Observatorio Economía Latinoamericana. ISSN: 1696-8352

VANTAGENS E DESVANTAGENS EM IMPLANTAR O OUTSOURSING NO SETOR DE COMPRAS

1 INTRODUÇÃO

            Observa-se, hoje, um cenário mercadológico altamente competitivo, onde as organizações estão buscando cada vez mais soluções estratégicas para se diferenciar dos seus concorrentes, e consequentemente, visando maximizar seus lucros.

Nessa busca, uma das soluções é o Outsourcing de determinados setores estratégicos da empresa, com o objetivo de trazer mão de obra especializada para um segmento no qual a empresa não domina.

            As organizações veem a necessidade da terceirização com o objetivo de buscar o crescimento e desenvolvimento de suas áreas, desejando também o suporte a atividade do negócio da empresa, buscando eficiência, redução de custos, mais rentabilidade, otimização do tempo e melhora na qualidade dos serviços.

Não só apenas de atividades operacionais da empresa, mas também de setores estratégicos como por exemplo o setor de compras.

            O setor de compras vem ganhando cada vez mais espaço dentro das organizações, passando a ser um setor estratégico e de muita importância para as tomadas de decisões.

Sabemos que a composição do custo de um produto está ligada diretamente aos custos de aquisição dos materiais para produção do produto final.

Martins et al. (2006, p.179), cita que “a soma gasta com a compra de insumos para a produção, seja ela de produto ou de serviço, varia de 50% a 80% do total das receitas brutas”.

Fica evidente que estratégicas reduções de preço, em relação à aquisição de materiais implicam, diretamente, no resultado do negócio.

            O objetivo geral do presente trabalho foi descrever o que é o processo de terceirização da área de compras de materiais e destacar as vantagens e desvantagens desse processo.

Os objetivos específicos são os seguintes analisar a viabilidade da terceirização nas empresas e realizar um comparativo, bibliográfico, de vantagens e desvantagens.

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

2.1 Terceirização

Compreende-se o termo terceirização como aquele processo ligado à gestão pelo qual determinadas tarefas/atividades são delegadas às empresas parceiras de modo que elas venham a administrar estas tarefas/atividades de forma produtiva e, consequentemente, construindo relações de parceria e confiança.

Desta maneira a empresa contratante ficará administrando as ações que estão mais relacionadas ao negócio em que opera.

Entre os muitos benefícios da terceirização pode-se citar algumas como: ingresso a novas tecnologias, agilidade na implementação de novas decisões e um maior controle dos gastos e custos, além do aumento de especialização para aquela atividade terceirizada (Fleury, 1999, p.24).

A terceirização surgiu da necessidade que as empresas tinham em concentrar esforços nas atividades que melhor desempenhavam.

As áreas mais terceirizadas são: Atividades da área da limpeza, segurança, manutenção, alimentação. Atividade-meio: departamento de pessoal, manutenção de máquinas, contabilidade. Atividade-fim: produção, vendas, transporte dos produtos. O mais comum é a terceirização de serviços contábeis, jurídicos e informática (Martins, 2001, p.23).

Por exemplo, uma empresa de produção de embalagens, como sua especialização é a produção de embalagens, a compra e transporte das matérias primas e componentes pode a ser adquirida diretamente de empresas terceiras especializadas, bem como outras atividades inerentes ao processo de produção.

“Essa forma de trabalho proporcionou o atingimento de excelentes níveis de competitividade, capacitação de pessoal, eficiência e produtividade em relação ao mercado concorrente (Queiroz, 1998, p.25)”.

Com isso o processo de terceirização se mostra como uma atividade de apoio às empresas para fazer com que haja um aumento nos níveis de serviço e produtividade das organizações, além também de proporcionar uma melhoria na competitividade por reduzir custos.

2.2 Processo de Compras

As compras estão inseridas em todo o meio organizacional. O processo de compras varia sua complexidade de empresa para empresa, podendo ser considerado por algumas empresas um setor de alta importância estratégica ou não.

 A atividade de compras consiste em adquirir materiais, produtos e serviços necessários para a operação do negócio, nas quantidades e prazos estabelecidos, respeitando todos os níveis de qualidade predefinidos, considerando as melhores condições comerciais de preço, prazo de pagamento, etc. (Chaves, 2002, p.62).
O comprador por se envolver diretamente com o fluxo de caixa da empresa, no qual a decisão do comprador em seu ato de negociação pode impactar diretamente no ativo financeiro da empresa, identificamos que as organizações que não vêm o setor de compras como uma área estratégica, está atrasada.

Além disso, as atividades da área de compras possuem um papel importante dentro das organizações, pois elas estabelecem o processo pelo qual as empresas definem os materiais a serem comprados, identificam e comparam os fornecedores disponíveis, negociam com as fontes de suprimentos, estabelecem contratos, emitem ordens de compra e finalmente, recebem e pagam os materiais ou serviços contratados (Baily, 2009, p.31).

O primeiro estágio do processo de compras é a identificação das suas necessidades, sejam elas bens tangíveis ou intangíveis.

Após a identificação das necessidades, começa o estágio de aquisições e negociações junto aos fornecedores, e por fim o estágio de programação dos pagamentos dos bens adquiridos.

Em cada estágio da cadeia de suprimentos existem diversas formas de conduzir o processo, sejam elas por meio do processo automatizado em um sistema ou até mesmo manual.

Independente da forma de condução do processo, o processo de compras é de fundamental importância para a saúde financeira da empresa, tornando-se assim um setor altamente estratégico para a organização.

2.3 Terceirização das Atividades de Compras (Outsourcing)

            O outsourcing é a prática de terceirizar serviços de áreas estratégicas da empresa, visando melhores resultados.

Apesar de muitas vezes confundido com a terceirização, a qual conta, na maioria das vezes, com serviços mais básicos como limpeza e segurança, por exemplo, o outsourcing tem o foco na contratação de profissionais ligados à área estratégica de uma empresa.

Atualmente, mais empresas vem buscando terceirizar setores estratégicos, como por exemplo o setor de compras.

[...], verifica-se que as empresas adquiriram uma tendência para recorrer a serviços e fornecedores externos para diferentes fases operacionais, de logística ou de fabrico, nas mesmas atividades que anteriormente optavam por realizar internamente. Este facto justifica-se principalmente pela crescente tentativa de criação de valor para o produto da empresa; assim, ao subcontratar determinadas atividades a fornecedores externos, as empresas podem focar a sua atividade na fase da cadeia que é realmente geradora de valor (Dias, 2016, p.24).

O conceito de Bolonhez (2007, p.01) cita que “há uma forte convergência voltada à terceirização de compras, a qual há algum tempo era focada apenas a itens de baixo valor agregado, sem representatividade importante para a companhia”.

Esse conceito mudou, pois hoje a terceirização de compras também vem sendo aplicado a matérias de alto valor agregado da empresa.

            Bolonhez (2007, p.01) comenta, ainda, que “à medida que as demandas de trabalho na área de compras aumentam, é natural que as grandes empresas optem pela decisão de terceirizar algumas atividades”.

Dessa maneira o outsourcing aparece nas organizações com o objetivo de somar e agregar, pois acaba determinadas ações que consomem precioso tempo que poderia ser melhor aproveitado pelos profissionais, estes podem então reservar mais tempo e concentração em atividades que se revelem mais estratégicas, favorecendo, inclusive, o tão almejado planejamento estratégico.

A experiência da empresa Mercado Eletrônico nesse ramo de atuação mostra que as companhias que buscam esse processo de terceirização têm como principais objetivos: redução de custo, gestão estratégica dos processos, aumento do nível de serviço, maior volume de contratos, redução de tempo de entrega e redução do número de fornecedores (Bolonhez, 2007, p.01).

Para se obter melhores resultados, a organização que busca terceirizar os seus processos de compras deve primeiramente buscar uma empresa parceira.

Vale ressaltar que é de fundamental importância ter bem definido quais as categorias de compras que serão terceirizadas, quais são os SLAs (Service Level Agreement) para atendimento das necessidades estratégicas do negócio, além da implementação de indicadores para controle de satisfação do cliente interno, gestão da qualidade do fornecimento, tempo de colocação de pedidos, pontualidade na entrega, redução da base de fornecedores, entre outros (Bolonhez, 2007, p.01).

A empresa parceira escolhida para trabalhar o outsourcing, tem que lhe passar confiança e também consiga reduzir os seus custos de aquisição ou materiais com o melhor custo-benefício, bem como redução nos prazos de entrega e engajamento em toda cadeia de suprimentos.

2.4 Vantagens e Desvantagens do Outsourcing em Compras

           
 O objetivo do outsourcing é delegar a especialistas áreas que tem importância no resultado final, mas que sua execução demandaria conhecimentos intelectuais e recursos materiais específicos.

Dessa forma, a empresa economiza e melhora os resultados por meio do trabalho de profissionais capacitados.

Segundo os últimos estudos sobre o assunto, em média, o outsourcing conduz a uma redução de custos de 9% e ao aumento da produtividade em 15%.

            Podemos destacar como algumas vantagens do Outsourcing a possibilidade de uma menor necessidade dos recursos (humano, técnico e financeiro), permitindo que esses recursos sejam liberados para outras atividades críticas dentro da empresa.

Também podemos deslocar o enfoque dos processos organizativos, ou seja, voltar os olhares para dentro da empresa (olhar para dentro), e passar a se dedicar com a satisfação das necessidades dos clientes (olhar para fora); reduz custos operacionais garantindo um maior controle com melhor orçamento dos custos e diminuindo a necessidade de investimentos.

            É importante também destacar algumas desvantagens e riscos inerentes a esse processo como a perda de controle da execução das atividades, a perda de confidencialidade, os conflitos de interesse (se subcontratada prestar o mesmo serviço aos concorrentes), o menor envolvimento e dedicação por parte do contratante, menor alinhamento do contratado com a estratégia e a cultura da empresa contratante, a perda de know-how (conhecimentos técnicos) e a desmotivação de pessoal interno.

            Ressalte-se que as possíveis desvantagens são riscos que o contratante do serviço pode ter durante o processo.
Com isso, o planejamento é essencial para que essas desvantagens e os riscos sejam minimizados ao máximo.

3 METODOLOGIA

Para se conduzir o processo de investigação desenvolveu-se no artigo uma pesquisa do tipo bibliográfica procurando explicações amparadas nas opiniões de autores que tratam do tema.
Para tanto foram analisadas fontes da literatura especializada composta de livros, sites, publicações científicas e etc.
Também foi estudado documentos como projetos, estudos de caso, procedimentos e pesquisas on-line.
Por fim, foram estudadas diversas linhas de pesquisas para que as opiniões aqui estabelecidas possam estar respaldadas na maior quantidade de fontes confiáveis possíveis.

Desta forma, o conhecimento dos autores referentes ao assunto de pesquisa, ajudou a desenvolver uma análise com uma maior riqueza de detalhes, alusiva ao objeto de estudo, com objetivo de proporcionar conhecimentos aos que pesquisam o mesmo tema.
Com relação à tipologia da pesquisa está deverá ser caracterizada como pura, já que a primeira finalidade desta investigação foi a de aumentar o conhecimento do pesquisador para que novas tomadas de posição venham a surgir durante o desenrolar do procedimento investigativo.

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

            Ao final desta pesquisa constata-se que a área de compras ainda há muito a evoluir. O modelo de três cotações a cada processo de requisição de matérias vem ficando antiquado para determinadas necessidades da empresa, e sendo substituído por acordos a longo prazo junto aos seus fornecedores.

Ou seja, o setor de compras não vai mais trabalhar de uma forma retroativa e sobre demanda, e sim de uma forma proativa e estratégica. Isso implica em trabalhar de uma forma bem planejada e estruturada.

Conhecendo as vantagens e desvantagens do outsourcing em compras, as empresas poderão ficar mais atentas e fazer um bom planejamento quanto a decisão de implantar outsourcing na empresa, assim como deve se preocupar em oferecer soluções inovadoras e diferenciadas para garantir a excelência, itens que hoje também são fundamentais para conquistar seu espaço no mercado sempre buscando evoluir para melhor ampliar seu modelo de negócio, deixando seus fluxos de trabalho mais simples e rápidos, tornando as informações acessíveis e seus processos de negócios mais ágeis, automatizados e inteligentes.

Isso significa redução de custos, maior eficiência e segurança operacional, o que lhe dá grande capilaridade e alta qualidade.

Ao implantar um processo de outsourcing, assim como outros processos possuem características que devem ser observadas com atenção para garantir o sucesso da operação, deve-se levar em consideração, por exemplo: as competências técnicas do fornecedor, a possibilidade de quebra de informação confidencial do negócio, incompatibilidade cultural, entre outras como já mencionamos.
Contudo, deve-se fazer um planejamento estratégico acerca da necessidade do outsourcing na empresa.

Conforme diz Chiavenato (2004), o planejamento consiste na tomada antecipada de decisões sobre o que fazer, antes da ação ser necessária sob o aspecto formal, planejar consiste em simular o futuro desejado e estabelecer, previamente, os cursos de ação necessários e os meios adequados para atingir os objetivos.

No começo as empresas podem até ter uma visão do outsourcing como forma prática de redução de custos, tendo em vista que a infraestrutura dos negócios será transferida para os parceiros.

Porém, a empresa passa a aceitar e entender o modelo de outsourcing não apenas como uma redução pura e simples de custos, mas percebe que pode oferecer aumento de produtividade, conseguindo remover os gargalos a aliar inteligência a um negócio que poderia ser visto meramente como um simples processo.

REFERÊNCIAS

Baily, P. et al. (2009). Compras: princípios e administração. São Paulo: Editora Atlas. ISBN: 9788522423439

Bolonhez, L. G. (2007). Terceirização de compras: estratégia para ampliar a competitividade. Disponível em: http://tiinside.com.br/tiinside/09/04/2007/terceirizacao-de-compras-estrategia-para-ampliar-a-competitividade/  Acesso em 20/04/2019.

Chaves, A. F. A. R. (2002). Estudo das variáveis utilizadas na decisão de compras no comércio varejista de alimentos de autosserviço – supermercados. Dissertação (Mestrado). São Paulo: USP.

Chiavenato, Idalberto. (2004). Administração: teoria, processo e prática. 3 ed. São Paulo: Makron Books. 416 p. ISBN 978-85-352-3170-0

Dias, Sónia Cristina Goes. (2016). Outsourcing e a Satisfação do Consumidor nos Serviços Alimentares. Lisboa: Universidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias.

Fleury, P. F. (1999). Supply Chain Management: conceitos, oportunidades e desafios de implementação. Revista Tecnologística. São Paulo: Ano V, nº 39, fev. ISSN 1678-8532

Martins, Paulo G.; Alt, Petrônio R. C. (2006). Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. 2ª. Edição. São Paulo: Saraiva. ISBN 978-85-02-08023-2

Martins, Sérgio Pinto. (2001). A Terceirização e o direito do trabalho. São Paulo: Atlas. I.S.B.N.: 9788522482917

Portal da Empresa. (2019). Vantagens e desvantagens do outsourcing. Disponível em: https://pme.pt/vantagens-e-desvantagens-do-outsourcing/. Acesso em 28/04/2019.

Queiroz, C. A. R. S. (1998). Manual de Terceirização. 9. ed. São Paulo: STS. ISBN: 8586054283.

Serra, F.; Ferreira, M.; Torres, A.; Torres, M. (2010). Gestão estratégica – Conceitos e prática. Lisboa: LIDEL –Edições Técnicas, Lda.
Teixeira, S. (2014). Gestão Estratégica (2nd ed.). Lisboa: Escolar Editora.