2.7.2 Tecnología en Ambientes Colaborativos

En ambientes CSCW, se espera que la tecnología apoye procesos y momentos claves del quehacer organizacional: Documentos compartidos, reuniones, conferencias, comunicación, coordinación de tiempos. En el actual paradigma organizacional se espera disminuir tiempos, controlar el hilo de las reuniones, asegurar resultados.

En particular para cada una de las necesidades anteriores se ha intentado identificar los elementos que deben estar presentes y que garanticen óptimos resultados en los procesos grupales. Es así como se tiene una taxonomía con características bien establecidas y "estandarizadas" de lo que se espera sea cada una de las aplicaciones groupware. Algunos aspectos básicos de cada una de ellas son:

• Correo y Mensajería Electrónica: Este tipo de aplicaciones groupware pretenden facilitar los procesos comunicacionales informales entre el grupo. Se encarga no sólo de transmitir texto, sino imágenes, sonido, video y archivos.

• Manejo de Calendario y Agenda: Este tipo de software, aplicado en ambientes groupware, permite la organización de los tiempos del grupo, programación de actividades, menos gasto de tiempo y dinero en reuniones, mejor planeación de tiempo y recursos.

• Sistemas de reuniones electrónicas: Asiste al grupo en sus reuniones, apoya diferentes momentos identificados en ésta como: comunicación, planeación, pensamiento e información. Para cada uno de estos momentos se tienen mecanismos de control que garantizan la continuidad de la reunión y evitan pérdida de tiempo y esfuerzo.

• Sistemas de Conferencia de datos o de escritorio: Permiten que un grupo de personas puedan ver y trabajar al mismo tiempo sobre los datos (documentos, archivos, etc).

Herramientas de comunicación electrónica.

Éstas incluyen correo electrónico, correo de voz, envió de faxes, publicación Web, sistemas de tablero de boletines, páginas y sistemas telefónicos por Internet. Estas herramientas permiten enviar electrónicamente mensajes, documentos y archivos en la forma de datos, texto, voz o multimedia a través de redes de computadoras. Esto ayuda a compartir todo, desde mensaje de voz y texto hasta copias de documentos de proyectos y archivos de datos con sus miembros del equipo, en cualquier parte que se encuentren. La facilidad y eficiencia de estas comunicaciones los convierten en un contribuyen importante del proceso de colaboración.

Herramientas de conferencia electrónica.

Este tipo de herramientas ayuda a las personas a comunicarse y colaborar mientras trabajan juntas. Una variedad de métodos de conferencia permite a los miembros de equipos y grupos de trabajo ubicados en diferentes lugares intercambiar ideas interactivamente al mismo tiempo, o en diferentes momentos, según les convenga. Las opciones de conferencias electrónicas también incluyan sistemas de reuniones electrónicas, donde los miembros del equipo pueden reunirse al mismo tiempo y situarse en un ambiente de salón de decisiones.

Herramientas de administración de trabajo colaborativo

Este tipo de herramientas ayudan a las personas llevar a cabo o manejar actividades de trabajo de grupo. Esta categoría de groupware incluye herramientas de programación y de calendarios electrónicos, administración de tareas y proyectos, sistemas de flujo de trabajo y depósitos de conocimientos.

Herramientas colaborativas de propósito general

Para hacer efectiva una Administración del Conocimiento dentro de las complejas organizaciones de hoy en día es necesario disponer de herramientas que permitan generar procesos colaborativos, distribuir y sincronizar tareas en la organización, de forma que se pueda reducir el tiempo y aumentar la eficiencia. Estas herramientas engloban procesos que pondrían incluirse dentro de funcionalidades de búsqueda o distribución personalizada de información, pero van mucho más allá de estos para convertirse en paquetes altamente integrados capaces de realizar una administración casi integral del conocimiento de la organización. Tenemos que mencionar que para que estas herramientas tan complejas puedan servir a la organización en su totalidad en muchos casos tienen que realizarse cambios no solo organizativos, sino incluso culturales en la empresa en la que se implanten.

Hay una amplia variedad de herramientas colaborativas o de desarrollo en grupo. Algunas cuyo objetivo principal es la toma de decisiones. En este apartado se menciona algunas herramientas colaborativas de propósito general según la funcionalidad o servicios de colaboración que proporcionan.

En primer lugar tenemos herramientas que proporcionan principalmente servicios de comunicación, como son: Correo Electrónico, mensajería, foros de debate, charla o chat. Algunos ejemplos de herramientas comerciales de este tipo son: Novell GoupWise Lotus Notes Netscape SuiteSpot 3.5 (Netscape SuiteSpot 3.5) o Microsoft Exchange Server 2000 . Todas ellas tienen en común que proporcionan correo electrónico y foros de debate como los principales medios de comunicación entre los usuarios. Los foros de debate permiten la realización de discusiones encadenadas, en la mayoría de ellas sin límite de niveles en dichas discusiones.

Actualmente están surgiendo espacios Web donde los usuarios opinan sobre distintos temas tanto en participaciones a foros de debate como mediante votaciones acerca de lo que otros usuarios han comentado en los distintos foros. Algunos ejemplos son: http://www.barrapunto.com/ o http://slashdot.org/, propiedad de Open Source Development Network, Inc. ("OSDN").

Seguidamente se encuentran las herramientas que además de permitir lo anterior, también facilitan el intercambio de información entre los usuarios mediante servicios de intercambio de archivos o compartición de contenidos. Novell GoupWise y Lotus Notes tienen funciones de Administración de contenido, tales como control de versiones, realización de copias de los documentos compartidos, etc. Otro ejemplo es BSCW (Basic Support for Cooperative Work), herramienta desarrollada por GMD, German National Research Center for Information Technology . BSCW proporciona un entorno donde compartir documentos, directorios, calendarios (para la gestión de reuniones), libro de direcciones, enlaces y otros elementos. También da la posibilidad de llevar a cabo el control de versiones de los documentos compartidos.