1. Preámbulo.

El Derecho Notarial surge de una manera tan rotunda, contribuyendo con el progreso del Derecho Privado, al respecto los civilistas franceses Colín y Capitant, afirman que éste es "una de las más útiles de las instituciones jurídicas y de la vida económica de la mayoría de los países".
Al Notario le corresponden tradicionalmente dos cometidos desempeñados con un esmero que ha sido la razón de su prestigio; uno comprobar la realidad de los hechos, y el otro, legitimar el negocio jurídico, dejando todo ello acreditado en el documento notarial, especie característica e irreductible.
El proceso evolutivo del Notariado es el mismo que el del instrumento público. "En un principio fue el documento. No hay que olvidarlo. El documento creó al Notario, aunque hoy el Notario haga el documento", observa el profesor Núñez Lagos.
Ello se ha ido produciendo históricamente a medida que la especulación jurídica, iniciada por las escuelas de glosadores y post-glosadores, elabora los conceptos científicos de un Derecho nuevo —que esto ha sido el Derecho Común o Intermedio con respecto al Derecho Romano— y con cuyo aporte fue desarrollándose una doctrina coherente del instrumento público que prefigura y esclarece la función del Notario, término procedente de "notar", o sea, en sentido germánico medieval, quien redacta o pone por escrito. En el presente trabajo, realizaremos un breve recorrido por la historia de tan importante derecho en la vida jurídica del mundo entero.
La constatación de hechos y la necesidad social de su perpetuación, sentida desde los más remotos grupos sociales, constituyen los elementos embrionarios donde ha de buscarse su origen mismo de la función notarial, o si se quiere, del hecho notarial. Tanto "es así que, suponiendo a cualquiera de dichos grupos completamente ayuno de todo órgano al efecto, éste lo crea espontáneamente y en el acto, para satisfacción de aquella necesidad constante”.
No agotan los historiadores jurídicos notarialistas su apasionada búsqueda por descubrir, en los grupos sociales más antiguos, el órgano donde pudiese estar presente, actuante y fecunda, la función. La infinita gama de las relaciones sociales ha creado una serie de usos y controles que actúan dentro del grupo fijando las distintas funciones que requerían para su proceso de organización.
Así los grupos primitivos, dados a la práctica de formas rituales, debieron sentir la necesidad de realizar algunos actos llamativos o solemnes para perpetuar, en tal forma, algún hecho tenido por transcendente por el grupo. Para encontrar algún vestigio de lo que pudiera llamarse, a la sazón, función notarial, en las más arcaicas agrupaciones sociales, habrá que trabajar con elementos propios de la sociología y de la etnología. No debe olvidarse que los hechos sociales repetidos y sensibles, han sido los más propicios en exigir una regulación jurídica.
En todo caso, cualquiera que haya sido la antigüedad del grupo, la perpetuación de ciertos hechos debió constituir imperiosa necesidad de transmitirlos como dejar de ellos constancia notoria.
Es de suma importancia las reglas de garantías del protocolo notarial ya que con ellas existe la veracidad de los documentos archivados por el notario. Con ella se posibilita el cuidado, protección de los documentos que lo integran. Dichas reglas establecen quienes son los facultados a tener acceso a los archivos protocolizados reflejados en el Reglamento de las Notarias Estatales ya que no todo el personal tiene acceso a los documentos, actas y escrituras notariales, manteniéndose en este punto una privacidad en los procesos efectuados. Cada notario estará a cargo del archivo del cual él ha elaborado. En el protocolo notarial encontramos la obra creadora del notario permite la perpetuidad de los documentos que fueron elaborados, y actas contenidos en los mismos nos ofrecen una información de las relaciones existentes en la época en que se conformaron.

2. A modo de introducción: algunas consideraciones históricas sobre el tema.
En cada momento histórico los hombres siempre se han preocupado por hacer valer sus relaciones: ya fuera mediante un pacto de sangre, la palabra de honor o a través de un juramento religioso1 . En Egipto, por ejemplo, se encontraba a una persona que redactaba los contratos. Los hebreos contaban con el escriba el cual se dedicaba a autenticar algunos actos y redactar documentos y existían escribas reales así como los del pueblo. Luego los griegos aplicaron esta institución con el nombre de Mnemons, los cuales eran los encargados de redactar los contratos. Posteriormente en el derecho romano antiguo la intervención era facultativa, pero no eran notarios, sin embargo, el nombre actual deriva de este derecho, el cual es conocido como derecho romano. Luego en la edad media Rolandino Passagiero enseñó el derecho notarial y en la historia es conocido como el príncipe de los notarios. En España debemos tener en cuenta Las leyes del fuero real, código de las siete partidas y la novísima recopilación2 , en las cuales se mencionaba al notario, de las cuales las dos últimas son las más conocidas en nuestro medio. En la época moderna el derecho notarial adquiere la evolución y desarrollo actual por lo cual debemos mencionar algunos cuerpos legislativos notariales del derecho mundial, entre los cuales podemos citar a La ley francesa de 1802, ley española de 1862. En el período preincaico para algunos ya existieron notarios en el derecho peruano. Posteriormente en la colonia se aplicó la legislación española, con lo cual se aplicaron las disposiciones notariales españolas. Y posteriormente la historia es ya conocida, ya que existen libros que narran la misma dentro del derecho peruano, lo cual permite su estudio dentro del mismo, sin embargo, la misma es poco estudiada, conocida y difundida sobre todo en el mencionado.
Por ejemplo en el caso de Perú, La Ley del Notariado que está contenida en el Decreto Ley 26002 derogó la anterior Ley del Notariado contenida en la Ley 1510 de 1911, que fue la primera ley del Notariado peruana.
La Ley del Notariado contenida en el Decreto Ley 26002 elimina los testigos para los instrumentos públicos notariales, es decir, refuerza la fe pública notarial.
Antes de la Ley del Notariado de 1911 a los Notarios se les denominaba Escribanos Públicos conforme al Código de Enjuiciamientos Civiles 3 en el cual se establecían cuatro clases de escribanos que son los Escribanos de Cámaras, Escribanos Públicos, Escribanos Judiciales y Escribanos de Diligencias.
Es decir, para estudiar la historia del derecho notarial debemos remontarnos hasta la antigüedad, sin embargo, esto es poco conocido en nuestro medio y en todo caso debemos dejar constancia que el notario ha sido un personaje importante en todos los tiempos, pero ha sido merecedor de escasos estudios en la doctrina no sólo nacional sino también extranjera, lo cual nos permite realizar los estudios de derecho notarial comparado.
Desde finales del siglo XIX Fernández Cazado, en España proclamó la necesidad de la emancipación de una disciplina que habiendo llegado a la mayoría de edad, constituía una ciencia de aplicación, no obstante, el ilustre tratadista, no pudo aportar principios sistematizadores válidos que sustentaran el carácter independiente de dicha actividad.
Sanahuja y Soler va a basar la esencia del Derecho Notarial en pretendida relación jurídica notarial similar a la que sirvió de fundamento a Bulow para sentar las bases de un Derecho Procesal diferenciado e independiente del Derecho Civil, como Lavandera y Bellver – Cano, van a fundamentar su concepción en el Principio de la jurisdiccionalidad, eligiendo como campo de acción del Derecho Notarial la jurisdicción voluntaria.
La Ley Orgánica de 1862 extendida a Cuba en 1879 surgió históricamente remplazando a la Ley Hipotecaria de 1861 extendidas a Cuba con algunas reformas en1879 y destinó su articulado a diseñar la teoría del instrumento público notarial, documento por excelencia para las operaciones públicas registrales y que garantiza que su contenido diera exacta información a los otorgantes y a los terceros en cuanto a la descripción, localización y valor de las fincas, títulos que causaron los derechos de los trámites clausulas negociables de alcance real y otros datos exigidos por la legislación hipotecaria. Aunque fue sustituida por el Código notarial de 1929 derogado por la Ley 50 de las Notarias Estatales en el año 1984 vigente hasta la actualidad.

3. Especial referencia a los principios del notariado Latino.
Los principios o bases cardinales que inspiran y sustentan el Sistema del Notariado Latino fueron aprobados por el Buró de la Cooperación Notarial Internacional el 18 de enero de 1986 y los días 13, 14 y 15 de marzo de 1986 por parte del Consejo Permanente de la Haya 4. Entre ellos podemos resaltar los siguientes:
1-Autenticación: Pre constitución de prueba del negocio ha hecho notariado; el autenticar implica una cobertura de veracidad jurídica al instrumento autorizado.
2-Solemnización: Es configurar jurídicamente el documento notarial asentado en el mismo no solo la reglamentación de su estructura formal, sino la justeza de su contenido jurídico de hecho o de derecho.
3-Formación y custodia del protocolo: Consiste en organizar por orden de fecha los instrumentos autorizados por notario competente en la forma dispuesta por la ley.
4-Expedición de copias: Se refiere a la expedición de copias del protocolo a su cargo, con vistas al Principio de matricida y al de representación instrumental.
El notario como funcionario público del Estado se debe regir por un conjunto de deberes y funciones establecidas en la Ley de las Notarias Estatales y ellas son:
a) Dar fe de los actos jurídicos en que la ley exige la formalización o autorización notarial y de aquellos en que las partes así lo soliciten (escrituras).
b) dar fe de hechos, actos o circunstancias de relevancia jurídica de los que se deriven o declaren derechos o intereses legítimos para las personas o de cualquier otro acto de declaración lícito (actas)
c) conocer, tramitar y resolver los expedientes de jurisdicción voluntaria y sucesoria de declaratoria de herederos y de divorcio notarial de conformidad con esta Ley y su Reglamento
Calificar la legalidad del acto jurídico, así como de los hechos, actos o circunstancias contenidos en el documento notarial de que se trate, cerciorándose de que éstos se ajusten a los requisitos exigidos para su autorización
d) emitir juicios sobre el conocimiento y capacidad de los comparecientes en el documento notarial de que se trate (obligatoria en documentos protocolizables)
e) dar fe de los protestos, requerimientos, notificaciones y legalizaciones
f) protocolizar toda clase de documentos públicos o privados
g) recibir en depósito documentos mercantiles u otros objetos, valores o bienes muebles, como prenda de contrato o para su custodia
h) dar fe de la vigencia de leyes nacionales para que surtan efecto en el extranjero y de traducciones del idioma español a cualquier otro idioma extranjero y viceversa; o de las que hiciere si conociere el idioma extranjero (documentos no protocolizables)
i) dar fe de la existencia de personas u objetos (acta de presencia de persona u objeto)
j) expedir copias literales o parciales de los instrumentos que obren en los protocolos y archivos de la Notaria a su cargo
k) autorizar actas de testimonio, literal o en relación, por exhibición de documentos que se le presenten a ese objeto o que se encuentren en archivos a los que se autorice su acceso
l) autorizar la formalización de matrimonios
ll) asesorar a las personas naturales o jurídicas que requieran sus servicios, a quienes instruye sobre sus derechos y los medios jurídicos para el logro de sus fines, esclarece las dudas y advierte del alcance jurídico de las manifestaciones que formulen en el documento notarial de que se trate
m) subsanar, de conformidad con el Reglamento de esta Ley, los errores u omisiones en los documentos notariales siempre que estos no constituyan causa de nulidad o al-teren sustancialmente la identidad de los comparecientes en el documento de que se trate
n) mantener la discreción necesaria en la tramitación de los asuntos de que conozca, excepto en aquellos que, por su carácter público pueden ser objeto de información y exhibición de conformidad con lo dispuesto en la Ley
ñ) hacer las advertencias previstas en la Ley al momento de autorizar el documento nota-rial de que se trate
o) organizar, dirigir, administrar y controlar técnicamente la actividad de la notaria a su cargo
p) aplicar el arancel notarial vigente
q) informar de su gestión a la autoridad superior competente
r) cumplir las demás atribuciones que legalmente le correspondan
La propia Ley impone en forma de prohibición obligaciones específicas al notario5 , a las cuales éste debe atenerse en el ejercicio de de su función fedataria.
a) autorizar instrumentos notariales fuera de los límites de su competencia territorial excepto en los casos del inciso c) de este art.
b) ejercer la función de abogado, excepto para asumir la dirección legal de los asuntos relacionados con sus propios derechos e intereses, los de su cónyuge o los de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.
c) negarse a prestar sus servicios cuando sea requerida su intervención, aún fuera de su horario de trabajo, si el requirente o interesado se halla en inminente peligro de muerte o en circunstancias excepcionales.
Debemos tener en cuenta, a tales fines, el principio de protección jurídica de los intereses de la ciudadanía, garantizando que no quedarán sin cobertura instrumental, probatoria o constitutiva, aquellos actos o relaciones jurídicas cuya autorización implique su reconocimiento, tanto probatorio como constitutivo, cuya postergación temporal repercuta de manera negativa e irreparable en los intereses de las partes disponibles.
ch) constituirse en fiador de los contratos que autorice o autorizar documentos notariales en que tengan interés o en que las partes o testigos sean parientes suyos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; en este último caso, puede autorizarlos cuando los mencionados parientes concurran en representación de persona natural o jurídica.

4. Los documentos notariales.
Los documentos notariales son aquellos que redacta y autoriza el notario dentro de los límites de su competencia territorial que viene determinado en su nombramiento de conformidad con los requisitos que establece la legislación (característica principal para diferenciarlo de los demás documentos públicos que están redactados por funcionarios)
Los documentos públicos que autoriza y redacta el notario son los siguientes:
a) las escrituras, cuyo contenido es un acto jurídico
b) las actas, en las que se hacen constar hechos, actos o circunstancias que por su naturaleza, no constituyen acto jurídico.6
Como ejemplo de escrituras tenemos:
1-.Donación o compraventa de bienes inmuebles
2-Donación o compraventa de bienes muebles
3-Cesión de uso de azoteas
4-Liquidación de la comunidad matrimonial de bienes
5-Liquidación o constitución de copropiedad
6-Divorcio notarial
7-Testamento
8-Descripción de obra nueva a favor de personas
Las escrituras se componen de encabezamiento, comparecencia, parte expositiva, parte dispositiva, autorización.
2- Comparecencia En las actas por su parte, se hacen constar hechos, circunstancias o actos que por su naturaleza no constituyen un acto jurídico. Las actas no contienen manifestación de voluntad, no contienen otorgamiento sino requerimiento y se hacen constar de comparecencia, parte expositiva, parte dispositiva y autorización, como ejemplos podemos citar:
1-Declaratoria de herederos
2-Protestos
3-Subsanación de errores u omisión
4-Declaración jurada
5-Requerimiento
6-Presencia incluyendo fe de existencia
7-Notoriedad
Tanto las actas como las escrituras son documentos protocolizables y hacia ellas van dirigidas las reglas de garantías del protocolo notarial.
Como documentos no protocolizables tenemos los testimonios por exhibición, legalización de documentos, habilitación de libros, expedición de copias, búsqueda, expedición de documento matriz o ambos.
El archivo notarial lo integran los protocolos que firma el notario y aquellos que tenga bajo su custodia.
- los libros únicos
- los índices alfabéticos
- partes testamentarios
El archivo administrativo lo forman los controles referidos a la notaria como una unidad administrativa:
- depósito bancario
- control de asistencia del personal
- control de medios básicos
El protocolo se forma con documentos originales y otros agregados por el notario durante cada año natural; el archivo es el conjunto de protocolos de un notario determinado o de varios notarios.
Como personal de la Notaría tenemos:
- Notario(s)
- Cartularios: Auxiliar del notario, técnico especializado en derecho notarial con conocimiento suficiente para auxiliar al notario en la redacción y confección del documento público, debe tener conocimiento sobre la organización y función de la notaría.
- Oficinistas
- Mecanógrafas
- Administrador
- Recepcionista
- Auxiliar de limpieza

5. De las reglas de conservación del protocolo notarial en concreto.
La Ley 50/84 y su Reglamento complementario hacen alusión a esa función específica del notario (formación, conservación y custodia del protocolo) de la cual él es responsable directo tal y como lo se conoce: los notarios serán los responsables de la integridad de los protocolos a su cargo 7” le impone reglas de garantía y seguridad a las que el notario debe ajustarse.
Las reglas de garantías del protocolo notarial es de suma importancia para el trabajo de los notarios ya que con ellas el notarios, desarrolla un mejor trabajo de custodia y protección de los documentos por el elaborados ellas se encuentran establecidas en la Ley 50 de las Notarias Estatales estas reglas de garantías del protocolo notarial están encaminadas a un mejor desarrollo de los trabajos Estatales y en su Reglamento estas reglas de garantías se dividen en 7 categorías normativas y ellas son:
1-Regla de permanencia: La Ley 50 de las Notarias Estatales en su Art.-22 establece que el protocolo y los documentos que lo integran no podrán ser extraídos del local ,excepto:
-En los casos de fuerza mayor
-Por disposición del Ministerio de justicia.
-Para su traslado al archivo correspondiente
En esta categoría se pone de manifiesto la custodia y se evita el deterioro de los documentos notariales que lo integra, con esta regla el documento puede alargar su vida útil y llegar hasta el fin de su archivo en la Academia de Ciencias de Cuba.
2-Regla de numeración ordinal por fecha: Con esta regla se colocaran los documentos por orden de elaboración realizados por el notario dándole conectividad a los documentos acertados y con las fechas de autorización. Concluido o agotado el tomo anterior se habilitara otro con el siguiente numero consecutivo.
3-Regla de identidad y contenido: Apertura y cierre del contenido)
-El Art. 143 del Reglamento hace mención del modo de iniciación de apertura del protocolo notarial colocando la fecha en letras, sus datos identificativos su firma y el sello de la notaria
-El Art. 147del Reglamento establece el cierre del protocolo, se realizara con el último documento emitido por el notario el día 31/12/de cada año.
-El Art. 148 de Reglamento hace mención de la sustitución notarial por caso de fuerza mayor cuando no pudiera ejercer la nota de cierre se establecerá en la propia nota.
4-Regla de filiación interior: Aparecen reflejadas en el Art. 145y146 de Reglamento complementario.
-El Art. 145establece que todas las hojas del protocolo se foliaran incluso las hojas en blanco en su orden correspondiente escrito con letras sin perjuicio de que pudiera anexársele un número impreso o el número en guarismo.
-El Art. 146establece que si todo notario cometiera un error a la hora de foliar el documento emitido realizara diligencia que consignara a continuación del ultimo folio enumerado.
Al final de la diligencia se señalara el lugar, fecha, firma del notario y sello que identifica a el notario.
5- Regla de sustitución notarial: Reflejado en Art. 24, 27, y le Art. 149 del Reglamento
-El Art. 24 establece quienes son los facultados para ejercer cambio de notarios en caso de enfermedad, ausencia temporal o cualquier otra imposibilidad transitoria para ejercer sus funciones, lo realizara el Ministro de Justicia provisionalmente el Director Provincial de justicia mediante resolución.
-El Art. 27establece la sustitución notarial en caso de muerte renuncia, revocación o jubilación del cargo de notario o cualquier otra causa que imposibilite su desempeño se realizará la inspección técnica y la auditoria como establece el Art. 26.
-El Art. 149 Establece que si existen documentos notariales autorizados por otro notario el que proceda al cierre lo hará constar así en la diligencia a que se refiere Art. 147, igual procedimiento se realizara si en el protocolo existieran documentos reconstruidos.
6-Regla de acceso al contenido protocolizado: Esta regla esta prevista en el Art. 142donde se establecen quienes son los autorizados a examinar los protocolos y los documentos que lo integran como son los funcionarios correspondientes de Ministerio de Justicia y las Direcciones provinciales de justicia de los órganos locales del Poder Popular.
7-Regla de índice complementario del protocolo: Reflejado el Art. 150 del reglamento, que se establece la realización de un índice alfabético de documentos obrantes del mismo.
-Este artículo hace referencia de los rótulos establecidos en el protocolo donde se rotulará el nombre de de la notaría, los nombres de los notarios autorizantes, oficina notarial o consular de que se trate, el año y el número de los documentos que comprende siempre en el lomo de cada tomo.

5.1 Cumplimiento de las reglas en la provincia de Ciego de Avila.
1-Regla de permanencia: Solamente se guardan los documentos por 10años ya que los notarios no tienen la capacidad de almacenamiento para estos documentos y los trasladan para un local de la notaria con mayor capacidad .En el caso de extraer los documentos de las notarias por el tribunal este expide copia al Director Provincial de Justicia y este al notario.
-Con respecto a esta regla de garantía se desconoce el lugar de evacuación, en caso de fuerza mayor por los notarios.
2-Regla de numeración ordinal por fecha: En cada año el notario abre su protocolo con el numero1y cierra con el último número del documento que expide al cerrar en diciembre, siempre que comience un año empieza por el número 1y siempre en un orden lógico, se colocarán los documentos sucesivamente por fecha de autorizaciones. En el municipio de Morón no se cumple con esta regla ya que se escribe con números y cierran con líneas discontinuas.
3-Regla de identidad y contenido: Los notarios de Ciego de Ávila realizan la diligencia de apertura y cierre como se plantea en los Art. 143, 147, y148 del reglamento.
-En el caso del Art. 148 en Ciego de Ávila hasta el momento no ha sucedido .en el año2009existia un solo notario en la notaria de Ciego de Ávila y se decidió por la dirección Provincial de Justicia a un notario de Morón y uno del municipio de Venezuela a prestar sus servicios y los documentos que ellos elaboraron, redactaron en ese espacio de tiemp
El protocolo y los documentos que lo integran no podrán ser destruidos, aún cuando se encuentren en mal estado. Se exceptúan los casos en que, habiendo sido reconstruidos total o parcialmente, su notoria inutilidad justifique su destrucción, previa aprobación del MINJUS (Archivo provincial)
4-Regla de filiación interior: Aparecen reflejadas en el Art. 145y146 de Reglamento complementario.
-El Art. 145 establece que todas las hojas del protocolo se foliarán incluso las hojas en blanco en su orden correspondiente escrito con letras sin perjuicio de que pudiera anexársele un número impreso o el número en guarismo.
-El Art. 146 establece que si todo notario cometiera un error a la hora de foliar el documento emitido realizará diligencia que consignará a continuación del último folio enumerado.
Al final de la diligencia se señalará el lugar, fecha, firma del notario y sello que identifica al notario.
-Con respecto a esta regla en la provincia todos los documentos notariales expedido por los notarios junto con los documentos que se le anexan a la matriz de los documentos notariales se folian de manera consecutiva y ascendentemente incluso las hojas en blanco cumpliendo se lo establecido en sus artículos 145y 146 del Reglamento.
5-Regla de sustitución notarial: Reflejado en Art. 24, 27, y le Art. 149 del Reglamento
-El Art. 24 establece quienes son los facultados para ejercer cambio de notarios en caso de enfermedad, ausencia temporal o cualquier otra imposibilidad transitoria para ejercer sus funciones, lo realizara el Ministro de Justicia provisionalmente el Director Provincial de justicia mediante resolución.
-El Art. 27establece la sustitución notarial en caso de muerte renuncia, revocación o jubilación del cargo de notario o cualquier otra causa que imposibilite su desempeño se realizara la inspección técnica y la auditoria como establece el Art. 26.
-El Art. 149 Establece que si existen documentos notariales autorizados por otro notario el que proceda al cierre lo hará constar así en la diligencia a que se refiere Art. 147, igual procedimiento se realizara si en el protocolo existieran documentos reconstruidos.
6-Regla de acceso al contenido protocolizado: Esta regla esta prevista en el Art. 142donde se establecen quienes son los autorizados a examinar los protocolos y los documentos que lo integran como son los funcionarios correspondientes de Ministerio de Justicia y las Direcciones provinciales de justicia de los órganos locales del Poder Popular.
-Solo tienen acceso los notarios y en caso de que la Dirección Provincial de Justicia requiera realizar un control lo solicita o puede realizarlo al control de los documentos protocolizados.
-A los notarios de los municipios Morón y Ciego de Ávila por ser las notarias mas grandes de la provincia se inspeccionan 2 veces al año y las demás se inspeccionan 1 vez al año por los especialistas del departamento.
-El personal jurídico interviene en el documento notarial cuando entre ellas mismas ha existido un contrato jurídico donde una de ellas no cumple con las obligaciones pactadas.
Ej Actas de protesto donde intervienen 2 personas jurídicas y una de ellas exige a la otra el cumplimiento de pago de la letra o el cheque le haya girado para satisfacer una necesidad de dicha entidad y no la retribuye en el plazo que predeterminaron.
-La Fiscalía y los Tribunales le solicita copias de los documentos notariales al Director Provincial de Justicia.
7-Regla de índice complementario del protocolo
El documento lleva un índice en el que se van anotando todas zonas que an concurrido a la notaría a realizar trámites legales con el número del documento que le corresponde y el número de folio correspondiente que debe ser un único índice pero en la Provincia a cada tomo se le realiza un índice con el nombre de la notaría ,el nombre de los notarios ,el año el mes y el numero de documentos que comprende.
Etapas de conservación de los protocolos
Primera etapa: (art.33 Ley 50/84)
En las notarias y oficinas notariales o consulares se archivan y custodian sus respectivos protocolos y los documentos notariales autorizados durante los últimos veinte años.
Segunda etapa: (art.34 Ley 50/84)
En los archivos de protocolos notariales provinciales se depositarán los protocolos con más de veinte y hasta cuarenta años de antigüedad, formados en las notarias, oficinas notariales o en las oficinas consulares.
Tercera etapa : (art.34 Ley 50/84)
Al Archivo Histórico de la Academia de Ciencias de Cuba, pasarán los protocolos notaria-les de más de cuarenta años de antigüedad (a la sección correspondiente).

6. Consideraciones finales.
Las reglas de garantías del protocolo notarial posibilitan un mejor desarrollo de la actividad del notario en la seguridad, protección y custodia de los documentos, garantizan su conservación y vigencia aún después de que culmine el término de ausencia del notario.
Las reglas de garantías del protocolo notarial le permiten al notario como funcionario que alega la fe pública de los documentos expedidos por él la facultad de expedir copias al personal autorizado como establece la Ley y solo podrá revelar su secreto a quienes tengan legítimo interés
Las reglas de garantías en la provincia se practican de una manera diferente a lo establecido en la Ley 50 de las Notarias Estatales y en su Reglamento. Existe falta de discreción en las notarías puesto a que en una misma unidad radica el notario y el cartulario no existiendo en este punto privacidad entre el cliente y el notario, en ocasiones se le pide al cartulario que abandone el local para continuar el proceso.
Las notarias en sentido general no reúnen las condiciones de almacenamiento requeridas por los notarios, no existen condiciones para la protección y custodia de los documentos protocolizados por los notarios.
Las notarías como Ciro Redondo no tienen cajas fuertes lo que se le dificulta en ocasiones un mejor desempeño de su trabajo. Las cajas fuertes de existir deberían estar empotradas a la paradla Ley 50 de las Notarias Estatales en su artículo establece que cada notario estará en cargado de una notaria y que en un mismo municipio podrán tener su sede varios notarios, incumpliéndose este articulo en la notaria de Ciego de Ávila ya que la misma tiene dentro de su sede 6 notarios y en el municipio de Morón en una sede radican 4 notarios por señalar las 2 notarias más grandes de la provincia.

7. Bibliografía
I Fuentes doctrinales.
FERNANDEZ BULTE, Julio: Historia General del Estado y el Derecho, Editorial Pueblo y Educación, La Habana, 1981.PEREZ GALLARDO, Leonardo: Ensayos de Derecho Notarial, Gaceta Notarial, Perú, 2010.PEREZ GALLARDO, Leonardo y LORA-TAMAYO RODRIGUEZ, Isidoro (coordinadores): Derecho Notarial, Tomos I, II y III. Editorial Félix Varela, La Habana, 2009. PEREZ GALLARDO, Leonardo, OJEDA RODRIGUEZ, Nancy y ALMAGUER MONTERO, Julliett (compiladores):Compilación de Derecho Notarial. Editorial Félix Varela, La Habana, 2007.VICTTORIO DI CAGNO, El rol del notariado entre la prueba documental (civil law) y la prueba oral (common law)Evolución y novedad en Gran Bretaña. Revista de Derecho Notarial disponible en : www.rincondelvago.com consultado el 18 de enero de 2012.

Legislación
Ley número 59 Código Civil de la República de Cuba.
Ley número 50 Ley de las Notarías Estatales.
Reglamento de la Ley 50 de las Notarías Estatales.