La Empresa es su Resultado
El Beneficio editorial y la Contabilidad del Conocimiento.

Francisco Luis Sastre Peláez

 

LOS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA EDITORIAL

La función de Almacén

La sección de Almacén se ocupa de la recepción, conservación y entrega interna a las distintas secciones productivas de los materiales necesarios para llevar a cabo las operaciones.

Una peculiaridad de las empresas de prensa es que, a causa del carácter perecedero de los productos terminados, éstos apenas se almacenan, salvo en la cantidad que la ley determina y en un pequeño remanente para atender la petición de números atrasados por los lectores. La revista, una vez ha completado su proceso productivo y salido de máquinas, se suele cargar directamente en los camiones para su distribución. Una vez transcurrido el periodo de venta y retirado de los quioscos el remanente no vendido, los ejemplares devueltos suelen destruirse, enajenándose los restos como pasta de papel.

El personal necesario, naturalmente, depende del volumen y tipo de materiales almacenados, así como del grado de mecanización existente en la unidad. En empresas medianas, generalmente es suficiente con el Jefe de Almacén y dos o tres ayudantes.

El equipo debe disponer de un terminal de ordenador o PC con emulación conectado vía modem con el ordenador central (las naves de depósito suelen estar separadas geográficamente de las oficinas) y trabajar con un programa especializado de gestión de almacenes.

Existen ya en el mercado, a precios competitivos, codificadores automáticos de códigos de barras que permiten elaborar etiquetas de identificación de los materiales, a la vez que les van dando entrada, automáticamente, en el inventario. Estas etiquetas, pegadas a las unidades a almacenar, hacen posible la rápida identificación de éstas, así como el obtener algunas de sus características básicas (tipo de elemento, código de inventario, ubicación, etc.), por el simple barrido de un lector óptico. A la hora de dar salidas para consumos, realización de inventarios físicos, etc., la información recogida por el lector es transmitida directamente al ordenador, que produce las comparaciones, cálculos y listados necesarios.

Las actividades principales que realiza la sección de Almacén son las siguientes:

1. - En primer lugar, la planificación de los espacios necesarios y de la organización interna del almacén.

Por la naturaleza inflamable de la mayoría de los productos manejados por la empresa editorial y sus diferentes exigencias de temperatura, humedad, etc., a la hora de ser almacenados, deben separarse el material fotográfico, las tintas y el papel, acondicionándose convenientemente los distintos espacios destinados a cada uno de estos materiales.

Es necesario, además, reservar una zona de descarga aislada de la zona de almacenamiento propiamente dicha. En este lugar, un muelle o zona de tránsito, permanecerá el material hasta superar el proceso de control de calidad o ser devuelto al proveedor.

2. - Recepción de materiales: Esta operación se realiza, como hemos dicho, en la zona reservada expresamente para ello (zona de descarga). Se exigirá siempre albarán acompañando a los materiales, el cual deberá contrastarse contra el pedido para averiguar si coinciden las especificaciones de lo solicitado con lo servido.

3. - Control de calidad: Antes del almacenamiento del material recepcionado debe realizarse siempre el control de calidad. Ya advertimos anteriormente que esta actividad es responsabilidad no del personal del Almacén, sino de especialistas pertenecientes al departamento de Producción. La naturaleza de las pruebas depende de los productos a contrastar, y suelen ser realizadas sobre muestras representativas.

4. - Entrada de materiales y almacenamiento: Las unidades que pasaron satisfactoriamente el control de calidad son identificadas, introducidas sus referencias en el ordenador (para actualizar las existencias) y trasladadas a su lugar de depósito.

5. - Conservación de los materiales: Todas las existencias almacenadas deben mantener íntegramente, a pesar del paso del tiempo, su capacidad de satisfacer las necesidades para las que fueron adquiridas. Es responsabilidad del personal de Almacén crear y mantener las condiciones necesarias para ello, evitando deterioros en su manipulación o conservación, así como pérdidas de cualquier clase. Por ello, no es recomendable el tránsito por el Almacén de personal ajeno al mismo.

6. - Salida de materiales: Ésta siempre debe producirse mediante petición de persona autorizada, normalmente el responsable de la sección productiva que ha de consumirlos. El requerimiento se hará por escrito, en documento o vale de salida, que servirá después de justificante para la introducción en el ordenador de la correspondiente baja de existencias y la imputación del coste al departamento solicitante.

Recordemos, por último, que el Departamento de Aprovisionamiento se reorganiza de forma muy significativa en los casos, cada vez más frecuentes, en que la Editorial no cuenta con talleres propios. Adopta entonces funciones de coordinación productiva entre los proveedores que proporcionan los servicios de fotocomposición e impresión. En el capítulo siguiente, y en referencia a Axel Springer S.L., desarrollaremos esta cuestión.