Gianella Cecilia Huacón Coello*
Instituto Tecnológico Superior Babahoyo, Ecuador
Email: ceci_giane@hotmail.com
Archivo completo en PDF
RESUMEN
Según (SARMIENTO, 2015) Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP por sus siglas en inglés) son básicamente sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios relacionados con la producción o fabricación, distribución, almacenamiento, y distintas actividades necesarias para la entrega de bienes o servicios.
La compra de un Sistema de planificación empresarial (ERP) por las organizaciones ha sido promocionada como la solución para sobrevivir en esta economía basada en el comercio electrónico. Los sistemas ERP han sido la solución para integrar los distintos departamentos de la empresa con la promesa de mejorar la eficiencia y la productividad de los mismos como un todo.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes.
Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de “Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo”.
PALABRAS CLAVES
Sistemas de información, Planeación de los recursos, Gestión, Líneas de comunicación, empresarios, facturación.
ABSTRACT
According to (SARMIENTO, 2015) Enterprise Resource Planning (ERP) systems are basically management information systems that integrate and manage many of the businesses related to production or manufacturing, distribution, storage, and different activities required for the delivery of goods or services.
The purchase of an Enterprise Planning System (ERP) by organizations has been promoted as the solution to survive in this economy based on electronic commerce. ERP systems have been the solution to integrate the different departments of the company with the promise of improving the efficiency and productivity of them as a whole.
ERP systems are integral management systems for the company. They are characterized by being composed of different parts integrated in a single application. These parts are of different use, for example: production, sales, purchasing, logistics, accounting (of various types), project management, GIS (geographic information system), inventories and warehouse control, orders, payrolls, etc. We can only define an ERP as the integration of all these parts. The opposite would be like considering a simple billing program as an ERP for the simple fact that a company integrates only that part. This is the fundamental difference between an ERP and another management application. The ERP integrates everything necessary for the operation of the business processes of the company. We cannot talk about ERP at the moment that only one or a small part of the business processes is integrated. The very definition of ERP indicates the need for "Availability of all information for everyone at all times".
KEYWORDS
Information systems, Resource planning, Management, Communication lines, entrepreneurs, billing.
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Gianella Cecilia Huacón Coello (2019): "Sistemas de planeación de recursos de las empresas públicas", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, (julio 2019). En línea:
https://www.eumed.net/rev/oel/2019/07/recursos-empresas-publicas.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/oel1907recursos-empresas-publicas
INTRODUCCIÓN
La planificación de recursos empresariales (ERP) es un término de la industria para el amplio conjunto de actividades que ayudan a una organización a gestionar su negocio. Una meta importante del software de ERP es integrar los procesos empresariales de back office y facilitar el flujo de información dentro de una organización para que las decisiones empresariales puedan ser impulsadas por datos.
Según (Zapata, 2013) La estrategia consiste en la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento. La estrategia es un elemento en una estructura de cuatro partes. Primero están los fines a alcanzar; en segundo lugar, están los caminos en los que los recursos serán utilizados; en tercer lugar, las tácticas, las formas en que los recursos que han sido empleados han sido realmente usados y, por último, en cuarto lugar, están los recursos como tales, los medios a nuestra disposición. Para este autor el éxito de una estrategia dependerá de múltiples factores entre otros:
• Lo acertado de nuestro análisis de recursos, capacidades, fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades,
• La evaluación que hayamos podido hacer de nuestros competidores,
• La evolución del entorno y su consonancia con nuestras previsiones, planes y cálculos,
• Las acciones de la competencia.
Según (OSWAGUAN, 2007)
FACTORES DE CONTINGENCIA DE LA PLANEACIÓN
Los distintos tipos de planes son utilizados según las situaciones en las que se encuentre la organización y la efectividad de cada uno o de varios de ellos depende de ciertos factores de contingencia, que afectan al proceso de planeación, así tenemos:
a) Nivel de la organización. Cuanto más alta sea la jerarquía de un administrador, la planificación estará más orientada hacia la estrategia; cuando el nivel sea inferior será más operacional, o sea más dirigido a la realización de las actividades y corresponderá a los niveles de supervisores o capataces como ejemplo.
b) Ciclo de vida de la organización. Es decir que las organizaciones atraviesan por diversos ciclos de vida que abarcan la formación, crecimiento, madurez y declinación. Es en función de estas etapas que la organización aplicará planes a corto plazo o ser más direccionales.
c) Grado de incertidumbre ambiental. En ambientes donde se producen grandes y rápidos cambios, tanto en lo económico, social, tecnológico, legal, etc., las organizaciones deberán utilizar planes muchos más direccionales y a corto plazo, de manera que les permita evitar los obstáculos que pudiesen presentarse al haber establecido rutas demasiado específicas, con los consiguientes costos elevados y menor eficiencia.
d) Duración de los compromisos futuros. Significa que los planes deben extenderse lo suficiente para que las organizaciones cumplan sus compromisos futuros.
Según (OSWAGUAN, 2007)
PLANEACIÓN DE RECURSOS
Los recursos necesarios para administrar un negocio se dividen en cuatro clases:
a) Dinero
b) Instalaciones y equipo
c) Materiales, abastecimientos y servicios
d) Personal (mano de obra)
En la planeación, es necesario determinar la cantidad de cada uno de los recursos para llevar adelante las estrategias, por lo que es importante determinar la cantidad y clase de recursos necesarios, en función del periodo de planeación.
Una vez que se han establecido estas exigencias, se debe determinar qué cantidad de cada clase de recursos están disponibles para la empresa en un momento determinado. La comparación de las estimaciones de las disponibilidades con las necesidades, permitirá saber cuánto de cada clase de recurso necesita uno generar o adquirir.
La siguiente fase de la planificación de los recursos, consiste en resolver si los recursos necesarios se pueden generar o adquirir y por supuesto no siempre están disponibles cuando son requeridos, por lo que es aconsejable analizar éstos de acuerdo con las exigencias del plan.
La última fase de la planeación de los recursos, consiste en la distribución de los recursos que se espera estén disponibles, entre los programas y unidades de la organización que los necesite. Se suele llamar presupuesto a una distribución de este tipo, pero éste con demasiada frecuencia se restringe a la distribución del dinero.
Principios de Planeación Estratégica en Empresas Públicas
Planeación estratégica
Según (Sachse, 1984) La abundancia de bibliografía sobre planeación publicada en los últimos años y el creciente número de consultores, seminarios, y sistemas de planeación, causan la impresión de que esta disciplina representa algo nuevo en el contexto de la administración. Es un hecho que los ejecutivos nunca dedicaron tanto tiempo al estudio y al diseño e implantación de modelos de planeación estratégica, como en los últimos diez o veinte años. Pero también es un hecho que la planeación no merece el atributo de “nueva” por la popularidad adquirida recientemente.
La planeación siempre ha existido; es precisamente ese concepto lo que distingue al ser humano del animal, el intento de obtener una visión del mañana. La creación de reservas de los cavernícolas o de un complejo industrial tiene el mismo fin; ambos tratan de asegurar el futuro. Los primeros enfoques de planeación no se pueden denominar ni estratégicos ni sistemáticos, puesto que se trataba de plantaciones parciales tales como: presupuestos, planeación financiera, abastecimiento, planeación de proyecto y tiempos, pronósticos de ventas, de producción, etc. Sin embargo, cabe señalar que sí hubo sistemas de planeación estratégica en todas las épocas del pasado. Uno de los modelos más elaborados con un diseño comparable a la planeación de grandes corporaciones de nuestros días tiene más de 2 000 años de antigüedad.
Cuando Aníbal planeaba conquistar Roma, inició con la definición de la misión de su reino, luego formuló las estrategias, analizó los factores del medio ambiente y los comparó y combinó con sus propios recursos para determinar las tácticas, proyectos y pasos por seguir. Esto es exactamente el mismo procedimiento que se aplica en cualquier empresa moderna. Durante la fase informal, los intentos hacia la elaboración de sistemas formales de planeación fueron inventados y reinventados por líderes visionarios que no disponían de otra herramienta que su sentido común. Hoy en día, los líderes de organizaciones pueden escoger de una variedad ilimitada de modelos, libros de texto, seminarios, etc.
La fase formal se inicia después de la Segunda Guerra Mundial a raíz de una serie de nuevas circunstancias: el desarrollo económico atraviesa un proceso de constante crecimiento, de dinamismo y de cambio. La investigación y el desarrollo cobran mayor importancia; el lapso de tiempo entre invento e introducción de un bien al mercado se reduce cada vez más y el ciclo de vida de los productos se acorta. La velocidad de los procesos de adaptación y de innovación se acelera, entre otras, a causa de una mayor competencia, situación frente a la cual las empresas públicas no pueden cerrar los ojos.
Hoy en día, el avance de las organizaciones ya no depende solamente del volumen de venta, como ocurría en el periodo comprendido entre las dos guerras mundiales. Hoy se considera a la empresa como un sistema, o sea como la interdependencia de las áreas funcionales de producción, mercadotecnia, finanzas y personal, y bajo la influencia de los factores externos mucho más complejos que afectan a las organizaciones.
Como se explicará más adelante, las empresas públicas están más sujetas a influencias externas que las organizaciones privadas. La toma y la armonización de decisiones se han vuelto extremadamente difíciles para el administrador actual. Por ello se están desarrollando modelos de planeación los cuales facilitan la definición de objetivos claros y, a la vez, permiten una ejecución y control más transparente.
El diseño de sistemas de planeación y la formación de una cultura de planeación en las empresas públicas de los países en vías de desarrollo se ha ido conformando de manera diferente a la de las empresas privadas, sobre todo en países industrializados. En estos últimos, se empezó a experimentar con los primeros sistemas formales de planeación hace más de cuarenta años. Desde aquellos días, la planeación está de “moda” puesto que los ejecutivos la consideran como responsabilidad primordial. Sin embargo, hasta principios de los años setenta los líderes de empresas públicas, particularmente en países en vías de desarrollo, no se habían preocupado mucho por la planeación.
La falta de planeación formal en estos países puede justificar hasta cierto grado: antes de los setenta la mayoría de las empresas eran relativamente pequeñas y transparentes. Los directivos conocían su negocio como la palma de su mano; su amplia experiencia sustituyó exitosamente a las técnicas administrativas. Esta situación cambió drásticamente en los años setenta. Frente a un sinnúmero de oportunidades de crecimiento, y necesidades sociales, los directivos de empresas públicas se sintieron obligados a respaldar sus decisiones con procedimientos administrativos más formales. En esos días, los ejecutivos de los países en vías de desarrollo, inspirados por los éxitos en países industrializados, entendieron que el uso de la planeación podría mantener e incrementar la transparencia de sus empresas. Aceptaron que la planeación estratégica era la manera más segura de crecer, pero no entendieron la otra cara de la moneda, ya que la planeación mal diseñada es la manera más segura de perjudicar al presupuesto federal.
Como consecuencia, las empresas públicas pasaron en los años setenta y principios de los ochenta por un periodo bastante contradictorio en el desarrollo de la planeación. El auge inesperado de la aplicación de sistemas de planeación fue superado únicamente por la caída igualmente inesperada. Tan rápido como se había dado de alta a centenares de ejecutivos de planeación, igualmente se dio la baja de los mismos poco después.
Existen diferentes razones que explican, por lo menos parcialmente, el fracaso de la planeación en estos países. Pero primeramente se analizará la forma en la que debería estar estructurado un sistema de planeación estratégica en general y cuáles son las exigencias de un sistema de planeación en empresas públicas en países en vías de desarrollo.
CLASIFICACIÓN DE RECURSOS
En la planificación de recursos se requiere determinar cuáles serán las necesidades en cantidad y calidad de cada tipo de recursos, y su distribución para cada periodo. Por lo tanto, para fines de estudio se pueden clasificar los recursos en cuatro clases que son:
PLANIFICACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
Según (Bentacur, 2011) se refiere a los recursos de carácter económico y monetario que la empresa necesita para el desarrollo de sus actividades. En la planificación de recursos financieros se requiere determinar: las necesidades financieras de la organización, definir como se originan (o adquieren) y cuál será la asignación (o aplicación) de tales recursos.
El buen funcionamiento es esencial para el éxito de toda organización. A través de los presupuestos se puede usar un modelo financiero para hacer las proyecciones de la cantidad de dinero que estará disponible y cuanto requieran los planes formulados. Las estimaciones para este presupuesto se preparan una vez que se han determinado las otras estimaciones, tales como: presupuesto de ventas, presupuesto de producción, presupuesto de compras, presupuesto de costos de distribución, y otras áreas funcionales de la organización.
DEL SISTEMA NACIONAL DE FINANZAS PUBLICAS ARTÍCULOS 70 A 81 ARTÍCULO 70 SISTEMA NACIONAL DE FINANZAS PÚBLICAS (SINFIP).
Según (Cueva, 2010) el SINFIP comprende el conjunto de normas, políticas, instrumentos, procesos, actividades, registros y operaciones que las entidades y organismos del Sector público, deben realizar con el objeto de gestionar en forma programada los ingresos, gastos y financiamiento públicos, con sujeción al Plan Nacional de Desarrollo y a las políticas públicas establecidas en esta Ley.
Todas las entidades, instituciones y organismos comprendidos en los artículos 225, 297 y 315 de la Constitución de la República se sujetarán al SINFIP, en los términos previstos en este Código, sin perjuicio de la facultad de gestión autónoma de orden administrativo, económico, financiero, presupuestario y organizativo que la Constitución o las leyes establecen para determinadas entidades.
CONCLUSIONES
La planificación de recursos permitirá identificar la visión de la organización, donde se establece cual es el objeto de la misma y que es lo que se quiere de ella, al igual se detectarán cuáles son las principales debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas para encaminar los esfuerzos de la organización en el desarrollo y crecimiento, con una proyección a largo plazo.
Este tipo de planificación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total.
La planificación de recursos es una de las herramientas más poderosas de las que se puede servir una pequeña y mediana empresa para llevar siempre hacia adelante su negocio. No es exclusiva de las grandes empresas trasnacionales o enormes corporativos que a cada momento vemos brillar en el mundo empresarial. La utilizan empresarios con una visión emprendedora, para las pequeñas y medianas empresas que son las que más la requieren y la valoran.
BIBLIOGRAFÍA
Bentacur, P. (09 de marzo de 2011). Planificacion de recursos para empresas Publicas. Obtenido de https://administrativas.wordpress.com/2011/03/09/planificacion-de-recursos/
Cueva, F. C. (20 de Octubre de 2010). Codigo Organico de Planificacion de Finanzas. Obtenido de https://vlex.ec/vid/codigo-organico-planificacion-finanzas-643461657?_ga=2.173636389.727850856.1535404451-310349736.1535404451
OSWAGUAN. (20 de JULIO de 2007). Importancia de la planificacion de los recursos de la empresa. Obtenido de http://www.redalyc.org/pdf/4259/425942331002.pdf
Sachse, M. (1984). Principios de Planeacion Estrategica En Empresas Publicas. Obtenido de http://orion2020.org/archivo/planeacion/extra/09_PEEmpresasPublicas.htm
SARMIENTO, A. (2015). SISTEMAS DE PLANEACION DE RECURSOS EMPRESARIALES. https://www.gestiopolis.com/erp-sistemas-de-planificacion-de-recursos-empresariales/.
Zapata, M. I. (2013). La planeacion estrategica. Un pilar en la gestion empresarial. https://www.itson.mx/publicaciones/pacioli/Documents/81/Pacioli-81.pdf.