2.4.2. Funciones del Registro Principal del Distrito Capital

Al ser el Registro Principal del Distrito Capital un ente de la Administraci�n P�blica Nacional, sus atribuciones est�n establecidas en la Ley. Sistematizando las mismas, se pueden establecer las diversas funciones que se ejecutan en esa Oficina de Registro.

De acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert (1996), una funci�n se refiere a: �un grupo de actividades similares dentro de una organizaci�n. Estas se realizan con la finalidad de cumplir con la misi�n y, alcanzar metas y objetivos�.

En este orden de ideas, el autor del presente trabajo, defini� las siguientes funciones del Registro Principal del Distrito Capital:

1. Funci�n de Protocolizaci�n: Las Oficinas de Registro Principal, cumplen una funci�n de protocolizaci�n mediante la cual se efect�a la inscripci�n de los siguientes actos: La separaci�n de cuerpos y bienes, salvo que se trate de bienes inmuebles y derechos reales, los cuales se har�n por ante el Registro de Propiedad (Registro P�blico). Las interdicciones e inhabilitaciones civiles. Los t�tulos y certificados acad�micos, cient�ficos, eclesi�sticos y los despachos militares. Los actos de constituci�n, modificaci�n, pr�rroga y extinci�n de las sociedades civiles, asociaciones, fundaciones y corporaciones de car�cter privado, exceptuando las cooperativas. Mediante esta funci�n se da cumplimiento a lo establecido en los Art�culos 65 y 66 de la Ley de Registro P�blico y del Notariado.

2. Funci�n de Legalizaci�n: Esta funci�n permite al Registro Principal, dar Fe acerca de la autenticidad de las firmas de las autoridades p�blicas en su jurisdicci�n. Esta acci�n no prejuzga acerca de la forma y el contenido de los documentos. Mediante esta funci�n se cumple con lo establecido en el Art�culo 65 de la Ley de Registro P�blico y del Notariado.

3. Funci�n de Transcripci�n de la Informaci�n: Est� funci�n permite a los usuarios, obtener copias simples y certificadas de los documentos que reposan en el Archivo del Registro Principal del Distrito Capital. Esas copias, tienen validez legal como medios probatorios.

El Registro Principal recibe para resguardar y custodiar, los tomos duplicados de Nacimientos, Matrimonios, Defunciones e Inserciones de las Jefaturas Civiles del Distrito Capital. Los tomos duplicados de los Registros P�blicos del Municipio Bolivariano Libertador de la ciudad de Caracas, Registros Mercantiles de la Circunscripci�n Judicial de Caracas y el estado Miranda, de las Notar�as P�blicas de Caracas y del Servicio Consular Venezolano. De igual manera, permanecen en el Archivo del RPDC, el tomo principal y el duplicado de las inscripciones efectuadas en esta Oficina de Registro. Hasta el a�o 1998, el Registro Principal recib�a libros duplicados de todos los Registros Principales, Subalternos (hoy P�blicos) y Mercantiles del pa�s. De igual manera, le eran enviados expedientes judiciales.

De acuerdo con lo establecido en el Art�culo 65 de la Ley de Registro P�blico y del Notariado, el Registro Principal del Distrito Capital puede expedir copia simple y certificada de todos los documentos que reposan en sus Archivos.

4. Funci�n de Gesti�n de la Informaci�n: Esta funci�n permite procesar datos de manera de emitir informaci�n a los usuarios u organizaciones que lo soliciten, como por ejemplo: la emisi�n de Constancias de No Presentaci�n o la Certificaci�n de No Existencia de Documentos. Al Consejo Nacional Electoral en cuanto a los Nacimientos registrados en el extranjero, o al Instituto Nacional de Estad�stica al informarle la cantidad de t�tulos universitarios registrados en un periodo determinado. De igual manera, esta funci�n est� relacionada con el estampado de las Notas Marginales en los documentos que reposan en el archivo.

5. Funci�n de Archivo: Un archivo es el conjunto de documentos que una organizaci�n produce en el ejercicio de sus funciones o actividades. Tambi�n hace referencia al espacio en el que se mantienen y custodian esos documentos.

De acuerdo con el Art�culo 65 de la Ley de Registro P�blico y del Notariado, corresponde al Registro Principal recibir y mantener los duplicados de los asientos de los Registros P�blicos, Registros Civiles Municipales y Parroquiales. Si bien este art�culo no hace menci�n a los Registros Mercantiles, a las Notar�as P�blicas y al Servicio Consular, los mismos contin�an enviando los duplicados para su custodia y resguardo. De igual manera, el Registro Principal est� obligado a archivar la informaci�n que se genera en sus procesos operativos.

El Art�culo 67 de la Ley de Registro P�blico y del Notariado, establece que Los registros civiles municipales est�n obligados a remitir al Registro Principal, cada quince d�as, la informaci�n actualizada de los asientos relativos a: Nacimientos, matrimonios, defunciones, las sentencias de divorcio, la nulidad de matrimonio, los reconocimientos de filiaci�n, las emancipaciones, las adopciones; los actos relativos a la adquisici�n, modificaci�n o revocatoria de la nacionalidad, la sentencia que declare la ausencia o presunci�n de muerte y las constancias de no presentaciones. Tambi�n, Son responsables en su jurisdicci�n de informar al Registro Principal los nacimientos, matrimonios, defunciones y todo hecho que afecte el estado civil de las personas: Las Alcald�as, los Fiscales, el Tribunal y los Consejos de Protecci�n del Ni�o, Ni�a y Adolescentes; y Las dem�s que indique la ley.