Gabriela Stefanía Aguilar Torres*
EstudianteDiana Paulina Conforme Alcívar**
EstudiantePaula Ramírez Yépez ***
DocenteUniversidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil, Ecuador
Email: dianaconforme-31@hotmail.com
Archivo completo en PDF
Resumen
Este estudio se desarrolló tomando como objeto de estudio el área de costos de la empresa Iberocto Ecuador Cía. Ltda., en la que mediante una investigación preliminar se había detectado que hace algún tiempo se venían dando problemas al momento de registrar los costos derivados de la prestación de servicios y capacitaciones a médicos y demás profesionales del área de la salud. Si bien es cierto, Iberocto Ecuador es una compañía que cuenta con estabilidad financiera, también lo es que maneja el área contable de manera no estandarizada; es decir, no se sigue ningún tipo de proceso específico para determinar el costo total del servicio, hecho que deja a intuición del encargado del departamento contable la asignación de costos bajo parámetros no establecidos. Con la finalidad de determinar la incidencia que tienen los costos del servicio que se presta a los clientes, se decidió iniciar un estudio en el que se pueda analizar cada uno de los costos en los que incurre la compañía, su manera de gestionarlo y el impacto que causa en el margen bruto de la empresa. Con todos los elementos de juicio se pudo elaborar conclusiones acertadas al respecto para brindar recomendaciones a los directivos de la organización.
Summary
This study was developed taking as an object of study the cost area of the company Iberocto Ecuador Cia. Ltda. In which through a preliminary investigation it had been detected that some time ago there were problems when registering the costs derived from the provision of services and training to doctors and other professionals in the health area. Although it is true, Iberocto Ecuador is a company that has financial stability, it also manages the accounting area in a non-standardized way; that is to say, no specific type of process is followed to determine the total cost of the service, fact that leaves to the intuition of the person in charge of the accounting department the allocation of costs under non-established parameters. In order to determine the impact of the costs of the service provided to customers, it was decided to initiate a study in which each of the costs incurred by the company, its way of managing it and the impact can be analyzed, which causes in the gross margin of the company. With all the elements of judgment, it was possible to draw correct conclusions in this regard in order to provide recommendations to the executives of the organization
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Gabriela Stefanía Aguilar Torres, Diana Paulina Conforme Alcívar y Paula Ramírez Yépez (2019): "Costos del servicio de capacitación a médicos y su incidencia en el margen bruto de la empresa IBEROCTO Ecuador CÍA. LTDA.", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, (junio 2019). En línea:
https://www.eumed.net/rev/oel/2019/06/costos-capacitacion-medicos.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/oel1906costos-capacitacion-medicos
Introducción
La determinación y asignación de costos en las empresas ha ido tomando una mayor relevancia a través del tiempo, ya que antes se consideraba que ese era un asunto importante solamente en las empresas manufactureras o industriales; sin embargo, con el paso de los años se pudo comprobar que incluso en las empresas de servicios es un ámbito que hay que saber gestionar adecuadamente para asegurar un margen de rentabilidad adecuado.
Es así que para este trabajo investigativo se tomó como contexto la problemática detectada en la empresa Iberocto Ecuador Cía. Ltda., en la que los costos no tienen relevancia alguna dentro de las decisiones gerenciales. No cuentan con procedimientos estandarizados para la aplicación de ellos, ni cuentan con parámetros para clasificarlos adecuadamente, hecho que genera que al momento de registrarlos no se les dé el tratamiento adecuado.
Como punto focal se tomó el realizar un estudio que permita determinar no solo los factores involucrados en la ineficiente asignación de costos en Iberocto Ecuador Cía. Ltda., sino la incidencia que tienen todas las acciones que toman actualmente en base a ellos, y por ende su afectación al margen bruto de la empresa. De tal manera la empresa podrá conocer lo que en realidad está ganando en unidades monetarias derivadas de su actividad principal.
1. Desarrollo
Para llevar a cabo el presente estudio se han delimitado parámetros guías que permitan alcanzar como objetivo principal el hecho de analizar los costos que se generan del servicio de capacitación a médicos y la incidencia que éstos rubros tienen en el margen bruto de la compañía.
Para ello se deben lograr objetivos específicos como lo son analizar los fundamentos teóricos relacionados con el tema, implementar un estudio que genere información real sobre los procedimientos que se llevan a cabo en el área contable de la empresa para la asignación de costos y por último realizar un informe en el que se detallen todos los aspectos de la investigación secuencialmente hasta llegar a las conclusiones finales, así como recomendaciones acertadas.
Al realizar un estudio basado en el análisis contable de los costos del servicio de capacitación a médicos y demás profesionales de la salud, se contará con información precisa y confiable que podrá ser utilizada para brindar a la gerencia datos sobre las falencias que se generan actualmente en dicha área, y proponer acciones remediales que les permitan mejorar considerablemente su crecimiento empresarial.
2. Antecedentes
Iberocto Ecuador Cía. Ltda. es una organización que forma parte del “Grupo Empresarial CTO”, mismo que lleva varios años brindado servicios de capacitación para médicos mediante cursos dirigidos a estudiantes y profesionales del área de la salud. La empresa cuenta con una amplia gama de servicios, entre los cuales se encuentran los siguientes:
No obstante, los cursos considerados como productos estrellas de la compañía son el Examen MIR (Médico Interno Residente en España), y el Examen ENARM (Examen Nacional de Aspirantes a Residentes Médicos en México), los cuales son los más demandados por el mercado al cual se dirigen los servicios de la compañía. Además es la pionera en la ciudad en dar cobertura a profesionales que desean especializarse en otros países.
Analizando la evolución general de la empresa se pudo diagnosticar que durante su tiempo de operatividad en el país se ha venido registrando una línea de crecimiento sostenido; sin embargo, no ha aplicado procedimientos contables específicos para el registro de gastos fijos y variables derivados del servicio. Es por ello que se precisa verificar cuáles son los ámbitos específicos en los que se encuentran las falencias.
Los costos son considerados como factores determinantes dentro del ámbito contable de una empresa, tal como lo menciona (Jiménez, 2015) quien hace referencia a dichos rubros como aquellos que tienen como objetivo determinar el valor monetario de producir un bien o servicio, y afirma que éste debe ser medido y valorado de una manera eficaz para poder identificar la incidencia en las ganancias que obtiene una organización.
(Hurel, 2016) menciona sobre este tema que los costos dentro de las empresas de servicios deben catalogarse como un factor de gran relevancia debido a que tienen influencia directa en los ingresos brutos y que se toman como fundamento primordial para la toma de decisiones financieras en los distintos ámbitos de la empresa. Los costos variables son determinantes para medir el nivel en que el servicio que se presta ocupa recursos que intervienen directamente en el proceso operativo, que no era lo usual antes ya que se los tomaba en consideración con mayor importancia en las empresas manufactureras.
3. Marco Teórico
En décadas pasadas la contabilidad era una ciencia que se aplicaba de manera general, siendo la contabilidad financiera la más utilizada; sin embargo, a medida que transcurría el tiempo y se iban generando mayores necesidades de control contable, las organizaciones se adaptaron a la transformación que exigía el mundo empresarial y renovaron su forma de operar y por ende la forma de gestionar sus registros.
Una necesidad emergente dentro del mundo de los negocios es conocer con exactitud el costo en el que se debe incurrir para generar un producto, sea éste tangible o intangible, y es por ello que se marcó una mayor relevancia en la contabilidad de costos, la cual perseguía el objetivo de satisfacer la demanda de información de los altos mandos de las empresas sobre el costo de transformación de bienes o los valores fijos y variables implícitos en el área operativa, incluso de las empresas de servicios.
A principios del siglo XX se contaba ya con mayores ventajas al aplicar la contabilidad de costos, ya existían técnicas y métodos específicos para acumular, clasificar e interpretar información contable estrictamente relacionada con costos tales como materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricación. El objetivo en sí era contar con el detalle de los rubros utilizados en el proceso productivo para transferirla a los directivos de la empresa.
(Cuevas, 2013) define a la contabilidad de costos como aquella que sigue principios y procedimientos contables específicos del área productiva de un bien o servicio. Este tipo de contabilidad se fundamenta en un conjunto de políticas para ser aplicadas en el ámbito operativo ya sea para empresas industriales o de servicios, en las cuales se debe incurrir en costos fijos o variables.
Actualmente la contabilidad de costos es imprescindible para todo tipo de organización, ya que su importancia radica en que mediante su correcta gestión se puede determinar el nivel o porcentaje real que una empresa obtiene de ganancia por la actividad que realiza diariamente, de allí que se considera como parte fundamental de las políticas financieras, en temas relacionados con el uso eficiente de recursos, análisis de costos en compra de materiales, costos promedios, unitarios y totales.
3.1. Contabilidad de Costos
(Rojas, 2015) hace referencia al término costos como aquel que representa a los recursos que una organización utiliza para alcanzar los objetivos empresariales, incluidos en ellos los materiales, mano de obra e insumos que directa o indirectamente intervienen en el proceso productivo. Es preciso mencionar que dichos costos para la empresa representan una inversión que posteriormente será recuperada mediante la comercialización del bien o producto.
Los costos son rubros que tienen un valor monetario exacto, y que pueden ser clasificados bajo diversos parámetros (Baque, Chiquito, Merchán, & Ponce, 2018). Tomando como indicador su función, los costos pueden clasificarse en costos de producción, que son aquellos que se generan la transformación de la materia prima en producto terminado; costos de administración, que son los que están ligados a diversas actividades de ese tipo; y los costos de distribución, mismos que están relacionados con la venta del producto incluso hasta el momento en que éste llega al cliente final.
(Faga & Ramos, 2013) menciona que de acuerdo a su funcionamiento, los costos pueden ser de dos tipos: costos fijos, denominando así a todos aquellos rubros que permanecen constantes durante un periodo de tiempo establecido sin depender del volumen de la producción; y costos variables, los cuales fluctúan de acuerdo a la cantidad de bienes producidos en un ciclo operativo, o una actividad determinada.
Si se toma como parámetro el tiempo en el que fueron calculados, los costos pueden segmentarse en dos tipos: los costos históricos, que no son otros que los generados durante un determinado espacio del ciclo productivo como por ejemplo los costos de productos vendidos o los costos de productos en proceso; y los costos predeterminados, que son aquellos que se determinan antes del hecho físico de la producción subdividiéndose en estimados o estándar.
4. Metodología
Este estudio se llevó a cabo utilizando como método el explicativo, mismo que de acuerdo a lo mencionado por (Baena, 2014) facilita el proceso de análisis de la situación problemática en primera instancia desde un ámbito general, para posteriormente clasificarla por segmentos pequeños y obtener conclusiones más específicas, permitiendo de tal manera explicar cada uno de los factores que intervienen y los efectos que provoca dentro del contexto en el que se desarrolla.
El tipo de investigación utilizada fue la descriptiva debido a que es la más acorde al estudio que se realizó. Por medio de ella se pudo determinar cuáles fueron los factores determinantes en el problema detectado en Iberocto Ecuador, describiendo las características de la forma en que se gestionan los costos en el departamento contable y sus por menores.
Se le dio a la investigación un enfoque cualitativo, tomando como base el análisis de registros contables, estados financieros y diversos rubros relacionados directamente con costos fijos y variables, su registro en tiempo oportuno o no, la forma en que se gestionan al producirse, así como la incidencia de cada uno de ellos en el margen bruto de la empresa.
Adicionalmente se llevó a cabo una investigación documental debido a que fue de gran utilidad estudiar los registros facilitados por el departamento contable de la empresa, específicamente estados de resultados de diversos periodos que permitieron llevar a cabo técnicas como el análisis vertical y el horizontal, y verificar los costos fijos, variables, ventas, margen bruto y demás.
Como técnica de recolección de datos se utilizó la entrevista, misma que se aplicó en dos campos diferentes: la primera fue dirigida al Jefe Contable de Iberocto Ecuador, para obtener información de primera fuente referente al procedimiento que se sigue normalmente para la asignación y registro de los costos en la empresa. La segunda fue aplicada a un experto en el área contable, para obtener información valiosa generada por la experiencia de un profesional que pudiera incluso sugerir acciones para dar solución al problema.
5. Resultados
El estudio se desarrolló exactamente en el contexto del departamento contable de Iberocto Ecuador. Aprovechando la apertura que dio la empresa para llevar a cabo la investigación, se dio inicio al trabajo con una entrevista al Jefe Contable, en la cual se le consultaron temas los procedimientos que se aplican para la asignación de costos, si considera que esa es la manera adecuada, el sistema de costos utilizado por la empresa, cómo clasifican los costos en fijos y variables (parámetros que utilizan), momento en que se registran los costos, los problemas generados en dicho proceso y la frecuencia con la que se producen falencias.
Como resultados generados de esta fuente de información se obtuvo que en la empresa no se cuenta con un sistema de costos, sino que éstos son manejados de manera empírica y sin tomar en cuenta ningún tipo de parámetros específicos. Al no utilizar un sistema de costos, los rubros que la empresa considera como tal simplemente se ingresan al sistema contable y se ven reflejados únicamente en el Estado de Resultados de la compañía.
Como costos variables la empresa considera dos rubros únicamente, mismos que considera los más relevantes de su actividad: el primero y más elevado es el valor que la empresa paga mensualmente a la casa matriz ubicada en España es decir a “Grupo CTO”. Dicho valor no tiene sustento o respaldo alguno al momento de ser determinado cada mes, simplemente Iberocto Ecuador debe aceptar lo que la casa matriz imponga al final de cada periodo contable y realizar la transferencia para su respectivo pago.
El segundo rubro considerado como costo variable es el de los textos que se utilizan como material principal para brindar los cursos y capacitaciones. Este si es un valor monetario correspondiente al costo de cada libro, ya que todos son diferentes y dependiendo del servicio al que sea aplicado es el precio que se le impone, conformando así una parte importante del costo del servicio total.
Como costos fijos el entrevistado supo mencionar que generalmente la empresa considera el arrendamiento de las instalaciones de la empresa, servicios básicos, gastos de ventas, sueldos y salarios, comisiones, movilización, e incluso en este grupo la compañía incluye también lo que se le paga a los profesionales que brindan los cursos y a los profesores eventuales que se contratan para casos específicos donde se necesita personal especializado o por corto tiempo, hecho que no es correcto ya que forma parte de los recursos necesarios para dar el servicio.
Otro aspecto que se pudo detectar mediante la entrevista al Jefe Contable es que los directivos de la compañía no le dan la debida importancia al manejo de costos que se derivan del servicio, sino que simplemente toman en consideración la utilidad neta que obtienen al final de cada ejercicio contable para determinar si la empresa ha tenido un mes financieramente aceptable o no.
Un factor importante que vale la pena mencionar es que la empresa no establece ninguna relación entre los costos en los que incurre para brindar el servicio de capacitación a médicos profesionales y el precio de venta que impone para cada curso, sino que se establecen valores de manera aleatoria a los cursos que la empresa brinda a sus clientes, hecho que ratifica que los directivos de Iberocto Ecuador no se ha fijado ningún porcentaje exacto que desea obtener de utilidad.
Uno de los factores que tiene relevancia y que pudo ser detectado mediante la entrevista fue que Iberocto Ecuador no cuenta con líneas de servicios definidas; es decir, son muchos los cursos que esta empresa brinda, pero no están segmentados de acuerdo a su naturaleza o a los recursos que se utilizan en cada uno de ellos, lo cual hace más difícil aún la gestión de los costos, ya que no se puede elegir un sistema adecuado si no se sabe a qué servicios específicos va dirigido.
Como se comentó inicialmente, Iberocto Ecuador forma parte del Grupo CTO Internacional, pero no está obligado a seguir directrices ni lineamientos específicos para llevar el control contable de sus actividades ni sigue procedimientos específicos para cada una de sus áreas. Es decir, Iberocto Ecuador tiene la libertad de decidir la forma en que lleva la contabilidad y el proceso que utiliza para llevar a cabo cada una de sus actividades.
Luego de haber analizado los resultados de la entrevista al Jefe Contable se pudo llegar a la conclusión de que el principal problema en el área contable es que los directivos no les dan la debida importancia al manejo, registro y gestión de los costos. A partir de ello se derivan los demás inconvenientes que son la falta de líneas de servicios definidas, la inadecuada clasificación de los costos en fijos y variables, y el pago de costos variables a casa matriz sin tener respaldo o justificación por el monto asignado mensualmente por parte de Grupo CTO.
Posteriormente se realizó un análisis documental basado en los registros que facilitó la empresa, mismos que constan de los estados financieros (Estados de Resultados) tanto del año 2016 como del 2017. Dichos documentos fueron observados exhaustivamente para identificar los rubros que están considerados como costos variables y los que están dentro del campo de costos fijos, así como la forma en que fluctúa los valores monetarios de los costos variables que son los más representativos actualmente.
En primera instancia se realizó un análisis horizontal tomando como contexto principal los costos que la empresa considera como variables. Como se puede observar en el extracto del Estado de Resultados proporcionado por Iberocto Ecuador, son dos rubros los que se incluyen en este apartado: El primero el que en la compañía denominan como “costo de servicios”, que está conformado por el valor monetario que mes a mes se transfiere a la casa matriz en España.
Al observar el rubro de la transferencia a España, se puede ver que no existe una variabilidad marcada, pero que de un año a otro disminuyo en un 13%, siendo en el 2016 de 359.100 dólares y en el año 2017 bajó a 317.762,81. A pesar de ser cifras altas, las ventas también lo son y superan con creces el costo del servicio. Pero hay que considerar que las mencionadas transferencias no son las únicas que componen el costo total sino que también está el costo de los textos.
En el año 2016 el costo de los textos fue relativamente bajo ya que por ese concepto se registró 12.320,13 dólares. En este rubro si hubo una variación considerablemente significativa que se puede considerar incluso como extralimitada, ya que ascendió en un 88% en el año 2017 pasando a ser de 101.828,65 dólares. Surgió la duda del porqué de tanto incremento ya que las ventas de un año a otro no subieron en esa misma proporción. La empresa no supo justificar dicho incremento ya que se manifestó que simplemente son los valores que se maneja con casa matriz y que deben cumplir con lo impuesto por ellos.
Es así que una vez más se pudo constatar que la casa matriz es la que impone los valores de los costos variables que en realidad son los que tienen mayor peso dentro del costo total del servicio que maneja la empresa y sin un justificativo específico. De esa manera no se tiene la certeza de que el precio del servicio impuesto por la empresa cubra dichos valores o genere un porcentaje de rentabilidad adecuado para la empresa.
6. Conclusiones
Luego de haber culminado el estudio se pudo llegar a varias conclusiones, entre ellas que la empresa Iberocto Ecuador, a pesar de no tener la obligación de someterse a procedimientos definidos por “Grupo CTO” para cada una de sus áreas, si debe cumplir con el pago de los dos rubros más importantes para determinar el costo del servicio; es decir, los costos variables que en este caso están compuestos por la transferencia de dinero a la casa matriz ubicada en España por brindar el servicio, y el costo de los textos para brindar los cursos.
Como se pudo observar en el extracto de los estados financieros ya presentados anteriormente, Iberocto Ecuador paga un valor considerablemente alto por concepto de costos variables, incluso sin haber integrado a ellos costos eventuales que se generan a partir del servicio brindado. Es por ello que se debe considerar que los directivos de la empresa estén conscientes de la importancia que tienen los costos dentro del servicio que ellos prestan a sus clientes.
Es una necesidad urgente que la empresa aplique un sistema de costos adecuados ya que hasta el momento los gestionan de manera empírica y poco efectiva para calcular el costo total, que tampoco lo hacen sino que se dejan llevar simplemente por el valor monetario alcanzado como utilidad neta, sin considerar siquiera si el precio impuesto para cada curso cubre los costos en los que se incurre para brindarlos.
La empresa no ha realizado ningún tipo de clasificación de los servicios que brinda, los expone de manera general en su página web para que los clientes y el mercado en general los conozcan, y en ese sentido no tiene mayor inconveniente pero si crea una gran dificultad en el caso de que la empresa desee optar por algún sistema de costos específico, ya que no cuentan con información detallada de los costos en que se incurre para brindar cada uno de los cursos, ya que en muchos de ellos se requiere de un mayor valor en recursos.
Se pudo demostrar que la incidencia que tienen los costos variables son determinantes en la utilidad bruta de la compañía, ya que son los dos rubros que los conforman los que se contemplan en dicho segmento del estado de resultados. Al ser valores considerablemente altos, disminuyen en gran medida el valor de las ventas, y por ende el de la utilidad bruta alcanzada al final de cada periodo contable. Es por ello que se debe determinar de forma adecuada los ítems que se incluyen en los costos variables para contar con valores reales.
7. Recomendaciones
Considerando toda la información expuesta en este trabajo investigativo, se sugiere a los directivos de Iberocto Ecuador que analicen la real importancia que tienen los costos dentro de la actividad que realizan diariamente, ya que el en el momento los costos variables son los que mayor incidencia tienen en la utilidad bruta de la empresa, mientras que en el segmento de costos fijos se incluyen rubros que no deberían estar allí.
Es recomendable que antes de seleccionar cualquier cambio en la forma en que se gestionan los costos de la empresa, los directivos realicen una segmentación de los cursos y capacitaciones para formar líneas de servicios específicas, mediante las cuales se puedan asignar recursos a cada una de ellas para conocer el costo en el que incurre la empresa al implementarlos.
Sería adecuado que la empresa seleccione un sistema de costos para ser utilizado en el ámbito contable; y analizando la naturaleza de la actividad principal de la misma se pone en consideración el uso del Sistema de Costos ABC, mismo que consiste en la asignación de costos de acuerdo a las actividades implícitas en el proceso operativo, el cual podría ser aplicado después de haber segmentado los servicios de manera eficaz.
Se recomienda a los directivos y particularmente al Jefe del Área contable el análisis de los rubros que se generan del servicio, con la finalidad de que se consideren en el segmento adecuado los costos que son fijos y los que son variables ya que ello incide directamente en el valor que da como resultado el margen bruto de utilidad.
Baena, G. (2014). Metodología de la investigación. Grupo Editorial Patria.
Baque, E., Chiquito, G., Merchán, N., & Ponce, C. (2018). Los costos como instrumento de control de la gestión para la toma de decisiones. Editorial 3 Ciencias. Primera Edición.
Cuevas, C. (2013). Contabilidad de Costos. Enfoque gerencial y de gestión. Mexico: Prentice Hall. Pearson Educación. Cuarta Edición.
Faga, H., & Ramos, M. (2013). Cómo conocer y manejar sus costos para tomar decisiones rentables. Argentina: Ediciones Granica S.A. Tercera Edición.
García, J. (2013). Contabildiad de costos. McGraw Hill. Quinta Edición.
Hurel, G. (2016). Los costos variable y su incidencia en el margen de contribución. Guayaquil: Universidad Laica Vicente Rocafuerte.
Jiménez, P. (2015). Diseño de un modelo de costos ABC en la empresa de seguridad y vigilancia Expreseguridad Cía. Ltda. en la ciudad de Cuenca. Cuenca: Universidad de Cuenca.
Mauleón Torres, M. (2012). Logística y Costos. Buenos Aires: Ediciones Díaz de Santos.
Rojas, M. (2015). Contabilidad de costos en industrias de transformación. Mexico: Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C.
Rojas, R. (2013). Costos: Un enfoque administrativo de gerencia. Ediciones UNAL.
Toro, F. (2016). Costos ABC y presupuestos. Herramientas para la productividad. ECOE Ediciones.
Zambrano, J. (2015). Logística integral en las importaciones ecuatorianas y costos financieros. Caso ZC Mayoristas S.A. Guayaquil - Ecuador: Universidad de Guayaquil.