4.- REQUISITOS BÁSICOS PARA UN PLAN PRESUPUESTAL

Los requisitos básicos para poner en vigencia un plan presupuestal en un negocio representan las orientaciones, las actividades y los enfoques de la dirección superior. En esencia constituyen condiciones necesarias para una adecuada aplicación de un programa de presupuestos.

La mayoría de tratadistas de esta materia señalan como requisitos básicos para operar un programa de presupuestos los siguientes:

a) Responsabilidad de la dirección
b) Organización
c) Sistema de Contabilidad
d) Comunicación
e) Metas reales
f) Informas y revisiones oportunas
g) Flexibilidad
h) Vigilancia continua
i) Eficiencia en las operaciones
Cada uno de estos requisitos se analiza a continuación:

a) Responsabilidad de la dirección

El que una empresa haga o no uso rentable de un programa de pre­supuestos depende en último término de la dirección superior, ya que ésta debe comprometerse a seguir el concepto general de los presupuestos y tener una comprensión perfecta de sus consecuencias y operaciones.

Además, la dirección superior debe identificar y evaluar las características de la empresa y el medio en el cual desarrolla sus activida­des a fin de que tome las decisiones pertinentes en cuanto a la conformación del programa de presupuestos.

b) Organización

El programa de presupuestos de una firma debe descansar sobre la base de una organización debidamente estructurada y con líneas de autoridad y responsabilidad claramente establecidas.

La importancia de que exista una adecuada organización estrecha­mente vinculada con el trabajo de presupuestos obedece, en esencia, a las consideraciones siguientes:

1.- El control de una empresa se realiza a través de personas.
2.- Una buena estructura organizacional permite alcanzar los fines de la em­presa
en forma coordinada y eficaz.
3.- A través de una adecuada organización es posible distribuir o asignar el trabajo
que debe efectuarse en las diferentes áreas de actividad de la firma.
4.- Finalmente, es posible especificar claramente el ámbito y las responsabilidades
de cada directivo considerado individualmente.

c) Sistema de contabilidad

Debido a que la planeación, en algunos aspectos, se basa en los datos históricos que en su mayor parte se generan en la contabilidad y, además, el control presupuestario incluye la comparación de los re­sultados reales con los planeados, el sistema de contabilidad debe diseñarse conforme a las necesidades y objetivos del programa de presupuestos.

d) Comunicación

A fin de lograr la mejor utilización de un sistema de presupues­tos la información debe fluir fácilmente entre los diferentes niveles de la organización. Esto significa que tanto los ejecutivos como los subordinados deben tener una clara comprensión de sus responsabilidades y de las metas a alcanzar.

e) Metas reales

Cómo requisito básico los fines y metas consideradas en el presupuesto deben ser alcanzables, dando por supuesto un alto nivel de eficien­cia general de la empresa.

Las metas demasiado elevadas desalientan cualquier esfuerzo se­rio por alcanzarlas; las metas muy bajas, que no representan mayor trabajo superarlas, no proporcionan una adecuada motivación.

Este punto es vital ya que existe en los ejecutivos responsables una tendencia natural a protegerse fijando metas presupuestarias en un punto que de ninguna manera constituye un reto. Esta tendencia debe evitarse señalando como norma general que las variaciones, tanto a favor como en contra, de los resultados reales y los planeados se analizarán cuidadosamente. Además, se puede señalar que como un aspecto importante para calificar la actuación de los ejecutivos se tendrá en cuenta su capacidad para la planificación.

f) Informes y revisiones oportunas

Este requisito especifica la necesidad de establecer una norma, por parte de la dirección superior, respecto al calendario ha utilizar pa­ra llevar a cabo la planificación, los informes de resultados y todas las actividades relacionadas con la preparación de los diferentes presupuestos.

La existencia de un calendario para la planificación compromete a todos y cada uno de los ejecutivos a desarrollar sus programas dentro del tiempo establecido, evitando así retrasos que inciden negativamente en la planeación total de la empresa.

Los informes de resultados constituyen instrumentos de la administración y, como tales, su presentación oportuna permite que la dirección superior realice una acción efectiva en la corrección de situaciones anormales.

g) Flexibilidad

El requisito de la flexibilidad en la aplicación de un programa de presupuestos lleva implícito el reconocimiento de que su utilización no dirigirá la empresa y que la flexibilidad en la aplicación de los diferen­tes planes tiene que ser la norma, dando así libertad a los ejecutivos pa­ra adoptar las decisiones que consideren pertinentes, aún cuando no estén cubiertas por el presupuesto.

No hay que perder de vista que un programa de presupuestos cons­tituye una herramienta al servicio de la dirección para promover los asun­tos de la compañía y de las personas en los diferentes campos de la actividad directiva.

Relacionada con la flexibilidad está la capacidad de la dirección para evaluar el rendimiento de los ejecutivos; ésta evaluación tiene que ser comprensible, justa y exacta.

h) Vigilancia permanente

Este requisito sostiene que deben investigarse a conciencia tanto la actuación eficiente como la actuación deficiente de los ejecutivos, con la finalidad de llevar a efecto una acción correctiva en el caso de una actuación deficiente o reconocer y aprovechar las enseñanzas de una buena actuación.

i) Eficiencia en las operaciones

Este requisito pone de manifiesto un aspecto implícito en los principios anteriores y es que la eficiencia con la cual se llevan a cabo las diversas operaciones en una empresa constituye un ingrediente esencial para alcanzar el éxito.

Los requisitos básicos señalados si se los sigue con la debida seriedad constituirán un buen camino para llevar a efecto un programa de pre­supuestos.