Baidal Macías Patricia Jessenia*
EstudianteHolguín Limones Norma Noralma**
EstudianteJiménez Vera Noemy Solange***
EstudianteSuarez Piloco Jalitsa Vanessa****
EstudianteUlloa Flores de Valgaz Elías Josué *****
EstudianteGisellla Hurel******
DocenteUniversidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, Ecuador
pbaidalm@ulvr.edu.ec
Al día de hoy en un sistema de negocios globalizado, es imposible tener un control razonable de una compañía sin tener una visión clara de la exactitud de sus números y sus circunstancias patrimoniales y la relación que pueda existir entre los activos. Esto aplica para cualquier tipo y tamaño de compañía, desde un micro emprendimiento hasta una industria, aunque en una de estas se puede encontrar un registro más sencillo.
Es por esto que necesitamos de la contabilidad en toda organización, este departamento debe estar a cargo de especialistas y un equipo de trabajo, que serán los responsables de ayudar en el proceso de la toma de decisiones que se puedan tomar a futuro.
El aspecto organizacional de la contabilidad se entiende como la capacidad del departamento para ayudar a la compañía a lograr el objetivo principal por la que toda compañía es creada, generar rentabilidad. Esto se logra desde el seguimiento exhausto de todo valor en la compañía, seguimiento que solo se puede realizar con la existencia de un registro detallado al por menor de toda transacción y decisión tomada que implique la entrada y salida de dinero en la compañía.
Palabras claves:
Aspecto organizacional de la contabilidad Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, gobierno corporativo, toma de decisiones, estructura organizacional, aspectos positivos de la contabilidad, planeación estratégica.
Today in a globalized business system, it is impossible to have reasonable control of a company without having a clear vision of the accuracy of its numbers and its equity circumstances and the relationship that may exist between the assets. This applies to any type and size of company, from a micro enterprise to an industry, although in one of these you can find a simpler record.
That is why we need accounting in every organization, this department must be in charge of specialists and a work team, who will be responsible for helping in the decision-making process that can be taken in the future.
The organizational aspect of accounting is understood as the ability of the department to help the company achieve the main objective for which every company is created, generate profitability. This is achieved from the exhaustive monitoring of all value in the company, which can only be carried out with the existence of a detailed retail record of any transaction and decision taken that involves the entry and exit of money in the company.
Keywords:
Accounting system, organizational aspect, corporate governance, decision making, organizational structure, aspects, planning.
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Baidal Macías Patricia Jessenia, Holguín Limones Norma Noralma, Jiménez Vera Noemy Solange, Suarez Piloco Jalitsa Vanessa, Ulloa Flores de Valgaz Elías Josué y Ulloa Flores de Valgaz Elías Josué (2020): "El aspecto organizacional de la contabilidad", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, (mayo 2020). En línea:
https://www.eumed.net/rev/oel/2020/05/aspecto-organizacional-contabilidad.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/oel2005aspecto-organizacional-contabilidad
El mundo ha evolucionado, se ha tornado turbulento y las estructuras organizativas son cada vez más complejas, porque, las rápidas y significativas innovaciones tecnológicas aunadas a su facultad para endosarse a cualquier nación y al gradual aumento de la circulación internacional tanto del dinero como de la información, han provocado que las organizaciones de todos los sectores económicos se enfrenten a mayores niveles de incertidumbre y cambio.
En los nuevos entornos empresariales se acortan los ciclos de vida de los productos, los clientes son más exigentes, la competencia es global, las organizaciones se alejan de la producción masiva estandarizada y buscan la individualización masiva, las relaciones entre los agentes se basan en la confianza y el reto está en crear ventajas competitivas maximizando la productividad del capital intelectual. Estas tendencias cambiaron el modo de hacer y organizar los negocios, así como el tipo de información que los directivos requieren para planificar y controlar las operaciones de sus empresas.
Las organizaciones para alcanzar ventajas competitivas, hoy más que nunca, necesitan una visión sistémica de sí mismas en interacción constante con ese mercado globalizado, estructuras de costos optimizadas, unidades de producción especializadas y la obtención de economías de integración en lugar de economías de escala. De lo que se deduce que deberían contar con un sistema de información contable integral, configurado por una contabilidad financiera y una contabilidad de costos, que alimente a los sistemas de control de gestión y, consecuentemente, permita a sus diferentes usuarios internos beneficiarse de información oportuna, pertinente y comparable a un de que éstos puedan traducir las estrategias diseñadas para hacer frente al nuevo contexto de los negocios en resultados empresariales.
Es por esta razón, que el presente artículo se propone presentar la hipó tesis, desarrollada por otros autores en mayor o menor grado, de que el uso de la contabilidad de costos y los sistemas de control de gestión está estrechamente relacionado con la rentabilidad de las organizaciones.
Las organizaciones son la expresión de una realidad cultural, que están llamadas a vivir en un mundo de permanente cambio, tanto en lo social como en lo económico y tecnológico, o, por el contrario, como cualquier organismo, encerrarse en el marco de sus límites formales. En ambos casos, esa realidad cultural refleja un marco de valores, creencias, ideas, sentimientos y voluntades de una comunidad institucional.
Ciertamente, la cultura organizacional sirve de marco de referencia a los miembros de la organización y da las pautas acerca de cómo las personas deben conducirse en ésta. En muchas ocasiones la cultura es tan evidente que se puede ver la conducta de la gente cambia en el momento en que traspasa las puertas de la empresa.
Desde un punto de vista general, podría decirse que las organizaciones comprometidas con el éxito están abiertas a un constante aprendizaje. Esto implica generar condiciones para mantener en un aprendizaje continuo y enmarcarlas como el activo fundamental de la organización.
Hoy en día es necesario que las organizaciones diseñen estructuras más flexibles al cambio y que este cambio se produzca como consecuencia del aprendizaje de sus miembros. Esto implica generar condiciones para promover equipos de alto desempeño, entendiendo que el aprendizaje en equipo implica generar valor al trabajo y más adaptabilidad al cambio con una amplia visión hacia la innovación.
Si bien es cierto, que han sido muchos los esfuerzos de transformación que han fracasado en las instituciones tanto públicas como privadas, no es menos cierto, que la falta de planificación y liderazgo en esas organizaciones ha generado el deterioro en sus funciones.
Mediante los procesos de transformación organizacional, algunos gerentes han eludido aspectos coyunturales como la cultura organizacional, se ha interpretado muy superficialmente el rol del líder dentro de un proceso de cambio, se ha ignorado lo importante y estratégico que constituye el hecho que: si no hay una visión compartida, nunca se generará la suficiente energía y significado que movilice a la organización y a su recurso humano en el proceso de cambio.
El aspecto central de las organizaciones con miras al éxito es la calidad de sus líderes con plena libertad en el sentido de su emancipación, poseedores de un alto nivel de capacidades, lo cual le permite gerencial el cambio con visión proactiva.
Cordeiro (1996) sostiene que el énfasis en los costos, clientes, caos y competitividad, son factores sobre los cuales la gerencia de activos humanos está orientando sus decisiones y acciones en forma global y estratégica, de manera tal de agregar valor en forma sistemática y continua a los procesos de la organización.
Los nuevos esquemas gerenciales son reflejo de la forma como la organización piensa y opera, exigiendo entre otros aspectos: un trabajador con el conocimiento para desarrollar y alcanzar los objetivos del negocio; un proceso flexible ante los cambios introducidos por la organización; una estructura plana, ágil, reducida a la mínima expresión que crea un ambiente de trabajo que satisfaga a quienes participen en la ejecución de los objetivos organizacionales; un sistema de recompensa basado en la efectividad del proceso donde se comparte el éxito y el riesgo; y un equipo de trabajo participativo en las acciones de la organización.
Ciertamente, las organizaciones venezolanas no escapan a esta realidad de cambio, con la adopción de nuevas tecnologías (Calidad de gestión, Reingeniería de procesos, Benchmarking, Outsourcing, etc) han visto excelentes resultados.
Tal es el caso, de la industria petrolera que compite en los mercados internacionales. Es mucho lo que se debe seguir aprendiendo, manteniéndose en una permanente búsqueda de las mejores prácticas para ser los mejores. Este trabajo se basa en una Investigación Documental, el análisis de problemas con el propósito de ampliar el conocimiento, en base a los aportes de las diferentes fuentes bibliográficas y documentales, revisadas para el desarrollo del mismo.
Dentro del presente enfoque se consideró importante plantear los aspectos de mayor relevancia del contenido del trabajo el cual consta de tres capítulos; el Primero, está orientado a desarrollar la cultura organizacional, a partir, de la importancia de cada uno de los factores relacionados con la empresa venezolanas, el Segundo enfoca la cultura dentro de un proceso de cambio organizacional, y el Tercero, relaciona la cultura organizacional con la gerencia de recursos humanos, como estrategia competitiva. (Chacón)
La contabilidad es el proceso de analizar y medir la información económica y financiera de la empresa o cualquier negocio. A continuación, ayuda a tomar decisiones correctas. La contabilidad también ayuda en la responsabilidad de los eventos de la compañía, y también proporciona la estimación de los eventos y los requisitos financieros de la empresa. Los estados financieros de la compañía se preparan con la ayuda de la contabilidad.
Algunos de nosotros pensamos que es muy difícil que sea la causa de un dolor de cabeza permanente, pero debemos darnos cuenta de que es importante. Es posiblemente el tema que genera más ´´dolores de cabeza´´, pero si alguien quiere ser rico, debe tener que ser bueno en las cuentas y debe adquirir conocimientos sobre los principios de contabilidad porque es muy importante en todo tipo de negocios. Alguien dijo que detrás de cada compañía exitosa, hay un contador.
La gente también cree que solo los contadores pueden salvar al mundo con paz y reconciliación. Desde entonces, la contabilidad comenzó hace 7000 años cuando la numeración y el conteo simplemente comenzaron. El comercio es la profesión más antigua de los humanos, y la contabilidad era la parte del comercio desde ese momento. Esto muestra la importancia de la contabilidad. Sin embargo, con la evolución del mundo, la contabilidad también sufre evolución.
La contabilidad se dividió en muchas partes, y algunos principios y reglas también se definieron con respecto a la contabilidad, por lo que el mismo principio de contabilidad se debe usar en cualquier negocio, en todo el mundo. Hoy en día, la contabilidad se ha vuelto más avanzada, más compleja y ha adquirido la posición de una columna vertebral de cualquier negocio. Sin embargo, muchos softwares de contabilidad también se introducen en el mundo que hace que la contabilidad se realice fácilmente. El software de contabilidad es rápido y preciso y también fácil de operar y ayuda al usuario a realizar estados financieros u otras actividades en un tiempo reducido. La declaración no puede ser incorrecta, la contabilidad es una parte esencial del negocio, el negocio no se puede ejecutar sin contabilidad.
La estructura organizacional es el modelo jerárquico estructura parecida a un árbol genealógico que una empresa usa para facilitar la dirección y administración de sus actividades a través de la estructura organizacional la empresa fija roles funciones y responsabilidades, establece objetivos crea procesos y define protocolos diseña estrategias de mejoramiento.
La estructura organizacional es la que da orden a una empresa, cuando se habla de orden se refiere a identificar y clasificar las actividades de la empresa, agrupar en divisiones o departamentos, asignar a cada división una autoridad que supervisa, toma decisiones y hace seguimiento, coordinar la estructura para alcanzar los objetivos.
La estructura de la empresa se regirá por la estructura definida cada departamento y sus miembros quienes coordinaran las diferentes actividades relacionándose de manera colaborativa gerentes con empleados, gerentes con gerentes y empleados con empleados.
Para que una estructura organizacional cumpla con su propósito debe, tener objetivos precisos, reales y medibles, definir puntualmente la jerarquía, deberes y actividades de cada persona dentro de la organización.
Una correcta estructura mejorará la operación y productividad a través del orden, control y coordinación, pero el éxito de la estructura depende del sector, tamaño, tecnología, ambiente y otros factores, la organización en línea se caracteriza por quien toma todas las decisiones y responsabilidad del mando es una sola persona el jefe superior distribuye el trabajo a los subordinados quiénes a su vez reportaran solo a él. (Rolando., 2011)
La organización funcional Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones, permite mayor especialización, se obtiene la más alta eficiencia de la persona, la división del trabajo es planeada y no incidental, el trabajo manual se separa del trabajo intelectual. (Rolando., 2011)
(Rolando., 2011) Señala que la organización funcional se trata de la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.
Existen dos tipos de organizaciones que es la informal y formal, la informal se llega a componer de aquel conjunto dinámico de las relaciones personales, las redes sociales entre otras.
La formal es una estructura de autoridad y de responsabilidad, esta funciona a través de un conjunto de políticas ore definidas, procedimientos, cronogramas, etc.
Algo que tienen en común las dos es que tienen como objetivo llegar a una meta, la organización formal trabaja eficientemente para alcanzar el objetivo y la organización informal es la resultante de las relaciones individuales de cada miembro de esa organización, pero las dos tiene en común llegar a un mismo objetivo.
En la actualidad es muy complicado para las personas que son nuevas en temas de contabilidad poder comprender de forma correcta que son los sistemas contables debido a que el medio se encuentra ampliamente globalizado provocando diferentes definiciones que causan confusiones en los que conocen poco al respecto. (evolve-it, 2016)
La contabilidad en una empresa es una herramienta y a la vez un lenguaje de negocios consiste en registrar todas las cuentas de la empresa, así como también las transacciones que son tus operaciones de compra y venta así te permite rastrear tus operaciones y asegurar que no haya problema con el efectivo que ingresa y sale de tu negocio en un tiempo determinado.
Existen personas que piensan que cuando se habla del sistema contable, se refiere a un software de contabilidad o similares, pero en realidad no, si bien es cierto que este software contiene algoritmos que permiten programar un sistema contable, que está compuesto por diversos elementos de información contable y financiera mutuamente relacionados.
El objetivo principal de estos sistemas es apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa u organización, decisiones como pueden ser las futuras para evitar la quiebra del negocio y demás. (evolve-it, 2016)
Los profesionales de la contabilidad tienen bien claro que existen diferentes tipos o sistemas de negocios como: Comerciales, de Servicios, de Consumo, Financieros, de Productos, etc. Cada uno de estos sistemas de negocios requiere de un sistema que le proporcione información contable de utilidad. Por ejemplo, una empresa u organización bancaria requiere de información completamente diferente a la que requiere un sistema de negocio comercial, pues es evidente que cada uno de ellos tiene distintas necesidades financieras.
al diseñar un sistema contable, lo primero que se debe analizar son las necesidades de la empresa u organización y el objetivo del negocio, situaciones que les permiten a los gerentes tomar decisiones y acciones que lleven a la consolidación exitosa del negocio o empresa.
De esta manera, será posible cumplir con las tareas asignadas a través de la implementación de un sistema contable, mostrando así su eficacia y su efectividad en diferentes ámbitos y sistemas empresariales. (evolve-it, 2016)
(evolve-it, 2016) Indica que para un correcto funcionamiento es necesario que el encargado del sistema contable tome en cuenta el giro o actividad del negocio, realizando actualizaciones de mejoras y un detallado sistema contable para así no cometer el mínimo error.
Cuando decimos que la contabilidad lo mismo que es una técnica que un arte estamos refiriendo a la preparación y al conocimiento, así como la experiencia que debe tener el contador público para desempeñar la cabalidad de la misma forma el control público.
No está solo en esto existe una serie de normas de reglas, de alineamientos que nos permiten considerar el desempeño que va a tener como profesional de la información financiera a esto lo conocemos como la estructura básica de la contabilidad.
La contabilidad se encarga de controlar, evaluar, losa recursos con los que cuenta la entidad de manera que sean utilizados adecuadamente y conlleven al logro de los objetivos trazados, y esto debe ser en armonía.
Existen dos objetivos el primero la armonización que todos los usuarios de la información financiera compartan criterios comunes para que la información financiera reúna ciertos requisitos de calidad que les permita tomar decisiones correctas.
El segundo objetivo es hacer coincidir de la mayor forma posible los criterios que se generen como parte de las normas de la información financiera con referencia.
La importancia de la contabilidad en una empresa se trata de asegurar los ingresos y gastos, este control con el fin de poder definir adecuadamente, los servicios o bienes que brinda la empresa, nos permite conocer cuál es el financiamiento de la empresa, su capacidad de endeudamiento de manera que podamos cubrir adecuadamente las deudas con terceros.
Analiza en diferentes periodos la situación financiera como se conoce la contabilidad va a emitir informes o documentos que son conocidos como estados financieros aquellos van a reflejar la situación que tiene la empresa a un momento determinado lo cual va a hacer utilizado por la gerencia por los directivos, de las entidades para que conlleve a una correcta toma de decisiones.
Contribuye a la toma de decisiones, de los diferentes actores económicos es así que con la información que va a brindar la contabilidad, os gerentes, administradores pueden tener basta información y hacer que la contabilidad sea una herramienta poderosa para que ellos puedan determinar y optar por las mejores decisiones.
La forma como organiza los recursos de la empresa es una tarea importante del emprendedor. Se fundamenta en su plan estratégico y en el modelo de negocio que haya elegido. La estructura siempre debe seguir a la estrategia y el diseño debe ser considerado con cuidado. En este vídeo damos guías para pensar sobre la mejor forma de hacerlo.
El correcto diseño de una organización no debe ser el capricho ni la costumbre ni lo habitual un concepto a tener presente en este tema es que la estructura debe seguir a la estrategia la forma como organice a sus colaboradores las relaciones de poder que establezca los sistemas de comunicación el énfasis que da un área debe responder a su plan estratégico y al modelo de negocio que haya diseñado un modelo de negocio es la forma como define atender su mercado de acuerdo a sus características y las capacidades de la empresa.
Se menciona dos alternativas, la primera define cuatro pilares del negocio se determina cual tiene énfasis de acuerdo a la estrategia establezca las conexiones procesos y procedimientos que sean necesarios entre cada pilar.
Innovación de producto: Aspectos relacionados con la oferta de productos y servicios, la forma de diferenciación, como adiciona valor, tipo de segmentos del mercado y capacidades de la empresa para dar vida a lo anterior.
Gestión de infraestructura: Configuración del sistema de valor necesario para producir y entregar la oferta de la empresa, y para establecer y mantener una relación con cada mercado atendido.
Relaciones con clientes: Cómo accede la empresa al mercado y entra en contacto con sus clientes. Como se recoge y usa información del cliente para mejorar las relaciones y ajustar la oferta a las necesidades identificadas.
Finanzas: Considera los ingresos y la estructura de costos. Determina las utilidades o perdidas que genera la actividad. Mide la habilidad del modelo de convertir el valor entregado al mercado en dinero.
El tipo de organización que elija depende se su plan estratégico y modelo de negocio el tipo más común es por actividad se da relevancia a la función, procesos de trabajo, habilidades y conocimientos.
Un esquema también frecuente es organizar los recursos con base en la salida se usa cuando hay un foco fuerte en el producto o servicio es ideal cuando se venden proyectos, cuando un segmento del mercado o un cliente es importante se ordena con orientación a ese segmento cliente.
Cada empresa es un mundo único por esto es frecuente encontrar combinación de estos tipos de organización en la misma empresa pues es de esa forma como mejor implementa su estrategia, en todo tipo de organización se van a presentar barreras entre los grupos.
La idea en toda organización es potenciar las capacidades y trabajar mancomunadamente, para ello es preciso definir roles y responsabilidades para cada integrante de la organización. (Uriarte, 2019)
Perduran en el tiempo
En general las organizaciones se proyectan con una visión que va más allá de un objetivo puntual, ya que hay acciones que deben sostenerse en el tiempo para crear conciencia y provocar un cambio de fondo.
Dinámicas
Si bien las organizaciones perduran en el tiempo, a menudo requieren ajustes para adaptarse a una realidad cambiante, como la que caracteriza a estos tiempos.
Diversos niveles de complejidad
Las organizaciones pueden tener una estructura relativamente simple (por ejemplo: una salita de primeros auxilios), o una estructura muy compleja, con muchos empleados, sucursales en distintos lugares, contadores, abogados, etc. (por ejemplo, un banco).
En toda organización cada persona asume un rol específico asociado a la actividad que se compromete a desempeñar. Esto significa que deben existir algunas personas que determinen previamente cuáles van a ser las tareas que se realizarán y cuáles serán los mecanismos de control, así como quiénes serán los encargados de efectuarlo. (Uriarte, 2019)
Importancia de la organización de una empresa
La organización desempeña una parte fundamental para conseguir el éxito en cualquier gestión empresarial.
Una adecuada organización de la empresa proporciona los métodos para que las tareas se realicen de una manera correcta, reduciendo así los costos, evitando la lentitud y la duplicidad de esfuerzos al determinar las responsabilidades de cada trabajador.
De alguna manera, esto también contribuye a emplear mejor los recursos y medios disponibles. Es preciso, además, conocer lo que implica cada puesto y si acarrea un gasto innecesario.
Todo ello se encuadra dentro de la necesidad de una correcta organización de la empresa.
Permite realizar una utilización más eficiente de los medios de la empresa para que pueda desarrollar tus tareas y actividades en la búsqueda de los objetivos de la empresa marcados.
Esto supone también que haya una mejor coordinación entre las distintas escalas de la compañía, y un mayor control sobre el trabajo del personal.
Una buena organización empresarial permitirá a las compañías conseguir unos mejores resultados con los recursos disponibles, disminuyendo los costes y mejorando los plazos de ejecución de los proyectos. (García, 2018)
(García, 2018)Sin lugar a dudas, la importancia de la organización empresarial ocupa un lugar preferente en cualquier negocio, porque en definitiva establece el diseño, estructura y procesos necesarios para alcanzar las metas que se propongan, disminuyendo los esfuerzos y aumentando la productividad, siempre de una manera lo más eficiente posible.
La importancia de su función en la competitividad de la organización prácticamente garantiza que los administradores que comprenden el diseño organizacional, y sean hábiles en él, tendrán mayores oportunidades de crecimiento en su organización
Estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. (Salcedo Valiente, 2016)
La organización es un producto humano y como tal, nunca sería perfecta, pero sí perfectible, es decir, susceptible de perfeccionarse. Toda organización debe de estar encaminada a un fin.
Organizar por organizar no tiene sentido. La palabra organización proviene del griego Órganon que significa instrumento. De hecho, la organización nos da idea de instrumento.
Consiste en el diseño y fijación de las estructuras, procesos, funciones, responsabilidades, métodos y técnicas que ayudan a simplificar el trabajo.
Con el propósito de obtener la maximización de los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos, para la realización de los fines que la empresa persigue. (López, 2014)
(López, 2014) la etapa de la organización es una de las partes esenciales de una empresa, porque tiene uno de los puntos de enlace para construir las mecánicas de la administración, en donde se especifican las funciones y actividades con base que sea conveniente especificar las relaciones de autoridades, responsabilidades, y las obligaciones entre las funciones
La organización como componente del proceso administrativo
Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes,(expansión, contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización
Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. (Yesenia, 2013)
Para muchas personas la contabilidad no es vista más que una obligación legal, algo que debe llevarse porque no hay más remedio, ignorando lo importante y lo útil que puede llegar a ser.a contabilidad, quizás es el elemento más importante en toda empresa o negocio, por cuanto permite conocer la realidad económica y financiera de la empresa, su evolución, sus tendencias y lo que se puede esperar de ella.
La contabilidad no sólo permite conocer el pasado y el presente de una empresa, sino el futuro, lo que viene a ser lo más interesante.
La contabilidad permite tener un conocimiento y control absoluto de la empresa. Permite tomar decisiones con precisión.
Permite conocer de antemano lo que puede suceder. Todo está plasmado en la contabilidad. (Gerencie., 2017)
Dentro de cada organización es imprescindible contar con un departamento de contabilidad, este departamento es vital y por lo general se encuentra en medio de todo esquema organizacional por lo que, ya sea una empresa de venta de bienes o servicios se necesitan registros físicos para poder validar dichas ventas, donde adicionalmente el departamento de contabilidad es el encargado de mantener el registro de toda aquella actividad empresarial que involucre entrada y salida de dinero de la compañía. Para esto se necesita llevar un registro ordenado de toda aquella transacción realizada, para poder presentar estados financieros con los saldos correctos de cada una de las cuentas que lo conforman.
El departamento de contabilidad posee varios aspectos importantes ya que desempeña distintos roles dentro de una organización, desde llevar un control estricto de las cuentas de los estados financieros, hasta ayudar a la toma de decisiones importantes al directorio de la compañía, es por eso que la contabilidad en la organización puede tener varios puntos de vistas en la que puede ser analizada.
La contabilidad dentro de un análisis de su rol de manera operacional es la aplicación de procedimientos y normas contables internacionales que mediante métodos otorga soluciones y que gracias a sus técnicas, y principios presentara una información con mayor objetividad para que el funcionamiento de la compañía sea el correcto según lo establecido por los entes reguladores.
Es por esto que se establecen manuales de procedimientos y de procesos para el cumplimiento de los objetivos que se han establecido a través de la operación diaria del departamento.
La contabilidad nos proporciona información relevante de cualquier entidad que se encuentre en cualquier mercado, dicha información es revelada en los distintos tipos de estados financieros que se presentan, entre los principales a tomar en cuenta son: el estado de situación financiera, estado de resultado integral, y el estado de flujo de efectivo.
Entonces la contabilidad como sistema de información es un conjunto de técnicas que otorga datos validos luego de la debida clasificación y registro de las operaciones económicas que toman lugar en la compañía como por ejemplo la información de la composición del patrimonio de la compañía.
La contabilidad ayuda a una organización en la creación de estrategias por parte de los directivos, por eso se puede denominar contabilidad administrativa. Esto se da lugar en el momento de la interpretación y comunicación de la información financiera hacia el gobierno corporativo, en donde podemos encontrar herramientas que de ser utilizadas de manera correcta y eficiente hará que la organización sea productiva, que posea más competitividad, y mayor rentabilidad dentro de un esquema de crecimiento sostenido por el buen liderazgo del directorio.
La contabilidad juega un papel importante en la planeación porque ayuda a hacer frente a los diversos cambios que se pueden dar en el mundo de los negocios por distintos motivos como lo son los cambios en la tecnología, la economía mundial y la globalización, por lo tanto en la planeación se podrán establecer estrategias para poder adaptarse al mercado.
Por otro lado, dentro del aspecto operativo nos va a ayudar a diseñar acciones que nos van a permitir alcanzar los objetivos como ejemplo se elabora el presupuesto y se analiza el modelo de costo que mejor favorezca a la compañía, que son herramientas que ayudan a la dirección a la planeación operativa y estratégica de la compañía.
A través de la contabilidad, las empresas que desean mejorar constantemente van a analizar mediante costos y gastos alcanzar una mayor eficiencia y eficacia en la administración de los recursos para la mejora continua dentro de un mercado mundial exigente, en donde se busca una calidad total por esto se necesita tener un mejor control en la medición de los resultados para ser comparados y analizados con los presupuestados previamente y determinar las variaciones que puedan existir.
El aspecto de la contabilidad en la organización posee ventajas tales como:
El aspecto de la contabilidad en la organización puede enfrentarse ante situaciones de índole negativas o desventajas ya sea internas o externas tales como:
El bajo control de supervisión de la contabilidad también puede afectar en casos como ejemplo la organización comienza los planes de expansión por ende se necesita la delegación de nuevas responsabilidades y el reconocimiento de nuevos procesos, en donde la coordinación de tales puede verse de forma complicada.
Desde un punto de vista global, la contabilidad en las organizaciones constituye una herramienta de suma importancia para que los directivos puedan, por una parte, administrar cada una de las actividades o áreas funcionales de las que son responsables, y, por la otra, coordinar las actividades o funciones dentro de la estructura organizativa.
Por ende, la contabilidad es como un valioso dispositivo de la normalización de los resultados, uno de los mecanismos de control con que cuentan las organizaciones para coordinar su trabajo. Hoy más que nunca, necesitan una visión sistémica de sí mismas en interacción constante con ese mercado globalizado, estructuras de costos optimizadas, unidades de producción especializadas y la obtención de economías de integración en lugar de economías de escala. (ULA, 2007).
Las organizaciones son la expresión de una realidad cultural, que están llamadas a vivir en un mundo de permanente cambio, tanto en lo social como en lo económico y tecnológico, o, por el contrario, como cualquier organismo, encerrarse en el marco de sus límites formales. En ambos casos, esa realidad cultural refleja un marco de valores, creencias, ideas, sentimientos y voluntades de una comunidad institucional.
Ciertamente, la cultura organizacional sirve de marco de referencia a los miembros de la organización y da las pautas acerca de cómo las personas deben conducirse en ésta. En muchas ocasiones la cultura es tan evidente que se puede ver la conducta de la gente cambia en el momento en que traspasa las puertas de la empresa.
El entorno en que se desenvuelven la mayoría de organizaciones empresariales obliga a sus dirigentes a incrementar la flexibilidad operativa de su organización y adaptarse con rapidez, a los cambios y paradigmas contables con el propósito de lograr la mayor eficiencia o performance. (GESTIOPOLIS)
El contador público gerencial, tiene que pasar a ser un pilar clave en la correcta medición del desempeño empresarial, en la toma de decisiones de la alta gerencia y en el desarrollo de estrategias de la empresa, para que la ayude, no sólo a sobrevivir sino a generar ventajas competitivas, en un mundo de negocios globalizado, cada vez más creciente y hostil.
(GESTIOPOLIS) Porque, además de ser una función de extrema importancia, para cualquier organización empresarial, enfrenta tremendos retos, como por ejemplo los cambios tecnológicos y la intensificación de la competencia internacional. Los dirigentes y ejecutivos empresariales, se encuentran actualmente en el proceso de buscar nuevas maneras de administrar y dirigir sus empresas. Sin embargo, no es solamente la magnitud de los cambios, lo que causa problemas a las organizaciones, sino la velocidad creciente con que éstos están transcurriendo.
De hecho, los sistemas de Contabilidad Gerencial, surgieron para proveer información, dar apoyo a la dirección y control de las empresas, y para promover la eficiencia en la organización.
Los avances de la contabilidad gerencial, están ligados al movimiento de dirección científica. Para promover el empleo eficiente de la mano de obra y materiales, se establecieron estándares físicos, como el nivel de mano de obra y materiales, que a su vez son fácilmente convertibles en costos.
Los entornos de la Contabilidad Gerencial, no sólo comprenden los costos totales y los resultados financieros, sino principalmente los análisis de la actividad operativa empresarial, tales como la cadena de valores que es el conjunto de actividades interrelacionadas, creadoras de valores y que en los procesos de producción van desde la obtención de las materias primas, hasta el producto terminado a entregarse al consumidor, con lo cual se tienen la opción de reforzar aquellas actividades que produzcan un mayor valor agregado y eliminarse las que no lo dan. En este contexto, se considera a cada compañía como parte de la cadena de actividades, creadoras de valores. (GESTIOPOLIS)
La creación de conocimiento y la gestión de información son factores que predominan entre los directores de una organización como fuentes de mayor competitividad. Las estrategias relativas a la información pueden tener una profunda influencia en la creación y destrucción de competencias nucleares1 que sustentan la ventaja competitiva. El efecto de la capacidad de procesamiento de información sobre los recursos y competencias para realizar actividades y procesos empresariales transforma la manera como las organizaciones construyen sus relaciones con los demás agentes en su red de valor2 (Johnson, Scholes & Whittington, 2007).
Cada organización es única (Hitt, Hoskisson & Ireland, 2001) en la medida en que posee diferentes recursos (físicos, humanos y capital organizacional) y capacidades, lo cual implica la obtención y uso diferenciados de información para sus propios propósitos. La información empresarial (incluyendo la contable) no sólo se genera para el cumplimiento de marcos normativos, sino para provecho de la organización.
El análisis de información contable es un punto importante para el análisis de estrategias de negocios, al permitir entender el sistema económico cuantitativo y cualitativo de una empresa. El análisis de informes financieros permite identificar los generadores de ganancias y riesgos claves en la compañía. Es posible conocer entre otros factores, la satisfacción de las expectativas de rendimiento, las razones de sus resultados, la administración de liquidez y solvencia, la estructura que soporta la operación y la valoración del negocio. Así mismo, por medio del análisis de información financiera y no financiera producto de los sistemas de información contable es posible entender las estrategias de negocios seguidas por la empresa. La estrategia de cada empresa para competir, que supone efectos sobre la información, es la manera como cada organización decide hacer parte de un mercado.
Según Michael E. Porter (1980), esa estrategia puede ser explícita o implícita, pero siempre hay una estrategia con distintos énfasis y profundidades. De allí la importancia de que el proceso administrativo se apoye en la planeación estratégica entendida como la labor de la administración que permite (Munch, 2005) previsión de escenarios futuros y determinación de resultados que se pretenden obtener mediante el análisis del entorno y la información interna para minimizar riesgos, con la finalidad de optimizar recursos que permitan la obtención de los propósitos de la organización. Sin duda, la estructura de la información contable y su cultura de uso serán un factor diferenciador, generador de competitividad.
El concepto de alineación se fundamenta en el logro de la visión, misión, estrategia y objetivos que la organización se plantea en el corto, mediano y largo plazo; se requiere la sincronización efectiva de los esfuerzos de las unidades de negocio, departamentos y procesos independientes. Este enfoque no debe ser visto como una meta, sino como un proceso continuo constante, oportunidad en el re-enfoque y el re-alineamiento, lo que garantizará excelencia organizacional (Reynoso & Chavarría, 2007). Este concepto de alineación estratégico es fundamental, ya que les permite a los gerentes, jefes y supervisores de cualquier nivel de la organización la capacidad de:
La contabilidad financiera ha sido utilizada como un requisito legal que hay que cumplir y que normalmente sirve para soportar la presentación de declaraciones de renta (Rueda & Rodríguez, 2008). Igualmente, el tipo de regulación que se sigue en Colombia, de nuevo desde lo financiero, sigue siendo determinada o al menos influenciada por una visión legalista de la información (TascónFernández, 1995), en la cual la contabilidad da cuenta de las relaciones jurídicas que ocurren una vez se presenten figuras como la liquidación o la quiebra.
En esa medida, es indispensable que las organizaciones empiecen a percibir que lo contable no sólo son requisitos de ley, sino que su contenido –regulado o no– les aporta elementos importantes para su fortalecimiento y gestión creciente. Si bien se advertía en el comienzo del documento que el uso de la información contable está condicionado o limitado al perfil gerencial, es importante que se comprenda que la toma de decisiones implica contar con una serie de datos y de información relevante que la contabilidad financiera, gerencial e incluso de control aporta a las organizaciones.
La información contable de diversos órdenes no puede ser vista como subsistemas complejos y aislados. Los Planes Únicos de Cuentas han generado que las empresas, sin importar su tamaño lleven el mismo PUC. Varias experiencias mundiales han propuesto exitosamente la adopción de prácticas simplificadas cuando así se requiera y no como ocurre actualmente en el país.
Pero a la vez deben procurarse caminos para que la información contable se integre y contemple algunas prácticas básicas de control (interno y externo) así como de legitimidad y transparencia que le den a la gerencia visiones integrales sobre el negocio para mejorar las herramientas para la toma de decisiones. (Rueda, 2009).
Como se planteó en las secciones iniciales del documento, la organización no sólo requiere saber y conocer su pasado sino también proyectar su futuro. Para ello, por ejemplo, es preciso incluir algunos criterios de medición, provenientes de las finanzas, que cualifiquen y den otro sentido a la información de los estados financieros. (Chacón)
Así, por ejemplo, las empresas nacionales evalúan los resultados de su desempeño financiero, a partir de un resultado que incluye criterios de valoración que no necesariamente corresponden a su situación financiera. La calidad de las utilidades a distribuir (Federación Europea de Expertos Contables, FEE, 2007) dependerá no sólo de la generación misma de utilidades sino del efecto que esas distribuciones tengan en el futuro en el sobreendeudamiento o solvencia de la empresa. Entonces, la sostenibilidad de los negocios no depende sólo de las utilidades obtenidas o acumuladas, sino de las condiciones que en el futuro se den para su utilización.
La proyección contable no sólo en temas estratégicos, sino en asuntos financieros y contables propiamente dichos, es fundamental para operar en ambientes cada vez más complejos y competidos. La organización afina una serie de señales que le permiten reaccionar, oportunamente (Gonzalo, 1981) ante cambios en las información contable y administración estratégica / g. rueda, m. arias / 263 condiciones económicas que repercutan en su estructura financiera. (Chacón)
Derivado de las lógicas anteriores y de la necesidad de proyección, la empresa debe contar con información contable para operar en ambientes de incertidumbre e irracionalidad limitada (por ejemplo, con buenos sistemas de costos y de distribución de costos). Aquí, el componente clave de la información es el riesgo, entendido éste como la probabilidad de que el valor esperado de un portafolio o inversión (valor de una empresa) o de un flujo de caja, sea menor que su valor esperado o proyectado.
El riesgo se suele asociar con la volatilidad y, a su vez, con la varianza (Universidad Nacional de Colombia, Centro de Investigaciones para el Desarrollo, CID, 2004a). En la medida en que la información contable permita proyectar los niveles de incertidumbre en diferentes escenarios, se podrán proyectar los planes de contingencia que conduzcan a minimizar resultados adversos y, en consecuencia, a maximizar la competitividad.
Las prácticas de control contemporáneo permiten que el negocio oriente sus esfuerzos hacia guías estratégicas y pueda ajustar sus esfuerzos conforme se producen cambios en las variables incluidas en la planeación. Así, por ejemplo, el control interno (COSO, 2003) centra su esfuerzo en la identificación, administración y control de riesgos de negocio, es decir, en aquellos asuntos que desvíen a la organización de sus intereses estratégicos. (Chacón)
En esa medida, el control se convierte en la parte del proceso administrativo que retroalimenta la gestión de la entidad y potencia sus resultados y su capacidad de legitimidad social y de información transparente a los usuarios que componen la organización entendida como coalición de intereses (Rueda, 2002). También es una manera de anticipar el cambio y potenciar la participación en el mercado, para liderar condiciones privilegiadas frente a la competencia.
Como podemos analizar la contabilidad dentro de un aspecto organizacional es imprescindible porque es importante para la planeación y creación de estrategias para establecer un camino a la calidad que el mercado requiere y tomar las decisiones correctas, porque la información que se recauda a partir del análisis que se hace mediante la contabilidad va a ayudar a facilitar que decisiones el gobierno corporativo puede seleccionar para poder posicionarse en el mercado siendo competitivo.
El aspecto organizacional de la contabilidad puede entenderse como la importancia que desempeña este departamento dentro de la compañía y cuál es su función dentro de la misma, por lo que se puede considerar que es de suma vitalidad por diversos motivos expuestos en el desarrollo de este artículo, así como también se puede considerar que la importancia es tanta que, va a ayudar a la organización a poder establecer estrategias para salvaguardar sus activos, así como también el patrimonio de la compañía y que al no considerar estos aspectos importantes puede ocasionar la acción contraria a lo antes mencionado.
Gracias a esta disciplina es posible que se determine de una forma exacta y eficaz todos los estados contables, contando con acceso real a los resultados financieros, esto nos deja claro que la contabilidad es un pilar fundamental en la administración de la compañía.
Se puede concluir que desde el principio de tiempos memorables el hombre, en general, se ha visto en la necesidad de llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se realizan ya sea en pequeña, mediana o grande empresa. Por lo que se ha usado diversos medios para lograr su fin. En principios, se lo realizaba en procesos muy simples a partir de planteamientos acordes a la época pero a medida que el tiempo ha transcurrido, y por los cambios, el avance tecnológico y las exigencias de los mercados, los procesos y técnicas contables han tenido que adaptarse y por lo tanto evolucionar.
Actualmente, podemos afirmar que los procesos de contar y registrar se desarrollan de una forma menos complicada por la ayuda del contador especialista y los sistemas contables existentes en la actualidad, los cuales también son de suma importancia dentro de los procedimientos de los registros y controles, sin embargo, es preciso aclarar que toda contabilidad siempre estará regida por leyes locales y normas internacionales como lo son las NIC.
Con respecto al papel que juegan los sistemas contables, estos mismos van a ser de gran ayuda dentro del aspecto organizacional de la contabilidad, ya que este, a través del registro de toda transacción conforme a las normas va a lograr determinar información con estadísticas relevantes que puede marcar un rumbo en la organización y que adicionalmente ayudará a presentar toda documentación, reportes y formularios que son requeridos por parte de los entes reguladores, dando cumplimiento a las normativas locales y minimizando riesgos.
Por último, la contabilidad dentro de la organización va a ayudar a la dirección a evaluar y analizar el desempeño de cada función que las personas tengan a su cargo y así verificar el cumplimiento de los objetivos que se establecieron antes de comenzar el periodo, y que, numéricamente se puede analizar también las variaciones de los presupuestos versus lo real incurrido en el periodo.
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