4.5 Modelo integral de transferencia del conocimiento en ambientes virtuales

En el desarrollo de la investigación, se identifico que la producción del conocimiento se basa en las experiencias del personal especialista en una institución “Especialista conocedor”. Una organización como tal, realiza ciertos procesos que se apegan a los requerimientos de la misma; con la utilización de la tecnología estos procesos pueden ser automatizados, sin embargo, esta experiencia es desaprovechada si no es recolectada, almacenada, verificada y distribuida entre los demás elementos de la organización en actividades futuras que llegasen a requerir el conocimiento adquirido.

El esquema inicial propuesto en la figura 4.10 conforma a tres de los modelos citados en el marco referencial: En la capa superior este esquema propone la integración de los procesos con la tecnología dentro de una organización, modelo similar al Modelo de Gestión del Conocimiento de KPMG que establece personas, equipo y organización. En la capa intermedia donde están las capas de adquisición del conocimiento, análisis, verificación y construcción del conocimiento y el bloque de difusión del conocimiento van acorde al Modelo de Gestión del conocimiento de Arthur Andersen el cual establece que a partir de una experiencia se desarrolla un aprendizaje el cual crea el conocimiento. En la capa inferior se establece una Arquitectura de un sistema de administración del conocimiento el cual debe permitir la realización de todos los procesos de recopilación, análisis, verificación, construcción y difusión.

La adquisición del conocimiento: consiste en la generación de la información producto de experiencias en procesos de investigación e incluso en las soluciones a problemáticas detectadas.

El análisis, la verificación y construcción del conocimiento: Para la construcción del conocimiento y el almacenamiento en bases de datos se requiere de analizar la información y seguir un proceso de validación o verificación que asegure la confiabilidad de la información ya que esta servirá de base para futuras investigaciones o trabajos.

La difusión del conocimiento: concibe e implementa estrategias para la transmisión del conocimiento, mucho interviene la disponibilidad y facilidad de acceso y búsqueda a los bancos de datos.

La explotación del conocimiento debe de hacerse a través de la innovación tecnológica, la construcción del conocimiento posibilita su utilización para tomar decisiones acertadas.

Un sistema de administración del conocimiento, permitirá establecer los mecanismos de conexión que surgen entre el trabajo colaborativo (la inteligencia y el capital intelectual de los participantes) y la compartición de este conocimiento adquirido entre nuevos grupos de trabajo en un entorno organizacional. Definitivamente toda esta información generada a través de competencias personales por diferentes participantes no es sencilla de convertir en un conocimiento organizacional.

El sistema de administración del conocimiento debe recopilar la información, analizarla, verificarla y validarla antes de construir el conocimiento. Finalmente las tareas de distribución cerraría el proceso de aprovechamiento del conocimiento adquirido.

Figura 4.10 Modelo de administración del conocimiento de 3 capas.

Durante el desarrollo de la investigación se identifican 5 mecanismos y características que relacionadas entre sí pueden proveer de un modelo integral de transferencia de conocimiento en medios virtuales.

Estos mecanismos requieren de un soporte utilizando herramientas de Tecnologías de Información, cada uno de estos relacionados con las categorías de transferencia del conocimiento descritas en el Capítulo II de esta investigación:

- Mecanismo de validación del conocimiento (mediante la evaluación de los materiales a publicarse por un “centro de conocimiento” grupo de especialistas conocedores de cada disciplina cuyo propósito es recopilar o recolectar, valorar, determinar y presentar correcciones, registrar y asignar el nivel de relevancia en cada material). Este mecanismo está relacionado con la categoría de transferencia cercana.

- Clasificación de miembros y publicaciones en comunidades y colecciones. Especificando las áreas de interés de los participantes de las comunidades con los materiales que se clasificaran por la comunidad y la colección a la cual pertenezcan. Permitiendo la incorporación, clasificación y búsqueda específicamente de materiales de interés para el grupo de especialistas en una determinada disciplina. Este mecanismo está relacionado con la categoría de transferencia en serie.

- Sistema de notificación para una transferencia cercana y dirigida, permite asegurar la transferencia de nuevos conocimientos con el menor esfuerzo. El conocimiento aparece automáticamente en vez de que los usuarios lo busquen, este mecanismo que ahorra tiempo estableciendo un punto focal en la búsqueda de información aportando un conocimiento selecto de acuerdo al nivel de relevancia o calidad del material (mediante la utilización del correo electrónico). Este mecanismo está relacionado con la categoría de transferencia cercana.

- Mecanismo de clasificación y búsqueda de información utilizando motores de búsqueda por: (sistema de búsqueda específica)

- Resumen o Abstract (por tipo de receptor)

- Contenido

- Fecha de publicación

- Autor vía un sistema de localización de autores. Este factor de búsqueda está relacionado con la transferencia experta

- Relevancia del material, determinada por los especialistas de la disciplina y por el registro de consultas. Este factor está relacionado con la transferencia lejana.

- Comunidad o colección. Este factor está relacionado con la categoría de transferencia experta (se requiere la colaboración en foros electrónicos que permitan enriquecer el conocimiento)

- Sistema de búsqueda de información por tipo de receptor (manejo de abstracts por tipos de usuario receptor: general, directivo o técnico), transformando la información para los diferentes receptores y presentando entorno distintos de comprensión para que pueda ser utilizado por el receptor brindando atención centrada en el usuario final. Es recomendable que los especialistas del conocimiento interpreten y registren el conocimiento en los 3 distintos entornos con el apoyo de los especialistas de cada disciplina. Este mecanismo está relacionado con la transferencia lejana y estratégica.

En la figura 4.11 se observa el modelo integral de transferencia del conocimiento en ambientes virtuales. El esquema ilustra que el conocimiento recolectado para poder ser registrado debe de ser revisado a través del mecanismo de validación del conocimiento en donde se determina si se construye el conocimiento o si este tendrá una retroalimentación y correcciones normadas por el equipo revisor. Cuando se está registrando el conocimiento, este deberá de clasificarse por comunidades y/o colecciones. Finalmente para el conocimiento pueda ser transmitido en una forma eficiente, este deberá de incluir el sistema de notificación de nuevos conocimientos para el grupo o comunidad del área de conocimiento al que pertenezca y un sistema de búsquedas específicas por tipo de receptor, contenido, fecha de publicación, autor, relevancia y su clasificación en la comunidad y/o colección.

Figura 4.11 Modelo integral de transferencia del conocimiento en ambientes virtuales

Para poder entender el modelo completo de transferencia del conocimiento en ambientes virtuales, se descompone el modelo integral en 5 esquemas individuales en donde se explica cada mecanismo con sus características de entrada, proceso, salida y su conexión con los demás mecanismos. Al final se muestra el esquema de utilización de los mecanismos de transferencia del conocimiento propuestos como medios facilitadores para el aprendizaje en ambientes virtuales.

Durante el proceso de adquisición del conocimiento se detecta el origen de la información y se evalúa la pertinencia de registro y difusión para la organización. Antes de poder registrar el conocimiento es necesario implementar un mecanismo de validación por un grupo de especialistas conocedores de cada disciplina quienes asignan el nivel de importancia o relevancia de cada material. A este procedimiento se le conoce como mecanismo de validación del conocimiento el cual está sustentado en la categoría de transferencia cercana del conocimiento por que existe un equipo o grupo validador quién tiene la experiencia necesaria para determinar si el conocimiento será registrado, si es necesario corregirlo o retroalimentarlo para un mejor sustento o si este no es pertinente para su registro en la base de datos de conocimiento de la organización. Ver figura 4.12.

Figura 4.12 Mecanismo de validación del conocimiento

Este mecanismo requiere para su funcionamiento de un “proceso “de construcción y clasificación del conocimiento” que utilice como parámetros de entrada la solicitud de registro de un nuevo material y el área de especialización del mismo, durante este proceso se evalúa la pertinencia del registro y su clasificación por área de interés para su posterior incorporación en la base de datos del conocimiento de la organización. Una vez que el conocimiento ha sido valorado y se ha asignado un nivel de relevancia por los especialistas de la disciplina este es registrado. Fig. 4.13

Fig. 4.13 Proceso de construcción y valoración del conocimiento

Después que el conocimiento es recopilado, evaluado y considerado pertinente para su registro en la base de datos de conocimiento en la organización, es importante asignar su nivel de relevancia acorde a la importancia y aportación a las áreas de interés institucionales. Esto permite la incorporación de materiales acorde a la importancia de los materiales para cada colección en donde participan el grupo de especialistas en el área determinada.

Será necesario especificar las áreas de interés de los participantes de las comunidades con los materiales que se clasificarán por la comunidad y la colección a la cual pertenezcan. Permitiendo la incorporación, clasificación y búsqueda específicamente de materiales de interés para el grupo de especialistas en una determinada disciplina. Como el conocimiento puede integrarse para que sea de conocimiento de un equipo o grupo de trabajo, este mecanismo está relacionado con la categoría de transferencia en serie, la cual permite que los miembros individuales de la comunidad puedan acceder y utilizar los materiales que otros miembros han registrado de manera que puedan utilizar un conocimiento diferente o incluso nuevo con las aportaciones de otros integrantes de la comunidad. La transferencia en serie enfatiza el conocimiento colectivo a través de la participación de los miembros del equipo. Ver figura 4.14.

Figura 4.14 Mecanismo de clasificación de miembros y publicaciones en comunidades y colecciones

Este mecanismo requiere para su funcionamiento de un “proceso de clasificación del conocimiento” que utilice como parámetros de entrada el conocimiento validado, la evaluación de la pertinencia del registro identificada con su nivel de relevancia. Durante este proceso se ordenan y registran los materiales para cada tipo de búsqueda y acceso creando un conocimiento colectivo clasificado por áreas de interés para su posterior difusión en la base de datos del conocimiento de la organización. Fig. 4.15

Figura 4.15 Proceso de clasificación del conocimiento

Cuando un conocimiento nuevo es registrado los miembros de una comunidad o colección deben de estar enterados de la existencia de este. Mediante un sistema de notificaciones (difusión) de nuevos conocimientos que permita el acceso inmediato a los materiales, el grupo tiene la seguridad de que por medios electrónicos (correo electrónico) a través de una transferencia cercana y dirigida se estará avisando de las nuevas incorporaciones, así mismo es necesario indicar el nivel de relevancia de cada material. Figura 4.16.

Figura 4.16 Sistema de notificación para una transferencia cercana y dirigida

Este mecanismo requiere para su funcionamiento un “proceso de notificación para las nuevas incorporaciones” de materiales. Este proceso recibe como parámetros de entrada la información del registro de entradas por áreas de conocimiento con la descripción de las fechas de publicación y registro de materiales. Mediante este proceso se establece un sistema de notificaciones que permite reportar como salidas avisos a la comunidad (grupo de colaboradores) y por vía e-mail de las nuevas incorporaciones por las distintas áreas del conocimiento. Fig. 4.17

Figura 4.17 Proceso de notificación de nuevas entradas

Cuando un participante de una comunidad requiere hacer consultas para encontrar materiales es necesario implementar mecanismos de búsqueda de información específicos por palabra, autor, fecha de publicación, especificando en que comunidad o colección se realizará la búsqueda. Este mecanismo de acceso a la información a través de motores de búsqueda es necesario debido a las grandes cantidades de materiales existentes en los bancos de datos digitales y a la necesidad de un acotamiento que una transferencia lejana requiere debido a los entornos distintos de los miembros receptores. Este mecanismo de búsqueda involucra además de la categoría de transferencia lejana la transferencia experta, debido a que la especificidad en los patrones de búsqueda de información. Para una mejor presentación de los materiales encontrados es recomendable tener una presentación ordenada por relevancia o nivel de importancia de los materiales y por fecha de publicación. En la figura 4.18 se muestra el prototipo de cómo debe de estar implementado el mecanismo de búsqueda de información utilizando motores de búsqueda.

Búsqueda por Colección:

Tipo de Búsqueda:

Buscar Por:

Figura 4.18 Mecanismo de búsqueda de información utilizando motores de búsqueda

Este mecanismo requiere para su funcionamiento un “proceso de acceso a los materiales que provea motores de búsqueda avanzada por: palabra, título, abstract y fecha de publicación. Este proceso recibe como parámetros de entrada la expresión de búsqueda y la especificación del tipo o categoría de búsqueda a emplear. Mediante los motores de búsqueda se accede a la información que fue clasificada previamente en el proceso de clasificación del conocimiento del mecanismo de clasificación de miembros y publicaciones en comunidades y colecciones. Las ocurrencias de salida se deberán presentar en el orden de interés del receptor ya sea por nivel de relevancia o por fecha. Fig. 4.19

Es importante considerar dentro de las búsquedas especializadas el manejo de las búsqueda semántica (Web Semántica), que permita mejorar las funcionabilidades en los estándares de búsqueda, mejorando los posibles resultados al utilizar agentes inteligentes de búsqueda de información que utilicen significados o sinónimos de las palabras o del texto de entrada registrado por el usuario y delimitando mediante parámetros de categorización de búsqueda la información que se desea encontrar.

Figura 4.19 Proceso de acceso a los materiales

Como parte fundamental del modelo integral de transferencia del conocimiento en ambientes virtuales se incorpora un mecanismo de búsqueda de información por tipo de receptor, esto implica el manejo de abstracts por diferentes tipos de usuarios receptores (general, directivo o técnico), transformando la información para los diferentes ambientes receptores y presentando entornos distintos de comprensión. Para que esta presentación en los 3 distintos entornos funcione se requiere del apoyo del autor del conocimiento con el apoyo de los especialistas de cada disciplina. Este mecanismo esta relacionado con la transferencia lejana por los medios virtuales y en ambientes distintos de cada receptor y con la transferencia estratégica debido a la necesidad de ofrecer perspectivas diferentes proporcionando la experiencia colectiva sobre el tema. Esta transformación establece principios específicos a los diferentes entornos en donde los especialistas y miembros de la comunidad se involucran en conjunto para propiciar una mejor difusión del conocimiento. La figura 4.20 muestra el prototipo de cómo debe estar implementado el mecanismo de búsqueda de información por tipo de receptor en donde se involucra como elemento adicional a las búsquedas tradicionales la selección del tipo de abstract requerido especificado por cada usuario receptor.

Búsqueda por Colección:

Tipo de Búsqueda:

Buscar Por:

Tipo de Abstract

Figura 4.20 Mecanismo de búsqueda de información por tipo de receptor

Este mecanismo requiere para su funcionamiento un “proceso de selección de búsqueda por tipo de receptor”. En este proceso se requieren como parámetros de entrada la selección del tipo de abstract, y la expresión de búsqueda. Para que los motores de búsqueda puedan accesar a localizar la expresión se requiere que previamente se hayan registrado los 3 tipos de abstract por cada tipo de receptor (técnico, directivo, general). Las ocurrencias de salida se deberán presentar en el orden de interés del receptor ya sea por nivel de relevancia o por fecha. Ver Fig. 4.21.

Figura 4.21 Proceso de selección de búsqueda por tipo de receptor

En la figura 4.22 se relacionan los últimos 3 mecanismos de acceso, búsqueda y transmisión de información dentro del modelo integral de transferencia del conocimiento en ambientes virtuales. Con la utilización del sistema de notificación de nuevos conocimientos, los materiales son enviados y aparecen automáticamente a los receptores de la comunidad. Los motores de búsqueda apoyan con la especificidad de los patrones de búsqueda y acceso a la información. El mecanismo de búsqueda de información por tipo de receptor permite que diferentes receptores obtengan la información acorde a sus entornos de comprensión. La integración en su conjunto establece nuevas formas de trabajo para el modelo, en donde la totalidad de los mecanismos de transferencia del conocimiento funcionan como medios facilitadores e inductores al aprendizaje en ambientes virtuales.

Figura 4.22 Utilización de los mecanismos de transferencia del conocimiento como medios facilitadotes para el aprendizaje en ambientes virtuales.

El modelo integral propuesto de transferencia del conocimiento en ambientes virtuales utiliza los 5 mecanismos descritos anteriormente como soporte facilitador para el aprendizaje utilizando herramientas de Tecnologías de Información.

Para que los procesos de soporte a los mecanismos de transferencia de información en medios virtuales funcionen de manera adecuada es necesario integrar un esquema que defina la interrelación entre cada proceso.

El conocimiento primero debe ser recolectado a través de los materiales, se continúa con el proceso de construcción y valoración del conocimiento el cual permitirá que la información validada se registre en la base de datos del conocimiento organizacional. La salida de este proceso genera como inicio 2 procesos, el proceso de clasificación de los materiales que permitirá su uso o consulta de información clasificada y el proceso de notificación de nuevas incorporaciones que permite el aviso a los participantes de un grupo o área de interés conocer cuando nuevos materiales han sido incorporados. Una vez que se ha realizado el proceso de clasificación de los materiales, la información queda disponible para su difusión. Es entonces en donde bajo la solicitud de los interesados la información se podrá consultar por diferentes mecanismos de acceso y por tipo de abstract. La información resultante deberá presentarse ordenada bien sea por nivel de relevancia o por fecha.

La gráfica 4.23 expresa la integración de los procesos de transferencia del conocimiento en ambientes virtuales.

Para poder aplicar los 5 mecanismos mencionados cada uno con un soporte de proceso se requiere de aplicaciones tecnológicas o herramientas de tecnologías de información que apoyen a la Administración del conocimiento mediante comunidades virtuales y portales del conocimiento que faciliten la intercomunicación entre los generadores del conocimiento, los colaboradores y la propia sociedad.

Los agentes del conocimiento forman parte de un sistema en el que los mismos interactúan creando a su vez nuevas relaciones causales y consecuenciales. Estos agentes son personas, equipos y las propias organizaciones.

La utilización de los equipos y las herramientas tecnológicas son un buen soporte en la estructura del conocimiento.

Mediante el uso de las redes y las comunidades virtuales se establecen relaciones continuas entre los responsables del conocimiento en las organizaciones y la adquisición de habilidades, conocimientos o sistemas que, de lo contrario es difícil transferir.

Figura 4.23 Integración de procesos de transferencia del conocimiento en ambientes virtuales.

El modelo integral de transferencia del conocimiento en ambientes virtuales mostrado en la figura 4.11 se integra a partir de los 5 esquemas individuales descritos con cada mecanismo del modelo. Como se indica, cada mecanismo requiere para su funcionamiento de un proceso que de soporte a su operación. El modelo integral en conjunto utiliza la totalidad de los mecanismos de transferencia del conocimiento utilizando el soporte de los procesos de construcción, clasificación del conocimiento, notificación para las nuevas incorporaciones, el acceso a los materiales vía motores de búsqueda avanzados y la selección de búsqueda por tipo de receptor.

El modelo comienza con la adquisición del conocimiento recolectando los materiales, retroalimentando y valorando los mismos para que el proceso de construcción del conocimiento permita registrar el mismo. Posteriormente el mecanismo de clasificación de miembros y publicaciones utiliza el proceso de clasificación del conocimiento el cual permite que la información sea categorizada y este disponible para las consultas especializadas. El sistema de notificación para una transferencia cercana y dirigida utiliza el proceso de notificación para las nuevas incorporaciones el cual avisa a los miembros de determinada comunidad o grupo de trabajo del registro de nuevos materiales relacionados a sus áreas de interés. El mecanismo de clasificación y búsqueda de información utilizando motores de búsqueda avanzados utiliza el proceso de control de acceso vía búsquedas de materiales por palabra o contenido, titulo, autor y fecha de publicación entre otros parámetros a los bancos digitales. Finalmente, el mecanismo de búsqueda de información por tipo de receptor utiliza el proceso de selección de búsqueda por este parámetro, seleccionando hacia que perfil de salida es especificada la búsqueda (perfil técnico, directivo, general).

En su conjunto, la implementación de todo el modelo requiere de una infraestructura tecnológica que de soporte a una efectiva transferencia del conocimiento en ambientes virtuales, lo cual se maneja como un alcance posterior a este trabajo de investigación.

La figura 4.24 ilustra el modelo tradicional y el modelo propuesto de administración del conocimiento en ambientes virtuales. Fig. 4.24 Comparativo entre el modelo tradicional y el modelo propuesto de Administración del conocimiento

En este diagrama se pueden apreciar las ventajas existentes a la utilización de los sitios web que dan acceso a bancos de datos digitales y sus aportaciones adicionales con el esquema propuesto, considerando que los portales colaborativos de trabajo incluyan el modelo de transferencia del conocimiento en ambientes virtuales desarrollado en esta investigación.