2.3.5 Utilización de herramientas de Tecnologías de Información como soporte a la Administración del Conocimiento

En la actualidad se requieren rediseñar los sitios web de las organizaciones para permitir el soporte a ambientes colaborativos de trabajo.

El objetivo es pasar de modelos de presentación de documentos estáticos o dinámicos del Web a un entorno tecnológico que permita la integración de los servicios y procesos de las organizaciones. La necesidad de la administración de contenidos y de la participación de los usuarios para la creación, validación y difusión de información, aunada a la participación dinámica entre los mismos mediante el acceso a comunidades, grupos de trabajo, foros de discusión y búsqueda de información requiere de esta integración de servicios mediante el desarrollo e implementación de portales colaborativos.

Dentro de las funcionalidades principales requeridas se encuentra la integración de servicios, generalizada por la interoperabilidad que necesita cada uno de los integrantes de la organización e incluso su interacción con otros sitios y portales. Esta integración de Servicios web, debe soportar los procesos al interior y al exterior de la organización

Un Servicio Web es una aplicación modular, auto contenida y auto descriptiva, que puede ser publicada, localizada e invocada de manera funcional usando el Web.

Ejecuta funcionalidad, que puede ir desde lo más simple como consultas a información estática o dinámica, hasta complejos procesos de negocio.

Dentro de lo servicios principales requeridos en los portales colaborativos se encuentran:

- Control de documentos permite el registro, validación, edición colaborativa de documentos, y difusión de información.

- Workflow de documentos: permite el flujo de los documentos, de acuerdo a una ruta preestablecida, entre las diferentes unidades organizacionales o personas que intervienen en su procesamiento.

- Seguridad y control de usuarios: facilidades para el registro de usuarios, derechos, privilegios y preferencias. (Administrador, revisor, propietario, miembro).

- Motor de búsqueda: permitiendo la localización de información por diferentes patrones: títulos, autores, temas, contenidos, fechas de creación y actualización, etc.

- Organización y categorización del conocimiento: organización del acceso a la información mediante la creación de comunidades y categorías por intereses de grupos de trabajo.

- Herramientas de foros y grupos de discusión: con interfaces adecuadas para intercambio de opiniones.

- Seguimiento de proyectos: como parte del entorno colaborativo, la planeación y seguimiento de proyectos que aporten en la generación del conocimiento.

Los portales deben de ofrecen servicios personalizados, administración de contenidos, información activa de los servicios, accesos y organizaciones temáticos, sistemas de búsqueda, chats, correo electrónico, entre otros. Todo esto con el fin de tener concentrada la información que sea útil para los usuarios que entran en el entorno colaborativo.