2.1.3. Relevancia de la Memoria Institucional para el Aprendizaje Organizacional

De acuerdo con Peter Senge , el aprendizaje se construye sobre el conocimiento y la experiencia pasada, esto es, la memoria. La memoria organizacional debe depender de mecanismos e instrumentos institucionales y no de individuos, ya que se corre el riesgo de perder enseñanzas o experiencias logradas porque la gente migra de un empleo a otro.

La memoria organizacional se define como el lugar donde se almacena el conocimiento organizacional generado en el pasado para utilizarlo de forma racional en el presente y en el futuro, con la característica de que este repositorio sea fácil de acceder por todos los miembros de la organización .

Huber recalca la importancia de construir una "memoria organizativa", es decir, de almacenar todo el conocimiento generado en la organización. El planteamiento de este autor se orienta a la importancia de los sistemas informáticos, como soportes de gran parte de la información adquirida y difundida dentro de la organización; la necesidad de establecer mecanismos que permitan almacenar y recuperar no sólo la información "dura" de la organización (contenida en las "rutinas organizativas", sino también la información "blanda" (no recogida en los procedimientos y rutinas definidos).

Para Huber, la memoria organizacional juega un papel crítico en el proceso de aprendizaje organizacional, se refiere al repositorio donde el conocimiento se almacena para uso futuro. El mayor reto para las organizaciones es la interpretación de la información y crear una memoria organizacional que sea fácilmente de acceder.

Walsh y Ungson analizan con profundidad el concepto de "memoria organizativa", detallando, asimismo, los atributos de la estructura, procesos y contenidos de la misma, señalan que puede contribuir a la eficiencia y efectividad de la toma de decisiones, particularmente en la preselección de los escenarios posibles. Esto permite visualizar las repercusiones sobre alguna decisión.

A dicha aportación se suma la de Simon , quien se preocupa por la exploración de los contenidos de la "memoria organizativa". En concreto, por el modo en que dichos contenidos son adquiridos y transmitidos de una parte a otra de la organización, y la forma en que se accede a los mismos en el proceso de toma de decisiones. Asimismo, Simon concede una gran importancia al papel de los individuos en el aprendizaje que se produce en el plano organizativo, de tal modo que no concibe que una organización pueda aprender si no es a través de los individuos que la integran. En esta línea, la transmisión de lo aprendido por un individuo a otros individuos tiene una importancia crucial en el proceso de aprendizaje organizativo, así como en la conformación de la "memoria organizativa".

Kolodner , destaca que almacenar en la memoria organizacional experiencias y conocimientos pasados es fundamental y hacerlo por medio de casos es una opción. Un caso es una pieza contextualizada de conocimiento que representa una experiencia. Contiene la lección pasada, que es el contenido del caso y el contexto en el cual la lección puede ser utilizada. Típicamente un caso comprende: el problema, lo cual describe el estado del mundo cuando ocurrió el caso; la solución, establece la solución derivada de ese problema; y/o el resultado, que describe el estado del mundo después de ocurrido el caso.

Un caso se puede definir como la descripción detallada de una experiencia del pasado sobre una situación particular, formada por la descripción del problema, la solución tomada para resolver el problema y el resultado obtenido después de aplicada la solución.

Según Riesbeck La finalidad de conocer una gran variedad de casos que describen situaciones pasadas es la de darle una ventaja al tomador de decisiones al momento de enfrentarse a un nuevo problema. Entre más detallada sea la información contenida en el caso, mejor utilidad tendrá en el apoyo a la solución de nuevas situaciones.

Si una institución desarrolla su memoria organizacional, podrá utilizar aquellas experiencias que le han dado excelentes resultados en el pasado y de esta manera evitar que los empleados del presente y futuro caigan en los mismos errores y reinventen el “hilo negro”.

De acuerdo a Eric Stein existen tres tipos de memoria organizacional:

a) Cuando la información se codifica, pero no se envía inmediatamente. Un ejemplo de este tipo de memoria son los mensajes codificados en papel y archivados para uso posterior.

b) Cuando el tiempo de la transmisión es significativo. La comunicación de tradiciones o de forma de hacer tal o cual procedimiento, es un ejemplo de este tipo de memoria, ya que son mensajes que se transmiten de generación en generación a través del tiempo.

c) Cuando el mensaje es de duración extensa y la transmisión es corta. Los mensajes enviados a través de correo electrónico son un ejemplo de este tipo de memoria organizacional.

Debe considerarse que para desarrollar una memoria organizacional se requiere erradicar el miedo de los miembros de la organización para aportar su conocimiento, y esto se puede lograr desarrollando sistemas que involucren al personal en la toma de decisiones. Cuando a las personas se les toma en cuenta en los proyectos, por mínima que ésta sea, se les hace sentir importantes y son capaces de aportar el gran cúmulo de sus conocimientos.

En el Senado de la República urge la creación de una memoria institucional por la gran relevancia nacional que guardan los asuntos tratados en cada periodo legislativo.