera una verdadera jerga, que suele ser incomprensible para los “no iniciados”.-

COMUNICACIÓN FORMAL Y COMUNICACIÓN INFORMAL.

La comunicación formal requiere siempre un especial cuidado en su elaboración y en la elección de la forma y medio en que se la practicará. Lo esencial es conocer lo mejor posible las características culturales de los destinatarios para facilitar una correcta “decodificación” de los mensajes y evitar malor entendidos.

Necesidad de una formación en “media training”.
Dado el creciente protagonismo de los medios de comunicación en la vida social, quienes participan de ella en cualquiera de sus manifestaciones deben procurar tener una formación que les permita entender la naturaleza y exigencias operativas de cada uno de esos medios.
Es llegar a conocer el lenguaje de los medios, para saber actuar adecuadamente en ellos, según aspectos tales como:
Coherencia entre sonido e imagen
Respirar bien para hablar bien
Manejo adecuado de los movimientos del cuerpo
Usar la mirada como punto de apoyo
Encontrar el timbre de voz acorde con la personalidad
Articulación, entonación, silencios, intención
Elección de las palabras adecuadas
Usar frases de corto tamaño
Construcción coherente y progresiva del mensaje
Ubicarse en el escenario y en las reglas del juego
Cuidado con la vestimenta y la imagen física
Preparar ejemplos, anécdotas y comentarios sencillos
No tomar notas ni leer
Manejar situaciones difíciles mediante puentes de retorno al tema central
Comunicar también con el silencio
No confiarse en el entrevistador
Monitorear siempre a los medios

La comunicación informal tampoco debe ser descuidada, y en particular es importante lograr un alto índice de credibilidad y confianza en sus contenidos, generando el hábito de compartir información que desactive la circulación de chismes y rumores en el seno de la organización y en su entorno.

DIFERENTES MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

La comunicación interna puede asumir muchas formas. Entre las más frecuentes cabe citar: la publicación institucional, los comunicados circulares, las comunicaciones específicas, las reuniones cúpula/base, las reuniones cúpula/mandos medios, y las vías ascendentes directas.
Son interlocutores privilegiados de las comunicaciones externas los clientes, los proveedores y distribuidores, la opinión pública y el Gobierno.
Cada modalidad de comunicación requiere el uso de medios específicos, entre los cuales han cobrado actualmente una gran importancia los medios masivos: prensa, radio, TV, y mas recientemente las redes sociales.
La comunicación masiva se realiza mediante el uso de dispositivos transmisores, para audiencias numerosas, y es una forma muy frecuente en la comunicación externa. Presenta dos modelos básicos: uni-direccional y bi-direccional. También hay una forma mixta, llamada “persuasiva”.