Anayvi Sánchez Quintana *
Universidad de Cienfuegos,Cuba
asquintana@ucf.edu.cuArchivo completo en PDF
Resumen:
En el sector empresarial se vienen introduciendo normas de carácter organizativo para lograr un buen desempeño, definiéndose claramente la responsabilidad social de este sector encaminado a incorporar valores éticos, transparencia y responsabilidad en la toma de decisiones. En tal sentido, el control interno como sistema garantiza el éxito de la organización, se diseña con el objetivo de asegurar confiabilidad y oportunidad en la información que se recibe o se brinda, garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones económicas y cumplir con el ordenamiento jurídico. La implementación de manuales de procedimientos constituye un instrumento de apoyo para ejecutar las actividades de un puesto determinado y/o funciones de la unidad administrativa y los manuales de pruebas y revisiones garantizan su cumplimiento.
Summary:
The business world have been introduced organizational norms to achieve a good acting, defined its social responsibility guided to incorporate ethical values, transparency and responsibility in the decisions taking. In this sense, the internal control as a system guarantees the success of the organization; the objective of its designed is to guarantee reliability and opportunity in the information received, to certificate the efficiency and effectiveness in the economic operations and to fulfill the juridical classification. The procedure handbook implementation constitutes a support instrument to execute the activities of a certain position and/or administrative unity work and the tests and revisions handbook guarantee its execution.
Palabras clave: Control, Procedimientos, Manual, Pruebas
Key words: Control, Procedures, Handbook, Tests
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Anayvi Sánchez Quintana (2018): "Diseño de manuales de pruebas y revisiones como herramienta de control en la empresa de TRANZMEC", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, (febrero 2018). En línea:
//www.eumed.net/2/rev/oel/2018/02/control-empresa-tranzmec.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/oel1802control-empresa-tranzmec
Introducción:
El proceso de descentralización de la economía deberá estar encaminado a las especificidades locales; ordenar la distribución de los recursos, así como establecer mecanismos sencillos, ágiles y efectivos de promoción y venta en las diferentes entidades cuya misión sea la comercialización y venta de productos y medios de alta demanda en la sociedad.
Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de pérdidas y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las normas y regulaciones. En los Lineamientos de la Política Económica y Social, VI Congreso del Partido
Comunista de Cuba, año 2011, se expone: La evaluación de la responsabilidad y facultades hace imprescindible exigir la actuación ética de las entidades y sus jefes, así como fortalecer su Sistema de Control Interno, para lograr los resultados esperados en cuanto al cumplimiento de su plan con eficiencia, orden, disciplina y el acatamiento absoluto de la legalidad. Hay lineamientos que nos competen a todos y, por tanto son de estricto cumplimiento, para empresas, unidades presupuestadas, organismos e instituciones, como es el caso del sistema de Control Interno.
Las entidades subordinadas al Grupo AZCUBA cuentan con manuales de procedimientos para cada uno de sus procesos y su sistema contable – financiero se encuentran organizados teniendo en cuenta sus peculiaridades; no obstante de acuerdo con estudios realizados en estas empresas existen deficiencias en el control de sus recursos materiales y financieros, en las que inciden diferentes causas y condiciones, señalando como relevante que este organismo no cuenta con una guía de revisión que recoja las especificidades de su sistema de trabajo, dificultando las acciones de control y con ello verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la entidad.
De acuerdo con la situación problémica descrita se puede plantear como problema de investigación: ¿Cómo autocontrolar el cumplimiento de los procedimientos de las actividades de la empresa de TRANZMEC?
Este problema permite formular la siguiente hipótesis: Si se diseña un Manual de Pruebas y Revisiones para el control de las actividades, este sirve de herramienta para verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la empresa de TRANZMEC.
Esta hipótesis se valida si se cumplen los objetivos de investigación siguientes:
Objetivo General: Diseñar un Manual de Pruebas y Revisiones para el control de las actividades de la empresa de TRANZMEC.
Objetivos específicos:
Métodos:
Del nivel teórico:
Del nivel empírico:
Se utilizó como variable dependiente: el Sistema de Control Interno y como variable independiente: el Manual de Pruebas y Revisiones.
Resultados:
La revisión del Sistema del Control Interno por medio de los Manuales de Pruebas y Revisiones constituye una fortaleza para la empresa, toda vez que permite establecer de forma adecuada los riesgos inherentes a la actividad que desarrolla, incrementar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus objetivos y garantiza la óptima utilización de sus recursos. La comprobación periódica de la corrección de los datos mostrados en los registros, asegura que los balances e informes económicos en que se utilicen reflejen fielmente lo sucedido.
Los Manuales de Pruebas y Revisiones están dirigidos a la detección de errores e irregularidades que no fueron detectados con las actividades de control, brindando una herramienta que permite realizar las correcciones y modificaciones necesarias, teniendo en cuenta que la gestión administrativa y la toma de decisiones no deben quedar supeditadas a improvisaciones o criterios personales de funcionarios o especialistas que intervienen en las verificaciones o supervisiones de la actividad que realiza la entidad.
Este trabajo se enmarca en el componente “Actividades de Control” de la Resolución 60 del 1 de marzo de 2011 de la Contraloría General de la República de Cuba, que establece las Normas del Sistema del Control Interno, toda vez que el cumplimiento de estas permiten a su vez cumplir con las directivas administrativas en la entidad, en todos los niveles y en todas las funciones, y por tanto aseguran el logro exitoso de objetivos y metas de la organización. Además ofrece a la entidad objeto de estudio una herramienta que fortalece la actuación del Comité de Prevención y Control y el sistema de control, asegura su verificación sistemática y el cumplimiento de los procedimientos metodológicos establecidos.
El Manual de Pruebas y Revisiones contiene la descripción de las actividades y tareas que se desarrollan en la Empresa de Transportación y Servicio a la Mecanización, en su forma abreviada TRANZMEC, del Grupo AZCUBA, teniendo en cuenta sus características, su misión, encargo social y la política económica trazada en los lineamientos del VI Congreso del Partido.
La empresa TRANZMEC realiza entre otras, las siguientes actividades:
La entidad cuenta con Manuales de Procedimientos para cada uno de los procesos, dentro de estos: el Manual de Funcionamiento Interno, previendo las relaciones entre áreas de acuerdo con las actividades que se desarrollan en función del cumplimiento de su encargo social.
El área económica se encuentra estructurada de forma que garantiza el cumplimiento de la misión de la organización, así como de acuerdo con el volumen de operaciones de manera que estas pueden ser revisadas oportunamente.
El Sistema de Control Interno se encuentra integrado y funciona de forma armónica con el sistema de gestión de la entidad. Los riesgos que afectan el cumplimiento de sus objetivos y metas, tanto internos como externos, se encuentran identificados y clasificados de acuerdo con las operaciones y actividades de cada área, así como también los objetivos de control.
Con el desarrollo de este trabajo se podrá implementar el Lineamiento No. 7, que plantea que plantea la necesidad de lograr que el sistema empresarial del país esté constituido por empresas eficientes, bien organizadas y eficaces; el Lineamiento No. 8 que refiere que el incremento de facultades a las direcciones de las entidades estará asociado a la elevación de su responsabilidad sobre la eficiencia, eficacia y el control en el empleo del personal, los recursos materiales y financieros que manejan; unido a la necesidad de exigir la responsabilidad a aquellos directivos que con decisiones, acciones u omisiones ocasiones daños y perjuicios a la economía.
El manual diseñado tendrá como portada el siguiente esquema:
Fuente: Elaboración propia
Las responsabilidades del proceso de organización de las Pruebas y Revisiones abarcan varias etapas: aprobación, implantación, planificación de las pruebas, ejecución y comunicación de los resultados, estas se desarrollarán por los siguientes compañeros:
Aprobación: Director General
Implantación: Director Económico
Planificación de las Pruebas: Director General y Director Económico
Ejecución y comunicación de los resultados: Director Económico
Se proponen en el Manual diseñado, entre otras, las pruebas y revisiones siguientes:
I. Prueba: Actividad Comercial
Frecuencia: Mensual
Contenido: Comprobar el cumplimiento del reglamento para las actividades comerciales y de prestación de servicios.
Revisión:
Si no se cumple lo anterior se incumple con:
II. Prueba: Contratación Económica
Frecuencia: Trimestral
Contenido: Revisar si las relaciones comerciales se formalizan según lo dispuesto en la legislación vigente, mediante contratos.
Revisión:
1. Verificar si todos los clientes y suministradores cuentan con el Contrato debidamente firmado.
2. Revisar si los Contratos contienen dentro de sus acápites, todos los datos establecidos
3. Chequear la vigencia de los Contratos suscritos.
El no cumplir con lo expuesto anteriormente trae consigo el incumplimiento de:
III. Prueba: Tecnologías de la información.
Frecuencia: Mensual.
Contenido: Chequear el control de las tecnologías de la información y sistemas de procesamiento electrónico de la información.
Revisión:
Si no se cumple con lo anterior se incumple:
Para validar el Manual de Pruebas y Revisiones diseñado se utilizó el método de especialistas, entendiéndose por especialista al individuo en sí, en este caso un grupo de personas capaces de ofrecer sus valoraciones y elementos conclusivos acerca de un problema en cuestión y realiza recomendaciones respecto a sus momentos fundamentales. Este método consiste en mantener un diálogo anónimo entre el grupo de personas consideradas como especialistas en la temática abordada.
El cuestionario está basado fundamentalmente en el Manual de Procedimientos, las Normas establecidas para cada uno de los Componentes del Sistema del Control Interno según lo dispuesto en la Resolución 60/11 de la Contraloría General de la República de Cuba y las Normas Cubanas de Información Financiera, de manera tal que cada uno de los especialistas emitieran sus respuestas, opiniones o recomendaciones sobre cada una de las preguntas elaboradas y la efectividad de la propuesta como herramienta de control interno.
El proceso de validación comprende tres etapas, ellas son:
• Se elaboran los cuestionarios a aplicar a los especialistas.
• Se seleccionan los especialistas de acuerdo con los criterios establecidos.
• Se aplican los cuestionarios de opiniones a los especialistas.
Es considerado confiable la valoración emitida por los especialistas si se tiene en cuenta:
- La cantidad de especialistas que integran el grupo.
- La composición del grupo.
- Las características de los propios especialistas.
- Y su vinculación con el tema que se investiga.
Este Método reúne los siguientes requisitos:
1. Cada especialista expone sus ideas de manera anónima escrita.
2. No se procede a evaluar ninguna idea hasta que todos los resultados se conozcan.
3. Retroalimentación controlada.
4. Respuestas estadísticas del grupo.
Los especialistas seleccionados reúnen las características siguientes:
1. Competencia.
2. Creatividad.
3. Disposición a participar en la validación.
4. Capacidad de análisis y de pensamiento.
5. Espíritu colectivista y autocrítica
La selección se realizó de acuerdo con la disposición que tuvieron estas personas para participar en la validación del diseño, los años de experiencia como profesionales en la actividad y el currículo de los mismos. Se les dio a conocer los objetivos del trabajo y su función como especialista para validarlo, el beneficio que representa y su posible aplicación en entidades con características similares.
Se seleccionaron siete especialistas y el cuestionario aplicado fue de seis preguntas, a continuación se exponen:
Pregunta No.1 ¿Considera usted que el manual diseñado proporciona solución al problema planteado en la investigación?
Pregunta No. 2 ¿Considera usted que el manual diseñado cumple con lo establecido en la Resolución 60/11 de la Contraloría General de la República Cuba?
PREGUNTA NO. 3 ¿Para usted el manual diseñado constituye una herramienta para proporcionar un adecuado cumplimiento de los procedimientos metodológico de la entidad?
PREGUNTA NO. 4 ¿Considera usted que el manual diseñado fortalece la actuación del Comité de Prevención y Control de la entidad?
PREGUNTA NO.5 ¿Considera usted que el manual diseñado contribuye a establecer las funciones, fijar las responsabilidades y la organización del proceso contable?
PREGUNTA NO. 6. ¿Considera usted una necesidad la actualización del Manual de Pruebas y Revisiones para el control de la actividad?
Se concluye el cuestionario aplicado a los especialistas para dar validación al Manual de Pruebas y Revisiones y se establecen como elementos conclusivos los siguientes: el 100 por ciento de los especialistas consideran que el manual diseñado da respuesta al problema planteado en la investigación, cumple con lo establecido en la Resolución 60/11 de la Contraloría General de la República de Cuba en cuanto a su estructura y objetivo, constituye una herramienta para proporcionar un adecuado cumplimiento de los procedimientos metodológicos de la entidad, fortalece la actuación del Comité de Prevención y Control de la entidad y contribuye a establecer las funciones, fijar las responsabilidades y la organización del proceso contable. Además consideran que el manual es un documento de aplicación permanente, por lo que es necesaria su actualización sistemática para garantizar su validez.
El manual diseñado tendrá la finalidad de fortalecer el control en la organización, garantizar la trazabilidad de todas sus operaciones y su registro oportuno.
Conclusiones:
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