4.2 Selección de los servicios y funcionalidades colaborativas requeridos para un portal de Administración del conocimiento.

La forma en la cual se llevó acabo la determinación de los servicios y funcionalidades, fue mediante el estudio de los portales existentes, reconocidos a nivel mundial y de la aplicación de los cuestionarios a las empresas con prestigio a nivel nacional y mundial.

En base a los resultados obtenidos y estudios podemos decir que los servicios requeridos son:

• Foros de discusión electrónica.

• Correo electrónico.

• Administración de contenidos

• Work Flow

• Administración del conocimiento.

• Acceso a bancos de datos y recursos remotos

Las funcionalidades requeridas son:

• Interfaces intuitivas y personalizables.- Los portales deben proveer una interfaz fácil de manejar que puedan ser diseñadas simulando los diseños de las aplicaciones actuales. Esta interfaz deben también operar para el administrador del sistema como la puerta de seguridad y de control de acceso a la información y a servicios como los de búsquedas de información. Las interfaces de portales pueden variar ampliamente en la cantidad de personalización y la flexibilidad que permiten.

• Presentación de contenidos personalizado.- un portal debe poder apalancar en la información de cada usuario almacenada en su perfil para entregar contenidos personalizados. Cada usuario puede tener una vista del negocio que está “hecha a la medida” para sus intereses o requerimientos, o nivel de privilegios. Los empleados podrían acceder la información de los empleados o grupos de trabajo mientras que los clientes, socios y proveedores solo pueden ver la información de inventarios, ordenes de compra e información de proyectos, por ejemplo.

• Seguridad.- Muchos de los proveedores de portales dicen que su sistema proveen ambientes más seguros y que controlan el acceso a los sistemas empresariales y al software integrado todo en un solo punto de ingreso. Sin embargo, así como el nivel de integración varía de producto a producto, también varía el nivel de seguridad. La mayoría de proveedores puede integrarse con LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), pero pocos se integran con los productos que administran políticas, dejando que sea el administrador del sistema que defina los papeles que juega cada usuario y los niveles de acceso permitidos. Mientras que un solo juego de usuario-clave es conveniente para el usuario, la falta de una política administrativa centralizada para el manejo de la seguridad, podría dejar al descubierto algunas aplicaciones de la empresa. Se debe establecer si el portal que se implementará también aumentará la seguridad para los sistemas críticos y los datos o si solamente simplifica la administración de la seguridad.

• Integración de aplicaciones. Muchos de los servidores de portales anuncian su producto como uno que puede incorporarse en la tecnología actual del negocio e integrarla al portal, proporcionando una vista única del negocio y de aplicaciones heredadas. Sin embargo algunos portales presentan solo alguna funcionalidad básica de las aplicaciones, mientras que otros literalmente traen las aplicaciones heredadas hacia la computadora del usuario. Idealmente, el portal deberá permitirle a la empresa incorporarse a su sistema transaccional, como un ERP o el sistema de recursos humanos, al igual que aplicaciones más antiguas heredadas de ciclos tecnológicos anteriores.

• Colaboración.- Esta funcionalidad incluye Chat, correo electrónico, calendarios compartidos, tableros de discusiones, foros, reuniones Web y asignación de recursos. Algunos productos proveen la facilidad de incorporarse en las aplicaciones existentes de correo o workflow, mientras que otras más sofisticadas permiten la creación de proyectos o espacios de comunidades.

• Comunicación y difusión. En los portales estudiados existen tableros de avisos para la difusión de información, vale la pena destacar que no existen mecanismos de clasificación y acceso utilizando sistemas con motores de búsqueda especializados.