2.10 Administración de proyectos

En toda organización surgen continuamente problemas, necesidades y oportunidades. Problemas tales como la baja eficacia operativa, necesidades como el espacio de oficina adicional y generar nuevas oportunidades. Estos problemas, necesidades y oportunidades dan lugar a la búsqueda e identificación de soluciones. La aplicación de tales soluciones entraña un cambio en la organización. En general, los proyectos se han establecido para efectuar este cambio y siempre hay alguien responsable de la finalización satisfactoria de cada proyecto. En el siglo pasado innumerables áreas de la tecnología han tenido progresos considerables, pero una que destaca sobre las demás, no porque haya dejado de existir o porque se haya convertido en una innovación radical, sino porque ha cambiado tanto que apenas es reconocible a la situación en la que se encontraba hace diez años es: la Administración de Proyectos (Rapoza, 2005).

La administración de proyectos ha tenido un gran desarrollo, ya que en los últimos años se ha generado la necesidad de poder administrar un número cada vez más grande de proyectos con variables distintas y características diferentes, en las organizaciones además de que cada proyecto se encuentra en diferentes fases dentro de su ciclo de vida, esto representa nuevos y difíciles retos en las organizaciones Dooley, Lupton, & O'Sullivan (2005). Las tendencias globales como, la competitividad en las organizaciones, los cambios tecnológicos y las reingenierías incrementan la importancia de los procesos de administración de proyectos. La administración de proyectos es la disciplina de gestionar todos los recursos necesarios exitosamente, la cual puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto (Dixon, 2000). La administración de proyectos asegura que los proyectos sean entregados de acuerdo con los parámetros que se han definido cumpliendo con los objetivos, el alcance, el tiempo y el costo. De acuerdo con el Project Management Institute a todo proyecto lo definen tres características:
• Su carácter temporal
• Que es único
• Requiere de una elaboración progresiva

Según (Heerkens, 2006) la administración de proyectos requiere de un encargado o director de proyecto que es responsable de que se cumpla con el objetivo para lo cuál fue creado dicho proyecto. La dirección de proyectos es la encargada de aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas que son aplicables a las actividades que se deben de desarrollar en el proyecto para así cumplir con los requisitos del mismo. Esto se logra mediante la aplicación e integración adecuada de las etapas por parte de la dirección de proyectos, estas etapas son:
• Iniciación.
• Planificación.
• Ejecución.
• Seguimiento y Control.
• Cierre.

A menudo, los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con el plan estratégico de una organización. Por lo general, los proyectos se autorizan como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas:
• Demanda del mercado.
• Solicitud de un cliente.
• Adelantos tecnológicos.
• Requisitos legales.

Dentro de los programas estratégicos de las organizaciones, los proyectos resultan un medio para alcanzar las metas y los objetivos de la organización. Si bien, dentro de un programa, un grupo de proyectos puede tener beneficios específicos, estos proyectos también pueden contribuir a los beneficios del programa, a los objetivos del plan estratégico de la organización. Las organizaciones gestionan sus proyectos basándose en su plan estratégico, a través de un listado jerárquico de todos sus proyectos implicados.
Uno de los objetivos de la gestión del proyectos consiste en maximizar el valor del proyecto mediante un examen cuidadoso de sus componentes: los programas, proyectos y otros trabajos relacionados que lo conforman. De esta manera, el plan estratégico de una organización se convierte en el principal factor que guía las inversiones en los proyectos. El funcionamiento de una empresa se puede caracterizar mediante un conjunto de variables y relaciones. Se entiende por gestión el conjunto de técnicas y procesos de definición, evaluación y control de las relaciones. Los elementos que pueden definir el contexto de los procesos de gestión son:
o El entorno donde opera la empresa, definido por un conjunto de variables que describe la situación socioeconómica. La descripción puede comprender valores absolutos, tendencias e interpretaciones o correlaciones ante variables. El entorno puede ser previsible, sistemático o predecible o bien inesperado, conforme a la velocidad de cambio, complejidad de las relaciones entre variables, y la estructura competitiva, cooperativa o regulada de la empresa con respecto al entorno.
o Los objetivos de la empresa, incluyendo las aspiraciones de las personas y grupos, los objetivos intermedios derivados de los supuestos iniciales, y los requisitos legales relativos a fiscalidad, seguridad, y calidad de productos.
o Los planes estratégicos de la empresa, que determinan las reglas de decisión durante el proceso de gestión. La estrategia es un compromiso entre óptimos locales o globales, a corto o largo plazo. 
La estrategia se implementa mediante un conjunto de reglas entrelazadas con el objetivo de reforzar el mensaje transmitido.
o La estructura organizativa de la empresa, determinada por la relación entre unidades. La relación comprende líneas de jerarquía (organizaciones centralizadas, descentralizadas o matriciales) y el grado de interacción (unidades autónomas o integradas) o el grado de coordinación (cuando las unidades están en líneas jerárquicas).
o Los grupos de personas que participan en las actividades de la empresa, caracterizados por aptitudes (formación, capacidad física) y actitudes (resistencia al cambio, motivación), que resultan en creatividad y productividad. 
El estudio de los métodos de gestión incluye aspectos de negociación en todos los niveles.
o Los procesos de gestión los cuales tienen por objeto reducir la incertidumbre e incrementar el potencial de respuesta de la empresa.
Cuando hablamos de proceso nos referimos al conjunto estructurado de actividades, que es diseñado para producir una salida especifica para un cliente o mercado en particular. Esto implica en cómo se debe realizar el trabajo dentro de una organización, en contraste con el enfoque de un producto hacia el ‘qué’. Un proceso es la generación de una estructura para generar la acción”. Los procesos son conjuntos de actividades con:
• Objetivos
• Insumos (o entradas)
• Transformaciones realizadas mediante prácticas, técnicas y herramientas que responden a las preguntas de (¿cómo? y ¿cuándo? )
• Papeles (roles) desempeñados por personas ¿quiénes?
• Productos: entregables que contienen el nuevo valor

El PMBOK (guide to the Project Management Body of Knowledge) 4ta. Edición (2008), nos comenta que su metodología consta de nueve áreas del conocimiento que son necesarias para llevar al éxito a un proyecto, estas son las siguientes:
1. Administración de la integración del proyecto.
2. Administración del alcance del proyecto.
3. Administración del tiempo del proyecto.
4. Administración de los costos del proyecto.
5. Administración de la calidad del proyecto.
6. Administración del recurso humano del proyecto.
7. Administración de las comunicaciones del proyecto.
8. Administración del riesgo del proyecto.
9. Administración de la consecución del proyecto.

2.10.1 Proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica que se cuenta con un principio y un final bien definido. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Temporal no necesariamente significa de corta duración. En general, esta cualidad no se aplica al producto, servicio o resultado esperado por el cual fue creado el proyecto; la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero. Los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales que durarán mucho más que los propios proyectos.

Los proyectos nacen cuando se descubre una necesidad por el cliente, es decir, las personas o la empresa dispuestas a aportar el recurso para que ésta sea atendida. Es preciso que el cliente identifique primero la necesidad del problema. Algunas veces este último se identifica rápidamente, en otras ocasiones se tarda meses en identificar una necesidad, recopilar los datos referentes al problema y definir los requisitos que se deben de reunir por el equipo del proyecto que se encargará de resolver. Todo proyecto crea un producto, servicio o resultado único. Aunque puede haber elementos repetitivos en algunos entregables del proyecto, esta repetición no altera la unicidad fundamental del trabajo del proyecto.
En contraposición, debido a la naturaleza única de los proyectos, puede existir incertidumbre respecto de los productos, servicios o resultados que el proyecto genera. Las tareas del proyecto pueden ser nuevas para el equipo del proyecto, lo que hace necesario planificar con mayor dedicación que si se tratara de un trabajo de rutina. Además, los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de una organización. Un proyecto puede involucrar a una sola persona, una sola unidad o múltiples unidades dentro de la organización. Un proyecto puede generar:
• Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en sí mismo
• La capacidad de realizar un servicio
• Un resultado tal como un producto o un documento, podemos mencionar algunos ejemplos de proyectos entre los cuales tenemos:
o Desarrollar un nuevo producto o servicio
o Implementar un cambio en la estructura, en el personal o el estilo de una organización
o Desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o modificado
o Construir un edificio o una infraestructura
o Implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio.

Los proyectos tienen comienzo, desarrollo y fin. Este dato puede parecer evidente, pero si se trabaja en gestión de proyectos, identificar el momento del ciclo de vida es vital, ya que influirá sobre lo que se deberá de hacer y sobre las opciones que se presentarán. Hay diversas maneras de considerar el ciclo de vida de un proyecto. Una de las más comunes estima que se divide en cuatro fases:
1. Definición del proyecto
2. Planeación
3. Implementación o ejecución
4. Finalización o cierre

Esto se puede observar en la figura 2.13 En las ciencias de la información es muy usado este enfoque ya que establece seis fases: reconocimiento de las necesidades, definición de los requerimientos, diseño del sistema, implementación, verificación y mantenimiento.
La primera fase en el ciclo de vida de un proyecto consiste en descubrir una necesidad, un problema o una oportunidad, no siempre es necesario generar una solicitud de propuesta ya que muchos de ellos se pueden definir de una manera informal durante una junta o una discusión con personal que están directamente relacionados con dicho problema. A continuación podemos observar el comportamiento de un proyecto en esta fase, en la figura 2.14 el proyecto se acelera rápidamente y se desacelera con lentitud.

Esto podría ilustrar un proyecto de investigación del estudio de un mercado, donde hay una gran cantidad de actividad al inicio, como recolección de datos de los consumidores por medio de cuestionarios y entrevistas. Una vez reunidos los datos, el consumo de recurso baja gradualmente, a medida que se analizan los datos y se redactan las conclusiones.

La segunda fase del ciclo de vida de un proyecto consiste en encontrar una solución a la necesidad o al problema. En esta fase se deben de encontrar soluciones al problema para así estimar la cantidad de recursos necesarios, así como el tiempo que tardarán en diseñar y realizar la solución propuesta. Esta información se plasman en una propuesta escrita y se entrega al cliente. La tercera fase del ciclo de vida de un proyecto consiste en implementar o poner en práctica la solución propuesta, comenzando después de que el cliente decide cuál de las ofrecidas atenderá mejor la necesidad del proyecto.

En esta fase conocida también como ejecución del proyecto se planea detalladamente el proyecto y luego se implementa para conseguir su objetivo. Esta fase cumple el objetivo del proyecto quedando el cliente satisfecho porque la obra se terminó en su totalidad con la calidad deseada. En la figura 2.15 por el contrario de la figura 2.14 se observa un incremento gradual de la actividad, hasta que el proyecto llega a su cima, y luego un rápido final. Esto suele ocurrir en los proyectos de investigación científica, en los que una parte importante del tiempo total suele estar dedicada a formular hipótesis de trabajo, diseñar un experimento, poner a punto equipamiento, etcétera. La actividad del proyecto alcanza un pico cuando el experimento ha sido efectivamente realizado y se han observado los datos resultantes.

La fase final del ciclo de vida de un proyecto consiste en terminarlo. Una vez hecho eso, se efectúan algunas actividades de cierre como confirmar que se haya realizado todo lo solicitado y que el cliente lo haya aceptado, que se haya cobrado todo y que se hayan liquidado las facturas correspondientes a dicho proyecto. Se deberá de obtener retroalimentación del cliente para determinar su grado de satisfacción y si el proyecto respondió o no a sus expectativas. Además se deberá de pedir al equipo del proyecto recomendaciones para mejorar la ejecución en los próximos meses.

El ciclo de vida de un proyecto abarca desde unas cuantas semanas hasta varios años según el contenido, la complejidad y la magnitud del proyecto. Más aún no todos los proyectos pasan formalmente por las cuatro fases es decir puede comenzar directamente en la fase tres y llevarla a cabo sucesivamente, esto para la administración de proyectos no es lo más adecuado sin embargo, en muchos proyectos se genera. El proceso de administración del proyecto representa planear el trabajo y después trabajar según el plan. Las formas y tipos de proyectos son muy diversos, algunos pueden ser pequeños y bien definidos; otros son grandes y complejos. Sin importar el tipo de proyecto que uno debe realizar, si no se aplica correctamente los conceptos de la administración de proyectos, crecerá el riesgo de no terminarlo en tiempo y forma y de rebasar el presupuesto planteado. Gido y Clements (2003) nos comentan que:
• "El beneficio de poner en práctica técnicas de administración de proyectos representa tener un cliente satisfecho. Un proyecto es un intento por lograr un objetivo específico mediante un grupo de tareas interrelacionadas y la utilización efectiva de los recursos. La responsabilidad del gerente de proyectos es asegurarse de que se logre el objetivo del proyecto y que se termine el trabajo con calidad, dentro del presupuesto en tiempo y a satisfacción del cliente"

Independientemente de cómo se considere el ciclo de vida de un proyecto, el punto más importante que se debe tener en cuenta es que a lo largo de su vida es que todo proyecto es dinámico, es un organismo en continuo desenvolvimiento.
El objetivo de todo proyecto es tener "éxito", esta palabra define el sentimiento que se experimenta cuando se termina bien un proyecto. Sin embargo, muchos proyectos fracasan. Una manera de investigar las causas de un fracaso en un proyecto es escudriñar acerca del comportamiento de las cuatro dimensiones de un proyecto: tiempos, costos, alcance y calidad. La administración de proyectos nos pone en alerta de que debemos de cuidar la denominada restricción triple. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los componentes de esta restricción se construyen durante el proceso de ejecución y que muchas veces no es eficiente. Generalmente la restricción triple queda deformada de la siguiente manera.
Fuente: Administración LEAN de proyectos, eficiencia en la gestión de múltiples proyectos.
Lledo, Rivarola, Mercau, Cucchi & Esquembre. Ed. Pearson.
Lo que se pretende es que se cumpla en la restricción triple se puede observar en la figura 2.18 que a continuación se presenta.

El PMBOK 4ta. Edición (2008), propone que los proyectos se deben de desarrollar de manera más eficiente y que requieren un aprovechamiento mejorado del uso del tiempo. El tiempo es, económicamente hablando, un recurso factor de producción por lo tanto es un recurso económico. Es un recurso porque es un insumo fundamental para llevar a cabo cualquier proyecto; es económico es escaso. Una de las maneras de optimizar los proyectos es tener una eficiente administración del tiempo, durante la gestión de la administración del tiempo podemos identificar tres distintos tipos de tiempos:
1) Tiempo de calendario: es la duración total de una tarea desde su inicio formal hasta su finalización. Generalmente este es el que se considera en los procesos de planificación y que se ve plasmado en un calendario.
2) Tiempo de trabajo: es el porcentaje del tiempo calendario disponible en función de los recursos que son llevados a mano, el tiempo de trabajo podrá ser medido en horas, en una jornada podría cronológico.
3) Tiempo con valor agregado: es el más difícil de determinar y se trata de la parte del tiempo que realmente los usuarios finales del proyecto están dispuestos a pagar.

La figura 2.19 nos muestra un panorama general del desarrollo de un proyecto en donde toma en consideración dos variables importantes en un proyecto, grado de influencia en los resultados y el nivel de operación.
Durante el desarrollo de un proyecto es importante la integración que genere el equipo de trabajo que se encuentra inmerso en cada proyecto, la figura 2.20 nos muestra las competencias técnicas y humanas en la administración de un proyecto. La figura 2.21 muestra lo que cuesta realizar una modificación o un cambio en cada una de las etapas del ciclo de vida de un proyecto.

2.10.2 Cierre de proyectos

Para la evaluación de proyectos, se debe tener en cuenta en primera medida los grandes ciclos de todo proyecto, para establecer en que fase o ciclo se pretende establecer los puntos de control y de evaluación del proyecto, dichos ciclos son:
• Preinversión: En esta se realizan todos los estudios necesarios que permiten tomar con mayor claridad la decisión de realizar el proyecto. Las tres actividades principales son: Identificación, presentación y justificación del problema, evaluación de objetivos (prefactibilidad) y formulación y preparación de las alternativas de solución (factibilidad). En esta fase la evaluación centra su análisis principalmente en los objetivos y las alternativas de solución.
• Inversión: También llamada de ejecución, es la segunda dentro del ciclo. En ella se realizan todas la inversiones y adquisiciones para poner en marcha el proyecto. En esta se realiza la evaluación de tipo seguimiento o monitoreo físico - financiero de los proyectos, el cual busca garantizar el buen uso de los recursos de inversión asignados.
• Operación: Es el ultimo ciclo del proyecto y en esta se generan los beneficios para los cuales el proyecto fue diseñado, en algunos proyectos esta etapa se lleva a cabo simultáneamente con la de inversión. Para esta fase se recomienda la evaluación de resultados o impacto, así como la eficiencia y eficacia del cumplimiento de los objetivos trazados en el diseño del proyectos.

Al termino de cada proyecto es importante llegar a la etapa de evaluación, este proceso se hace la evaluación de los objetivos se debe recordar que estos no se evalúan por su simple planteamiento o por la aplicación de una de las muchas metodologías de evaluación, dicho proceso se debe a la justificación del proyecto, además de tener en cuenta los estudios previos realizados(estudios de mercadeo, factibilidad, etcétera).