Hermys Lorenzo Linares *
María Elena Betancourt García **
Mairene Hernández Barrios ***
Universidad de Ciego de Ávila. Cuba
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RESUMEN
La importancia de tener un eficiente sistema de control interno en los últimos años se ha incrementado por ser una herramienta vital para obtener una seguridad razonable en el desempeño de las organizaciones, lo que redundará la eficiencia y eficacia de las entidades, logrando la confiabilidad financiera, haciendo cumplir las disposiciones vigentes y garantizando la preservación de los recursos materiales, financieros y humanos, atendiendo a que solamente el control y uso racional de los recursos permitirán la estabilidad y desarrollo sostenible de las empresas.
Es por ello que la Contraloría General de la República de Cuba de Cuba, inició un amplio proceso, para la actualización de las normativas vigentes al respecto, emitiendo una nueva norma, la Resolución No.60/2011 adecuada a las disposiciones que regulan esta actividad y a los requerimientos del desarrollo económico –administrativo del país.
Para poder cumplir el objetivo propuesto fue necesario implementar un procedimiento de control interno específicamente para el ciclo de inventario a las características específicas de la Empresa H, lo que permite detectar de forma oportuna las deficiencias para que sean identificadas, evaluadas y analizadas en el tiempo requerido en dicho ciclo contable.
Palabras clave: Control interno, procedimiento
SUMMARY
The importance of having an efficient internal control system in recent years has increased to be vital to obtain reasonable assurance on organizational performance tool, which will result the efficiency and effectiveness of institutions, achieving financial reliability, enforcing existing provisions and ensuring the preservation of the material, financial and human resources, considering that only the use and control of resources allow stability and sustainable development of enterprises.
That is why the Comptroller General of the Republic of Cuba, initiated a comprehensive process for updating policy stipulations. Issues a new standard, Resolution No.60/2011 adequate provisions governing this activity and the requirements of economic and administrative development.
To meet the proposed target was necessary to adapt a questionnaire evaluation of internal control over the specifics of the company the H, by which the same situation is diagnosed and weaknesses are detected in their implementation, allowing timely detect deficiencies that are identified, evaluated and analyzed in the time required.
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Hermys Lorenzo Linares, María Elena Betancourt García y Mairene Hernández Barrios (2018): "Procedimiento de control interno para el ciclo de inventario. Caso: Empresa H.", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, (febrero 2018). En línea:
//www.eumed.net/2/rev/oel/2018/02/inventario-empresah.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/oel1802inventario-empresah
INTRODUCCIÓN
En la medida que las empresas se han ido desarrollando y que las operaciones financieras y sus ramificaciones se han hecho más importante. La labor de control de las operaciones económicas producto a la existencia de irregularidades que permiten el enriquecimiento ilícito de algunos miembros de la sociedad. Es un factor esencial dentro del proceso económico: el control y fiscalización de los bienes estatales.
Antiguamente en Cuba, se pensaba que el control interno sólo comprendía el área contable, es decir, que consistía solamente en proteger los activos y asegurarse de que los registros y los informes financieros fueran confiables.
El control y su expresión en el control interno han transitado por varios antecedentes desde el comienzo de la Revolución. En un principio se acumula prestigio y reconocimiento internacional propiciado por el ejemplo de las intenciones de la dirección del país por defender las conquistas del pueblo.
En la década del 70 comienzan a suceder errores en los controles por un desconocimiento del funcionamiento del sistema contable, que proporciona un deterioro en el control de los recursos que muestra un débil control interno.
En el Proyecto de lineamientos de la política económica y social aprobado por el VI Congreso del Partido Comunista de Cuba (2011) se señala: (...) “la elevación de la responsabilidad y facultad de las empresas hace imprescindible fortalecer su sistema de control interno, para lograr los resultados esperados en cuanto al cumplimiento de sus planes y metas con: eficiencia, orden, disciplina y el acatamiento absoluto de la legalidad.”1
Bajo tales circunstancias resulta de vital importancia analizar el comportamiento y grado de implantación de los sistemas de control interno en las entidades. En la Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba (PCC), se había señalado que: “es condición indispensable en todo este proceso de transformaciones del sistema empresarial, la implantación de fuertes restricciones financieras que hagan que el control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de rogaciones externas...” 2
De igual manera en el VI Congreso del PCC se manifiesta que: “La planificación centralizada de la economía y el control sistemático que el estado, el gobierno y sus instituciones deben ejercer; serán garantía del funcionamiento eficiente de los sistemas.
El incremento de facultades a las direcciones estará asociado la elevación de su responsabilidad sobre: la eficiencia, eficacia, economía, el control en el empleo del personal, los recursos materiales y financieros que se manejan. Se hace imprescindible exigir la actualización ética de las entidades y sus jefes, así como fortalecer su sistema de control interno para lograr los resultados esperados. ” 3
En la actualidad Cuba realiza profundas transformaciones en la esfera económica con el justo fin de atenuar los embates de la crisis que atraviesa y sentar las bases para el desarrollo productivo del país, salvaguardando las conquistas sociales de los últimos decenios. La nación se abre con mayor agilidad a los mercados internacionales y a la inversión extranjera, ocurren serias reformas en el redimensionamiento de la economía, en estructura y perfeccionamiento de los mecanismos financieros y tributarios.
Los cambios que se vienen introduciendo en la política económica del país obligan hoy, más que antes, al control estricto para garantizar el correcto manejo de los escasos recursos financieros; tanto en divisas como en moneda nacional y materiales de que dispone, a fin de alcanzar la mayor eficiencia.
Lo anterior demuestra que al igual que en el resto del mundo, en Cuba ha sido necesario incluir dentro de la política económica, líneas de acción e investigación vinculadas con la necesidad del control y del papel que deben desempeñar los cuadros de dirección en todas las instancias en la custodia de los bienes y recursos que el Estado ha puesto en sus manos.
En este sentido, Raúl plantea que: “La batalla económica constituye hoy, más que nunca, la tarea principal y el centro del trabajo ideológico de los cuadros, porque de ella depende la sostenibilidad y preservación de nuestro sistema social...”4
La necesidad de establecer los controles internos en las empresas cubanas quedó plasmada en el VII Congreso del PCC. Específicamente, en el lineamiento número 6 de la política económica y social del Partido y la Revolución una vez que se refiere a: “Exigir la actuación ética de los jefes, los trabajadores y las entidades, así como fortalecer el sistema de control interno…”.5
La Empresa H, al igual que en el resto de las entidades en Cuba. Ha diseñado y aplicado el control interno como la herramienta más importante en el logro de los objetivos, la organización y la utilización eficiente de los recursos de todo tipo. Para obtener la productividad, la prevención de indisciplinas, las ilegalidades y las manifestaciones de corrupción.
Sin embargo, aún existen insuficiencias que limitan el éxito de este proceso y que es preciso identificar, es por ello, que la labor del auditor es, sin lugar a dudas muy importante para el fortalecimiento de la economía.
En la empresa objeto de estudio la actividad económica relacionada con los inventarios está integrada por una serie de procesos que ocurren para cumplimentar todos los objetivos trazados. Asociados a ellos existen riesgos inherentes que tienen que ser identificados minuciosamente, analizados a nivel de actividad, departamento y operación para poder estimar la importancia de los mismos, evaluar la probabilidad de ocurrencia y ser medidos en el ejercicio de la auditoría para lograr evaluar el control interno.
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se plantea el siguiente problema científico: ¿Cómo contribuir al análisis y evaluación eficiente del control interno del ciclo de inventario para una correcta toma de decisiones en la Empresa H?
De esta forma el objeto de investigación lo constituye: El control interno.
El campo de acción: El ciclo de inventario.
Para ello el objetivo general que se plantea es: Implementar un procedimiento de control interno, contextualizado con la Resolución 60 de la Contraloría General de la República de Cuba, para la evaluación de los riesgos que inciden en el ciclo de inventario en la Empresa H.
Para dar solución al problema científico y al cumplimiento del objetivo general se proponen las siguientes tareas investigativas:
La novedad científica y su principal aporte práctico consisten en: Lograr que los directivos de la Empresa H se nutran de un procedimiento que les permita evaluar los riesgos que inciden en el ciclo de inventario y de esta forma contribuir a la eficiencia en la toma de decisiones.
Para la realización de este trabajo se emplearon diferentes métodos del nivel teórico y del nivel empírico, que propiciaron el logro de los objetivos trazados.
Métodos del nivel teórico:
Método de nivel empírico:
Método del nivel estadístico _ matemático
DESARROLLO
1.1 Insuficiencias del control interno para el ciclo de inventario en la Empresa H
Cuando se realiza un análisis para el ciclo de inventario en la empresa, se comprueba que:
Se consideran disposiciones, leyes, reglamentaciones y procedimientos que se encuentran dispersos y no están integrados en un procedimiento único que permita contar con una herramienta que de manera metodológica simplifique el accionar diario y permita ejercer el control desde el puesto de trabajo. Así como el volumen y complejidad de las tareas que ejecutan el almacenero y los especialistas de contabilidad del ciclo objeto de estudio.
Se observa que cuando se sustituye un especialista, el que entra desconoce generalmente las características y especificidades del puesto de trabajo a ocupar porque lógicamente nunca ha trabajado en el mismo y en su trabajo anterior contaba con otras particularidades y por mucha habilidad que posea, le resulta difícil insertarse en el sistema establecido en la nueva entidad, de ahí la importancia de contar con un procedimiento, que integrado permite en un menor tiempo el manejo total del ciclo detallado.
En la empresa objeto de estudio la autora de la actual investigación realizó un análisis detallado fundamentalmente en los procesos de comercialización y distribución de mercancías y productos tanto internos como externos. Se comprobó que la organización posee altos niveles de inventarios almacenados, considerándose la mayoría de estos inventarios ociosos. Además al analizar la documentación existente en el área económica, se constata que existen una serie de documentos fundamentales para el buen desempeño del trabajo como normas de obligado cumplimiento y procedimientos generales, pero aun no están creados los procedimientos internos de control que permitan evaluar la efectividad del control interno a partir de la identificación y administración eficaz de los riesgos inherentes a las actividades que se desarrollan en el ciclo de inventario como son:
1.2 Descripción del procedimiento propuesto para el control interno en el ciclo de inventario en la Empresa H
El procedimiento que a continuación se describe está estructurado de la siguiente forma: nombre, objetivos, alcance, definiciones, responsabilidad y desarrollo, que contiene los mecanismos para la evaluación de la efectividad del ciclo.
Para la elaboración del mismo se tuvo en cuenta la investigación realizada por DELGADO y LORENZO (2011), la cual consideró cuatros etapas esenciales 6:
A continuación se describen cada uno de los pasos propuesto en el procedimiento del control interno propuesto:
1.2.1 Identificación de los riesgos inherentes para el ciclo de inventario en la Empresa H
Para conocer los riesgos existentes en este ciclo los autores realizaron un trabajo de exploración con los especialistas del área económica de la empresa que incluyó la participación en reuniones de la junta económica, de la comisión de prevención y consejos de dirección de la entidad. Así como la familiarización con el personal que labora en el área de economía y asesoría jurídica, el cual tuvo como resultado, la identificación de los riesgos que pueden presentarse para estas actividades, los que se relacionan a continuación:
Ciclo de inventarios:
1.2.2 Evaluación de los riesgos para el ciclo de inventario en la Empresa H
Una vez identificados los riesgos para la actividad, se procede a su análisis. La metodología para analizar los riesgos puede variar ampliamente porque muchos de ellos son difíciles de cuantificar. Sin embargo, este proceso usualmente incluye:
Estimación del significado de un riesgo.
Valoración de la probabilidad (o frecuencia) de ocurrencia del riesgo.
Consideración de cómo puede administrarse el riesgo, esto es, una valoración de qué acciones deben ser tomadas.
Para el caso de la Empresa H se utilizó la siguiente fórmula:
F = (V / T) X 100
Donde:
F: Frecuencia relativa estimada.
V: Cantidad de veces de ocurrencia del hecho o suceso en toda la muestra observada.
T: Total de observaciones realizadas al hecho o suceso en el total de la muestra.
La frecuencia relativa expresa que % de posibilidad que existe de ocurrencia del riesgo identificado. La muestra observada abarcó un período de 12 meses, el segundo semestre del año 2015 e igual período del año 2016.
En el (anexo 1) se presenta una tabla donde se ilustran los riesgos inherentes que mediante un análisis exhaustivo se procede a la combinación de los elementos de riesgo: de la probabilidad de ocurrencia y de su consecuencia para la empresa, permitiendo clasificar los mismos según su incidencia.
La combinación de estos elementos o el producto de su valor, brindó la clasificación del riesgo atendiendo a su importancia en grandes, moderados y pequeños.
La adecuada identificación de los riesgos inherentes al ciclo de inventario en la empresa permitió definir los objetivos de control para estas actividades que se encuentran integrados de forma lógica con los objetivos estratégicos definidos, que a su vez se derivan en los objetivos a corto plazo (anuales). Así como implementar las Actividades de Control a emplear para minimizar los mismos al menor costo posible, entre las que se encuentra en primerísimo lugar el procedimiento operacional de trabajo que a continuación se describe.
La aplicación del control interno desde el puesto de trabajo a través de los procedimientos, favorece un adecuado ambiente de control que se hace evidente desde el momento en que se observa el cumplimiento de las normas establecidas para el desarrollo de las diferentes tareas.
1.2.3 Procedimiento de trabajo para el control interno del ciclo de inventario en la Empresa H
El procedimiento propuesto se describe como a continuación se muestra:
Objetivos:
Establecer los procedimientos operacionales de trabajo para el control y manejo del Inventario, de forma tal que permita a los directivos:
Alcance:
Este procedimiento es de aplicación para el área del almacén, contabilidad y para la asesoría jurídica de la entidad.
Definiciones
Inventario: Son bienes adquiridos en procesos de elaboración o terminados para su comercialización con terceros o como insumos en la actividad productiva o de servicios de entidad.
Informe de recepción: Es el documento que formaliza la recepción de los productos en los almacenes, procedentes de otras entidades o almacén de la propia empresa.
Productos perecederos: Son aquellos productos que vencen en una fecha determinada.
Tarjeta de estiba: Es el documento que se utiliza para controlar las existencias de productos en almacén en medidas físicas, mediante la anotación del movimiento de entradas y salidas de los mismos.
Responsabilidad.
Desarrollo.
El almacenero es el custodio directo de los recursos materiales que se guardan en el almacén de la entidad y debe aplicar los principios de control interno propios del subsistema con vistas a proteger dichos recursos y velar por la exactitud y confiabilidad de la información contable relativa a este subsistema, para lo cual debe ejercer las funciones siguientes:
1.2.4 Evaluación de los impactos o cambios logrados con la implementación del procedimiento elaborado
Para evaluar los impactos o cambios en la empresa, una vez implementado el procedimiento elaborado, se propone calcular las siguientes razones financieras:
Razón circulante (liquidez general o índice de solvencia) = (Activo circulante / Pasivo circulante).
Es la capacidad que tiene la empresa para cubrir sus deudas a corto plazo. Se acepta la razón de 2 a 1, es decir, que por cada peso que los acreedores a corto plazo hayan invertido debe existir por lo menos 2 pesos de activo circulante para cubrir cada peso de deuda.
Prueba ácida = (Activo circulante- Inventarios / Pasivo circulante).
Refleja la extrema solvencia del negocio demostrando en qué condiciones pueden ser liquidadas sus deudas corrientes con solo partidas estrictamente liquidas. Se acepta la razón como buena de 1 peso de activo circulante por cada peso de deuda.
Razón de tesorería = (Efectivo / Pasivo circulante).
Muestra la disponibilidad inmediata para hacer frente con el nivel de efectivo o casi efectivo, a las obligaciones a corto plazo de la empresa. Su valor total debe oscilar entre 0.10 y 0.20.
Rotación del inventario = (costo de venta/promedio del inventario)
Expresa las veces en que rota el inventario en el período en la empresa.
Ciclo promedio de rotación del inventario = (360/rotación del inventario)
Expresa los días en que se rota el inventario en la empresa.
1.3 Resultados de la implementación del procedimiento propuesto para el ciclo de inventario en la Empresa H
A continuación se procede a mostrar los resultados obtenidos, una vez aplicado el procedimiento elaborado a tal efecto, cumpliendo de esta forma el logro de los objetivos trazados.
Lo que constituye un aporte al sistema de control interno en la Empresa H: permitiendo identificar, evaluar y jerarquizar los riesgos existentes en el ciclo.
Para evaluar los impactos se propone el análisis de las razones financieras propuestas (anexo 3), con las partidas utilizadas en pesos para evaluar el impacto con la implementación del procedimiento propuesto. A través de las razones financieras para el segundo semestre del año 2015 e igual período del año 2016 como se muestra a continuación:
Razones financieras II semestre. Cierre diciembre 2015.
Rotación del inventario = (Costo de Venta / Inventario promedio).
$10 735 801.10 = 5.50 veces
$1 950 603.72
Período o ciclo promedio del inventario. CPI.= (360/Rotación del inventario).
360 = 65.45 días
5.50
Razones financieras II semestre. Cierre diciembre 2016.
Rotación del inventario = (Costo de Venta / Inventario promedio).
$12 338 333.41= 13.29 veces
$ 928 338.82
Período o ciclo promedio del inventario. CPI.= (360/Rotación del inventario)
360__ = 28 días
13.29
Al realizarse un análisis de las razones calculada para el ciclo de inventario, se evidencia, que en el caso de la rotación, esta muestra una situación favorable al comparar ambos períodos, al aumentar en 7.79 veces su rotación. Aunque aún es insuficiente teniendo en cuenta las características de la empresa objeto de investigación, los que son reflejado en su ciclo de rotación que de que de 65.45 días en que se encontraba en el segundos semestre del 2015, este disminuyó a 28 días en igual período del 2016.
CONCLUSIONES