Pablo Andrés Orellana Castro*
Jaccelly Edith Tipán Gaibor**
Ángela Duque González***
Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil, Ecuador
Email: aduqueg@ulvr.edu.ec
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Resumen
El desarrollo de la presente investigación tiene como propósito demostrar que la aplicación de un adecuado tratamiento contable en inventarios de la empresa TARGOS, es una herramienta esencial que ayudará a obtener información eficaz y oportuna, para la presentación razonable de los estados financieros, permitiendo conocer la realidad del área de inventarios y tomar las decisiones más apropiadas, precautelando el bienestar de la entidad. La metodología utilizada en la investigación fue la entrevista, análisis documental y narrativas detalladas en donde se logró obtener información que permitió determinar los problemas que atraviesa la empresa debido al control inapropiado del inventario, así como su posible solución. La propuesta presentada en la investigación se enmarca en la reorganización de procesos a través del diseño de un tratamiento contable para la sección de inventario, proponiendo procedimientos que debe tener la empresa para un control eficaz y eficiente, así mismo, se pretende capacitar al encargado de área para crear conciencia de la importancia de esta sección en las cifras económicas de los estados financieros.
Summary
The purpose of the present investigation is to demonstrate that the application of an adequate accounting treatment in inventories of the company TARGOS, is an essential tool that will help to obtain effective and timely information, for the reasonable presentation of the financial statements, allowing to know the reality of the inventory area and make the most appropriate decisions, safeguarding the welfare of the entity. The methodology used in the investigation was the interview, documentary analysis and detailed narratives where information was obtained that allowed to determine the problems that the company is going through due to the inappropriate control of the inventory, as well as its possible solution. The proposal presented in the investigation is part of the reorganization of processes through the design of an accounting treatment for the inventory section, proposing procedures that the company must have for an effective and efficient control, likewise, it is intended to train the person in charge of area to raise awareness of the importance of this section in the economic figures of the financial statements
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Pablo Andrés Orellana Castro, Jaccelly Edith Tipán Gaibor y Ángela Duque González (2019): "Tratamiento contable del inventario y su efecto en los estados financieros de la empresa Targos", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, (abril 2019). En línea:
https://www.eumed.net/rev/oel/2019/04/estados-financieros-targos.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/oel1904estados-financieros-targos
Introducción
Actualmente los negocios se desarrollan rápidamente y en su mayor parte son respaldados de acuerdo a sus ingresos, a medida que las empresas van ampliándose sin contar con la efectividad en sus operaciones debido a la competencia en el mercado, la trayectoria y su sistema de organización su logro dependerá de la correcta gestión que se lleve a cabo dentro de la empresa.
Por tal motivo es importante mantener un control en detalle sobre las actividades y decisiones tomadas por los gerentes y la administración para definir los procesos operacionales en la organización. Llevar a cabo un tratamiento contable del inventario contribuye con el alcance de los objetivos y metas proyectadas ayudando a impulsar la gestión sobre la administración en los estados financieros para su efecto.
El control del inventario es necesario en todos los aspectos debido a que facilita información sobre los productos disponibles y por adquirir con el objetivo de poder usarlos para su venta en la empresa, a través del uso de procedimientos para levar la administración del inventario se pretende aumentar la rentabilidad en la organización y brindar mejor calidad al cliente.
Esta investigación busca dar a conocer las vulnerabilidades que se tienen en la empresa TARGOS al no contar con un adecuado procedimiento para administrar su inventario contable y establecer procesos para mejorar la efectividad en la administración del inventario e indicar la importancia de la implementación del tratamiento contable del inventario para efectos en sus estados financieros.
En base al problema a investigar se tiene como objetivo general: Analizar el tratamiento contable del inventario y su efecto en los estados financieros de la empresa TARGOS.
Y como objetivos específicos:
La idea a defender de la investigación es: El tener un adecuado tratamiento contable en los inventarios provee información íntegra a la empresa, reflejando una apropiada rotación de las existencias y que estas no generen un deterioro y poca rentabilidad a lo largo del periodo, afectando a los estados financieros.
La empresa TARGOS es una franquicia de venta de artículos de construcción, herramientas y pinturas para la adecuación, se encuentra ubicada en los Álamos con horario de atención de lunes a viernes de 08:30 a 17:30. La misma se inició en el año 2013 y se ha conservado en el mercado desarrollándose en el mismo sector, durante este tiempo se ha identificado que el proceso utilizado no permite llevar un adecuado control contable del inventario en los estados financieros de la compañía.
A partir de sus inicios y conforme al avance que ha tenido la empresa se han hallado debilidades de parte del personal por la falta de comunicación y capacitación para el cumplimiento de las actividades desarrolladas, las cuales implican una mala administración y control en los registros contables del inventario en sus estados financieros.
La empresa realiza sus actividades operativas usando el mismo procedimiento desde sus inicios por tal motivo los resultados que se tenían inicialmente no se veían afectados pero a medida que la empresa se ha ido desarrollando se ha notado que los resultados en base al proceso utilizado no tiene efectos positivos en sus estados financieros por lo que el personal del área contable no tiene el compromiso de un buen trabajo en equipo y de tal manera poder generar resultados que permitan el crecimiento continuo de la empresa.
Todas las empresas del país y del mundo están sujetas a llevar un inventario contable para tener un control y una amplia vista que ayude a corregir la situación financiera de la compañía, creando la debida planeación de sus procesos que ayudan a tener mayor rentabilidad en sus estados financieros.
La empresa TARGOS no ha tenido la oportunidad de preparar un plan de investigación que permita analizar los procesos contables y su efecto en los estados financieros, la presente investigación ayudara a la compañía a conocer los procesos contables del inventario a seguir para su administración en los departamentos correspondientes de la empresa para efectos del 40% del inventario correspondiente a herramientas y pinturas de adecuación, identificando que no existan productos que se queden en stock y se deterioren ya que generan pérdidas monetarias y significativas en la compañía.
El marco teórico que permite sustentar el desarrollo de la investigación abarca las teorías de algunos literatos, tales como: Auditool (2014) donde se describen los componentes de control que son “entorno de control, evaluacion de riesgos, actividades de control, informacion y comunicación, activiades de monitoreo y supervisión”. Economia (2015) indica las fases de un proceso de auditoria y como debe ser la elaboracion el informe “el auditor habrá acumulado en grado suficiente las evidencias, debidamente respaldada en sus papeles de trabajo. Por tal motivo, este grupo de normas exige que el informe exponga de qué forma se presentan los estados financieros y el grado de responsabilidad que asume el auditor”. Martínez. (2017) cito lo siguiente “La evidencia es un conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes para sustentar una conclusión”. Newton, F. (2012) indica que “las buenas prácticas contables permiten asegurar que las actividades se realicen a tiempo y con la precisión necesaria para tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso y lograr los objetivos del negocio.” Peraza. (2014) menciona que “el objetivo de los estados financieros es proveer información sobre el patrimonio del emisor a una fecha y su evolución económica y financiera en el período que abarcan, para facilitar la toma de decisiones económicas”. Orlando. (2014) cito conforme a NIA 315 que “el objetivo de esta norma es la de aportar conocimientos necesarios para que el auditor utilice el sistema de control interno desarrollado por la empresa, como un procedimiento de auditoría para el cumplimiento de los objetivos del trabajo, y ello le permita la ejecución de una auditoria más eficiente”. Holmes (1994) señala que “debe estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del control interno de la empresa cuyos estados financieros se encuentra sujetos a auditoría como base para establecer el grado de confianza que merece, y consecuentemente, para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoría".
Para llevar a cabo la presente investigación, se ha dividido en dos tipos con el fin de hallar las posibles irregularidades contables que permite poder identificar la ejecución de los procesos necesarios:
Este tipo de investigación permitió conocer las razonables cifras contables y expresar hechos notables que se fueron generando dentro de la empresa, a través de la recopilación de datos auténticos como:
Permitió investigar cómo se ha venido ejecutando los procesos en los departamentos de bodega, compras y su aplicación bajo los principios financieros acorde a las Normas Internacionales de Información Financiera y poder comprobar el impacto generado dentro de los estados financieros, para hallar los diferentes problemas en la empresa este proceso se ejecutó a través del análisis de los estados financieros, entrevistas e investigaciones de los registros y documentos que están dentro del proceso.
La investigación del presente proyecto se basa en determinar el procedimiento para mejorar los problemas contables del inventario existente en la empresa TARGOS, sus procesos actuales deben ser analizados desde un enfoque cualitativo y de esta manera poder establecer la causa de cada problema que se tiene en los departamentos contables, compras, inventario y administrativo de la compañía.
Para hallar el tratamiento contable se tomó en cuenta las entrevistas, el análisis documental y la narrativa detallada en función de la investigación para poder hallar los problemas puntuales que afectan el manejo del inventario, esto conlleva a realizar un análisis contable que se detallan a continuación:
Es aplicado para llevar a cabo la revisión de documentación que se encuentran dentro del proceso y realizar el estudio de la integridad en sus estados financieros.
Cuestionario que se implementó para el gerente, contador y administrador del inventario con el objetivo de poder identificar las debilidades y hallar evidencias que permitieron determinar cuáles son las áreas críticas y la situación actual de la empresa.
A través de este método se identificó los procesos importantes, la clasificación de actividades, áreas, delegados y los registros contables que tiene la empresa, generando mayor conocimiento del control interno y debilidades que tiene la compañía.
4.1 Análisis documental
Para iniciar el proceso de análisis documental realizado en la empresa TARGOS a continuación, se detallan las transacciones y sucesos producidos en el año 2017 puesto que se revisó de forma física todos los documentos contables que se encuentran dentro del proceso, tales como: estados financieros, declaraciones tributarias, Kardex, permitiendo comparar las variaciones generadas entre los años 2016 y 2017.
Una vez revisados los documentos contables de la empresa TARGOS se logró determinar ciertas variaciones que se han dado entre el periodo 2016-2017, siendo una de ellas y de mayor importancia la sección de inventarios al obtener un 43% de variación, es decir, existe un incremento en su valor, lo cual muestra que dicha cuenta esta presentado problemas de control al contar con inventario obsoleto, productos con sobreprecio, faltantes en conteos físicos y evidenciando una lenta rotación del inventario.
Los procedimientos contables y la información fueron realizadas a los departamentos de bodega y contabilidad con el fin de conocer la criticidad existente y proceder con el informe de los procedimientos contables que se han verificado en la empresa.
4.2 Entrevista
Para iniciar el proceso de entrevistas realizadas en la empresa TARGOS a continuación, se da una opinión razonable sobre el cuestionario que se implementó para el gerente, contador y administrador del inventario con el objetivo de poder identificar las debilidades y hallar evidencias que permitieron determinar cuáles son las áreas críticas y la situación actual de la empresa.
Ética e Integridad; la empresa no tiene definido un sistema organizacional, ni valores éticos, no cuenta con una norma para recursos humanos, ni con una misión y visión que le permita alcanzar sus objetivos en el futuro.
Es recomendable que la empresa ejecute políticas de recursos humanos y establezca su sistema organizacional para de esta forma tomar conciencia y saber llevar el control de los empleados.
Evaluación de Riesgo; la empresa no realiza evaluaciones previas que le permita descubrir posibles riesgos y debilidades, lo que les está causando inconvenientes en sus inventarios.
Es recomendable que la empresa cree componentes de control interno y defina una matriz de riesgos que le permita su identificación en caso de existir cambios.
Acciones de Control; la empresa no cuenta con normas que le permita ejecutar sus operaciones correctamente en las áreas de inventario, contabilidad y ventas, tampoco existen manuales de procedimientos que ayude a sus colaboradores a realizar sus tareas de manera eficiente.
Es recomendable que la empresa cree normas, manuales de instrucciones y procesos como ayuda que la oriente a lograr todos sus objetivos planteados.
Información y Aviso; la empresa no dispone de un sistema de comunicación inteligente que le facilite el registro de sus productos, adicional no controla de manera constante la información manejada.
Es recomendable que la empresa utilice herramientas que le garantice la comunicación tanto interna como externa de manera segura.
Inspección y Monitoreo; la empresa no realiza un control constante que le permita verificar el funcionamiento del control interno.
Es recomendable que la empresa utilice elementos apropiados que le permita llevar el control de sus productos y de esta manera evitar pérdidas.
De acuerdo a las evidencias encontradas durante la revisión del sistema de inventario manejado por la empresa TARGOS en el año 2017 se muestra lo siguiente
Durante el análisis se encontró que el 40% de los productos guardados se encontraban caducados, debido a que no se tiene el control adecuado entre una revisión física de cada mercadería contra el sistema de inventarios el mismo no tiene definido periodos de tiempo para ser actualizado, esto se genera al no tener los procesos apropiados para llevar un sistema de inventario actualizado. Entre los productos en stock más representativos se encontraron 250 bloques, 250 pinturas, 400 rollos de alambre, 620 tubos, 280 en zinc, 320 cuerdas metálicas y 370 ventanas, los cuales se encuentran en estado deteriorados.
4.3.2 Inventario Deteriorado.
De acuerdo a las pruebas realizadas físicamente en la empresa TARGOS se pudo notar que gran cantidad de sus productos se encontraban deteriorados debido a que no se tiene el cuidado adecuado de esta mercadería por lo que no son guardados y etiquetados de acuerdo a su categoría en una misma bodega lo que causa que los productos se deterioren antes de su fecha de caducidad.
Motivo por el cual estos productos deteriorados ascienden a $68.452,20, dentro del año 2017, la entidad le dio de baja a los productos más representativos como cemento, eternit, bloques, pinturas y otros los mismos ascendían monetariamente a $8.500,65 estos valores fueron considerados en la conciliación tributaria como gastos no deducibles afectando la liquidez de la empresa en el transcurso del periodo.
La empresa utiliza un listado de proveedores con precios no actualizados, lo que permite que los productos sean adquiridos a precios elevados generando mayor gasto para la organización, es recomendable que realicen una comparación de precios entre proveedores y a la vez se mantengan en la actualización constante de proveedores para evitar gastos exaltados en los productos.
4.3.4 Análisis de Compras y Ventas Año 2017
En base a las evidencias obtenidas la empresa no tiene definido claramente sus procesos a seguir para administrar el inventario contable esta es la principal causa de que exista perdida física y monetaria por lo que no se tiene el control total sobre los productos que ingresan y salen.
De acuerdo al análisis representativo de la Figura No. 2 de compras y ventas se identificó que durante el año 2017 en la franquicia hubo productos que quedaron en stock debido a que no se llevó el control adecuado para la adquisición de un nuevo producto por tal motivo el valor total de las compras ascendió a $93.703,36, valor que fue mayor al valor de las ventas que fue de $59.496,76, teniendo un excedente de mercadería de un 36.51% durante el transcurso del año.
4.4 Resultados de la investigación
Al finalizar el estudio investigativo en la empresa TARGOS, se puede indicar que la idea a defender planteada en el Desarrollo es válida expresando los siguientes resultados:
Los documentos contables presentados por parte de la empresa TARGOS para ser revisados, muestran los resultados financieros entre los años 2016 y 2017, luego de la revisión se pudo evidenciar variaciones en la sección de inventarios al surgir un incremento en saldos del 43%, esto indica que existe procesos de control deficientes que no garantizan el cuidado y administración optima del inventario, provocando gastos innecesarios y pérdidas a la entidad.
Luego de realizar las entrevistas al Gerente, Contador y Administrador del inventario se logró determinar que no existe un tratamiento contable para el inventario que permita llevar un control continuo de todos los insumos, productos que ingresan y salen de la empresa, lo cual dificulta la consecución de los objetivos establecidos en un inicio, además se observó la falta de compromiso para identificar posibles riesgos que atenten contra la integridad de la información presentada en los estados financieros de la empresa.
Finalizada la evaluación del sistema de control se determinó que la empresa TARGOS no tienen definido una norma de recursos humanos que permitan establecer un sistema organizacional fuerte, en donde se establezcan valores éticos, misión, visión que muestren los objetivos a conseguir durante un periodo determinado, si bien es cierto, resulta necesario crear conciencia y saber llevar el control de los empleados. Además, se observó la ausencia de manuales de políticas, funciones que den a conocer el conjunto de actividades de cada empleado, así como procedimientos para el área de inventarios, por lo cual, es necesario mejorar los procesos de control y el tratamiento contable de dicha parida para evitar en el inventario: pérdida de materiales, productos e insumos obsoletos, poca rotación.
Por ende, implementar un tratamiento contable para la sección de inventarios incrementaría el porcentaje de fiabilidad y razonabilidad de la información financiera de la empresa TARGOS permitiéndole aumentar los ingresos, generando motivación en los colaboradores, y una respuesta positiva por parte de estos. Es decir, la viabilidad del proyecto es muy buena estimando tener buena aceptación por parte del gerente, puesto que se espera mejorar el proceso de control de inventario y generar rentabilidad sustancial que permitan desarrollar las actividades operativas normales de forma eficiente y eficaz, juntamente con el crecimiento empresarial.
El análisis realizado a la empresa TARGOS ha permitido conocer la falta de normas y procesos que le permita al personal poder realizar de manera eficiente sus tareas y lograr crecer como organización.
Se procedió a revisar el tratamiento contable existente en el proceso interno de compras de la empresa y se evidencio que actualmente no cuenta con un adecuado sistema contable que le ayude a llevar el inventario de sus productos en stock, que le permita identificar los productos que se necesitan para poder cumplir con las metas establecidas y brindar calidad al cliente según su necesidad en el momento de su compra.
Durante la investigación se identificó que la empresa no tiene definidos sus procedimientos contables del inventario que se ejecuten de manera constante y que les permita controlar el ingreso y salida de todos los productos del inventario para ayudar a mejorar la rentabilidad progresivamente en la organización.
La empresa no lleva el control contante del inventario de forma física solo lo realizan cuando lo requieren, es muy importante que la organización cumpla con la elaboración de este procedimiento, de todos los procesos y normas respecto a la administración del inventario para llevar un registro de sus productos de forma ordenada y eficiente para el desarrollo de la empresa.
En el análisis realizado a la empresa se identificó que la terna de proveedores utilizada no es actualizada de forma constante, esto implica que los productos adquiridos a proveedores sean de precios elevados en comparación con otros proveedores.
La organización no tiene definido un sistema organizacional que le permita contar con cargos ya establecidos para su personal que facilite sus tareas ya definidas de acuerdo a cada cargo, al igual que no tiene establecido un programa de capacitación para el personal del área de inventario.
Efectuar el tratamiento contable del inventario en la empresa TARGOS, el mismo ayudara en gran medida a prevenir y mitigar aquellas vulnerabilidades encontradas.
Crear políticas y procedimientos para la administración del inventario contable, los mismos deben ser aprobados por la gerencia y encargado del área de inventario.
Dar a conocer a todo el personal de la organización las normas y procedimientos establecidos para su desempeño y progreso en el área de inventario.
Las políticas y procedimientos establecidos deben ser actualizadas de forma constante según cambios que existan en cada operación.
Evaluar el tratamiento contable establecido para el inventario luego de haberlo implementado para conocer el nivel de eficacia en sus procesos y permita establecer las mejores operaciones a favor de la empresa.
Es recomendable que la empresa establezca su sistema organizacional para que defina los cargos necesarios en base a la necesidad del área.
Establecer programas de capacitación para el personal del área de inventario.
Antes de adquirir algún producto compare precios entre proveedores para realizar la compra de la mercadería y evitar gastos innecesarios.
Es recomendable que la empresa utilice un sistema de inventario actualizado que ayude con el control de ingreso y salida de los productos facilitando su registro de forma constante y permita conocer el valor de cada producto sin necesidad de su revisión física.
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*pabloorellanak@hotmail.com, Egresado, Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil Facultad de Administración Carrera de Contabilidad y Auditoría Av. De las Américas. Apartado Postal 11-33. Guayaquil-Ecuador