INTRODUCCION

Entre las funciones atribuidas a los Registradores Civiles, se encuentra la prevista en el inciso d) del artículo 27 de la Ley actual Cubana…“El Registrador del Estado Civil tendrá los deberes, atribuciones y funciones siguientes: Subsanar errores u omisiones materiales en las inscripciones” .

En virtud de ello, se faculta a los mismos para subsanar los errores u omisiones materiales en las inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción, contemplados en los artículos 155 y 156 del Reglamento, sobre los cuales han surgido disímiles consideraciones interpretativas que han frenado la facultad discrecional que, como funcionarios del Estado ostentan los Registradores Civiles. Esto ha producido un deterioro del rigor técnico en la labor registral, la proliferación de errores en los asientos de inscripción y la ausencia de criterios racionales para adoptar decisiones tan complejas como las relativas a las subsanaciones.

De ahí, la necesidad de establecer un criterio uniforme de aplicación general que sirva de guía a los operadores del Derecho. Además de ello el Registrador del Estado Civil se encuentra en la obligación de recibir todas las solicitudes, documentos concernientes al estado civil y pruebas que le sean presentadas así como calificarlos.

La acción de calificación presupone un análisis detallado de los mismos con la finalidad de determinar su autenticidad y legalidad, por lo que no podrán rechazarlo de forma verbal en caso de advertir imperfecciones o no considerarlos suficientes, sino a través de la correspondiente providencia o resolución, según proceda, en los que expresará las razones de su decisión y la fundamentación legal que la ampara.

Así se establece en la citada norma como otro de sus deberes, atribuciones y funciones...”Tomar declaraciones, recibir solicitudes y documentos concurrentes al estado civil, y si tienen dudas exigir o comprobar la veracidad o autenticidad de las declaraciones solicitadas y documentos que se formulen o presenten…

Desde el punto de vista etimológico subsanar significa reparar o remediar un defecto y es sinónimo de los verbos corregir, enmendar y rectificar. En el Derecho subsanar, implica modificar, alterar, cualquier elemento en determinado documento legal o en un asiento registral.

La subsanación de errores u omisiones constituye el trámite de mayor complejidad técnica dentro de la actividad registral, debido al riguroso análisis que presupone cada asunto y por la variada cantidad de combinaciones que entre unos y otros pueden confluir en un mismo asiento de inscripción motivado por la diversidad de situaciones que se presentan en el cotidiano actuar de los Registradores Civiles, y que conlleva a soluciones diversas.

La Ley 51 del Registro del Estado Civil de fecha 8 de Julio de 1985 y su Reglamento Resolución Nº 157 del 8 de Julio de 1985 del Ministerio de Justicia, no expresa claramente la distinción entre error sustancial y error material, de hecho se infiere de la lectura de los artículos 155 y 156 del citado Reglamento, referidos a los errores de carácter material que son competencia del Registrador, por tanto, lo que no esté incluido en ellos se supone sea de carácter sustancial y por ende de competencia del Tribunal Municipal.

La diversidad de criterios en cuanto a la interpretación y alcance de los citados artículos del Reglamento de la Ley 51 de Registro del Estado Civil , demuestran una incorrecta aplicación de las normas que regulan este proceso, del cual se parte para dar criterios y lograr que exista una mayor uniformidad y homogeneidad en la actividad registral. Todo ello, unido a que en la actualidad ha aumentado el número de expedientes de subsanaciones de errores tramitados, debido a diversas cuestiones como la apertura de la ciudadanía española, los tramites migratorios, ha ocasionado que hoy constituya un tema debatido y controversial.

DESARROLLO

1.1 De los comparecientes y sus representantes en el acto registral. Apreciación de su capacidad

Las personas que comparecen ante el Registrados del Estado Civil…”Se entenderá como comparecientes a las personas que, de conformidad con la Ley y este Reglamento, están obligadas a declarar ante el registrador o promueven asuntos relacionados con los hechos o actos del estado civil de las personas. Su presencia por sí o por representación, es obligatoria en el acto registral de que se trate” . El compareciente es la persona que se presenta ante el registrador con la finalidad de declarar o promover asuntos concernientes a su estado civil.

En materia registral se emplean indistintamente y como sinónimos los términos comparecientes, parte interesada e interesado pero, en definitiva, todos se refieren al individuo que ostenta un interés legítimo en un determinado asunto y, por tanto, está facultado para intervenir en él, siendo su presencia obligatoria en el acto de que se trate.

Los Registradores del Estado Civil están en la obligación de apreciar la capacidad de los comparecientes previo a la realización del acto. En este sentido cabe señalar, que “la capacidad de obrar es la aptitud de la persona para poder realizar actos con plena eficacia jurídica y sólo la tienen los que hayan arribado a la mayoría de edad, que comienza a los 18 años cumplidos y por matrimonio del menor .

Son incapaces para comparecer en los actos que autoriza el Registrador los menores de 18 años de edad, excepto en los casos que la Ley lo autorice, los incapacitados judicialmente para el acto de que se trate y los que la Ley determina en relación con un acto en particular” .

El Registrador podrá solicitar dictamen pericial cuando tenga dudas sobre la capacidad mental o volitiva de un compareciente” . Este artículo define el actuar del Registrador al dar juicio de capacidad en relación al compareciente y no es más que el conjunto de acciones dirigidas a determinar si está capacitado desde el punto de vista mental y volitivo para realizar el acto requerido. A partir de la simple observación y de las respuestas ofrecidas a las preguntas que se le formulan, el Registrador comprobará si se hace necesario solicitar un dictamen médico pericial a los efectos de determinar si la persona se encuentra en su sano juicio o si está incapacitado, en este último caso, se abstendrá de realizar el acto. La solicitud del dictamen se realizará siempre por escrito y contendrá la valoración realizada por el Registrador.

La representación ante el registrador podrá ser legal o voluntaria. El registrador exigirá el documento que acredite la representación legal de los comparecientes. La representación voluntaria se acreditará con la copia del poder de representación” . La aplicación de este articulado ha suscitado dudas entre los Registradores.

Cuando se trata de menores de edad sujetos al régimen de la patria potestad, las facultades de representación corresponden a los padres y se materializa, mediante la presentación de los respectivos documentos oficiales de identidad a los efectos de su identificación, debiendo corroborar la coincidencia de sus firmas y fotografías. Respecto a este comentario, ofrecido por especialistas de la Dirección Nacional de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia, se plantean otros criterios.

El primero de ellos es el relativo a la comparecencia de uno de los padres, si éstos aportan las pruebas idóneas para realizar el proceso, puesto que por la práctica cotidiana se evidencia de que, aún y cuando ambos padres estén unidos en matrimonio formalizado, es poco probable que comparezcan ambos a los acontecimientos sociales de los hijos, por ejemplo (escuela, salud, actividades, otros). Por supuesto, sería menos probable aún, en los casos de padres divorciados, en que la guarda y cuidado se encuentra en manos de uno de ellos, lo que obstaculiza totalmente la culminación del trámite.

El Registrador comprobará el vínculo filiatorio, verificando el asiento registral del nacimiento del menor si obra en la oficina a su cargo o por vía telefónica o telemática en la oficina en que se encuentre, sin necesidad de acreditarlo documentalmente. Además los especialistas comentan que si alguno de ellos estuviera suspendido o privado del ejercicio de la patria potestad el Registrador consignará este particular en el escrito de solicitud y solicitará la certificación de firmeza de la sentencia judicial que dispuso dicha sanción, o la certificación de defunción en caso de fallecimiento, quedando concentrada en la persona del otro progenitor su total ejercicio.

Si el inscripto es un sujeto incapacitado judicialmente, o un menor sometido a tutela, el documento idóneo para demostrar la representación, es la certificación de firmeza del auto de tutela del Tribunal Municipal correspondiente y la certificación que acreditaría la inscripción de la tutela expedida por el secretario del Tribunal. No obstante pudieran suplirse ambos documentos, con la presentación de la certificación de nacimiento con nota contentiva de la incapacidad civil y tutela.

La representación voluntaria se acredita con la copia del poder notarial o con el de servicios jurídicos cuando concurren los abogados de Bufetes Colectivos. En ambos casos, el registrador debe cerciorarse de que el asunto que se pretenda tramitar se encuentre comprendido dentro de las facultades conferidas al apoderado.

En cuanto a los poderes otorgados por el interesado en el extranjero, éstos han de legalizarse por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Cuba, previa legalización de la firma del notario actuante por el Consulado de la República de Cuba en el país de que se trate y protocolizado ante notario público, por lo que el Registrador debe exigir del compareciente la copia autorizada del acta de protocolización de dicho poder. Sólo de esta manera se hace posible solicitar el inicio de un expediente de subsanación de error ante el Registrador del Estado Civil.

1.2 Sobre la solicitud para iniciar el proceso de la subsanación de error, ante el Registrador del Estado Civil

El compareciente podrá ofrecer al Registrador escrito contentivo de su solicitud o declaración, en este caso, el Registrador se atendrá a lo expresado en el documento. Si el escrito referido con anterioridad es ambiguo, confuso o le falta claridad, el Registrador advertirá al compareciente de los efectos u omisiones de que se adolece y adaptará la redacción que legalmente corresponda” . El precepto de referencia se explica por si solo, pero en la generalidad de los casos, para promover expediente de subsanación de error, la fórmula que se aplica es la comprendida en la segunda parte del párrafo, a los efectos de viabilizar los diferentes trámites que realiza la población y lograr una redacción ajustada a derecho.

La solicitud relacionada con la subsanación de errores u omisiones regístrales del Estado Civil se presentará, por el interesado o su representante legal, ante la oficina registral correspondiente al domicilio del promovente o donde se encuentre la inscripción de que se trate” .

Esta debe entenderse como el acto de la promoción o presentación del asunto ante el registrador. Este artículo brinda la posibilidad de presentarlo en la oficina registral correspondiente al domicilio del promoverte o donde estén inscriptos él o los hechos que se pretenden subsanar. Es cierto que el articulado expresa que indistintamente el asunto se puede instar en cualquiera de las dos oficinas, lo que naturalmente se traduce en beneficios para los interesados. Resulta importante reflexionar sobre lo anterior, en cuanto a la responsabilidad que adquiere el Registrador al resolver subsanaciones de asientos de inscripción no obrantes en su Registro, las que en la práctica se hace cada vez más frecuente debido a la creciente migración interna que se viene produciendo en el país.

La práctica ha demostrado que no todas las personas se preocupan por realizar el correspondiente cambio de dirección, y residen en un domicilio sin ser identificado como legal, encontrándose en estos territorios en funciones laborales por largos periodos de tiempo y necesitan solucionar sus trámites sin necesidad de trasladarse. En este caso, la legislación vigente en Cuba, limita a las personas en el sentido que sólo pueden subsanar su asiento registral en el lugar donde residen de forma permanente o donde se encuentra inscripto su asiento. La clave del éxito estará en la efectiva notificación a la oficina Registral donde obra la inscripción en el término establecido.

El Registrador está obligado a aceptar toda solicitud de subsanaciones de errores y los documentos de prueba de que intente valerse el interesado o su representante legal. En virtud de ello y con los documentos presentados se conformará un expediente que contendrá: el escrito de solicitud, la certificación en que se conste el error u omisión a subsanar, y los documentos probatorios que justifiquen la presentación de los interesados.”

La redacción de este articulado es clara y precisa. Según lo establecido en el inciso a) del artículo 27 de la Ley 51 del Registro del Estado Civil, el Registrador está en el compromiso de aceptar toda solicitud que se le presente así como los documentos probatorios de que intente valerse el compareciente, cualquiera que sea su naturaleza. No obstante, se presentan casos en que el funcionario califica a priori como sustancial el error y devuelve de inmediato los documentos al interesado, limitándose a indicar la vía judicial para resolver el asunto, lo que resulta contrario a Derecho, y atenta contra la ética profesional.

En todos los casos, el Registrador está obligado a radicar el expediente de conformidad con lo establecido en el Reglamento y se pronunciará por escrito mediante resolución fundada, calificando el error en material o sustancial y en consecuencia declarará con lugar, con lugar en parte o sin lugar, la pretensión formulada. En materia de subsanaciones, cuando la resolución es declarada con lugar en parte o sin lugar, el escrito de solicitud queda subsumido en el modelo de solicitud, resolución implementada por la Dirección Nacional de los Registros y Notarias del Ministerio de Justicia, el que sin dudas ha contribuido a dinamizar considerablemente los procesos.

El Registrador conformará el expediente aportando los elementos mencionados anteriormente y entre los documentos probatorios que justifican la pretensión del interesado se encuentran:

Certificaciones de nacimiento de los padres del inscripto.

Certificación de matrimonio según el caso

Certificación de ciudadanía, o cualquier otro documento oficial que a juicio del registrador constituya prueba suficiente

El cliente generalmente desconoce qué tipos de pruebas se aportan para la consecución de sus fines. De ahí, la importancia de la labor asesora que en ésta dirección debe desplegar el registrador, a los efectos de lograr que se faciliten los elementos probatorios convincentes en cuanto a exactitud y certeza, y que inspiren el sentido de su resolución. En ocasiones, las certificaciones proporcionadas demuestran fehacientemente la pretensión del interesado, pero en otras, se hace preciso complementar los expedientes con pruebas testificales u otros documentos no registrales que, combinados inteligentemente permiten llegar al fondo de la verdad.

Cabe señalar, que el artículo 261 de la Ley de Procedimiento de lo Civil, Administrativo, Laboral y Económico, vigente en Cuba, incluye dentro de los medios probatorios a los documentos, reproducciones y testigos, los que igualmente pudieran utilizarse en el ámbito registral, si tenemos en cuenta lo regulado en el Reglamento en cuanto al uso de cualquier otro documento o prueba admitido en derecho. Si bien es cierto que en los expedientes de subsanación prevalece el uso de las certificaciones registrales como documentos probatorios por excelencia o modos de proceder por el Registrador Civil, nada obstaculiza que el Registrador a falta de éstas, solicite otras pruebas para tratar de llegar al fondo de la verdad.

1.3 Modos de subsanar los errores de carácter material

El Registrador podrá subsanar de oficio o a instancia de parte interesada los errores que no conformen la alteración sustancial del hecho o acto registrado. La subsanación en todo caso se hará constar mediante nota marginal” Al interpretar este artículo se comparten criterios de que establece dos vías para la subsanación de error u omisión:

Subsanación de Oficio: Se limita a los errores u omisiones que se cometen al recibir un asiento o documento registral, sin que para ello sea necesario conformar expediente.

Subsanación a instancia de parte: Es la que se promueve por los interesados o sus representantes legales.

En cuanto a la primera de las vías mencionadas, el Registrador sólo podrá subsanar de oficio, los errores u omisiones que se cometen al transcribir un asiento o documento registral, sin que para ello sea necesario conformar expediente” . De este artículo se interpreta que los errores que se podrán subsanar de oficio por el Registrador, son aquellos que se originan por irresponsabilidades en el actuar del mismo, en cuanto a la trascripción de los documentos a los asientos regístrales. Basta para ello, la simple comprobación y la posterior nota consignada al margen, sin necesidad de conformar expediente alguno.

La demostración en todo caso, es obtenida de la información de los libros o de los documentos que obren en su Registro o cualquier otro Registro del país o el Registro Provincial de Tomos Duplicados y bajo ninguna excusa, se le ha de cargar este trámite a la población. Los errores u omisiones a que se refiere este artículo se subsanarán, teniendo a la vista el asiento del libro duplicado o la certificación del mismo. El Registrador inscribirá las rectificaciones, adiciones o enmiendas posteriores a la firma de una inscripción mediante nota marginal en el asiento de que se trate.

Así, en correspondencia con lo preceptuado en el artículo 150 del Reglamento de la Ley del Registro del Estado Civil vigente en Cuba, el Registrador podrá subsanar de oficio o a instancia de parte interesada los errores que no constituyan una alteración sustancial del hecho o acto registrado, aspecto éste muy debatido por no aparecer expresamente conceptualizado en la legislación vigente en Cuba y transitar por la valoración subjetiva del funcionario que resuelve el asunto.

De la lectura del articulado relativo a las subsanaciones de carácter material se infiere, que se definen materiales a todos aquellos supuestos previstos en los apartados 1, 2 y 3 del artículo 155 del citado Reglamento y los que se produzcan por error en trascripción.

Pero, si se examina con detenimiento el contenido del artículo 156” , se evidencia que, la intención del legislador fue ampliar la facultad discrecional que el Estado confiere a los Registradores Civiles como funcionarios públicos para que, a su juicio, y en dependencia de las circunstancias concurrentes y el valor de las pruebas aportadas en cada caso, pudieran calificar como materiales aquellos errores u omisiones no relacionados en el apartado del artículo 155, haciendo uso de su capacidad de análisis y competencia profesional.…”Firmada por el Registrador una inscripción, no podrá hacerse en ella rectificación, adición, ni enmienda que altere sustancialmente al hecho o acto al que se contrae, sino en virtud de ejecutoria del Tribunal competente”

Para determinar si el error es material o sustancial, el Registrador ha de tener en cuenta las circunstancias concurrentes en su comisión, el valor de las pruebas aportadas, el sentido común y la verdad. No se puede realizar el mismo análisis cuando estamos frente a una inscripción de nacimiento que cuando se trata de un asiento de matrimonio o defunción, ya que atendiendo al principio de prioridad, la primera inscripción en el tiempo tendrá primacía sobre las sucesivas. Por otra parte, ha de tenerse presente, que en ocasiones varios errores u omisiones, que por separado pueden considerarse como materiales, valorados en su conjunto podrían calificarse como sustanciales al cambiar la identidad de la persona inscripta.

De lo antes expuesto, se concluye que sólo se podrá subsanar de oficio en vista al Registro de duplicados, sin embargo, la práctica cotidiana acumula experiencias que demuestran lo contrario. En ocasiones existen errores de una letra en cuanto a los nombres y apellidos de los padres o abuelos que al pronunciarlos no cambian la fonética, lo que se puede evaluar calificándolo de oficio en vista al nacimiento de los padres. Ejemplo de ello suelen ser, letras como la h, s, z, i, y, v, b, y se evitaría la confección de expedientes a las personas, siempre y cuando sea éste el único error.

El Registrador al dictar la Resolución, si determina que el error es sustancial, al momento de notificar al interesado debe informarle en caso de su inconformidad, de los derechos que le asisten en cuanto al uso del recurso de alzada por la vía administrativa . Este procederá en un término de 10 días hábiles posterior a la fecha de notificación, ante el Director Provincial de Justicia y previo a la iniciación de un proceso por la vía judicial . El nuevo proceso sustanciado ante el Tribunal, según criterios de jueces y abogados, es una repetición del realizado ante el Registrador.

La subsanación de errores de carácter sustancial no compete a los Registradores del Estado Civil, éstos procesos se sustanciarán por la vía judicial. Recibida en la oficina registral una sentencia o auto dictado por el Tribunal correspondiente se extenderá la anotación marginal pertinente o se practicará un nuevo asiento, en dependencia de lo dispuesto por el órgano jurisdiccional. En este último caso, al margen de la nueva inscripción y de la anterior, se consignarán notas de mutua referencia.

El procedimiento a que se refiere el párrafo que antecede, se complementa con lo dispuesto en el artículo 48 del Reglamento de la Ley 51 del Registro del Estado Civil” , el que agrega un requisito para que el proceso se pueda sustanciar por la vía judicial. Este consiste en que previamente el registrador declare como sustancial el error, mediante la correspondiente resolución fundada.

Al Registrador, de acuerdo a la legislación vigente en Cuba, se le concede la facultad de subsanar los errores establecidos en la precitada Ley, y de oficio según las circunstancias lo requieran y que aparezcan consignados en el Registro original. Además declarar sustancial, los errores u omisiones no comprendidos en este cuerpo legal, siendo de competencia por la vía judicial y posteriormente dictada resolución de este órgano realizar nueva inscripción o consignar notas al margen del asiento registral.

1.4 Consideraciones sobre el tratamiento de las subsanaciones de error en el Reglamento de la Ley del Registro del Estado Civil vigente en Cuba. Ámbito de aplicación

El Reglamento de la Ley 51 del Registro del Estado Civil vigente en Cuba, establece en su artículo 155, los errores u omisiones en las diferentes secciones que, según el legislador pueden entenderse de carácter material, refiriéndose a aquellos que no afectan sustancialmente el hecho a que se refiere y que, por lo tanto, no alteren la identidad de la persona inscripta.

Para determinar si un error es de carácter material o sustancial deben tenerse en cuenta múltiples factores, los que han sido indistintamente mencionados, tales como: las circunstancias concernientes, el momento cronológico en que se efectuó la inscripción, el valor de las pruebas aportadas y el principio de verdad material a la cual, en todos los supuestos, debe arribar el Registrador. Luego, a modo de ampliar el diapasón de soluciones, el artículo 156 del citado Reglamento refiere otros errores que no estén comprendidos en el artículo 155, pero que igualmente no alteren sustancialmente el hecho narrado.

Si bien, con la inclusión de este artículo, el legislador ha querido precisar y ampliar la gama de los errores a subsanar, ello no significa que no existan otros que puedan clasificarse como materiales y evidentemente se queden fuera de regulación, pues la realidad cotidiana es más rica que cualquier norma jurídica, de ahí la necesidad de que los Registradores en su diario actuar, aporten soluciones equitativas dentro del marco de la legalidad a las complejas y cambiantes situaciones que marcan hoy la dinámica registral del país.

Es por ello que se considera necesario realizar un análisis profundo de lo que aparece autorizado en Ley y la posibilidad, de ampliar su marco interpretativo de acuerdo a situaciones actuales, que condicionan esa necesidad. Así en el asiento del nacimiento, la legislación registral vigente en Cuba, establece cuáles son los errores u omisiones que puede subsanar el Registrador del Estado Civil. Éstos comprenden:

a-) los errores u omisiones referidos al lugar del nacimiento,

Mucho se ha debatido sobre el alcance de este particular, si se parte de lo parca que resulta su redacción en contraposición con la de los subsiguientes supuestos de la norma, en los que, el legislador, sí especifica sobre qué persona se realizarían las subsanaciones. No obstante, lo cierto es que dada su formulación general, “al lugar de nacimiento” refiere que puede aplicarse tanto al inscripto como a los padres o abuelos.

b-) la omisión de uno de los nombres de los padres o abuelos,

Este inciso es estrictamente aplicable para los casos, en que se ha omitido uno de los nombres de los padres o abuelos. En los asientos registrales existen personas inscriptas con más de dos nombres, pues con anterioridad al año 1975, que no existía carné de identidad, se aceptaban declaraciones de cuantos nombres se deseaban poner al inscripto. Posteriormente a esa fecha, sólo es aceptable en el documento de identidad la consignación de dos nombres.

De aquí parte una contradicción, por ejemplo: si a los padres o abuelos le faltan dos o más nombres, solamente se le puede agregar uno. Además en él, no se incluye el término de supresión de uno o más nombres de los mismos. En el caso de los abuelos se pudiera considerar también el hecho de suprimir uno o todos, pues sucede muy frecuentemente, que en asientos de inscripción se ha consignado el nombre del padre o de la madre solamente y, sin embargo aparecen declarados abuelos maternos y paternos, cuando lo cierto y lo correcto es, que los datos de los abuelos que han de consignarse está en dependencia del padre que haya practicado la inscripción.

c-) la omisión del segundo apellido de los padres

Al igual que en el supuesto precedente, sólo se aplica cuando se haya omitido el segundo apellido de los padres, no incluyendo la supresión del mismo y en determinados asientos registrales se declara solamente un apellido que se demuestra con las pruebas idóneas.

d-) “los errores u omisiones de letras o sílabas en los nombres y apellidos del inscripto o de sus padres o abuelos.

La norma registral vigente en Cuba hasta 1985, en que se promulgó la Ley 51 del Registro del Estado Civil, no admitía la subsanación de los nombres en las inscripciones de nacimiento, la persona se llamaba tal y como aparecía en el acto y sólo ofrecía la posibilidad de subsanar los apellidos en cuanto a una letra por otra cuando se demostraba haber incurrido en error u omisión por la forma de pronunciación, costumbres del lugar u origen del apellido, Con la promulgación de la Ley 51 se amplían las facultades de los registradores en este sentido, al regular expresamente los errores de letras o sílabas en los nombres y apellidos del inscripto o de sus padres o abuelos.

Este tipo de subsanación tan común y que tantos recursos de alzada y/o apelación respectivamente ha generado ante las instancias correspondientes por inconformidad con las decisiones adoptadas por los Registradores Civiles, está estrechamente conectado con el polémico tema del nombre propio, influenciado a su vez por múltiples factores sociales, culturales, políticos y religiosos que marcan su derrotero histórico, de ahí, que no la pueden ver de manera aislada sino en conjunto con los “modos” y las “tendencias” que en el orden legal, han primado en cada etapa.

Disímiles interpretaciones se han formulado en torno a esta figura, muchas de ellas permeadas por la práctica registral anterior a 1985, otras, en armonía con el espíritu de la actual legislación y la aplastante realidad social que, como ninguna otra ha moldeado la actividad registral del Estado Civil. En un primer grupo se encuentran los que consideran que sólo es posible subsanar los errores u omisiones en letras o sílabas que no alteren prácticamente el nombre, pues de lo contrario, estarían alterando la identidad del inscripto. Siguiendo este razonamiento, solo se podrían subsanar los errores u omisiones de “letras mudas” como la h (Martha por Marta, Mirtha por Mirta, Christian por Cristian), o de similar pronunciación como la s, z, c, v, t, j, y, i, k (Zoila por Soila, Nitca por Nicca, Valdivia por Valdivia), y, quedarían fuera de la competencia del registrador los referidos a letras o sílabas que habitualmente implican una ligera variación fonética.

Al aplicar este criterio restrictivo, se vulnera el expreso mandato del inciso ch) el que gramaticalmente indica: “la subsanación de errores u omisiones de letras o sílabas, lo que lleva consigo la inconsecuencia de no admitir la pluralidad prevista en este supuesto y restringir su aplicación. Lógicamente, no se puede hacer el mismo análisis cuando se trata del nombre y los apellidos del inscripto, donde obligatoriamente debe primar un criterio mas cerrado que cuando estamos frente a la subsanación de los datos reales relativos a sus padres o abuelos, en cuyo caso tienen ventaja de contar con las respectivas certificaciones de nacimiento.

En el segundo grupo, aparecen los que, en concordancia con la letra del supuesto de referencia, haciendo un análisis particular de cada asunto, lo aplican en todo su amplitud, siempre y cuando resulten fehacientemente probados los errores u omisiones pretendidos.

De lo anterior se colige, que el Registrador podrá subsanar cualquier error u omisión en letras o sílabas tanto en los nombres como en los apellidos del inscripto, de sus padres o abuelos, bajo la indicación de la Dirección Nacional de Registros y Notarias del Ministerio de Justicia, en los supuestos siguientes:

a-) Que la rectificación pretendida en los nombres o apellidos guarden semejanzas en cuanto a su pronunciación con los originalmente registrados.

b-) Que existan elementos de prueba suficientes que permitan al funcionario actuante llegar a la verdad, previa valoración y concordancia de otros datos del asiento registral.

El legislador al tratar el citado inciso, lo hizo de manera general sin especificar cuándo procede para la persona del inscripto y cuándo lo es para los padres o abuelos. No es posible ofrecer recetas en materia de subsanación de errores u omisiones, cada caso lleva aparejado un análisis casuístico y la decisión final dependerá de la apreciación del Registrador, de su perspicacia e inteligencia, de su actuación capaz y responsable con absoluto apego a la Ley.

c-) los errores u omisiones en la fecha de nacimiento, referido al día y mes”

d-) los errores u omisiones en la fecha de nacimiento referidos al año consignado, siempre que no signifiquen una disminución o aumento de más de un año”.

Polémica por excelencia han resultado los dos supuestos anteriores, no por su redacción, la que sin dudas es diáfana. De la práctica registral resulta que la mayoría de las subsanaciones promovidas a este tenor, se concentran en personas nacidas con anterioridad a 1959, época marcada por el abandono, la carencia de recursos de toda índole y la arraigada costumbre de predominar el bautizo sobre la inscripción de nacimiento, de ahí que muchos no aparecieran inscriptos y, en caso de estarlo, sus inscripciones adolecieran de errores u omisiones por haberse declarado por los padres años después de acaecido el nacimiento, lo que sin dudas, propiciaba la inexactitud en los datos consignados.

A partir de la entrada en vigor de la supramencionada Ley 51, se subsanaron los casos comprendidos en los incisos de referencia con las partidas de bautismo expedidas por las iglesias, al no contar los interesados con otros elementos probatorios que permitieran corroborar sus pretensiones y tomando en consideración los fundamentos expresados en el párrafo anterior, así como la indudable legitimidad de dichos documentos provenientes de los archivos parroquiales tan celosamente preservados hasta hoy y que constituyen el antecedente directo de la institución registral.

Las Disposiciones Especiales Segunda del Reglamento de la Ley 51, establece que todo hecho o acto relacionado con el estado civil de las personas ocurrido antes del primero de enero de 1985 se acreditará con los documentos cuya eficacia legal hasta esa fecha se reconocía , lo que significa que los nacimientos, matrimonios y defunciones acontecidos con posterioridad a la fecha indicada, se probarán únicamente con las certificaciones expedidas por los Registros del Estado Civil.

La Dirección Nacional de Registros y Notarias del Ministerio de Justicia, aclara e indica al respecto en fecha mayo del 2010, que no significa que las partidas eclesiásticas posteriores a las fechas antes mencionadas, carezcan de valor, pues dentro de su ámbito de acción conservan plena eficacia y por tanto aunque no pueden utilizarse para probar el hecho o acto en su totalidad, sí pueden corroborar determinadas circunstancias contenidas en un asiento registral, de hecho es la prueba fundamental que utilizan los Tribunales en los procesos de subsanaciones de errores sustanciales en cuanto al año consignado en la inscripción de nacimiento.

En el caso de los Registradores, sería una posibilidad utilizar como prueba en una declaración jurada autorizada ante Notario Público, al igual que procede con otros trámites registrales, donde ésta sí es admisible, por ejemplo, el cambio, adición o supresión de nombres, las inscripciones de nacimiento que se practican fuera de término.

De los razonamientos anteriores se desprende, que los Registradores podrán utilizar excepcionalmente la partida de bautismo como documento probatorio para el presente supuesto de subsanación, y a los efectos de complementar el expediente, pudiera solicitar una declaración jurada del interesado ante notario, declarando dicho particular, siempre y cuando no se disponga de otros documentos probatorios o ante el propio Registrador Civil.

Lo cierto es, que hasta hace poco no existía un pronunciamiento de la Dirección Nacional de los Registros del Ministerio de Justicia, que permitiera la utilización de la fe de bautismo. Esto trajo consecuencias negativas, en la sustanciación de procesos por la vía del Registrador, pues éste se veía en la obligación de declarar una resolución sin lugar por carecer de una prueba idónea, dando curso a que procediera por la vía judicial donde efectivamente era aceptado el documento probatorio. No es hasta el 20 de mayo del 2011, que desaparece ésta limitación.

En épocas pasadas el hecho del nacimiento ocurría en circunstancias que no facilitaban su inscripción de inmediato en el Registro Civil, por lo que los padres o encargados de la familia lo declaraban con posterioridad. Esto provocaba que incurrieran en errores acerca de la precisión de la fecha de nacimiento, por lo que pudiera considerarse no la limitación del término de hasta un año como se consigna en la ley, pues al final el Tribunal lo resuelve con lugar.

e-) los errores u omisiones en el nombre o apellidos del inscripto, siempre que estos aparezcan correctamente consignados al margen”

Este artículo se refiere estrictamente a errores u omisiones en los nombres o apellidos del inscripto en el cuerpo del acta y no así en el margen de la misma, las inscripciones se rectificarán por medio de la correspondiente nota, con vista a lo consignado al margen del propio asiento, sin que sea necesario ni proceda la promoción de expedientes de subsanación. Pero cabe preguntarse, si la anotación marginal tiene carácter accesorio con respecto al asiento principal, por qué no sería factible subsanar el caso inverso, es decir, que el nombre o los apellidos aparezcan correctamente reflejados en el acto e incorrectos al margen por haberse cometido un error de trascripción.

Siguiendo el curso del inciso h) de este propio apartado, siempre que del cuerpo del asiento se constare el verdadero, la respuesta sería afirmativa, teniendo en cuenta la preponderancia del asiento principal con respecto al margen, sólo que se fundamentaría la subsanación a partir de lo dispuesto en el artículo 153 del Reglamento de la Ley 51 del Registro del Estado Civil vigente.

f-) los errores u omisiones en las trascripción que no hubieren sido salvados”

El artículo 153 de este propio reglamento se refiere a que éstos tipos de errores u omisiones que específicamente define este inciso, son aquellos que se originan por inexactitudes en la trascripción de los documentos a los asientos regístrales y se encuentre correcto el tomo duplicado del Registro Provincial, lo cual se soluciona con la nota al margen haciendo referencia del tomo donde esta correcto sin confeccionar expediente de subsanación de error.

g) Los errores u omisiones del sexo siempre que del cuerpo del asiento se constara el verdadero”

Se han dado casos en que el Registrador que practicó la inscripción, de forma mecánica reflejó incorrectamente el sexo, debido que hay nombres que se utilizan indistintamente para hombres y mujeres. En este caso, al incurrirse en error de trascripción, se consigna nota al margen de la inscripción sin confeccionar expediente.

La práctica ha demostrado que no siempre se encuentra consignados los datos correctos en el cuerpo del acta y tampoco en el tomo duplicado y de acuerdo a la fecha de la inscripción. Por ejemplo, durante las dos últimas décadas (1990 al 2010) existen en los archivos de la institución de salud (Hospital Materno) datos estadísticos de los recién nacidos, donde se pudiera utilizar como documento probatorio que certifica el sexo correcto y de ésta manera acceder a la confección de expediente de subsanación de error aportando ésta prueba y dictando el Registrador resolución con lugar para el interesado.

En cuanto a la Sección del matrimonio, son muchos los errores u omisiones en los asientos de inscripción, los que se supeditan a los requerimientos que cada época ha exigido para la formalización del matrimonio. Así, se aprecia que cuando se requería la presentación de la certificación de nacimiento para acompañarla al expediente matrimonial, éstos eran menos frecuentes que cuando se realizaba el acto en base a la declaración de los contrayentes, permeada de olvidos involuntarios o desconocimiento. Es por ello que al analizar una subsanación se deben remontar al momento en que se practicó la inscripción, a fin de ganar en claridad en cuanto a sus causas. Son considerados errores materiales los siguientes;

a-) los errores u omisiones referidos al lugar del nacimiento

Generalmente tienen su origen en la declaración formulada por los contrayentes o a errores en sus documentos oficiales de identidad, los que cada día se hacen más comunes y evidentes debido a interpretaciones equivocas de los funcionarios que los expiden.

b-) la omisión de uno de los nombres de los padres o abuelos

En el asiento del matrimonio ocurre igual al apartado uno, respecto al nacimiento, el legislador establece la omisión de uno de los nombres de los padres, pero existen inscripciones de nacimientos que el inscripto tiene más de dos nombres, y en éste asiento aunque es declaración de los contrayentes, existe la posibilidad que no conozcan todos los nombres de los padres, los abuelos en el asiento del matrimonio no los recoge como datos a inscribir. Si se puede adicionar, se puede considerar la posibilidad de suprimir también que en este caso el legislador no lo contemple.

c-) la omisión del segundo apellido de los padres.

Si bien se recoge la omisión, se pudiera incluir la posibilidad de considerar la supresión del segundo apellido de los mismos.

d-) los errores u omisiones de letras o sílabas en los nombres y apellidos del inscripto o de sus padres.

e-) los errores u omisiones en la fecha de nacimiento referido al día y mes.

f-) los errores u omisiones en la fecha de nacimiento referido al año consignado, siempre que no signifiquen una disminución o aumento de más de un año.

Resulta racional pensar que si en el nacimiento se considera la posibilidad de subsanar por el término de más de un año y declararlo con carácter material, también se pudiera incluir para el hecho del matrimonio.

g-) los errores u omisiones del nombre y apellidos de los inscriptos siempre que éstos aparezcan correctamente consignados al margen.

h-) los errores u omisiones en la trascripción que no hubiesen sido salvados , son atinentes los mismos comentarios y reflexiones realizadas a los respectivos incisos del apartado número uno de la Sección del nacimiento.

i-) los errores u omisiones en la fecha de formalización siempre que del cuerpo del acto o asiento se constatase el dato exacto

Este supuesto no es común. No obstante, su formulación es clara, en este caso la subsanación se realiza con nota al margen, no confeccionándose expediente al efecto.

j-) los errores en el domicilio y profesión de los inscriptos

k-) los errores u omisiones en el estado conyugal anterior a la formalización del matrimonio

Los aspectos contemplados en los incisos i) y j) obedecen a imprecisiones o desconocimiento de los contrayentes al formular la declaración, éstos errores no ocurren con frecuencia.

Ahora bien, en el asiento de la defunción, y a modo de concluir con éste análisis, se ha de tener un criterio mucho más amplio que cuando se trata de calificar los existentes en las inscripciones de nacimientos, atendiendo a que los datos recogidos en la solicitud de nacimiento son aportados por los padres (salvo las excepciones previstas en la Ley), mientras que los del certificado de defunción se extraen del carné de identidad del fallecido (que puede tener errores) y en ocasiones éste no existe por determinadas circunstancias originadas por la causa de muerte, o son ofrecidos por familiares o amigos (declaración explicativa), por lo que poseen la precisión y exactitud de los primeros. Así se refieren como materiales:

a-) los errores u omisiones referidos al lugar del nacimiento

Este error se debe referir al lugar de nacimiento del inscripto porque en la defunción, respecto a los padres no se recoge el lugar de nacimiento. En este inciso, al igual que otros en los apartados 1 del nacimiento y 2 del matrimonio, el legislador lo refiere de manera idéntica.

b-) la omisión de uno de los nombres de los padres

En este inciso al igual que en el apartado uno , se hacen las mismas valoraciones por referirse el legislador a un sólo nombre para adicionar y en ésta sección específicamente el hecho que ocurre es en circunstancias diferentes, pues se trata del fallecimiento de la persona.

Se han declarado un número significativo de errores, de carácter sustancial por aparecer omitido totalmente los nombres de los padres, ya que éstos datos se toman del carné de identidad y si el mismo no es entregado unido al certificado médico de defunción, quienes pueden declarar ante el facultativo ya sean los familiares, amigos, vecinos que desconocen el nombre correcto de los padres provocando que en la declaración explicativa no recoja el referido dato, documento éste realizado por los encargados de la funeraria, por carecer de carné de identidad el fallecido. Merece evaluar el citado precepto legal siendo más específico en cuanto al mismo ampliar en el sentido de incluir este elemento en el caso que carezca del total nombre de los padres al igual que agregar, suprimir uno o más nombres siempre y cuando sea probado ante el Registrador.

c-) los errores u omisiones de las letras o sílabas en los nombres y apellidos del inscripto

Para este inciso, se esgrime el razonamiento realizado al inciso ch) del apartado uno del artículo 155 del Reglamento de la Ley 51 del Registro del Estado Civil.

ch-) los errores u omisiones en la edad del inscripto

Este tipo de error no es usual en nuestros días, ya que la subsanación en cuanto a la edad del fallecido generalmente se realiza de oficio cuando el registrador advierte en el certificado médico de defunción que se ha consignado incorrectamente la misma y antes de practicar la inscripción, en correspondencia con lo preceptuado en el artículo 128 del Reglamento” , No obstante pueden presentarse asuntos en que el error u omisión se detecte con posterioridad los que son fundamentadas por este inciso, confeccionándose entonces expediente de subsanación.

d-) los errores u omisiones en la fecha de defunción referida al día, mes y hora

Aunque este supuesto no es común, los Registradores deben ser en extremo cautelosos ante requerimientos de esta índole, especialmente en cuanto a la hora del fallecimiento, por sus implicaciones desde el punto de vista del derecho sucesorio.

e-) los errores u omisiones en la fecha de defunción referidos al año consignado, siempre que no signifique una disminución o aumento de más de un año

Los errores u omisiones previstos en estos dos incisos no son frecuentes en la práctica registral y si ocurren errores deben ser de trascripción estando consignado correctamente en el Registro Provincial de Tomos Duplicados.

f-) los errores u omisiones del nombre y apellidos del inscripto siempre que estos aparezcan correctamente consignados al margen,

g-) los errores u omisiones en la trascripción que no hubiesen sido salvados”

Para este caso son válidos los comentarios realizados para los comprendidos en el apartado uno de nacimiento.

h-) los errores u omisiones en el estado conyugal

Estos son los errores más comunes en la Sección de referencia, motivados por el desconocimiento o confusión de las personas que realizan la declaración en el hospital con vistas a la confección del certificado médico de defunción. Su rectificación no ofrece mayores dificultades, sobre todo en aquellos asientos en que se consignó el estado conyugal de soltero cuando realmente el fallecido era casado, divorciado o viudo en que se utilizan como documentos probatorios las correspondientes certificaciones.

Análisis aparte merecen los casos en que el inscripto era soltero y se anota el de casado, divorciado o viudo, bastante frecuente en la actualidad y que se subsanan en base a la certificación negativa de matrimonio, sobre la cual existen justificadas reservas dada la desactualización de los asientos regístrales, lo que en algunos casos ha motivado que se solicite al compareciente una declaración jurada acreditando este particular, ante la duda razonable del registrador actuante. En el caso que el Registrador reciba el certificado médico de defunción sin haberse consignado correctamente el estado conyugal del fallecido existiendo la posibilidad de que algún familiar lo declare aportando a la vista el documento acreditativo, se anotará sin necesidad de confeccionar expediente de subsanación de error. Es imprescindible en estos casos, que el Registrador apele a su función asesora en cuanto al estado familiar o conyugal, a saber: soltero, casado, viudo o divorciado.

i) los errores u omisiones en el sexo, domicilio, profesión o lugar del fallecimiento o donde se dispuso la cremación o inhumación

Dentro de este amplio supuesto, el más usual es el relativo al domicilio, que se suscita generalmente cuando el fallecido no tiene carné de identidad y el declarante ofrece el dato incorrectamente. En este caso, el documento probatorio por excelencia sería la certificación expedida por el Registro de Direcciones a cargo de las Oficinas Municipales del carné de identidad correspondiente.

Después de las consideraciones ofrecidas en los apartados dedicados al nacimiento, matrimonio y defunción, a su juicio, el Registrador podrá subsanar los errores u omisiones que, sin estar relacionados en el artículo 155 del Reglamento, no alteren sustancialmente el hecho o acto registrado o produzcan confusión o duplicidad en la identidad de la persona. Cuando los errores u omisiones fueren declarados sustanciales por el Registrador, éste se atendrá a lo establecido en el artículo 48 o el 190, ambos de este Reglamento”

En este artículo la intención del legislador no fue ofrecer una patente de corso para que, de forma arbitraria o indiscriminada, el registrador resolviera a su libre albedrío. Su contenido está íntimamente entrelazado con la función calificadora del Registrador, regulada en el inciso b) del artículo 27 de la Ley, o lo que es lo mismo con la capacidad, el análisis, el juicio, la competencia profesional y el sentido de legalidad del funcionario actuante.

Inmenso es el resto que supone la aplicación de este precepto para los Registradores Civiles, dada la carga de subjetividad que lleva implícito, al no expresar claramente su fundamento, lo que ha permitido que se utilice en todas las omisiones que el legislador no considere en el artículo 155 del Reglamento, empleando este amparo legal, dejando a los dictados de su conciencia la solución de la subsanación en base a los elementos de prueba aportados, la lógica aplicada y el sentido común, así como las consecuencias que en el orden legal esta podría acarrear.

No sin razón se ha bautizado como “el saco”, pues a él van a parar complejos casos que se presentan en la vida cotidiana no previstos expresamente en el artículo 155 antes referido y que resultan subsanables por la vía registral. En este sentido, no es posible ofrecer fórmulas rígidas, solo una actuación capaz, responsable y competente podrá garantizar el éxito de esta controvertida y cuestionada norma.

Se ofrecen algunos ejemplos de subsanaciones de errores u omisiones extraídos de la práctica registral que han sido fundamentados por el precepto de referencia del Reglamento en correspondencia con las pruebas aportadas y la aplicación de la lógica común. Ellos son:

La adición o inversión de uno de los nombres de los padres o abuelos, si el inciso b) de los apartados 1, 2 y 3 del artículo 155, ofrecen la posibilidad de subsanar la omisión de uno de los nombres de los padres o abuelos, por ejemplo Luís por Luís Miguel, ¿por qué no poder subsanar Luís Miguel por Luís ó Luís Miguel por Miguel Luís?

La adición del segundo apellido de los padres: si el inciso c) de los apartados 1 y 2 del artículo 155, brindan la posibilidad de subsanar la omisión del segundo apellido de los padres, por ejemplo Raúl Pérez por Raúl Pérez Sánchez, ¿por qué no poder subsanar Raúl Pérez Sánchez por Raúl Pérez?.

De la Interpretación y comentarios realizados con anterioridad, se manifiesta que el legislador cubano, al calificar los errores en las diferentes secciones, no ha tenido en cuenta la especificidad de cada caso, y las circunstancias en que ocurren. Ello ha motivado, la diversidad de criterios con relación a la calificación de un error en estos asientos regístrales.

La Dirección Nacional de los Registros y las Notarias del Ministerio de Justicia, ha tratado de equilibrar la calificación realizada por el Registrador actuante, mediante indicaciones, orientaciones, resoluciones y hasta de forma verbal. Ello ha propiciado que se violen algunos principios rectores de la actividad del Registro del Estado Civil, pues le restan facultades al Registrador en lo concerniente al ejercicio de su discrecionalidad, la profesionalidad, la legalidad y la fe registral, con la que ha de actuar, este último muy importante en el momento de tomar declaraciones; y más aún en los momentos actuales de la práctica registral, en la que los Registradores Civiles se encuentran muy cuestionados, percibiendo temor al ofrecer respuestas, que por no estar precisas en la ley, no significa que sean desacertadas o no atinadas a derecho o basadas en fundamentos legales no acorde con lo establecido, limitándose entonces a contestar muy escuetamente que no se puede hacer determinada subsanación de carácter material, porque existen indicaciones u orientaciones precisas del Ministerio de Justicia, o simplemente que temen a ser señalados en inspecciones técnicas.

Lo cierto es que, la Ley y su Reglamento cumplen 26 años, sin modificaciones, por lo que existe diversidad interpretativa, siendo muy pocos los dictámenes emitidos hasta la fecha en cuanto al tema que se ocupa. Ello se debe entre otras razones, por la estabilidad en que se mantuvo la actividad durante largos años, pero hay una realidad innegable y es que la sociedad cubana ha evolucionado y cada etapa es un momento histórico de la vida. Lo legislado hasta la actualidad es la respuesta a otros momentos por los que transitaba el país, no tomándose en cuenta de forma específica el orden de ocurrir los hechos, respecto a nacimientos, matrimonios y defunciones.

En los momentos actuales, la práctica y experiencia acumulada, demuestran que la actividad registral ha de tener cambios legislativos adecuados a la realidad que vivimos, teniendo en cuenta que el Registro del Estado Civil, es la institución encargada de legalizar los actos relativos al Estado Civil de las personas, dotándolos de publicidad para surtir plenos efectos jurídicos.

CONCLUSIONES

1. La norma Registral vigente en Cuba, no constituye en la actualidad, una herramienta eficaz de trabajo para el Registrador del Estado Civil, por cuanto adolece de múltiples lagunas en su redacción. Ello provoca que la esfera de actuación del mismo esté restringida y que la interpretación no sea uniforme.

2. La apreciación de las pruebas, por parte del Registrador, constituye un elemento de gran importancia en el actuar del mismo. La falta de uniformidad en cuanto a ello, incide negativamente en su desempeño.

3. El nivel técnico y profesional, y la preparación que poseen hoy los Registradores del Estado Civil, no se considera suficiente para afrontar los retos de su actividad.

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