4.2.4. Filtrar

Una vez organizada la fuente, puede ser accedida a través de consultas automatizadas en torno a motores de búsquedas. Las búsquedas se basarán en estructuras de accesos simples y complejos, tales como mapas de conocimientos portales de conocimiento o agentes inteligentes.

Los resultados obtenidos del proceso de filtrado deben ser presentados a personas o máquinas. En caso que sean personas, las interfaces deben estar diseñadas para abarcar el amplio rango de comprensión humana. En el caso que la comunicación se desarrolle entre máquinas, las interfaces deben cumplir todas las condiciones propias de un protocolo o interfaz de comunicación.

Para ello, se requeriría una comunicación permanente entre el Archivo Histórico, la Biblioteca y el Centro de Informática y Telecomunicaciones.

4.2.5. Usar

El uso del conocimiento reside en el acto de aplicarlo al problema objeto de resolver. De acuerdo con esta acción es que es posible evaluar la utilidad de la fuente de conocimiento a través de una actividad de retroalimentación.

El usar el conocimiento, consistiría en que el mayor número de servidores públicos de la Cámara utilizaría el conocimiento generado por las distintas áreas por ejemplo: todos los estudios que produce el IILSEN y los secretarios técnicos, así como la CAIRP y a su vez los propios Senadores, o bien los cursos de capacitación en línea que desarrolle el Centro de Capacitación.

4.2.6. Medir y Evaluar

Como vamos, cuáles son los indicadores y estándares que nos indican que el conocimiento generado con la profesionalización del servicio civil de carrera, permite gestionarse mediante el modelo propuesto. Mejora la calidad de los servicios.

Para ello, se requiere echar mano de los recursos con los que ya cuenta el Senado, pero que podrían consolidarse y perfeccionarse. El diagrama no. 13 hace referencia a las instancias que hasta el momento tienen facultades para evaluar, de acuerdo con la Ley Orgánica General del Congreso y entre las que pudiera incorporarse a la medición de la gestión del conocimiento.

4.2.8.1. Evaluación del Programa Operativo Anual

Como se observa en el diagrama 13, la Tesorería, a través de la Dirección General de Presupuesto, Programación y Finanzas tiene entre sus funciones la de concentrar los programas y proyectos de las distintas áreas de la Cámara y hacer un seguimiento cuatrimestral del Programa Operativo Anual. Aun cuando hasta el momento los indicadores son sólo de cumplimiento, se puede considerar como un avance, ya que antes de 2001, este registro no existía como tal en la institución.

La propuesta sería, homogeneizar los indicadores con los de la contraloría y los del servicio civil para obtener resultados más objetivos y reales del desempeño por área.

4.2.8.2. Evaluación del Desempeño por área.

Por su parte, la Contraloría Interna realiza también evaluaciones periódicas a las áreas a partir de 2002. Estas evaluaciones comprenden cuatro indicadores: oportunidad, aplicación, gestión y resultados y se realiza anualmente, o cada dos años.

4.2.8.3. Evaluación del Desempeño Individual

Más recientemente con el servicio civil de carrera, se consolida la evaluación del desempeño individual. Esta evaluación comprende tres rubros: metas, competencias y ética profesional:

Metas

Las metas representan la cuantificación de tareas asignadas a cada uno de los servidores públicos, con la finalidad de valorar su particular cumplimiento y reconocer su desarrollo laboral y resultados, que orienten estratégicamente el trabajo individual hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales, los tiempos comprometidos y el empleo óptimo de los recursos requeridos para su realización, de acuerdo con sus funciones y/o actividades y estarán vinculadas directamente con el Programa Operativo Anual del área correspondiente. Las metas se evalúan mediante cuatro factores:

Cantidad.- Se evalúa la relación existente entre el número de tareas cumplidas y las programadas, tomando en cuenta la naturaleza y las condiciones del trabajo.

Calidad.- Se considera la eficacia y eficiencia mostradas al realizar la meta.

Oportunidad.- Se mide y califica en función de la relación existente entre la fecha real de terminación de la meta y la establecida para el logro de ésta.

Confiabilidad.- Se calificará considerando la manera en que el servidor público realizó sus funciones así como la cantidad de supervisión que requirió para alcanzar la meta establecida.

Competencias:

Se entenderá por competencias al conjunto de habilidades, aptitudes y actitudes con las que una persona puede contar. Las competencias se clasifican en tres dimensiones: Dirección, Relación y Aprendizaje, éstas deberán ser las que conforman el grupo de competencias gerenciales para la capacitación y formación permanente.

Ética Profesional:

Es el conjunto de principios y valores éticos institucionales que integran el Código de Ética de los servidores públicos de carrera.

El método que se utiliza en este sistema de evaluación es multidireccional (360°). Este método permite recopilar información obtenida por diversas personas para evaluar el desempeño de un individuo. A través de la combinación de las apreciaciones y percepciones mediante un cuestionario. Participan: el propio servidor público evaluado, el jefe inmediato, el jefe de éste último, un colaborador en caso de tenerlo, o bien un compañero o par que se vincule directamente con los productos del trabajo del evaluado.

4.2.8.4. Evaluación de la Gestión del Conocimiento

El objetivo de la evaluación de un modelo o sistema de gestión de conocimiento es determinar en cada uno de los ciclos cuando se produce la medición misma, la tendencia en los indicadores que se han seleccionado para visualizar de qué manera la gestión del conocimiento está produciendo impactos en los resultados esperados en la Cámara.

Los indicadores deben apuntar a medir la eficiencia y efectividad que se logra en las etapas que conforman el sistema de gestión de conocimiento esto es: generar, transferir y de utilizar conocimiento. En este sentido, los indicadores permitirán conocer:

• ¿Qué capacidad de generación de conocimiento se ha desarrollado en la Cámara de Senadores, a partir de la instalación de las prácticas de gestión de conocimiento en el servicio civil de carrera?

• ¿Cómo se están compartiendo los conocimientos tácitos y explícitos existentes?

• ¿Cuál es la tasa de utilización del conocimiento que está disponible a través del servicio civil de carrera?

Alrededor de estas preguntas se construyen los indicadores específicos que aplicarán en cada caso particular. Los instrumentos de medición permitirán “ver” la evolución de estos indicadores y tomar las acciones correctivas que sean necesarias para lograr los objetivos propuestos.

La misión de la medición, consiste en evaluar periódicamente el valor de las iniciativas asociadas a las prácticas de gestión del conocimiento respecto de su aporte al desarrollo organizacional, constatando en terreno los resultados asociados a las variables que se han establecido en los criterios de desempeño. Las herramientas de apoyo utilizadas se encuentran bajo la categoría de medición de capital intelectual.

En la mayor parte de los casos de proyectos asociados a la medición del capital intelectual, los participantes comienzan definiendo los indicadores que se usarán en la medición y los criterios de desempeño esperados para estos indicadores. Posteriormente, se determina la fuente de información a partir de la cual se obtendrá la retroalimentación necesaria para los procesos de medición y en último caso, se define y construyen las herramientas tecnológicas que apoyarán cada etapa .

Esta evaluación puede ser complementada con los indicadores antes mencionados para conformar un esquema único de medición y evaluación institucional.