Observatorio Economía Latinoamericana. ISSN: 1696-8352

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INVENTARIOS Y SU INCIDENCIA EN EL COSTO DE VENTA DE LA EMPRESA VJ FEBRE

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INTRODUCCIÓN

El tema propuesto radica en la importancia que tienen los inventarios en los resultados de la empresa VJ FEBRE que se dedica a la producción y venta de fotocopiado, diseño, producción y realización de arte, siendo su principal rubro de inventario los materiales para la producción de los servicios, exponiendo en el presente trabajo la problemática sobre la falta de control del material utilizado, el desperdicio y el que se vuelve a ingresar a bodega para futuras producciones.

En base a esta temática se desarrollaron los siguientes capítulos, con la finalidad de ampliar el desarrollo de la investigación a fin de poder determinar los hallazgos y recomendaciones a seguir.

DESARROLLO

En relación con el problema de investigación se traza como objetivo general Analizar los inventarios y su incidencia en la determinación del Costo de Venta
Y como objetivos específicos:

• Analizar el flujo de inventario de materiales en la empresa
• Determinar la cantidad de desperdicio y merma que se encuentran en el proceso
• Desarrollar los procedimientos necesarios para disminuir los costos por inventario

La idea a defender de la investigación es:

Los inventarios inciden en la determinación del costo de venta.

Inventario

El inventario o stock, en términos comunes es considerado como el tema central en la gestión de materiales. La tasa de rotación de inventario (ITR) es un barómetro de rendimiento de la función de gestión de materiales, en el término generalmente entendido, inventario significa un stock físico de mercancías almacenadas para satisfacer la demanda anticipada. (Muller, 2015)

Modelos de inventarios

Al describir las diversas formas de inventario como son de materia prima, productos en proceso y productos terminados, desde el punto de vista operativo, también existe la demostración numérica de inventarios que realizan las organizaciones.  A continuación, se detallan los siguientes modelos:

• Método ABC de control de inventario: Con base a la clasificación típica, (…) parece razonable que las empresas pongan más atención en el control de los artículos de mayor valor.  Esto se puede lograr si se les clasifica en categorías A y se revisan con más frecuencia.  Es posible que los artículos de categorías B y C requieren revisiones cada vez menos rigurosas y oportunas (Horne, 2012, p.269).
• Cantidad de orden económico: Cantidad de artículos del inventario que se deben ordenar para reducir al mínimo los costos de inventario en el periodo de planeación de la empresa (Horne, 2012, p.270).

• Justo a tiempo: Según Sistema de administración y control de inventario en el cual los inventarios se adquieren e insertan en la producción en el momento preciso en que son requeridos (Horne, 2012, p.276).

Control de Inventario

El control de inventario es el proceso de asegurar que las piezas y los productos permanezcan en stock para evitar escasez, exceso de existencias y otros problemas costosos. El control de inventario puede ser sinónimo de gestión de inventario, pero en realidad es un poco diferente de la gestión de inventario. (Render, Hanna, & Stair, 2016). El control de inventarios es necesario para que se pueda determinar cuánto es lo que invierte la empresa y cuanto es lo que genera dicha inversión, siendo el inventario el activo más importante en una empresa productora.   La cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes. La falta de control de inventario puede contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Al tratarse de una empresa de retail, el comerciante pierde la utilidad bruta de este artículo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer un artículo del inventario) podría en casos extremos, hacer que se detenga la producción.
Por el contrario, si una empresa mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y pérdidas. La conclusión debe ser que la administración habilidosa de los inventarios puede hacer una contribución importante a las utilidades mostradas por la empresa.

Cuentas por cobrar clientes.

La cuenta por cobrar cliente es muy usada por las empresas que hacen ventas a clientes potenciales o clientes que deciden comprar a crédito ya sean mercaderías o servicios que oferta la compañía. Por eso en el libro Contabilidad Intermedia se expresa lo siguiente: “En la cuenta cliente se registra los aumentos y disminuciones derivados de la venta de mercaderías o la prestación de servicios única y exclusivamente a crédito ya sean documentados o no. Se refiere a lo que constituye la actividad principal de la entidad; por ello se dice que esta cuenta representa el derecho de la entidad a exigir a sus clientes el pago de su adeudo por la venta de mercaderías o la prestación de servicios; es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado y, por los tanto, es un activo.” (Romero López, 2014, pág. 170)

Manejo de materiales.

El costo planificado de los materiales y partes debe de ser el precio estimado de factura menos cualquier descuento sobre compras, más los fletes y cargos por manejos asociados con la entrega de los artículos por los proveedores. Con frecuencia, resulta impráctico identificar los costos de transporte con los materiales y partes específicos, por lo tanto, el precio planificado de compra a menudo es el costo neto de las materias primas y el transporte, siendo los costos de manejo planificado y presupuestados por separado. (Rivera, 2015.183). La administración correcta del manejo de inventario permitirá reducir el tiempo de ejecución en las actividades de recolección, almacenamiento, entrega, despacho, entre otros. También permitirá almacenarlos de manera correcta para utilizar el equipo adecuado para su traslado y determinar cuáles son los que se requiere cuidado y son más frágiles para evitar mala manipulación que generan pérdidas para la compañía.  Con relación a esto, se describen los principios del buen manejo de materiales.

Mermas

Se refiere al material que se evapora, se escoge, se contrae como consecuencia esperada y conocida del proceso productivo; como líquidos que pasan por líneas de producción y por su naturaleza se evaporan. (Cuevas, 2001, pág. 105)
Es inevitable tener mermas en una empresa productiva debido a que existe material que no es transformado, sino que se consume en la etapa de proceso, lo cual genera pérdidas para la empresa, a lo cual se define como merma.  Sin embargo, al realizar un control adecuado de las mermas se pueden disminuir el mal uso y desperdicio innecesario, con la finalidad de minimizar pérdidas para la empresa.

Desperdicio de producción

Son materiales que surgen de forma inevitable durante la fabricación de los productos principales como resultado del tratamiento de los solventes. Los desperdicios no tienen ningún valor monetario ni beneficio posterior, por lo que su pérdida la soportan los productos que ya fueron fabricados.  “Los productos defectuosos, pueden establecerse ciertos límites de tolerancia, y esta la pérdida es llevada a cuenta de resultados” (Fullana Belda & Paredes Ortega, 2008, p.143).
Un desperdicio es, también, una pérdida de valor de las existencias del almacén, lo que provoca una diferencia entre las existencias reales y las existencias contabilizadas. La diferencia entre el desperdicio y la merma es que el desperdicio tiene un valor de reventa mientras que la merma no.
Es decir, tanto el desperdicio como la merma son pérdidas en las existencias; sin embargo, el desperdicio tiene un valor de reventa (es decir, la existencia puede ser vendida a un precio menor, aunque tenga ese desperdicio), mientras que la merma no (una existencia con una merma no puede ser vendida).A continuación, se presenta una tabla representativa de los indicadores de liquidez:

Inventario y los Estados Financieros

El inventario es un activo y el saldo final debe ser reportado como un activo corriente en el balance de la empresa. El inventario no es una cuenta de resultados. Sin embargo, el cambio en el inventario es un componente en el cálculo del Costo de Bienes Vendidos. (El Costo de Bienes Vendidos se considera un gasto y se resta de las Ventas en la declaración de ingresos de una compañía). Algunas declaraciones de ingresos mostrarán el cálculo de Costo de Bienes Vendidos como Inventario Inicial + Compras Netas = Bienes Disponibles – Inventario Final. En esa situación, el inventario inicial y final aparece en la cuenta de resultados. (Muñoz, 2016)
El control del inventario es una herramienta para para saber las entradas, salidas y saldos de dichos activos corrientes de las empresas; existen varias modalidades de entradas, igualmente varias modalidades de salidas; todo lo cual debe estar adecuadamente controlado para tener unas existencias en condiciones de ser presentadas en los estados financieros de la empresa.

Rotación de inventario

Es el indicador que permite saber el número de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido). La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías vendidas en el periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo (Suárez Gallegos, 2012, p.34).

Coste mercancías vendidas/Promedio inventarios = N veces.

La rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir, en venderse. Entre más alta sea la rotación significa que las mercancías permanecen menos tiempo en el almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de los inventarios.

METODOLOGÍA
La metodología que se utilizó fue la descriptiva, debido a que fue preciso detallar las actividades del área de inventario, de esta manera se pudo percibir que el método de observación tenía relación con el tipo de investigación. La descripción que se realizó, fue de las actividades efectuadas en las áreas de inventarios, bodega, facturación, despacho y control de calidad.

Tipo documental

En esta clase de investigación existen varios procesos que se requirió revisar reportes, movimientos y entre otros documentos que sustentaban las operaciones que se efectuaron.  Por tal razón, este tipo de investigación respalda las acciones que se efectuaron por parte del investigador al interior del área de inventario, así como también, se revisó los Estados financieros en los cuales se verificó las cuentas que afectan la operativa del área que se asistió.

Tipo Campo

Esta permitió tomar datos de forma directa en el lugar de los hechos, a través del uso de los instrumentos como la entrevista y la encuesta, de esta manera, se pudo ampliar la comprensión sobre la situación actual de la empresa.

RESULTADOS

Análisis de los Estado de Resultado Integral 2017-2018

• Los ingresos decrecieron en un 7%, principalmente porque salió de la cartera de clientes la empresa CDK Consulting, provocando una caída en sus ingresos.
• Los costos de ventas se redujeron con relación al año anterior en un 15% esto se debe a que se establecieron contratos estratégicos con proveedores lo cual favoreció la reducción de costos.
• Los gastos administrativos se incrementaron en un 51%, por la contratación de dos nuevas personas para el área administrativa y un motorizado.
• Los gastos de ventas se redujeron en un 30% producto de la cancelación de regalos promocionales a clientes.
• Hubo una importante reducción en el rubro de otros ingresos, porque se cancelaron las ventas a crédito con interés.
• Por lo anterior explicado, la utilidad neta bajó en un 33% con relación al año anterior.
• Los costos que se estiman son de forma global y en base a una distribución equitativa.
• No se evidencia devolución de material que sobre y se lo reingrese a la bodega.
• No se evidencia que el material utilizado sea un reingreso o es nuevo

VJ FEBRE no mantiene un control real de sus inventarios en bodega a falta de organización de las áreas, por lo que se procedió a realizar el levantamiento de información, encontrando así mercadería en mal estado y descontinuados. En el ejemplo que proporcionó VJ FEBRE al momento de realizar la investigación, fue tomado por la realización de 3 productos: Gigantografía, Empaques y Panfletos, para lo cual se utilizó el movimiento de egreso de materiales en la cantidad requerida de cada artículo

En el ejercicio efectuado, existe una variación positiva de costos en lo que respecta a Gigantografías del 3.38% y en los empaques de 0.57% que representa ahorro para la empresa.  En los panfletos no hubo ajustes por realizar por tal motivo la variación es 0%.

La disminución en el Costo de Venta del -0.08% genera efecto en el rendimiento de $29.09 dólares, los mismo que serán considerados en la Utilidad antes del Impuesto a la Renta y de la misma obtendremos la Utilidad Neta del $22.69 dólares.
Se hace observación al impacto que genera un mejor control en el inventario para poder así cuantificar el porcentaje y mejora en el reúso de la materia prima, esta variación afecta en el costo de Venta en el resultado. Este impacto se debe valorizar con la elaboración de una política con su respectivo proceso, con esta implementación se optimiza los recursos de la compañía VJ FEBRE.
Podrá parecer insignificante dicha variación, pero hay que considerar que apenas es un emprendimiento con 8 empleados y que con el tiempo no dudamos que crecerá a mayor escala, siendo que dicha variación podría llegar a ser considerable en sus rendimientos y toma de decisiones.

CONCLUSIONES
El área de inventarios juega un papel muy importante en la empresa VJ FEBRE, es por eso que se deben fortalecer sus controles, sus políticas contables, minimizando las pérdidas.  En base al trabajo se concluye: 

• La empresa VJ FEBRE ha crecido en su actividad, por tanto, los recursos y su producción han incrementado, restando cuidado al manejo de la materia prima que es su principal bien para la producción de los servicios que ofrece.
• Se evidenció que no existe una adecuada capacitación del personal responsable de la administración de la bodega y la responsabilidad que conlleva los faltantes y sobrantes de mercadería en los resultados de la empresa.
• En las entrevistas se identificaron los principales rubros que generan ingresos a la empresa, sin embargo, se identificó que no se optimiza el material ni tampoco se notifica los reingresos ocasionando que la existencia del inventario físico difiera de lo contable.
• La empresa realiza actualmente un inventario inicial de mercadería al inicio del periodo y otro al final cuando termina el año, lo cual se evidenció que hace falta más control por la manipulación de varios colaboradores en la bodega sin conocimiento de cuál es el material que deben tomar primero.
• VJ FEBRE carece de un recorrido sobre el proceso que tienen que realizar en cada proceso de ejecución de los servicios que ofrece, por lo tanto, se evidenció que el personal elabora los servicios en base a explicaciones teóricas, pero sin conocer las partes críticas de los procesos que ejecuta.
• Se concluye que la empresa no dispone de una metodología de manipulación de materiales en la bodega, que se encuentre plasmado en una política interna como parte del proceso que debe ejecutar el personal, con la finalidad de que exista un adecuado manejo y reducción de errores en la gestión de inventario.
• Se logró revisar los materiales que aún permanecen en la bodega si ser dados de baja en la contabilidad, así como en el espacio físico que ocupan al interior de la bodega, esto ocasiona que existan valores cargados de más que no van a representar ningún ingreso para la empresa y que se mantiene como inventario inmovilizado, afectando la rotación del inventario.
• Se elaboró una lista de los materiales que se deben dar de baja ya sea por mal estado o porque ya se encuentra descontinuado, para tal efecto, la labor que se desarrolló fue cuantificar las unidades y determinar los valores por medio del último valor registrado en libros.
• Se evidenció los registros que ejecutan al determinar los costos por cada servicio que ejecutan, pero no existe control ni registros sobre el material que el personal lo vuelve a ingresar a la bodega para su posterior rehuso, esto causa confusión al momento de determinar el saldo real del inventario en un periodo determinado, así como el costo real por cada servicio.
• Se realiza los ajustes para el año 2018, evidenciando la fluctuación que existe al tener una mejora en el rendimiento financiero.
• Se hace observación al impacto que genera un mejor control en el inventario para poder así cuantificar el porcentaje que se optimiza en el rehuso de la materia y a su vez la variación que existe en el Costo del Venta en el Estado de Resultado, dejando constancia que existe un mayor rendimiento en la utilidad.

RECOMENDACIONES
De acuerdo a la metodología trazada en este proyecto de investigación es importante que la empresa VJ FEBRE siga las siguientes recomendaciones:

• Se realice un arqueo inicial del inventario que dispone en la bodega, desechando la mercadería obsoleta que no se utiliza para poder tener un punto de partida con el cual se va a manejar un inventario más real.
• Reorganizar las funciones de los colaboradores de tal manera que se establezcan responsables en las áreas críticas como el manejo de materia prima, así como empezar a estipular procesos con la finalidad de optimizar las actividades del personal y ahorro de los recursos de la empresa.
• VJ FEBRE debe identificar las destrezas del personal que dispone actualmente y delegar la responsabilidad de control y organización al colaborador más idóneo previamente con una capacitación del objetivo de la función y los resultados que se espera de su gestión.
• Incorporar un documento que indique los reingresos a bodega por: material sin utilizar o material para reingreso / rehuso.
• Para la empresa VJ FEBRE se recomienda utilizar el método FIFO para la salida de mercadería y evitar que se desordene la existencia, y así mismo mejorar los resultados de la empresa ya que se va a determinar el costo del servicio mediante valores reales.
• Al momento de realizar la investigación se recomendó un recorrido de proceso de los servicios de los cuales se levantó información, de tal manera que se maneje un esquema similar para la totalidad de los servicios que ofrece, eso garantiza que la empresa trabaja con lineamientos internos y respetan la secuencia de los procesos para que no exista desgaste de recursos entre un proceso y otro.
• Se considera levantar la información respecto del proceso que manejan en el área de inventario, y proceder a mejorar las falencias encontradas en los procesos para efectuar, implementar y controlar el manejo de inventario, con la finalidad de optimizar las acciones respecto del ingreso y egreso de materiales de la bodega.
• Se recomienda que cada cierto periodo de tiempo se establezca como política levantar la información de aquellos ítems que se encuentran descontinuados o en mal estado con la finalidad de que se den de baja en los registros contables, y así evitar que se eleve el valor de inventario y el activo inmovilizado crezca afectando el análisis de la rotación de inventarios, lo cual afecta a la imagen de la empresa.
• De forma mensual el encargado de la bodega efectúe un listado de los materiales descontinuados o en deshuso de tal manera que se reporte hacia el área contable identificando cada ítem y a su vez se den de baja de la contabilidad para no sobrecargar valores en los inventarios.
• Se incluya en la operativa diaria de los colaboradores de VJ FEBRE que sea responsable de la bodega de inventario, que se registre de forma diaria (de ser el caso) en el reporte de movimiento de ingreso los materiales que se están devolviendo a la bodega, de tal manera que la actividad se ejecute en el mismo día y evitar retrasos que afectan a los registros contables y resultados de la empresa.
• Realizar los Ajuste respectivos en cada asiento al momento del reingreso de la materia prima, para que quede constancia lo existente en físico, así como en libros. Esto ayudara a poder un mejor control de inventario y valores reales en la Contabilidad.
• Realizar el respectivo análisis de los costos de ventas en el Estado de Resultados Integrales de la compañía VJ FEBRE, para dejar constancia el impacto significativo que tendrá en la utilidad la reutilización de la materia prima si se  implementan el correcto y detallado control del inventario masificando dicha utilidad.

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*Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil Facultad de Administración Carrera de Contabilidad y Auditoría Av. De las Américas. Apartado postal 11-33. Guayaquil-Ecuador katystef@hotmail.com
** Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil Facultad de Administración Carrera de Contabilidad y Auditoría Av. De las Américas. Apartado postal 11-33. Guayaquil-Ecuador pramirezy@ulvr.edu.ec

Recibido: 30/08/2019 Aceptado: 20/12/2019 Publicado: Diciembre de 2019

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