Quinde Espinoza Celeste Andrea*
Ramos Alvarado Terry Kevin**
MSC. Eco. Patricio Xavier Fray Villacrés
Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, Ecuador
andrea.quinde@hotmail.com
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Un débil o desinteresado control dentro del inventario tiene grandes repercusiones en negocios en donde el principal ingreso son los materiales en venta, la repercusión en la falta o exceso de este pone en riesgo a la rentabilidad de las compañías. En el presente estudio que tiene como objetivo principal el de analizar la valuación y control de inventarios en la empresa Disensa Ramírez S.A y su efecto en la rentabilidad, la investigación presenta una metodología con un enfoque cualitativo de tipo descriptivo a través de entrevistas a los principales referentes en el área de administración general, compras, ventas y bodega que con ayuda de los financieros del periodo 2016-2017 se adquirió la información pertinente en donde a través de un informe técnico se determinó la situación financiera de la empresa así como el efecto que tiene el control del inventario sobre la rentabilidad. Además, se pudo determinar cómo resultado que la franquicia Disensa Ramírez S.A. mantiene un control único de inventario lo que limita la gestión eficiente para el diseño de pedidos a medida es decir elementos prefabricados lo que provoca que se acumulen residuos de fabricación, en adición a través de los principales estados financieros y ratios se evidencia un sólido comportamientos y crecimiento reflejado en sus utilidades pero existen señales anticipadas en las nuevas cuentas de inventario de construcción y acero que revelan la necesidad de cambios en los procedimientos.
Palabras Claves: Planeación, valuación, control, inventarios, rentabilidad.
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Quinde Espinoza Celeste Andrea y Ramos Alvarado Terry Kevin (2018): "Valuación y control del inventario y su efecto en la rentabilidad", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, (julio 2018). En línea:
https://www.eumed.net/rev/oel/2018/07/inventario-rentabilidad.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/oel1807inventario-rentabilidad
En el presente trabajo de investigación se analiza a la empresa Ramírez S.A. que se encuentra franquiciada actualmente dentro del grupo Disensa, y de actividad económica principal el transporte de carga por carreta y venta al por mayor y menor de materiales de construcción, como todas las empresas comerciales, lleva un registro de sus transacciones financieras lo cual le permite conocer su situación económica y además detectar las falencias que se den en su respectivo funcionamiento.
De tal forma, el presente trabajo de titulación está enfocado en realizar un análisis a la rentabilidad a través de la valuación y control del inventariado y de esta forma determinar su posición económica-financiera. El objetivo de la presente investigación es el de analizar la valuación y control del inventario y su efecto en la rentabilidad además si este control es alterado por diversas fuentes tanto internas como externas a la compañía, perjudicarán a la ejecución comercial y contable de cualquier empresa, ya sea por una mala comunicación entre departamentos, decisiones de compra sobrevaloradas sin un análisis previo o la mala distribución de la mercadería. Los factores antes mencionados provocan acumulación de activos que ponen en riesgo la rentabilidad de la empresa al generarse mayores costos por su mantenimiento, almacenamiento o destrucción. La existencia de problemas relacionados con la valuación y control de inventarios puede ser determinado por una larga variedad de situaciones y causales, dentro de los cuales se pueden enunciar los siguientes
Desarrollo
En relación con el problema de investigación se traza como objetivo general: Analizar la Valuación y Control del inventario, y su efecto en la rentabilidad en la empresa DISENSA RAMIREZ S.A.
Y como objetivos específicos:
La idea a defender de la presente investigación es:
El análisis de valuación y control de inventarios mejorará los procesos de controles desde el inicio de las compras hasta la venta final de los productos; incrementando la eficacia de estos y optimizando la utilidad de la empresa, reflejado en su rentabilidad.
Antecedentes
Uno de los problemas más notables que enfrenan las franquicias en donde la principal fuente de ingreso es a través de las ventas de materiales se deben a la falta de una adecuada planificación de inventario, los cuales a pesar de presentar una rotación apropiada también manifiestan elementos permanentes en bodega, los cuales pueden quedarse por un tiempo sin vender y volverse obsoletos, las perdidas por materiales excedentes en este tipo de negocios genera pérdidas significativas en las utilidades esperadas.
El marco teórico que sustenta la investigación mantiene relación en primera instancia con lo expresado por Frer (2013) quien indica que las empresas diseñan estrategias para mejorar su rendimiento a través de la redacción de informes con el fin de planificar los procesos que no afecten y perjudiquen la estructura organizacional y la integridad de la compañía que estas deben ser cumplidas y respetadas por todos los departamentos y en general por el personal que labora en ellos.
El modelo que presenta Mantilla (2016) indica claramente que para tener un adecuado control en la empresa se debe utilizar ciertas categorías relacionadas con la eficacia y la eficiencia que son los objetivos principales del control interno que los administradores persiguen, para tener una información financiera más confiable. Como son los recursos, sistemas, procesos, estructura y tareas, todo esto debe seguir una ruta o camino que conlleva al manejo de forma eficiente cumpliendo así con los objetivos establecidos dentro de la empresa, para ello se ha determinado los siguientes elementos:
De acuerdo Parada (2012) una empresa considera para el balance de cuentas como activo principal las materias primas, como los productos procesados y suministros para comercializar, con esto proveerá de materiales necesarios para su venta y producción, considerando a los inventarios un factor muy importante para el logro de los objetivos de la empresa.
El inventario debe detallar la mayor información posible de cada artículo que posea, para que la administración pueda tomar decisiones acertadas al momento de realizar nuevos pedidos a proveedores y de esta forma los costos se reducen al no realizar pedidos innecesarios, dentro de las cualidades negativas por un mal manejo de inventario se encuentran los altos costos de mantenimiento, dificultad de respuesta al cliente y costos por productos defectuosos o dañados (Parada, 2012).
Continuamente las empresas en el día a día de sus operaciones buscan generar ganancias, crecer, obtener mayores beneficios, para esto se debe realizar una gestión de manera eficiente y eficaz de sus operaciones comerciales, y todo esto conlleva a una buena planificación y gestión de inventarios. La importancia de un control adecuado de inventarios radica que ellos representan una inversión con el único objetivo de obtener una ganancia o en otros términos una rentabilidad para la empresa y/o accionistas y estos beneficios se logran a través de las ventas.
La administración de inventario es una de las actividades claves para las empresas competitivas, es todo lo relacionado con el control y manejo de las existencias, a través de métodos o estrategias que den o puedan hacer más rentable y productivo en cuanto al transporte y salida de los productos determinados. Además, sigue un camino que es el de optimizar costos y reposición de los inventarios en un tiempo optimo y real, dependiendo la cantidad de producto que se comportan de manera diferente. Para poder satisfacer a todos los clientes se debe tener de todo y esto requiere de una buena administración y un manejo efectivo del mismo.
Una adecuada gestión de inventarios involucra preguntas como ¿Cuándo? Y ¿Cuánto?, se debe considerar cada factor que podría generar un gasto para la empresa, la decisión de cualquier adquisición debe ir relacionada con la planificación de ventas o pronósticos de ingresos, si se reduce la cantidad de materiales solicitados los costos de almacenamiento disminuyen, pero pueden incrementar si se realizan más pedidos con mayor frecuencia, se debe encontrar el balance adecuado entre la oferta y demanda en la que se posiciona el negocio (Pereda, 2016). En concordancia con el autor la adquisición debe estar relacionada con la planificación de ventas o pronósticos de ingresos, se debe tener un equilibrio entre la oferta y la demanda, los costos de almacenamiento disminuyen si se reduce la cantidad de materiales pedidos, pero podrían incrementar si realizan más pedidos.
Beneficios de un Sistema de control de Inventarios
Ventajas de los inventarios
Desventaja de los inventarios
Valuación
Resulta de gran utilidad para la empresa conocer el concepto, las características y los fundamentos de los sistemas de valoración, ya que de esta manera se fija el punto de producción dentro de un periodo. Es de gran importancia para el administrador ya que le servirá para las tomas de decisiones sobre el manejo de este activo organizacional.
Con un único fin las empresas registran y controlan su inventario a través de sistemas pertinentes para evaluar las existencias de mercaderías y poder determinar su volumen de producción o ventas.
Los métodos de valuación de inventarios son técnicas con un único objetivo que es el de seleccionar y aplicar una base específica para evaluar los inventarios en términos monetarios. La valuación es un proceso vital cuando los precios unitarios de compra han sido diferentes. Independientemente si una empresa opta por aplicar el registro de su inventario en forma analítica o de inventario perpetuo, se puede decidir por tener la opción del método de valuación de inventario
Rentabilidad
La rentabilidad refleja como crecieron nuestras inversiones en el negocio, en un periodo determinado financieramente hablando. Existen dos clases: La Económica es la que se establece por los activos de la empresa independientemente de su estructura financiera. La Financiera esta se encuentra condicionada por la estructura financiera de la compañía es el resultado de los capitales invertidos por los accionistas de las empresas.
La rentabilidad es el objetivo principal de todos los negocios, sin rentabilidad, el negocio no sobrevivirá a largo plazo, esta se mide con los ingresos y los gastos; el ingreso es dinero generado por las actividades del negocio. Sin embargo, el dinero que entra en el negocio por actividades como solicitar préstamos no genera ingresos. Esto es simplemente una transacción en efectivo entre el negocio y el prestamista para generar dinero que se destinan para operar el negocio o comprar activos
Los índices de rentabilidad son una clase de indicadores financieros que se utilizan para valorar que tan rápido puede una empresa generar ganancias en comparación con sus gastos y otros costos relevantes incurridos durante un tiempo específico. Para la mayoría de estas proporciones, tener un valor más alto en relación con la relación de un competidor o relativo a la misma proporción de un período anterior indica que la empresa está tomando las decisiones acertadas (Herrera y Mendoza , 2016).
Los diferentes márgenes de ganancia se utilizan para medir la rentabilidad de una compañía a diversos niveles de costo, incluido el margen bruto, el margen operativo, el margen antes de impuestos y el margen de utilidad neta. Los márgenes se reducen a medida que se toman en consideración las capas de costos adicionales, como el costo de los bienes vendidos (COGS), los gastos operativos y no operativos, y los impuestos pagados. El margen bruto mide cuánto puede una compañía marcar las ventas por encima de los COGS. El margen operativo es el porcentaje de ventas que queda después de cubrir el gasto operativo adicional. El margen antes de impuestos muestra la rentabilidad de una empresa después de contabilizar los gastos no operativos (Herrera y Mendoza , 2016).
Metodología
Se realizó un enfoque cualitativo ya que este proyecto, en primera instancia, se realizó la recolección de datos, sin hacer mediciones o análisis numéricos, ya sean estos matemáticos o estadísticos, se utilizaron preguntas de investigación en lo referente a la situación de los inventarios y su rentabilidad dentro de la empresa.
El alcance del presente trabajo es de tipo descriptivo, porque se analizó información de los registros y procesos; de Compras y Ventas, Control Administrativo y Recursos Humanos. De igual manera se revisó los estados financieros y se usó un análisis contable sobre la fundamentación de los inventarios, así como una descripción de las características más significativas sobre Rentabilidad, con el propósito de examinar y analizar el contenido de las normas positivas vigentes referida a la materia de investigación.
La entrevista de acuerdo con Díaz y García (2013) es “una conversación que se propone con un fin determinado distinto al simple hecho de conversar, es un instrumento técnico de gran utilidad en la investigación cualitativa” (p.162). Esta técnica de investigación fue ejecutada para los principales integrantes del área contable y administrativa de la empresa y de esta forma se pudo recolectar la mayor cantidad de información relacionada con el inventario y su impacto dentro de la misma.
En el presente proyecto, la población está constituida por las personas del área; Administración General, Compras, Ventas, Contabilidad y bodega de la empresa Disensa Ramírez S.A. cuya actividad económica principal es el transporte de carga por carretera y venta al por mayor y menor de materiales de construcción, aproximadamente nueve colaboradores.
Teniendo en cuenta que cada uno de los elementos que conforman la población tiene la misma probabilidad de conformar la muestra, ésta fue seleccionada de la siguiente forma, un representante administrativo en este caso el administrador principal, el jefe de compras, la contadora y finalmente el despachador, tratando de esta forma abarcar la mayor cantidad de conocimiento a través de entrevistas al personal sugerido. Cada uno del personal humano seleccionado para la muestra fue consultado a través de una entrevista sobre su perspectiva relacionada con la valuación y control del inventario en la empresa y su afectación a la rentabilidad de esta.
Entrevista al gerente general
En la presente entrevista realizada al Gerente General de Disensa Ramírez S.A. quien lleva alrededor de cuatro años como cabeza principal de la franquicia, cuyas actividades principales están relacionadas con la toma de decisiones a nivel gerencias sobre grandes adquisiciones, y manejo de los estados financieros como guía para el crecimiento de la empresa.
Enfocados con el manejo de los inventarios, este directivo es quien decide las fechas para la ejecución del inventariado, así mismo con las decisiones sobre compra de materia prima, además supo manifestar que mantiene relación con los principales proveedores de la franquicia para poder contar con los mejores materiales durante todo el año y finalmente es quien corrige y firma los estados financieros para su gestión en la Superintendencia de compañías y es el responsable por el manejo financiero en las entidades públicas.
Entrevista al jefe de compras
En relación con la entrevista realizada al Jefe de Compras que lleva en el puesto un poco más de dos años nos upo manifestar que sus principales funciones tienen relación con las compras que realiza la empresa, no solo con las materias primas sino también con los requerimientos de modernización, adecuación, mantenimiento, así también como las relaciones con los proveedores. Dentro de la entrevista nos supo manifestar que los principales problemas a los cuales se ha tenido que exponer son el desabastecimiento por parte de los proveedores o cambios en última instancia, ya que el principal activo para la venta y generación de recursos son los materiales de construcción, y los clientes por lo general compran todo o nada en un mismo lugar.
Entrevista al despachador
Se decidió realizar una entrevista a uno de los despachadores de la empresa, porque es uno de los involucrados de forma directa con el inventario físico, y es la persona que día a día mantiene el conocimiento de los mayores requerimientos por parte de los clientes, además se involucra directamente con la bodega. Se le consulto sobre las inspecciones que existen en bodega para el control diario, y no supo expresar que cuando son mercaderías para el llenado de perchas o despachos pequeños, no se requirieren certificaciones, con tal de mantener las perchas bien surtidas para como muestrario para los clientes. El entrevistado expresó de forma afirmativa que los problemas relacionados con alteraciones de información por parte del área contable son muy escazas y que cuando se presentan este tipo de problema se intenta solucionar sin perjudicar al cliente, para que no desista de la compra ya realizada.
Entrevista a la contadora
La entrevistada nos supo manifestar que el principal problema que se puede presentar al manejar un inventario de forma inadecuada tiene repercusión con el exceso de materiales y que se pueden dañar con el tiempo, representando gastos extra para la empresa. Dentro de la materia de rentabilidad expreso que el inventario es el punto de partida para cualquier planificación o toma de decisión ya que es el principal elemento de adquisición de ingresos que tienen Disensa Ramírez S.A, y que siempre debe estar al día.
Análisis de los datos
Para poder tomar las decisiones correctas sobre futuras operaciones, los dueños o gerentes de negocios necesitan conocer y tener la información financiera actualizada, estos documentos también se los conoce como estados contables, informes financieros o cuentas anuales, estos documentos son informes que utilizan las empresas para dar a conocer su condición financiera, donde registran los cambios que observan en una fecha o periodo establecido.
Como propósito general del análisis de datos final se examinará la situación que rodea a la empresa en investigación y la incidencia en el procesamiento y control de inventario sobre su rentabilidad, como las decisiones de política interna y el manejo contable han hecho posible la ocurrencia de la situación actual. Además, se emitirán recomendaciones que ayudarán al crecimiento de la empresa con respecto a su situación financiera.
Estado de resultado integral
Para establecer el impacto sobre la rentabilidad de la empresa se analizará en primera instancia el monto de ventas y gastos y el crecimiento de la utilidad operacional sobre la empresa en el periodo de análisis. El estado de resultado permitirá evaluar las ganancias y el rendimiento contable de las ventas, bajo el principio general de supervivencia contable de una empresa el cual es generar ganancias, en donde el nivel de riesgo para obtenerla aumenta en relación con las decisiones adoptadas al inicio de cada ciclo contable para realizar las inversiones necesarias.
Como lo expresa la tabla descrita previamente, las ventas totales registradas en el 2017 superan en un 24% a las del ciclo anterior inmediato, debido a dos factores principales: el primero el incremento en USD $87.616 por los servicios de mano de obra, estos se encuentran justificados a través de la adjudicación de contratos para surtir y proveer de materiales y mano de obra a diversas construcciones, además de la fabricación de materiales a medida, lo que ha representado un monto considerable, en segunda instancia se encuentran las ventas de materiales de construcción que se incrementaron un 13% y la implementación de una nueva cuenta de código 4.1.1.01.003 y de nombre Servicio de Alquiler de Maquinaria cuya procedencia mantiene relación con vehículos para la movilización de materiales de construcción.
Uno de los aspectos no considerados por la empresa pero que a medida que los contratos suscritos demandan mayores materiales prefabricados, es la de la implementación de una política consistente sobre su inventariado, de acuerdo con las entrevistas y la observación de la forma de trabajo Disensa Ramírez S.A. esta no cuenta en la actualidad con una política fiable para evaluar su nivel de productos terminados ni su efectividad y los tiempos para el cumplimiento de entregas, lo que compromete a largo plazo la alineación y formación de un equipo responsable de las diversas áreas, disminuyendo las posibilidades de un control eficiente del inventario.
Estado de situación financiera
Dentro del informe final de la empresa Disensa Ramírez S.A. la situación financiera representa un papel importante al contar con las cuentas principales de activos y pasivos, en donde se puede evidenciar las principales deudas e inversiones realizadas, y de qué forma los inventarios intervienen y afectan su rentabilidad. Las cuentas relacionadas con el inventariado de la empresa en estudio se encuentran subdivididas en tres grandes grupos relacionados con los elementos de mayor disponibilidad e importancia para la comercialización que son los de construcción, de acero y de ferretería.
Disensa Ramírez S.A. de acuerdo con los datos de la situación financiera y los nuevos ingresos previstos por los contratos suscitados, se puede evidenciar que se han realizado grandes adecuaciones a las instalaciones de la matriz, lo que otorga una visión de renovación que va de acuerdo con las nuevas demandas de los clientes, estas adecuaciones mantienen relación con nuevas gestiones para la producción de materiales diseñados a medida para las construcciones. El monto destinado para este proceso fue de USD$ 8.604 lo que me permitió a la empresa rendir de forma eficiente en las nuevas demandas.
Lo anterior expresa la preocupación por el personal de gerencia de adaptarse a las nuevas necesidades y problemáticas que acompañan a los ingresos, además de brindar las herramientas y ambientes necesario para el cumplimiento de nuevos contratos, la empresa necesita orientación hacia nuevos procesos de manejo y control de inventariado para los materiales diseñados a medida que cada vez suman más ingresos para la empresa y así poder tener información actualizada y anticipar los cambios del mercado para realizar ajustes con el menor impacto posible.
Ratios financieros
La liquidez o ranzón corriente: para el año 2017 este indicador fue de 3,48 que bajo el criterio de evaluación es superior a 2, entre las principales causantes se encuentra la de poseer una gran cantidad de activos que quizás no se estén utilizando adecuadamente, pero en este tipo de empresa en particular en donde se poseen maquinarias, autos, y es necesario grandes locaciones para su operabilidad, el valor concuerda con la situación actual, además brinda la certeza que los pasivos no son tan elevados, pero al mismo tiempo ofrece la posibilidad de utilizar más ampliamente los activos y su vez generar mayor rentabilidad.
Apalancamiento: este mecanismo permite identificar oportunidades para poder incrementar la cantidad de dinero que se puede destinar a una inversión, a través de este indicador se podrán tomar decisiones sobre los montos de inversión real y los beneficios que estos podrían generar. El valor correspondiente al año 2017 indica que existen 1,25 dólares aqueridados por cada unidad destinada en el patrimonio.
Desagregación del endeudamiento sobre la inversión: como otro indicativo de endeudamiento para futuras inversiones este proporciona información en forma de porcentaje sobre qué tanto del pasivo corriente puede ser cubierto por los activos totales, para el 2017 fue del 14,17%, lo que muestra que gran parte de los activos aún se pueden comprometer para poder general beneficios visto de otra forma la rentabilidad de la empresa puede elevarse porque los activos lo permiten.
Rotación de inventarios: este parámetro permite tomar decisiones en relación con el control y logística de los materiales e insumos dentro de la empresa, de forma análoga en finanzas este valor muestra y revela cuantas veces el inventario puede convertirse en dinero o en cuentas por cobrar al mismo tiempo que determina la eficiencia del uso del capital de trabajo, el valor del 2017 fue de 3,94 un indicativo favorable para la actividad que ejercen.
Días de rotación de inventario: en 2017 se registró una rotación de inventario en días de alrededor de 92, es decir cada ese periodo de tiempo se rotaba el inventario en otras palabras cada 92 días el inventario cumplía su ciclo o se vendía.
Margen de utilidad neta: este indicador permite evidenciar que tan eficiente puede ser la empresa al convertir el total de ventas en ganancias para la misma, en 2017 el valor es de 0,26 o visto de forma porcentual 26%, es decir que por cada $100 de ventas $26 fueron obtenidos de utilidad, al ser positivo se generan ganancias, aunque el valor no significativamente alto, este expresa que existen ganancias en relación con las inversiones realizadas.
Rendimiento o rentabilidad sobre los activos: este cociente mide la eficacia por parte de la unidad financiera al momento de generar utilidades a partir de los activos que posee, en el 2017 este indicador fue de 0.86 es decir que por cada $100 invertidos en activos la empresa obtendrá $86 en utilidades, lo que favorece a este tipo de compañía ya que la mayor parte del tiempo comercializa materiales y equipos, pero con ayuda de los demás indicadores se puede evidenciar también que la cantidad de activos sin movimiento se ha incrementado, y esto podría restar rentabilidad a las demás acciones, por tenerlo inoperativos, por lo que se les debe dar utilización.
Kardex
El análisis del inventario extraído del Kardex de Disensa Ramírez S.A. muestra que existen una gran cantidad de materiales, herramientas y artículos a disposición de los clientes, la figura previa muestra los que son de mayor consumo, es decir que se han hecho varios pedidos a lo largo del año 2017 para poder surtir esta demanda. Dentro de los materiales de mayor adquisición por parte de Disensa Ramírez S.A. se encuentran los bloques PLQ que registran un ingreso a las bodegas en marzo y abril por alrededor de 1500 unidades, seguido por pernos de 2 pulgadas por 300 unidades y Pallets metálicos con medidas específicas por la misma cantidad, este último artículo corresponde a la fabricación de materiales dentro de la empresa como productos de ventas por contratos, de igual manera la fabricación de coches metálicos a medida en el mes de junio
Diaz , L., & García, U. (2013). La entrevista, recurso flexible y dinámico. Revistas científicas de América Latina, 2(7), 162-167. Obtenido de http://www.redalyc.org/pdf/3497/349733228009.pdf
Frer, D. (2013). Conceptos de administración estratégica. Revista y boletines científicos, 1-400. Recuperado el 18 de Junio de 2017, de https://repository.uaeh.edu.mx/revistas/index.php/icea/article/view/2096/2098
Herrera, T., & Mendoza , A. (2016). Evaluación del comportamiento de los indicadores de productividad y rentabilidad en las empresas prestadores de salud del Régimen Contributivo en Colombia. Revista Salud Uninorte, 32(3), 419-428. Obtenido de http://www.scielo.org.co/pdf/sun/v32n3/v32n3a06.pdf
Mantilla, S. (2016). Auditoria del control interno (Tercera edicion ed.). Ecoe ediciones.
Parada, Ó. (2012). Un enfoque multicriterio para la toma de decisiones en la gestión de inventarios. Redalyc, 38-48. Recuperado el 18 de Junio de 2017, de http://www.redalyc.org/html/205/20511730009/