Observatorio Economía Latinoamericana. ISSN: 1696-8352


LOS GASTOS Y SU IMPACTO FINANCIERO EN LA MICROEMPRESA COMERCIAL MANHIDRA

Autores e infomación del artículo

Karla Denisse Bustos Quevedo*

Estudiante

Danny Israel Pontón Castillo**

Estudiante

Estela Hurtado Palmiro***

Docente

Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil, Ecuador

Email: kbustosq@ulvr.edu.ec

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RESUMEN: Comercial Manhidra es una microempresa ubicada en la ciudad de Durán que se dedica a la comercialización de artículos de ferretería en general, repuestos para maquinarias pesadas y mangueras hidráulicas, siendo parte del mercado por más de quince años. Debido a la inexperiencia de su propietario, inicialmente todas sus actividades fueron realizadas de forma empírica, por lo cual a través de los años las operaciones pertenecientes al área contable – financiera y administrativa en general han sido descuidadas, lo que ha conllevado a realizar transacciones que no siguen los lineamientos adecuados que las normas tributarias y contables lo requieren. El propietario considera que no se les brinda un tratamiento adecuado a sus gastos ya que existen desembolsos de dinero que no han sido sustentados ni registrados, lo cual afectaría a su capital de trabajo y por ende al resultado del ejercicio económico de la organización, lo cual permite que no exista razonabilidad en sus estados financieros. Por tales motivos se realizó la investigación, teniendo como propósito realizar un análisis financiero de sus estados financieros de modo que se pueda determinar su situación económica en función a la información que se nos proporcionó.

PALABRAS CLAVES: gastos, capital de trabajo, análisis financiero, indicadores financieros

ABSTRACT: Comercial Manhidra is a small business located in the city of Duran that is dedicated to the sale of hardware items in general, spare parts for heavy machinery and hydraulic hoses, being part of the market for more than fifteen years. Due to the inexperience of its owner, initially all its activities were performed empirically, so over the years the operations belonging to the accounting and financial and administrative area in general have been neglected, which has led to transactions that they do not follow the adequate guidelines that the tax and accounting regulations require. The owner considers that they are not given adequate treatment for their expenses since there are disbursements of money that have not been supported or recorded, which would affect their working capital and therefore the result of the organization's financial year, which allows that there is no reasonableness in their financial statements. For these reasons, the investigation was conducted with the purpose of conducting a financial analysis of its financial statements so that its economic situation can be determined based on the information provided to us.

KEYWORDS: expenses, working capital, financial analysis, financial indicator

Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:

Karla Denisse Bustos Quevedo, Danny Israel Pontón Castillo y Estela Hurtado Palmiro (2019): "Los gastos y su impacto financiero en la microempresa comercial MANHIDRA", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, (abril 2019). En línea:
https://www.eumed.net/rev/oel/2019/04/gastos-microempresa-manhidra.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/oel1904gastos-microempresa-manhidra


  • INTRODUCCIÓN

El artículo detallado a  continuación tiene como eje central enfatizar cómo un correcto y eficiente  análisis financiero puede  ser  de  gran ayuda para asesores o analistas de  innumerables  centros de  negocios. La adecuada administración de recursos monetarios, y una calificada selección de talento humano aportará a la hipótesis de la continuidad del negocio  en marcha, no obstante  un mal manejo de los fondos propios puede ocasionar un déficit  financiero ya que dichas salidas de dinero no serán recuperadas, por ende las  cuentas de gastos son de  suma relevancia ya que un inadecuado registro e incorrecto manejo de  los mismos conllevaría  a salidas  injustificadas de efectivo.

Cabe recalcar que  los gastos al igual que los activos  son necesarios para el desarrollo normal de  las  operaciones cotidianas en la empresa  y para la generación de renta, por ende el ente contable al reflejar  exceso de  gastos su resultado económico  podría ser negativo,  lo cual  explica que los gastos son desembolsos o salidas de  efectivo no recuperables, y el capital de  trabajo al ser el resultado de los activos corrientes menos los pasivos corrientes podría afectarse ya que el activo corriente cuenta con partidas de efectivo y equivalentes del efectivo que si llegan a disminuirse  la empresa no podría cubrir con sus obligaciones a  corto plazo.

  • PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

La inexistencia de políticas y procedimientos ocasiona que las operaciones sean realizadas de manera incorrecta, ya que no hay parámetros que establezcan la forma adecuada de cómo deben llevarse a cabo.

Por lo tanto, se incurre en informalidades tales como realizar transacciones de adquisiciones de bienes y servicios que no son sustentadas con los documentos tributarios pertinentes, y al no contar con una supervisión y un registro constante de todas las operaciones realizadas se da la posibilidad de que hayan desembolsos de dinero que no se registren y no sean considerados bajo ninguna partida para mostrar la situación económica real del ente contable.

  • FORMULACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

¿Cómo el inadecuado registro de los gastos afecta el resultado económico y el capital de trabajo del “Comercial Manhidra”?

  • JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

El inadecuado control de los procesos en una microempresa conlleva a una serie de problemas que pueden ser concatenados, ya que el hecho de no tener una estructura organizacional desarrollada y al designarle múltiples funciones a un solo talento humano, esto puede ocasionar que los procesos no se realicen correctamente y que las operaciones carezcan de registros que avalen la existencia de las transacciones ejecutadas en el ejercicio económico en curso.

Por ende los resultados económicos de Comercial Manhidra se han visto afectados por estos ineficientes procesos, los cuales han  ocasionado que la información financiera revelada no sea razonable, más aún cuando la microempresa ha incurrido en una serie de gastos los cuales no han sido considerados al momento de determinar el resultado del ejercicio.

La administración ha manifestado que a pesar de obtener resultados positivos al final del año la realidad económica de la microempresa en estudio es otra, ya que no presenta liquidez suficiente y en ocasiones su propietario ha optado por inyectar capital propio para la continuidad de sus operaciones. Esto se debe a las salidas injustificadas de efectivo, las cuales al no ser detalladas como gastos en el estado de resultados este no arroja una  información financiera real si no relativa.

  • OBJETIVOS

Objetivo general
Analizar de qué forma el tratamiento de los egresos gestionado por el Comercial Manhidra influye de manera importante en su situación económica.

Objetivos específicos

  • Verificar que los gastos incurridos tengan los soportes tributarios que cumplan con los requisitos establecidos por la normativa correspondiente.
  • Elaborar un examen a los estados financieros que permita conocer las diferencias económicas entre dos años.
  • Determinar el efecto de los gastos no registrados para conocer si el capital de trabajo ha sido afectado o no.
  • FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

Capital de trabajo o fondo de maniobra
Conceptualmente, el fondo de maniobra está integrado por los recursos financieros de carácter permanente de la empresa que quedan después de financiar el activo fijo o inmovilizado. Por ello, se puede afirmar que el fondo de maniobra es un concepto de pasivo. El estudio del fondo de maniobra, diferencia entre el activo circulante y exigible a corto plazo, es una etapa indispensable del análisis financiero, ya que permite conocer la estructura patrimonial que más conviene a una determinada empresa.

El fondo de maniobra indica la parte del capital circulante que ha sido financiado con recursos permanentes. El fondo de maniobra, también denominado capital circulante, capital de trabajo o fondo neto de rotación, se calcula como sigue:
FONDO DE MANIOBRA = ACTIVO CIRCULANTE - PASIVO CIRCULANTE
Sin embargo, esta forma de calcular el fondo de maniobra induce a error, ya que parece que el concepto de fondo de maniobra va ligado al activo circulante, cuando en realidad hace referencia a recursos financieros, es decir, al pasivo.(Centro Europeo de Postgrado, s.f., pp.61-62)

Gastos
Decrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea en forma de entradas o aumentos en el valor de los activos, o de disminución de los pasivos, siempre que no tengan su origen en aportaciones, monetarias o no, de los socios o propietarios. (Omeñaca, 2017, p.36)

Análisis financiero

En el análisis financiero se investiga y se diagnostica la situación financiera de una organización, a partir de la información económico-financiera del entorno económico con el que esta interactúa. Dicho análisis va más allá de los procesos de toma de decisiones internas, pues se entrega información relevante a agentes externos, como inversionistas, instituciones financieras, instituciones de fiscalización, acreedores, etc. Cada uno de estos potenciales usuarios de la información tiene necesidades distintas y, por ende, su análisis estará orientado a su real necesidad. (Córdoba, 2014, p.XIII)

Razones financieras
Cuando aplicamos este análisis, obtenemos razones financieras, que no son más que un índice, un ratio, un indicador o sencillamente una razón; la cual podríamos definirla como la relación entre dos números, donde cada uno de ellos puede estar integrado por una o varias partidas de los estados financieros de una empresa.

El propósito del uso de las razones en los análisis de los estados financieros es reducir la      cantidad de datos a una forma práctica y darle un mayor significado a la información, además de que nos permite vislumbrar los posibles focos de atención, que no quedan de manifiesto simplemente con observar la información presentada en los estados financieros. (Lavalle, 2016, pp.17-18)

  • FUNDAMENTACIÓN LEGAL

LEY ORGÁNICA DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO – LORTI

Con respecto a la deducibilidad de los gastos, la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno (2015) señala lo siguiente:
Art. 10.- Deducciones.- En general, con el propósito de determinar la base imponible sujeta a este impuesto se deducirán los gastos que se efectúen con el propósito de obtener, mantener y mejorar los ingresos de fuente ecuatoriana que no estén exentos.

REGLAMENTO PARA LA APLICACIÓN DE LA LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

Art. 34.- Gastos personales.- Las personas naturales podrán deducirse sus gastos personales, sin IVA ni ICE, así como los de su cónyuge o conviviente e hijos menores de edad o con discapacidad, que no perciban ingresos gravados y que dependan del contribuyente.

Art. 40.- Registro de compras y adquisiciones.- Los registros relacionados con la compra o adquisición de bienes y servicios, estarán respaldados por los comprobantes de venta autorizados por el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención, así como por los documentos de importación. Este principio se aplicará también para el caso de las compras efectuadas a personas no obligadas a llevar contabilidad.

REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS
Art. 1.- Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con tributos:
a) Facturas;
b) Notas de venta - RISE;
c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios;
d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;
e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,
f) Otros documentos autorizados en el presente reglamento.

Art. 10.- Sustento de costos y gastos.- Para sustentar costos y gastos del adquirente de bienes o servicios, a efectos de la determinación y liquidación del impuesto a la renta, se considerarán como comprobantes válidos los determinados en este reglamento, siempre que cumplan con los requisitos establecidos en el mismo y permitan una identificación precisa del adquirente o beneficiario.

  • ESTUDIO DE MERCADO

El proyecto investigativo se llevó a cabo mediante un análisis de tipo descriptivo, lo cual busca  diagnosticar cómo influye el inadecuado tratamiento de los gastos en el capital de trabajo de tal manera que se revele su incidencia en la liquidez de la microempresa Comercial Manhidra.
El método de investigación en uso hace referencia a que mediante el correcto y adecuado relevamiento de información se puede llevar a cabo la descripción de los sucesos ocurridos, ejecutándose de manera oportuna un adecuado análisis y veraz interpretación de la información recopilada. En otras palabras, mediante esta metodología se podrá demostrar si Comercial Manhidra lleva o no un correcto registro y control de los procesos al momento de ejecutar desembolsos de efectivo.
El proyecto de investigación se enfoca en términos cuantitativos ya que se pudo analizar aquellas transacciones relacionadas a los desembolsos de efectivo y todas aquellas cuentas que conforman el capital de trabajo, así mismo se llevó a cabo un análisis a los estados financieros para conocer la situación económica real de esta microempresa y el estado en que esta se encuentra mediante la aplicación de los índices económicos.
Instrumentos y técnicas de Investigación:

  • Investigación documental: Este tipo de investigación es de suma importancia ya que esta técnica hace uso de todo recurso documental tales como artículos, revistas, libros, registros contables, estados financieros y toda información valiosa para la obtención de resultados entorno a la correcta administración del efectivo, capital de trabajo y las cuentas de gastos en general.
  • Entrevista: Se implementó la entrevista en este proyecto investigativo con el fin de recopilar información que puede ser de ayuda al momento de emitir algún juicio de valor conforme al tema expuesto.
  • Cuestionario: Se tomó en consideración dicha técnica con el fin de realizar un formulario, el cual se encuentra conformado por una serie de preguntas establecidas conforme al tema de estudio de las cuales se espera que sus respuestas sean contestadas de manera cerrada, con esto se espera obtener información concisa del tema expuesto en el presente proyecto.

Una vez llevado a cabo el correspondiente levantamiento de información mediante la técnica del cuestionario el cual fue realizado al personal clave de la microempresa Comercial Manhidra podemos acotar que conforme a ciertas preguntas cruciales se confirma que esta microempresa no posee manuales de políticas y procedimientos, por lo cual dicha organización no lleva a cabo un adecuado control de sus procesos.
En cuanto a la manera de cómo ejecutan los pagos se pudo conocer que sólo se efectúan mediante el giro de cheques ya que el gerente no ha implementado como herramienta de pago las transferencias bancarias. Se pudo conocer que existen salidas de efectivo diarias por concepto de gastos de alimentación y transporte del personal, los cuales no se llevan a cabo mediante un vale de caja o algún tipo de registro que avale dicha salida de dinero, lo cual permite corroborar que existen desembolsos que no han siendo reconocidos.
Comercial Manhidra no maneja un archivo extracontable que revele el saldo que se adeuda a cada uno de los proveedores con los que mantiene relaciones económicas, ya que no posee un sistema contable concatenado para el desarrollo de todas las cuentas que permita alimentar de manera automática los estados financieros. Se tiene como única guía o registro los archivos físicos tales como comprobantes de venta, retenciones, chequera etc., lo cual se debe revisar cada vez que sea necesario al momento de efectuar pagos, lo que resulta incómodo para el personal encargado de tal manera que no se está optimizando los recursos ni el tiempo.

  • SITUACIÓN ACTUAL DE COMERCIAL MANHIDRA S.A.
  • Comercial Manhidra no posee un organigrama institucional, por ende no existe una adecuada segregación de funciones.
  • Carece de manuales de políticas y procedimientos que determinen los pasos a seguir para el adecuado manejo del efectivo y las funciones que deberán cumplir el control interno para el correcto desenvolvimiento de los procesos.
  • Su sistema contable no es integrado, por ende, el personal asignado solo lo emplea   para el ingreso y control de la mercadería, no obstante, se omite toda operación que sustenten la razonabilidad de los estados financieros.
  • No se realiza un diagnóstico financiero al cierre de cada ejercicio económico, por esta razón, la directiva de Comercial Manhidra desconoce la situación económica real de su organización.
  • Conforme a la información obtenida se pudieron implementar los ratios financieros necesarios para conocer la situación económica de la organización, mostrándose más afectados por los resultados arrojados, las razones de rentabilidad ya que están directamente relacionadas con los gastos que se muestren en el estado de resultados integral.
  • INFORME TÉCNICO

De las ratios financieros
Conforme al conocimiento de la existencia de gastos que no fueron considerados en el estado  de resultados integral se procedió a incluirlos para determinar cuál hubiese sido el resultado en caso de que se los haya tomado en cuenta como parte de dicho estado financiero. Por lo que se procedió a implementar nuevamente los indicadores financieros para determinar las diferencias en que se ve afectado el resultado de la organización y así poder conocer aproximadamente la situación real de la misma de una forma más razonable.

Por el indicador financiero impacto de gastos operacionales se evidenció un incremento de 11% a 14% por ende aquellos gastos influyeron notoriamente en el resultado del ejercicio ya que la utilidad de dicho periodo en curso tendió a disminuir tras el incremento de aquellos gastos operacionales.

EL ratio (Du Pont) tendió a disminuir  de 1% a -10% siendo este un indicador que permite revelar en qué proporción los activos apoya en la generación de utilidades, se determina que dichos activos no aportan lo necesario para la generación de beneficios económicos.

El ratio financiero margen operacional descendió de 4.32% a 1,21% lo cual significa que esta microempresa, obtuvo como resultado producto de sus ventas deducidos sus costos y gastos una utilidad de $0.01 por cada dólar invertido, representando prácticamente una utilidad insignificante.

Una vez tomados en cuenta aquellos gastos que se omitieron en el estado de resultados integral se pudo evidenciar pérdida para el ejercicio económico 2017, es por aquella razón que su índice financiero correspondiente a la rentabilidad neta de ventas disminuyó de 0% a -2% por un incremento en sus gastos operacionales, por ende se sobreentiende que el negocio para este ejercicio económico no fue rentable por la inadecuada administración de sus recursos financieros y el incorrecto tratamiento de los procesos.

Del asiento contable

En el correspondiente levantamiento de  información se llevó a cabo un muestreo aleatorio de aquellos gastos incurridos por la microempresa en estudio durante el período 2017, lo cual se obtuvo como resultado que en el ejercicio fiscal estudiado el Comercial Manhidra consideró como gasto la compra de bienes de considerables rubros para su actividad tales como:  una cámara de seguridad, una percha para muestrario de mercadería, un televisor plasma; por lo que se sugiere que dichas adquisiciones, sean activadas como propiedad planta y equipo.

Cabe recalcar que las transacciones mencionadas aunque forman parte de un detalle de gastos generales de la microempresa, dichas operaciones no figuran bajo ninguna partida en el estado financiero correspondiente.

Del manual de políticas y procedimientos que podría ser implementado para el uso de fondos emergentes

Debido a la carencia de manuales de políticas y procedimientos por parte de Comercial Manhidra y debido a su frecuente manipulación de dinero de caja chica para cubrir necesidades correspondientes al giro del negocio, se procedió a emitir una guía que le permita a la organización tener un control sobre el uso adecuado de los desembolsos y los procesos que deben llevarse a cabo para disponer de los mismos.

CONCLUSIONES

  • Se observaron escasos procesos para el adecuado registro y control de los gastos incurridos en el ejercicio fiscal en estudio, se constató que existen salidas de efectivo no justificadas las mismas que no han sido consideradas para la correcta presentación del estado de resultado integral, datos que no fueron incluidos en el análisis debido a que no existe información suficiente.
  • No existe algún tipo de control al momento de otorgar desembolsos de efectivo por ende esta falta de organización y falla de la administración de Comercial Manhidra puede prestarse para salidas de efectivo mal intencionadas y no justificadas.
  • Existen compras de bienes tales como: una cámara de seguridad, un televisor plasma, una percha para muestrario de mercadería, los cuales son rubros de un valor considerable; no obstante, se constató que dichas adquisiciones nunca fueron registradas como un activo en la empresa y tampoco se reconocieron en otra partida dentro de los estados financieros.

RECOMENDACIONES

  • Desarrollar vínculos comerciales con terceras personas que proporcionen documentos tributarios que sean de soporte, los cuales serán considerados al momento de llevar a cabo los registros contables por el profesional encargado caso contrario se deberá emitir liquidaciones de compra de bienes y servicios de tal manera que se logre sustentar el crédito tributario de IVA.
  • Efectuar arqueos de caja aleatorios y de manera sorpresiva, de tal manera que se logre comprobar que cada uno de los desembolso de efectivo se justifiquen con tiques de caja registradora, comprobantes de venta, vale de caja, etc.
  • Decretar lineamientos necesarios que permitan identificar si una transacción puede registrarse ya sea como un gasto o como una propiedad planta y equipo.

BIBLIOGRAFÍA
Centro Europeo de Postgrado. (s.f.). Módulo Análisis Financiero.
Córdoba Padilla, M. (2014). Análisis financiero. Bogotá: Ecoe Ediciones
Lavalle, A. (2016). Análisis financiero. México: Editorial Digital UNID
Omeñaca, J. (2017). Plan General de Contabilidad y PGC de PYMES comentados. Barcelona: EDICIONES DEUSTO octava edición

*Estudiante, Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil Facultad de Administración Carrera de Contabilidad y Auditoría Av. De las Américas. Apartado postal 11-33.
Guayaquil-Ecuador
**Estudiante, Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil Facultad de Administración Carrera de Contabilidad y Auditoría Av. De las Américas. Apartado postal 11-33. Guayaquil-Ecuador kbustosq@ulvr.edu.ec
***Docente,Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil Facultad de Administración Carrera de Contabilidad y Auditoría Av. De las Américas. Apartado postal 11-33 Guayaquil-Ecuador. danny.ponton@hotmail.com ehurtadop@ulvr.edu.ec

Recibido: 16/01/2019 Aceptado: 08/04/2019 Publicado: Abril de 2019

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