5.4.  Estructura, función, diferenciación e integración en un sistema.

El conocimiento de un sistema es en cierta medida, un ejercicio de percepción. Si lo que queremos  conocer es un sistema vivo, como por ejemplo una célula, lo primero que veremos será su estructura, su cuerpo exterior que la distingue de otras células y de su medio ambiente.
Por otra parte, la estructura incluyetoda una serie de relaciones que se dan en su interior,  relaciones que se dan entre las partes que forman esa estructura, cada una de las cuales desarrolla una función específica.

Mientras el concepto de función hace referencia a la diferenciación entre cada parte, y al aporte que estas, a través de su actividad realizan al sistema, el concepto de estructura  transmite la integración  necesaria entre las partes de  un sistema, a través de la cual este funciona como tal. 

5.4.1. Estructura de un sistema

La estructura de un sistema es la resultante de la subdivisión o factorización de sus metas globales en una escala jerárquica de subsistemas menos complejos. Cada subsistema contribuye al logro de los fines del sistema inmediato superior, hasta concluir en el logro de las metas globales del sistema.

La composición de la estructura total  se halla ligada a la interacción de una serie de variables como ser:

• El grado de fragmentación del sistema
• La complejidad de las tareas de los subsistemas
• Las comunicaciones y la coordinación que existen  dentro del sistema
• El grado de interacción y de complementación entre las actividades
• La concordancia de los objetivos de cada subsistema con los del sistema mayor.

5.4.2. Subsistemas

En principio diremos que un subsistema es el resultado de la división o factorización del sistema total, en partes, cada una de las cuales posee relativa autonomía. En el ámbito de las organizaciones se denomina departamentalización a la división interna del trabajo que da vida a los subsistemas organizacionales. 

5.4.2.1. Interacciones entre los subsistemas

Debe coexistir una necesaria independencia entre los subsistemas, si es que estos quieren especializarse en sus cometidos, y guardar un margen de interacciones entre los mismos. Estas interacciones surgen como acoples de entradas / salidas, en las que cada actividad se apoya en otras para poder cumplir con su función. Estos acoplamientos pueden ser de diferentes tipos:

• Acoplamiento en serie: este es el caso en que dadas tres subunidades, la subunidad A se acopla en serie con la subunidad B, y esta con la subunidad C.
• Acoplamiento paralelo: existe cuando una unidad se acopla con dos o más.
• Acoplamiento con retroacción: funciona cuando se forman ciclos, en este caso la subunidad A se acopla con la subunidad B, que a su vez se vuelve a acoplar con la A.
• Una variante del anterior es cuando en lugar de acoplarse dos subsistemas, la retroacción incluye a tres o más partes.

5.4.2.2. Diferenciación e integración. 

Según Lawrence y Lorsch , cada departamento o subsistema, se especializa orientándose hacia sus metas particulares e interactuando cada uno de ellos,  con entornos particulares, es decir, existe un proceso de necesaria diferenciación interna.
Para que el sistema funcione como tal es preciso integrar los distintos susbsistemas, pero como dicen los autores, la preocupación por conseguir colaboración, subestimó la necesidad igualmente importante de la diferenciación dentro de las organizaciones. Por ello, la necesidad de integración debe ir acompañada de una eficaz resolución del conflicto.
                  

5.4.2.2.1. Diferenciación

A través del concepto de diferenciación podemos explicar cuáles son las características idiosincrásicas propias del funcionamiento de cada área o departamento de una organización. Este concepto que trataremos con mayor profanidad en la Unidad 8, se define en cuatro categorías relevantes:

• Orientación hacia el objetivo: un departamento o subsistema se identifica con su propio subproducto especializado, en contraste al producto organizacional, considerada como un todo.

• Orientación interpersonal: los niveles de relaciones internas pueden asumir dos conductas, la orientación a los objetivos o hacia las tareas, y la orientación hacia las personas. Según los autores, cada departamento tendrá una u otra predisposición, así se da el caso de los departamentos contables o de producción, cuya orientación básica tiende a concentrarse en las tareas, mientras que departamentos como los de márketing o recursos humanos, privilegian los aspectos interpersonales.

• Orientación temporal: los autores ilustran con un ejemplo la diferencia en la percepción de la importancia del tiempo en la tarea de cada área, al decir que mientras los departamentos de producción y de ventas tenían una orientación cortoplacista, en la que los tiempos de respuesta eran relativamente cortos, departamentos como los de investigación y desarrollo trabajan con horizontes temporales mucho más amplios e indeterminados.

• Nivel de formalización de las estructuras: cuanto más predecible es el resultado de la  tarea o el ambiente al que debe enfrentarse el departamento, más se respetan las jerarquías formales, las normas disciplinarias y de conducta.

5.4.2.2.2. Integración

La integración se refiere al esfuerzo para coordinar la acción de las subunidades, con el fin de llegar a obtener un resultado global.
Cuanto más complejos son los problemas de integración (ya sea por la diferenciación acentuada o por las presiones ambientales) más medios de integración serán utilizados.

Diferenciación e integración son opuestos antagónicos, es decir, cuanto más diferenciada es una organización, más difícil es la solución de puntos de vista conflictivos que generan  los departamentos. Algunas de las herramientas de coordinación propuestas son:

• Un sistema formal de coordinación
• La jerarquía administrativa.
• La utilización de grupos interfuncionales en uno o más niveles de administración.

5.4.3. Variedad

Estrechamente relacionada a la idea de diferenciación e integración está el principio de variedad obligada, el cual expresa que los mecanismos internos reguladores de un sistema deben ser tan diversos como el entorno en el cual están intentando vivir. Cualquier sistema que se evite a sí mismo de su entorno está condenado a la atrofia y a perder su naturaleza compleja y distinta.

La capacidad de evolución de un sistema depende de la habilidad de moverse hacia formas más complejas de diferenciación e integración, y de la mayor variedad en el sistema de facilitar una habilidad para tratar con las contrariedades y oportunidades que caracterizan al entorno.

5.5. Introducción a la complejidad

La concepción de la complejidad y del pensamiento complejo es de un tratamiento reciente, que ha cobrado fuerza en el ámbito de las ciencias con el aporte de la teoría de sistemas.
Entonces, la complejidad como naciente paradigma, ha marcado una ruptura respecto a los enfoques precedentes lineales e incluso deterministas. Un claro ejemplo de esta escisión podemos observarla en el análisis que de las organizaciones hace cada enfoque. Mientras el pensamiento lineal concibe a las organizaciones como esencialmente mecánicas, el paradigma de la complejidad las interpreta considerando la multiplicidad tanto de paradigmas o visiones que la conforman, como de interrelaciones entre los procesos técnicos, ideológicos e instrumentales.

Simon define un sistema de complejidad organizada según el arreglo de un gran número de partes que interactúan de manera no simple. En tales sistemas el todo es más que las partes, en un sentido pragmático, pues dadas las propiedades de las partes y las leyes de su interacción, no es algo trivial inferir las propiedades del todo.

El nexo que nos ayuda a comprender la complejidad de un sistema es la jerarquía. Las taxonomías que desarrollamos alrededor de un sistema nos dan una estructura para poder organizar y comprender la complejidad. Un ejemplo de este método de abordaje es la jerarquía de necesidades humanas de Maslow, expuesta en el capítulo 4.

Desde este punto de vista los problemas se dividen en estructurados o mal estructurados.
Un problema bien estructurado satisface los siguientes criterios:

    Puede describirse en términos de variables numéricas.
    Pueden especificarse los objetivos logrados, en términos de una función objetivo bien definida.
    Existen algoritmos que permiten que se encuentre la solución y se exprese en términos numéricos reales.

5.5.1. Abordajes de la complejidad

Algunas estrategias de abordaje de las totalidades complejas, se basan en modelos jerarquizadores que a partir de la fragmentación, intentan imponer cierto estado de orden.
Entendemos que estos esquemas de abordaje parten desde y hacia la simplicidad pues no desarrollan variedad en el observador / operador.

5.5.1.1. Jerarquías

En un primer intento de comprender / abordar la complejidad, la jerarquía actúa como medio para establecer el orden en el desorden. Un  método típico es fragmentar el sistema en partes para luego volver a integrarlo, de manera de poder inferir el todo a partir de las interacciones de sus componentes. Taxonomías como las de Boulding , que agrupaban los sistemas en escalas de complejidad creciente, son un  modo de limitar la cantidad de relaciones intersistémicas para luego poder medirlas. Su modo de aplicación implica:

1.   Que un sistema siempre se compone de otro sistema.
2.   Dado un sistema en particular, pueden encontrarse siempre otros sistemas que lo comprenden, excepto para el sistema universal.
3.   Dado dos sistemas, el sistema que comprende al otro puede llamarse "sistema de nivel elevado".
4.   Los sistemas de nivel bajo están compuestos, a su vez, de un conjunto de subsistemas. 

5.5.1.2. Soluciones programadas

Otra manera de reducir la variedad de un problema es a través de su estructuración, método que transforma decisiones no programadas en soluciones programadas.
La estructuración debe cumplir con algunos principios:

• La posibilidad de ser medible y cuantificado.
• Se pueden especificar los logros a partir de objetivos bien definidos.
• Son susceptibles de ser expresados a través de rutinas o algoritmos.

Los métodos de solución se pueden resumir de acuerdo a dos criterios: generalidad y fuerza.
La generalidad de un problema está directamente relacionada con su tamaño. Los términos que la definen distinguen el espectro de problemas sobre los cuales ha de aplicarse el método, y las necesidades de información del mismo. La fuerza del método se puede definir en base a:

• La probabilidad de proporcionar una solución exitosa.
• El alcance y dominio de aplicación de las soluciones.
• La calidad de las soluciones.
• La eficiencia del método.

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