La Empresa es su Resultado
El Beneficio editorial y la Contabilidad del Conocimiento.

Francisco Luis Sastre Peláez

 

LOS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA EDITORIAL

La función de Compras

En este punto recordaremos, brevemente, las actividades típicas de una sección de Compras para detenernos, especialmente, en la problemática planteada por la adquisición del papel.

Las principales funciones a desarrollar por esta sección son las siguientes:

1. - La Planificación de Compras. Ésta se concreta en un documento, el Plan Anual de Compras, que se integra a su vez en el Presupuesto Anual de la compañía y en el que, a partir de las tiradas previstas y los correspondientes consumos, se fijan las fechas y cantidades de materiales a adquirir.

2. - La selección de los proveedores, entre todas las empresas susceptibles de trabajar para la compañía, así como la negociación de las condiciones con éstos, constituye la segunda gran responsabilidad de la Sección de Compras.

3. - Realización del pedido. Éste viene determinado, fundamentalmente, por la necesidad real de compra, surgida del consumo de los materiales almacenados y de la obligatoriedad de su reposición para mantener el ciclo productivo. Otros factores de naturaleza financiera y logística pueden tener también una gran importancia en la forma y tiempo en que se realice el pedido.

4. - Control de las compras. Cuando el proveedor ha servido la mercancía solicitada, justificándolo con un albarán de entrega, y después de que ésta ha pasado los controles de calidad establecidos, Almacén envía a Compras el albarán sellado o firmado, en señal de conformidad, junto a la copia del pedido.

Una vez completado el ciclo y corregido el dato de existencias en almacén con la entrada del nuevo material, se actualiza la planificación de compras, a la espera de que el consumo haga necesarios nuevos pedidos.

Caso especial de la compra de papel

La compra del papel se realiza en un mercado con ciertas restricciones de oferta, y, por tanto, en situación de cuasimonopolio, al estar su producción concentrada en unos pocos países y empresas. La cantidad disponible para un periodo determinado es limitada, y su precio sometido a fuertes fluctuaciones con una tendencia general incremental.

El nivel de consumo que una empresa de dimensión media precisa realizar al año, la obliga a acudir a esos pocos proveedores multinacionales, únicos capaces de asegurar el suministro. Por otra parte, la naturaleza “contingentada” de la oferta refuerza la posición negociadora del proveedor en relación con la compañía consumidora.

Normalmente se opera sin contrato escrito. El precio se negocia de forma individual para cada contingente, debiendo el responsable de las compras estimar las posibles variaciones de los precios para realizar el pedido en la cantidad y momento convenientes. A causa del impacto del coste del papel en el precio final del producto, esta operación tiene una influencia decisiva en la rentabilidad de la revista y de la empresa editora.

El pedido se cierra a una fecha determinada, momento en el que se reserva la cantidad solicitada y se fija el precio aunque, frecuentemente, no se originen entregas inmediatas. Este pedido “marco” suele funcionar, en realidad, como una reserva, acordándose un periodo, normalmente de entre tres y seis meses, para ir haciéndolo efectivo mediante la emisión de pedidos simples(1).

Se reducen así los gastos de almacenaje que, por la especial naturaleza y exigencias del papel, podrían ser elevados, aprovechándose los depósitos que la empresa fabricante suele tener en las zonas francas de los puertos. Aunque, al final, todo se refleja de alguna forma en los costes de la compra, esta solución suele ser rentable para la mayoría de las compañías.

La transmisión de la propiedad se produce con la entrega física de los materiales, momento a partir del cual se emite la factura por el proveedor y se contabiliza la compra.

Como información complementaria se adjunta el Anexo 9.5.- Características generales del papel.

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1. En los casos, frecuentes por otra parte, en que la impresión es subcontratada, se hace coincidir la fecha de entrega del papel por el proveedor con el momento en que éste ha de ser llevado a la imprenta para su utilización. El transporte se realiza directamente desde el depósito del proveedor en el puerto hasta el almacén de la imprenta subcontratada.