IV.5 El portal empresarial: CEMEX Plaza

Características

Como ya se había mencionado, NEORIS se encargó de desarrollar un portal Web denominado CEMEX Plaza, cuyos objetivos son: conformar la principal interfase entre los individuos y la gama de aplicaciones de las TICs (sistemas, herramientas y utilerías) de la empresa; propiciar un espacio de trabajo que atienda a tres tipos de relaciones : empleado-empresa; relación rol-empresa y relación de la persona per se; y, finalmente, constituirse como la plataforma estandarizada para la habilitación de acceso a los procesos en las tecnologías de Internet. La implementación de este portal empresarial es considerada como un éxito de gestión corporativa, porque ha dejado aprendizajes en la forma que el grupo cementero ha creado, difundido y usado el portal empresarial. De acuerdo con los informantes del grupo responsable del proyecto (CEMEX-Personal, 2003) esta herramienta tecnológica contribuye al rendimiento de los empleados, simplificando procesos y disminuyendo costos al ofrecer herramientas de colaboración, lo cual fue ratificado por los individuos usuarios del portal de las diversas áreas de negocio de la empresa.

En el Cuadro 10 se resumen algunas de las características más representativas del portal empresarial de la empresa en estudio, en términos de su cobertura, servicios, y posicionamiento dentro del grupo cementero.

Funcionalidades del portal empresarial

La estructura funcional de CEMEX Plaza está soportada por una sólida infraestructura tecnológica y se enriquece por todos los contenidos, servicios, aplicaciones y herramientas que paulatinamente se han montado en la arquitectura del portal. Para el 2004 la complejidad del portal empresarial incluía:

1. Una sofisticada base tecnológica (IT Foundation) que le permitía interactuar con múltiples aplicaciones y plataformas tecnológicas.

2. Un cascarón de interfase gráfico genérico y estándar de las páginas del portal empresarial.

3. Un conjunto de aplicaciones y servicios que ya existían mucho antes de la creación del portal empresarial.

4. Un conjunto de nuevas aplicaciones y funcionalidades desarrolladas explícitamente para dar servicio a todas las áreas funcionales del negocio.

5. Herramientas de colaboración comerciales.

6. Herramientas de administración desarrolladas y licenciadas por NEORIS.

7. Un conjunto de contenidos dinámicos administrados por los responsables asignados en cada una de las áreas funcionales del negocio.

8. Una serie de cursos electrónicos administrados por el área funcional de recursos humanos.

Los contenidos anteriores se refieren a todas las publicaciones de las páginas Web que tiene el portal. Los tipos de contenidos son globales o locales. Cualquier individuo que posea una cuenta de acceso al portal empresarial, puede consultar los contenidos globales de la empresa que incluyen información general sobre todas las áreas funcionales del negocio. Mientras que los contenidos locales tan solo son vistos por los miembros de un área funcional en específico.

Los servicios son todas aquellas aplicaciones que en la mayoría de los casos ya existían antes del portal empresarial y que son generados por un área funcional en específico, con el objetivo de proporcionar algún servicio que apoye a individuos de otras áreas funcionales del negocio.

Las aplicaciones son los sistemas informáticos que las áreas funcionales de negocio ocupaban rutinariamente antes de la aparición del portal empresarial. Estos sistemas informáticos estaban desarrollados bajo la tecnología Internet o bien se les hicieron modificaciones para que fueran compatibles con esta tecnología. Estos sistemas tienen la característica de atender tan sólo a la vertical que les corresponde; es decir, a un área funcional específica. Finalmente, las herramientas de colaboración son de carácter horizontal y son utilizadas por cualquier individuo que tenga acceso al portal empresarial.

Como ya se ha comentado entre las características más destacables de este portal están:

 Acceso desde cualquier parte.

 Vista personalizada a las necesidades de información.

 Ambiente seguro y acceso a las aplicaciones y contenidos más frecuentes.

Otro aspecto relevante del portal, tiene que ver con haberse constituido como la plataforma para la habilitación de acceso de los procesos en las tecnologías de Internet. Es decir, la informática corporativa controla que cualquier nueva aplicación o desarrollo interno bajo la tecnología de Internet esté orientada a integrarse con el portal empresarial.

Las funciones del portal se encuentran estructuradas en las secciones que integran a la página principal del mismo, a manera de menú de opciones. A partir de esta estructura funcional, paulatinamente ha estado creciendo, mediante la adición de servicios, contenidos o aplicaciones propias de cada área funcional del negocio. Además, cuenta con una función de búsqueda por sección. Para esta función, los individuos seleccionan tanto el criterio de búsqueda como especifican si desean que aplique este proceso de localización en una, varias o todas las secciones del portal empresarial.

La primera sección es el Media Center; comprende toda la parte de comunicación interna. De hecho, este Media Center, proporciona un medio de difusión de los mensajes corporativos, noticias, periódicos de todos los países con presencia del grupo cementero, artículos de revistas externas. De ahí que se haya convertido en el medio oficial de publicación interna de la empresa.

Esta sección es configurable de acuerdo con los intereses personales de cada individuo que posee una cuenta de acceso al portal empresarial. Sobre la base de la configuración personal, cada individuo recibe las noticias propias de acuerdo a su perfil.

La segunda sección es la de comunidades. En esta sección se crean los espacios virtuales para los grupos de trabajo. Inicialmente se crearon los grupos por proceso, por país. Por ejemplo, se creó la comunidad de informática de España, de informática en Venezuela, de informática global, de comercial España, de operaciones España, y así sucesivamente para cada una de las áreas funcionales del negocio, y para cada uno de los países del grupo cementero. La visión de la informática corporativa se basa en evolucionar desde las comunidades de procesos, a las comunidades de interés; es decir, que las comunidades no estén ligadas a una estructura organizacional. Sin embargo, el grupo responsable del proyecto decidió iniciar con las comunidades de proceso porque resultaba más fácil y claro para todos los individuos, al coincidir con la estructura organizacional de la empresa.

En tanto que una comunidad de interés atiende, por ejemplo, a un proyecto multidisciplinario con la participación de personas de varios países, de varios procesos, está claro que ese grupo del proyecto no es posible encontrarlo en la estructura organizacional como grupo. Entonces, una comunidad de interés atiende a un tipo de grupos de vida finito, que puede ser grupo de trabajo, haciendo un análisis, un proyecto, un grupo de expertos de cierto dominio que intercambia conocimientos o, inclusive, hasta un grupo de interés conformado por personas que compartan cierto entretenimiento (hobby). El objetivo oculto que persiguen las comunidades de interés, es el de crear lazos entre los individuos.

La tercera sección es la de servicios. Dentro de servicios están todas las aplicaciones que están disponibles para los usuarios y, normalmente, son servicios que ofrece un área funcional del negocio hacia el resto de las demás áreas funcionales restantes de la empresa. Algunos ejemplos de los 53 servicios que están disponibles en el portal empresarial son:

1. Registro de invitados como un servicio del área de seguridad.

2. Información sobre costumbres de los distintos países con los que se relaciona el grupo cementero como un servicio del área de comunicación.

3. Tramitación y comprobación de viáticos como un servicio del área de presupuestos.

4. Publicación de índices financieros oficiales como cotizaciones de monedas como un servicio del área de finanzas.

5. El centro de servicios global (Global Service Center: GCS), que proporciona ayuda y soporte técnico a todos los individuos de la organización como un servicio del área de servicios generales; etc.

La cuarta sección es el tema de People. Está dedicado a todos los servicios que ofrece el área funcional de recursos humanos a los individuos de la organización. Esta sección representa un gran esfuerzo del área funcional de recursos humanos, porque todos los trámites que se deben realizar con esta área son tramitados y obtenidos vía el portal empresarial. Algunos ejemplos son la consulta de la nómina, prestaciones, beneficios y compensaciones, trámite y recepción de constancias de empleo, cursos de capacitación virtual, seguros de vida, seguros de autos, evaluaciones anuales individuales de desempeño, plan anual individual de desarrollo de competencias, etc.

La quinta sección es la parte de This is CEMEX. Constituye otro componente de comunicación con información general sobre la empresa. Esta sección representa otro esfuerzo de comunicación permanente entre todos los individuos de la organización. Particularmente es muy útil para los individuos de nuevo ingreso a la organización, porque les permite familiarizarse con la empresa; o bien para miembros de la organización en lugares remotos que deseen conocer un poco más de la empresa. También es ampliamente utilizada por los individuos de cualquiera de las áreas funcionales del negocio, cuando tienen reuniones con personas ajenas a la empresa, como proveedores, asesores o socios tecnológicos.

En la sexta sección del portal empresarial se tiene un menú denominado herramientas (tools). En este menú se encuentra el e-document, el e-room, el e-meeting y el directorio para buscar miembros de la organización. La sección de herramientas de colaboración permite la codificación y transmisión de conocimientos tácitos –a través de las reuniones virtuales y los intercambios de opinión entre los diversos grupos de trabajo– y explícitos –como la herramienta para el control de documentos oficiales denominada e-document–. De la misma manera, los procesos de gestión en la coordinación y comunicación de proyectos se ven apoyados por la herramienta que permite crear estancias virtuales para compartir documentos y comunicación (e-room), lo cual favorece la comunicación en una misma área funcional del negocio, de manera local (país) y fortalece las comunicaciones a un nivel internacional al propiciar un repositorio común tanto para los documentos, misivas oficiales, reportes de trabajo, así como los históricos de las conferencias que se han realizado en línea [(CEMEX-Personal, 2003) y (CEMEX-Telefónico, 2003)].

Situación actual del portal empresarial

El portal empresarial representa un paso más en la evolución tecnológica del grupo cementero, pero es un adelanto que se ha logrado porque la empresa logró emitir un conjunto de estándares tecnológicos, modificar e integrar una parte de su infraestructura tecnológica, desarrollar un conjunto de servicios generales, y concentrar sistemas, aplicaciones, servicios y herramientas en cada una de las áreas funcionales del negocio. En este marco tecnológico, se asentaron las bases para la formalización de las comunidades virtuales en la empresa: mediante las acciones corporativas realizadas para la puesta en marcha de herramientas de colaboración, y por las campañas de difusión masiva para su uso y asimilación a escala global.

De ahí que, paulatinamente, el portal empresarial se haya constituido como una medida tomada en CEMEX para mejorar el acceso a la información, para incentivar la colaboración entre los grupos de trabajo, y para propiciar un entorno que facilite compartir el conocimiento.

El portal empresarial ha estado funcionando como un puente entre las diferentes aplicaciones y sistemas del grupo cementero, logrando que sea más automático para los individuos trabajar con los procesos y encontrar información. Es decir, se ha constituido como una herramienta para mejorar las relaciones entre todos los individuos, y favorece el intercambio de información y conocimiento.

El portal empresarial se ha convertido en un modelo tecnológico interno que ha requerido la participación en al menos cuatro factores de éxito críticos: contexto y contenido; cultura y comportamiento; proceso y gobierno; infraestructura y ambiente. En el Cuadro 11 se establecen los fines que ha perseguido CEMEX al apoyarse en el portal empresarial para la formación de las comunidades virtuales.

El éxito que ha tenido la aceptación del portal empresarial, se debe en gran medida a las labores realizadas para generar un entorno social y organizacional que le diera sustento. Este entorno se sustenta en la formación de redes de trabajo virtual mediante las herramientas del portal empresarial, facilitando la formación, además, de comunidades virtuales, lo cual, debidamente enfocado, puede traducirse en aportes que generen la habilitación de un instrumento que propicie el trabajo en grupos geográficamente dispersos.

Los planes de gobierno tecnológico de la empresa, deliberadamente hacen uso del portal empresarial, para hacerle llegar a todos los individuos de la organización la cultura organizacional, facilitando con ello establecer instrumentos de controles globales que induzcan a los individuos para que sepan cómo deben de actuar y resolver los problemas rutinarios que se les presenten. Esta cultura de las comunidades dentro de la empresa, da lugar a que sus miembros sean conscientes de su pertenencia y se comprometan activamente con sus intereses y objetivos. La cultura, entonces, pasa a convertirse en una herramienta básica de vinculación entre la comunidad virtual.