4.4 Modelo de interfaz de portales colaborativos de trabajo

La creación de portales colaborativos debe de permitir el acceso a toda la información de la organización.

Antes de publicar contenidos, estos deben de pasar por el esquema propuesto en esta investigación, esto es, el flujo de trabajo para revisar, validar, construir, integrar y difundir la información.

Los portales colaborativos como soporte a la administración del conocimiento deben proporcionar un acceso integrado a la información, aplicaciones, procesos (de investigación, desarrollo o de negocios) y a las personas.

La integración de tres capas donde se incluyan los procesos con la tecnología, la adquisición del conocimiento y el soporte de una arquitectura KBMS en el flujo de trabajo, proporciona una colaboración con toda la organización y que visto desde un esquema de comunicación global como lo es Internet con la utilización de los portales colaborativos, apoya en la colaboración incluso con otras organizaciones como lo pueden ser centros de investigación y desarrollo.

El desarrollo de portales colaborativos permite que cualquier usuario que requiera información de la organización pueda tener acceso a ella, esta información debe ser estructurada de forma tal que facilite su búsqueda y acceso. Como se puede apreciar en la figura 4.7 el portal debe ser un medio transparente de conexión de los usuarios con la información y las aplicaciones que serán utilizadas a través de Internet.

La administración del conocimiento o KM debe de permitir el acceso a bancos de datos utilizando como soporte las diferentes tecnologías de información, en donde todos los servicios deben de ser integrados en una sola capa de acceso para los colaboradores. Esto plantea un mejoramiento en la productividad, simplificación de trabajo, construcción-validación-codificación-difusión-utilización del conocimiento, mecanismos funcionales y de colaboración, que incluso permite una colaboración remota en línea desde otra ubicación geográfica.

Figura 4.7 Portal Colaborativo como soporte a la administración del conocimiento

El portal debe de tener diferentes secciones para acceso a las diversas aplicaciones tanto de herramientas colaborativas de trabajo como de acceso a fuentes de información y búsquedas específicas.

A partir de estos requisitos y de acuerdo al análisis de funcionalidades y servicios requeridos se establece un primer bosquejo o prototipo del portal colaborativo de trabajo en la figura 4.8.

Figura 4.8 Modelo de portal colaborativo de trabajo como soporte a la administración del conocimiento

El estudio realizado da como resultado el desarrollo de un modelo de portales colaborativos de soporte a la administración del conocimiento.

El producto final mostrado en la gráfica 4.9 contiene diferentes secciones dentro de las cuales destacan:

- Sección de organización y acceso por áreas de conocimiento o contenidos temáticos

- Espacio de búsquedas de información por contenidos, título, autor, tema, fechas de creación o publicación, etc.

- Secciones de herramientas de trabajo colaborativo (comunidades, foros, chats, correo electrónico, etc.).

- Espacios de Noticias y links a otros sitios de interés.

- Personalización de preferencias.

- Espacios de ayuda especializada

La funcionabilidad y accesabilidad de estas secciones deben de proveer un fácil manejo de documentos por contenidos temáticos, el uso eficiente de los sistemas o motores de búsqueda por diferentes patrones (títulos, autores, temas, contenidos, fechas de creación y actualización), así como el acceso a las diferentes herramientas de trabajo colaborativo (chats, correo electrónico, foros y grupos de discusión y seguimiento de proyectos).

Figura 4.9 Portal Colaborativo de Trabajo como soporte a la administración del conocimiento

Para el establecimiento adecuado de los servicios y funcionabilidades de los portales colaborativos de trabajo se debe implementar un control estadístico de los accesos a los diferentes servicios de los portales, para una autoevaluación de los mismos en términos de uso, accesos, facilidades de manejo y niveles de ayuda o soporte que tengan como objetivo mantener un equilibrio entre los diferentes servicios del portal.