FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION DE ORGANIZACIONES

ADMINISTRACIÓN. ORGANIZACIONES. TIPOS. ESCUELAS,  ENFOQUES Y MODELOS. NUEVAS CORRIENTES. TEORÍAS CONTEMPORÁNEAS.

ADMINISTRACION:

Etimología:
Viene del latin: AD (hacia, dirección, tendencia) y MINISTER (subordinación, obediencia). Se refiere a funciones ejercidas bajo el mando de otro, o prestar un servicio a otro.

Significado actual:
Se ha ampliado y se ha hecho mucho mas complejo, en relación con conceptos tales como procesos, recursos, logro de metas y objetivos, eficiencia, eficacia.

Definiciones de administración:
Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos para conseguir objetivos organizacionales (Chiavenato)
Coordinación de las actividades de trabajo, de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz, con otras personas y a través de ellas (Robbins y Coulter)
Proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas para llevar a cabo tareas en un entorno organizacional (Hitt, Black y Porter)
Conjunto de funciones y procesos (planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar) que repercuten en la eficacia y eficiencia de la actividad de la organización (Diez de Castro et al.)
Proceso de diseñar y mantener un entorno para que individuos agrupados cumplan objetivos específicos (Koontz y Weihrich)
Conjunto de actividades para aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz para alcanzar objetivos o metas organizacionales (Reinaldo da Silva)

Definición de administración de Ivan Thompson:
PROCESO DE PLANIFICAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y CONTROLAR EL USO DE RECURSOS Y ACTIVIDADES DE TRABAJO PARA LOGRAR OBJETIVOS O METAS DE LA ORGANIZACIÓN DE MANERA EFICIENTE Y EFICAZ

Temas relacionados con planificación:
Misiones, objetivos, políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias

Temas relacionados con organización:
Tareas, ejecutores, grupos humanos, toma de decisiones y rendición de cuentas

Temas relacionados con dirección:
Dirigir, conducir, inducir, mantener relaciones interpersonales

Temas relacionados con control:
Medición y corrección de desempeños en base a metas y planes; detección y corrección de desviaciones.

Temas relacionados con recursos:
Uso de recursos humanos, financieros, materiales y de información

Temas relacionados con actividades:
Procesos, operaciones y tareas

Temas relacionados con objetivos y metas:
De largo, mediano y corto plazo

Temas relacionados con eficacia y eficiencia:
Medida del logro de objetivos y medida del uso mínimo sin desperdicios de los recursos

Planeación, organización, dirección, control.

La PLANEACION consiste en seleccionar entre alternativas los objetivos, políticas, procedimientos y programas; establecer principios y criterios de acción, su secuencia, tiempos y montos, en el largo, mediano y corto plazo, en relación con propósitos, estrategias, políticas, procedimientos, programas, presupuestos y cursos de acción

La ORGANIZACIÓN es el diseño de estructuras sociales adecuadas para lograr metas, con relaciones de interacción que permitan producir bienes y servicios

La DIRECCION es la coordinación de la ejecución de planes para lograr metas, con componentes de supervisión, comunicación y motivación

El CONTROL es la verificación  de la conformidad de los hechos con el plan adoptado, con eventuales reorientaciones y ajustes

Importancia de la administración:
Es imprescindible para que funcione cualquier organización social, mas si tiene un buen tamaño
Simplifica el trabajo y logra productividad y eficiencia
Contribuye al bienestar general mediante el uso de los recursos, la creación de empleos y el incremento de las relaciones sociales

ORGANIZACIONES. TIPOS.

La organización del sistema.

ORGANIZACIÓN: Conjunto de personas relacionadas para alcanzar un fin
ESTRUCTURA: Distribución de las actividades, unidades específicas, unidades mayores, poder y dependencia, relaciones colaterales
Su diseño y rediseño, mantenimiento, etc., es función de los directivos, en su función de organizar el sistema

Hay dos conceptos de organización:
Como unidad social o grupo humano
Como función administrativa de definir funciones y tareas, establecer unidades de trabajo y vías de dependencia y comunicación

Una organización no es un mero grupo: su estructura está formalizada y sus objetivos y actividades están definidos con precisión
Responde a dos necesidades:
La división del trabajo
La coordinación de las actividades

La división del trabajo.
Complejidad y diferenciación vertical u horizontal
Complejidad: Especialización requerida
Diferenciación: Cantidad de subsistemas
Vertical: Jerarquías de mando y responsabilidad
Horizontal: Agrupamiento de tareas en puestos, secciones, departamentos, divisiones

La coordinación de las actividades.
Principales mecanismos de coordinación:
Adaptación mutua por comunicación informal
Supervisión directa por control de una persona sobre otras
Normalización por programación detallada de las actividades

Organización formal e informal.
ORGANIZACIÓN FORMAL: Ubica los puestos de trabajo, funciones diferenciadas, unidades y departamentos, relaciones establecidas y áreas de incumbencia: Organigrama
ORGANIZACIÓN INFORMAL: Relaciones y funciones no consignadas, surgidas espontáneamente por las relaciones personales. Entraña riesgos y también suele ser más rápida y eficaz

Principios de la organización.
Son criterios que sirven para diseñar y entender organizaciones. Hoy están parcialmente cuestionados:
División del trabajo y especialización
Jerarquía y unidad de mando
Autoridad por puesto y relación autoridad y responsabilidad
Amplitud o ámbito de control
Línea y staff

Criterios de organización.
DEPARTAMENTALIZACIÓN: Estructura jerarquizada de unidades o departamentos, c/u con un jefe para orientar la labor, cuidar la disciplina y vincular al grupo con otros
CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION: El poder a los órganos centrales o a los órganos periféricos, o alguna combinación de ambos principios
DIRECCION COMPARTIDA: Cooperación dirección/trabajador/ sindicatos, con reubicaciones de puestos y allanamiento de la jerarquía
DELEGACION: De autoridad y responsabilidad a personas capacitadas y motivadas
ORGANIZACIÓN FLEXIBLE: Orientación al mercado, cadena de valor, organigrama achatado, información

La organización que aprende.
La única fuente de competitividad hoy es el conocimiento
La empresa que aprende es la nueva frontera
Se requiere integrar el saber y la acción
Hay que aumentar los conocimientos individuales
El aprendizaje implica cambios que no siempre son cómodos
El entrenamiento refuerza el statu quo; el aprendizaje produce cambios
El aprendizaje adaptativo permite afrontar una situación; el aprendizaje generativo aporta creatividad
El aprendizaje aditivo perfecciona viejos hábitos; el aprendizaje reconstructivo desarrolla nuevos hábitos
Hay que articular el aprendizaje individual con el aprendizaje en equipo

Las estructuras de redes.
A partir de los postulados de la post modernidad:
Nuevas formas estructurales (matricial)
Predominio de los grupos, de las pirámides achatadas y de la autogestión
Aparición de la gestión en red, con jerarquías basadas en la lógica interna de los procesos
Rechazo a la autoridad que no agregue valor
Hay tres tipos básicos de redes:
Red estable, originada en una estructura funcional
Red dinámica, basada en una empresa líder que nuclea a otras
Red interna, de mercado dentro de una misma empresa
FORTALEZAS: Competitividad, cooperación, aprendizaje, innovación
DEBILIDADES: Acreditaciones, innovación de diseño, subsidios

Criterios para el diseño de estructuras.
Consistencia interna entre parámetros
Consistencia de la organización con su situación externa
Toda organización es un conjunto de partes interrelacionadas por mecanismos que permiten coordinar las actividades hacia el logro de determinados objetivos

Los mecanismos de coordinación.
FUNCIONES: Coordinación y comunicación
Principales mecanismos de coordinación:
Ajuste mutuo
Supervisión directa
Std de procesos de trabajo
Std de las producciones de trabajo
Std de las destrezas de los trabajadores

Las partes componentes de la organización.
Partes componentes de la organización:
El núcleo operativo
La cumbre estratégica
La línea media
La tecnoestructura
El staff de apoyo

Los flujos de funcionamiento de la organización.
El flujo del poder de la autoridad formal
El flujo del trabajo, de las órdenes, de la información para tomar decisiones
El flujo de la comunicación informal
El flujo de las relaciones directas de trabajo
El flujo de los procesos decisorios

Los tipos de estructuras organizacionales.
ESTRUCTURA SIMPLE: Ajuste mutuo y supervisión directa. Cumbre estratégica.
BUROCRACIA MECANICA: Std de los procesos de trabajo. Tecnoestructura.
BUROCRACIA PROFESIONAL: Std de las destrezas. Núcleo operativo.
FORMA DIVISIONAL: Std de las producciones. Línea media.
ADHOCRACIA: Ajuste mutuo. Staff de apoyo.

ESCUELAS,  ENFOQUES Y MODELOS.

El reconocimiento de la importancia de la capacidad para dirigir es anterior a la historia escrita
Los primeros intentos de estudio sistemático de los principios de la dirección tuvieron lugar a fines del siglo XIX

Un escrito de Henry Towne de 1886 propone:
La dirección de empresas como área de estudio independiente, al mismo nivel que la ingeniería
Falta de bibliografía y de un ámbito de intercambio y estudio
Propuesta de creación de un centro para desarrollar una interpretación de la dirección industrial

La obra de Frederick Taylor:
Sus ideas se sintetizan en su libro “Los Principios de la Dirección Científica” (1911)
Serio cuestionamiento de las ideas tradicionales sobre dirección
“Revolución mental”en relación  Dirección-Trabajadores, en base a una “reciprocidad de intereses”
Desarrollo de una “ciencia de la dirección”, de leyes y reglas claras
Selección, formación y desarrollo científico de los trabajadores
Cooperación entusiasta entre trabajadores y dirección
División de tareas entre trabajadores y dirección
La finalidad es maximizar la eficiencia productiva, mediante:
División sistemática de las tareas
Organización racional del trabajo
Cronometraje de las operaciones
Motivación mediante el pago de primas al rendimiento por encima de las pautas establecidas
En 1910, en una reunión de fleteros ferroviarios, se reconocieron los ahorros producidos por la Dirección Científica (allí se la bautizó así) y los medios difundieron ese hecho, en una amplia publicidad que le dio atención y apoyo
Lenin, en Pravda, hacia 1920, dijo que los rusos también debían adoptarla para mejorar su productividad

Aportes de Henry Gantt:
Henry Gantt fue un colaborador directo de Taylor, que aportó:
Un plan de retribuciones para el trabajo a destajo mediante primas
La gráfica Gantt para la planificación y el control de la producción
Una teoría de las dotes de mando
La idea del puesto de trabajo como fuente de ingresos y de placer

Los eficientistas:
Harrington Emerson estuvo influído por Taylor pero trabajó en forma independiente. Inició el movimiento eficientista, que terminaría tergiversando las ideas de Taylor por un exceso de explotación de la mano de obra en aras de la eficiencia
Sus principales aportes fueron:
La eficiencia como base de las operaciones y de los salarios
Los principios generales de la eficiencia
La eliminación de los desperdicios
Participó en la fundación de la Sociedad de Eficiencia (1913)

El trabajo de Frank y Lillian Gilbreth:
Estudios sobre movimientos y desplazamientos, para aumentar la producción reduciendo el esfuerzo
Clasificación de los desplazamientos manuales en 17 “therbligs” con sus tiempos
Estudios sobre psicología industrial, psicología de la dirección y en general, sobre el factor humano en la industria

Logros de la dirección científica hasta 1939:
Aceptación de la dirección científica como disciplina universitaria
Primer congreso de profesores de la materia
Primera asociación profesional de directores de empresas
Primeros textos sobre dirección de empresas

Aportes de Henry Farol:
Clasificación de la Ciencia de la Dirección en cuatro áreas, referidas a las funciones de la dirección:
Planificación
Organización
Mando
Coordinación y control

La Psicología industrial:
Walter Dill Scott: Cómo mejorar la eficiencia humana en la empresa (1911)
Hugo Munsterberg: La psicología y la eficiencia industrial (1913)
Aparición de numerosas revistas sobre dirección de empresas y psicología industrial

El gran aporte de Henry Ford:
Henry Ford (1863-1943), ingeniero e industrial, pinero de la industria del automóvil. Sus ideas, basadas parcialmente en Taylor, dominaron la industria hasta 1960 por lo menos, bajo el nombre de “fordismo”, y aún hoy conservan considerable vigencia:
La línea de montaje
La producción en serie
La estandarización e intercambiabilidad de las piezas
La exportación como medio de expansión comercial
Las técnicas agresivas de venta
La venta a crédito
La participación en las ganancias

Los estudios de Elton Mayo:
Estudios sobre los efectos de los cambios ambientales en la producción
Importancia de la motivación
Importancia de la comunicación
Creación de departamentos de administración de personal y de relaciones humanas

Aportes de Paul Holden y otros:
Primeros estudios empíricos en el área de la gerencia (1941) y sobre las responsabilidades gerenciales:
Planificación a largo plazo
Establecimiento de la estructura de la organización
Formación y desarrollo de todo el personal
Establecimiento de controles eficaces

Gardner y Simon:
Gardner se basó en los estudios de Mayo para elaborar una visión sistemática del factor humano en la industria
Simon publicó “El Comportamiento Administrativo” en 1947, un estudio pionero sobre los conceptos y marcos para la toma de decisiones, que fue básico para la introducción de métodos cuantitativos en la década siguiente 

En los años 50:
Tres corrientes principales:
Aplicación de las ciencias del comportamiento a la dirección (Whyte,Bendix, Argiris)
Intentos de construir una teoría general de la dirección (Newman, Terry, Koontz, O’Donnell)
Desarrollos matemáticos y estadísticos de la Investigación Operativa (Morse, Kimball, McCloskey, Trefether)

En los años 60 y 70:
Es un período de convergencia de las diversas corrientes de pensamiento surgidas en las décadas anteriores
Se destaca el aporte de Douglas McGregor en el desarrollo de las teorías X e Y, sobre “la cara humana de la empresa”

Las ideas de Max Weber:
Max Weber, en su obra “Economía y Sociedad”plantea algunas observaciones sociológicas que ayudan a entender los fenómenos de las organizaciones y de su dirección, a partir del análisis que hace de las “regularidades probabilísticas” de los fenómenos sociales
Hay cuatro tipos de actividad:         
Acción racional relacionada con un fin
Acción racional relacionada con un valor
Acción de motivación tradicional
Acción de motivación afectiva
Hay dos formas elementales de integración social:
Comunitaria: Por sentimiento de pertenencia (relacionada con las acciones tradicionales y afectivas)
Social: Por compromiso o coordinación de intereses (relacionada con acciones racionales)
Hay tres tipos de dominación legítima:
RACIONAL: Basada en la ley, con racionalización del derecho y organización burocrática
TRADICIONAL: Basada en la costumbre
CARISMATICA: Basada en el ascendiente personal

Aplicaciones de las ideas de Weber en la organización:
Las organizaciones empresarias o sociales, públicas o privadas, en general pertenecen al campo de la integración social por compromiso o coordinación de intereses, para acciones en relación a un fin, y su dirección es racional y maneja una estructura más o menos burocrática. El sentimiento de pertenencia, los valores, etc., aparecen en todo caso como complemento o refuerzo, no como esencia de la organización

NUEVAS CORRIENTES. TEORÍAS CONTEMPORÁNEAS.

No existe actividad humana más importante que la de dirigir
La tarea consiste en diseñar y mantener un entorno en el que individuos agrupados cumplen misiones y objetivos previamente seleccionados
El objetivo central es la productividad, o sea, lograr la meta propuesta a mínimo costo y máxima extensión y profundidad
Los conocimientos para dirigir tienen una gran importancia
La dirección es un arte; es pericia; es hacer a la luz de la realidad de una situación
La dirección como práctica es un arte; los conocimientos subyacentes son ciencia
Esa ciencia es aún poco desarrollada, pero sirve para mejorar la práctica
La ciencia está formada por conocimientos organizados
El método científico exige determinar los hechos, clasificarlos y analizarlos, identificar relaciones causales y verificar la exactitud de las generalizaciones
La teoría agrupa sistemáticamente conceptos y principios sobre un área significativa de conocimientos
La teoría de la dirección clasifica los conocimientos significativos y pertinentes para la dirección
Los principios de la dirección son descriptivos o predictivos, no prescriptivos
En la aplicación de la teoría a la dirección, los directivos deben compatibilizar los principios con la realidad
Las técnicas son métodos fiables para hacer las cosas y lograr un resultado determinado
Entre las técnicas más notables están la presupuestación, la planificación, el control, como la evaluación y revisión de programas, el camino crítico, y otras como el control de rentabilidad, la dirección por objetivos y el análisis mediante árboles de decisiones
Actualmente hay once escuelas o enfoques diferentes pero complementarios, en las teorías de la dirección:
El empírico o casuístico
El de comportamiento interpersonal
El del comportamiento de grupo
El de sistema social cooperativo
El de sistemas sociotécnicos
El de la teoría de la decisión
El de sistemas
El matemático
El condicional o dependiente de la situación
El de los papeles de la dirección
El de la teoría operacional
1. ENFOQUE EMPIRICO: Analiza la experiencia, en casos concretos
2. COMPORTAMIENTO INTER PERSONAL: La dirección es hacer cosas a través de las personas
3. COMPORTAMIENTO EN GRUPO: Estudia la dirección con modelos de comportamiento grupal
4. ENFOQUE DEL SISTEMA SOCIAL COOPERATIVO: Estudia la dirección como interacción cooperativa de dos o más personas
5.ENFOQUE DE SISTEMAS SOCIO TECNICOS: Estudia la influencia de los sistemas técnicos en los sistemas sociales
6. ENFOQUE DE SISTEMAS: La dirección como unidad compleja compuesta de sistemas: planificación, organización, control
7. ENFOQUE MATEMATICO: Uso de modelos matemáticos para representar relaciones o buscar el logro de objetivos
8. ENFOQUE SITUACIONAL: La actuación de los ejecutivos depende de un conjunto de circunstancias
9. ENFOQUE FUNCIONAL: Observa lo que los ejecutivos hacen realmente y sobre esa base resumen las funciones de dirección
10. ENFOQUE OPERACIONAL: Recopila los conceptos, principios, teorías y técnicas, de diversas disciplinas que apuntalan la práctica de la dirección
11. ENFOQUE DE LA DECISION: Analiza los factores que se toman en cuenta al elaborar una decisión

El autor de la bibliografía elegida sobre este tema se lamenta de este gran pluralismo teórico. ¿Es realmente así o son enfoques que se complementan y que en definitiva tienden a converger, e iluminan diversos aspectos de una realidad compleja?

Contexto actual de las empresas.
Revolución científico-tecnológica: aceleración de los procesos, etc.
Revolución de las expectativas: cambios en los consumidores
Sobreoferta de bienes y servicios
Capacidad productiva ociosa
Aumento de la competencia y turbulencia
Acortamiento del ciclo de vida producto
Fusiones, adquisiciones y alianzas

Los factores actuales de la competitividad.
Calidad de los productos o servicios
Calidad de la organización
Calidad de la organización
Calidad de los hombres: capacitación, participación, motivación

Ventajas para las empresas grandes.
Mayores economías de escala
Más recursos de marketing
Mayor disponibilidad de recursos financieros
Más habilidades de gestión
Más investigación y desarrollo
Más capacidad de distribución

Ventajas para las empresas pequeñas.
Creciente segmentación de los mercados
Competitividad mediante atención personalizada
Crecimiento del sector servicios
Dinamismo de los mercados
Desarrollos informáticos y comunicacionales
Innovaciones técnicas y servicios mercerizados

El post-fordismo.
Las ideas del fordismo siguen siendo parcialmente válidas, con el agregado de avances tecnológicos y de organización que han abierto nuevas posibilidades:
La producción flexible
El toyotismo
La automatización de procesos productivos
La producción globalizada
El trabajo en red de empresas

Principales aportes del toyotismo.
El sistema de suministros “justo a tiempo”
Las órdenes de producción traccionadas desde el cliente
La gestión de Calidad Total
La participación activa y creativa de los trabajadores
Los reconocimientos e incentivos
Jerarquía  administrativa aplanada
Capacitación polifuncional de los trabajadores
Relaciones de asociación con los proveedores y distribuidores
Práctica intensiva de los “cinco ceros”: cero defectos, cero daños, cero inventarios, cero retrasos, cero papeleo
Nuevos modos de predicción del comportamiento de los mercados

Cambios en la organización interna.
Organización en torno a procesos
Jerarquía plana, con “empowerment”
Gestión en equipo
Medición de resultados por satisfacción del cliente
Recompensas basadas en los resultados de los equipos
Maximización de contactos con proveedores y clientes
Formación y retención de empleados

Las redes empresariales globales.
MALLA EN CADENA: Optimización mediante nuevas relaciones a lo largo de la cadena proveedor-cliente, como las franquicias
MALLA DE PROMOCION: Reunión de medios para un proyecto global común, como las joint ventures, etc.
MALLA DE DESARROLLO: Uniones entre diversas actividades y empresas para promover el desarrollo regional

La manufactura de clase mundial.
Alta tasa de rotación de inventarios
Bajísima tasa de defectos
Optimos tiempos std de fabricación
Alta calificación técnica de su personal
Mejora continua de productos y procesos
Enfasis en la calidad y el cliente
Orientación a la acción y a la innovación

La organización en “centros”.
Permite definir áreas de responsables, de asignación de recursos, de planes, de objetivos, de presupuestos y costos, de beneficios
Centros de responsabilidad (personal)
Centros de costo (costos de producción)
Centros de beneficio (costos e ingresos)
Centros de inversiones (rendimientos)

La dinámica de grupos.
Estudios sobre grupos pequeños como totalidades estructuradas con objetivos  definidos, en un campo dinámico de entorno; estudios iniciados por Kurt Lewin
Estudios sobre cohesión grupal, presiones, criterios, motivos y finalidades, dirección o liderazgo y logros del grupo, con posibilidad de obtener sinergia respecto de la simple suma de esfuerzos individuales
Mayor eficiencia del ambiente democrático, respecto del  ambiente autoritario y del permisivo liberal
La interacción aumenta la eficiencia y el compromiso
Alta valoración del sentimiento de pertenencia al grupo
Facilitamiento de los cambios elaborados grupalmente
Mayor cumplimiento de las metas fijadas mediante discusión grupal

Los mecanismos de la gestión participativa.
PARTICIPACION: Pensante, volitiva y manual de todo el personal, de todos los niveles
CONDUCCION: Coordinación de esfuerzos, orientación, pero dejando espacio a la autonomía
DELEGACION: Capacidad de confiar parte de las decisiones y del control a los subordinados cercanos al lugar de la acción
TRABAJO EN EQUIPO: Interdisciplinario e interjerárquico, con sinergia y compromiso moral por sentimiento de pertenencia
RECONOCIMIENTO: Expresión de gratitud ante el desempeño superior en las diversas tareas, para estimular las conductas deseables. Hay diversas formas de reconocimiento: monetarios y no monetarios, por ejemplo
CAPACITACION SISTEMATICA: Como parte normal de la vida de trabajo, para actualizar la especialidad, lograr polivalencia y buen desempeño social, y encontrar posibilidades de aplicación
COMUNICACIÓN INTERNA: para compartir información significativa con el personal
COMUNICACIÓN EXTERNA: Para el buen diálogo con el contexto social
PARA MANTENER EN MARCHA ESOS MECANISMOS: Los recursos económicos que se recuperan por eliminación de los costos de no calidad deben usarse en bajar precios (para competir), en invertir (para la actualización tecnológica), en mejorar dividendos (para satisfacer a los accionistas),  y en remunerar y premiar (para estimular al personal)

La dirección estratégica por visión compartida.
Es la más reciente manifestación de la gestión participativa
Principios fundamentales:
El contexto es imprevisible; hay que buscar y usar información a todo nivel
Es vital prestar un excelente servicio al cliente, en una relación de calidad
Hay que progresar contínuamente y con rapidez,  mejorar e innovar
Hay que darle campo de expresión al hombre total en la empresa
Protagonistas de la gestión:
El líder de la empresa, la persona que la integra y el equipo de trabajo
Elementos de su dinámica:
Visión y proyecto de futuro
Confianza en los hombres
Motivación y unidad de acción
Descentralización en profundidad
Una nueva cultura relacional y un nuevo liderazgo centrado en el hombre