Revista: Caribeña de Ciencias Sociales
ISSN: 2254-7630

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LA PROACTIVIDAD DE LAS SECRETARIAS EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS EN LA CIUDAD DE PORTOVIEJO Y SU APORTE AL DESARROLLO INSTITUCIONAL

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INTRODUCCION
Desde hace mucho tiempo se ha escuchado hablar sobre la competitividad e innovación, esto sobre todo en el momento de ejercer un rol protagónico dentro de un contexto de oferta y demanda del mercado laboral que estan en relación a los recursos y las necesidades, situación donde la secretaria no es ajena, por ello se presta para ser objetivo y sujeto de investigaciones enraizadas en reconocer, explorar, describir, analizar y proponer nuevas alternativas laborales para que tanto los clientes internos como externos estén contentos y satisfechos con la atención que les brinda esta profesional.
La Secretaria debe ser una persona con habilidad y capacidades técnicas, profesionales y humanas que las triangulasen al momento de su Intervencion (Artiga, 2011), por ello debe ser dinámica, inteligente, preparada profesionalmente, quien hace de su trabajo y de su vida una práctica con habilidades de valores, mantiene excelentes relaciones humanas con sus compañeros y clientes, pero más de sus múltiples actividades y vida polifacética se ha ido convirtiendo en una líder carismática, transformacional y participativa, que motiva a realizar las actividades con entusiasmo, aquella que práctica la lealtad y siempre está dispuesta a colaborar.  (Aristazàbal, 2013)
Esto en el campo secretarial, afirma Díaz (2013), son "los conocimientos que utiliza la secretaria para el perfeccionamiento de las funciones que desempeña, en una empresa o institución, hacen que los recursos transversales que poseen se converjan con los resultados que se espera". Esto genera condiciones actitudinales positivas, creatividad, proactividad, personalidad, autocontrol, perseverancia y amplios conocimientos secretariales la hacen desempeñar sus funciones con acertada eficiencia y agilidad, (Denton, 2013).
La secretaria con conocimientos, facilita el empleo adecuado de los recursos institucionales y el mejoramiento de la imagen de la profesional, asimismo, le permite contribuir a la productividad en su espacio laboral con la calidad, eficiencia y excelencia de servicios, pudiendo identificar y analizar los factores que contribuyen en la organización de su propia oficina, a través de las técnicas y procedimientos para la atención al público, el procesamiento de la correspondencia y el seguimiento de los pasos para organizar eventos con eficiencia, con el fin de optimizar la labor secretarial. (Dittel, 2014).
La secretaria proactiva es aquella que tiene valores orientados a su ejecución, que les permite recurrir a estrategias claras y acertadas en situaciones complejas, sobre todo son capaces de honrar sus ideales y luchar de manera positiva por alcanzar sus objetivos (Fatimah, Ferris & Frese, 2016), esta presta a atender a los clientes y a solucionarle su necesidad, toma decisiones concretas sin perjudicar a  las partes y complementan los intereses tanto del cliente como del negocio. (Fay & Hüttges, 2017)
En el contexto laboral, el comportamiento individual juega un papel importante para alcanzar el éxito profesional, por eso la secretaria debe tener desarrollado actitudes y aptitudes claras, habilidades y destrezas concretas que le proporcionen toma de decisiones con comportamiento proactivo en relación a la productividad y servicio que brinda a los usuarios (Insmaeli, Nowalid & Bakar, 2017). “la proactividad como bien dice es una actitud ante la vida y es un hábito” (García, 2012) la competitividad y la confiabilidad de empleados y empleadores son claves para la calidad del servicio. Por eso se condiciona que la proactividad es pro-individual, estan basada en mejorar el propio desempeño, para potenciar la pro social del equipo que por ende se refleja en la pro organizacional de la organización y sus metas. Es decir, la proactividad está en el triángulo persona – ambiente – organización. (habilidades, valores, preferencias, entre otros) (Parker & Bindul)
DESARROLLO
PROACTIVIDAD
Este término se conceptualiza como el comportamiento anticipatorio de los individuos orientados al cambio (Salessi & Omar, 2017), otro autor Crant & Jiang (2017), sostiene que es una actitud en la que una persona asume el control absoluto de su conducta de forma activa, estos conceptos asociados con el desarrollo laboral, propone que las personas desarrollen estas características:

• Tener creatividad
• Transformar las ideas en acciones
• Actuar, no esperar a ver qué pasa
• Buscar nuevas oportunidades
• Crear cambios positivos
• Anticipar, prevenir y resolver problemas
• Actuar de forma diferente en función de cómo deban hacerlo
• Estar orientadas a resultados
• Perseverar, no rendirse
• Ser flexibles
• Ser responsables de sus actos
• Ser libres de su propia conducta
• Ser positivos
• No limitarse a cumplir órdenes o desempeñar sus funciones sin más

Como se evidencia cuando se habla de la proactividad también esta direccionada a las mejoras no solo de eficiencia laboral sino también de ambiente, donde se cumplen objetivos personales, grupales y organizaciones, esto lo sostiene Belschak & DenHartog, (2017); Fatimah, Ferris, & Frese, (2016), los cuales consideran que se ha  posicionado como eje central y transversal el comportamiento oranizacional, donde se visibiliza el reconocmietos a una fuente mayor de satisfacción, compormiso y comportamiento proactivo cuando el empelado se encueta con un ambiente organizacional de competitividad equilibrado. (Thomas, Whitman, & Viswesvaran, 2010;Tornau & Frese, 2013). En este caso es necesario tener en claro dos tendencias: uno que tiene que ver con las perspectiva de rasgo; por otro lado, un enfoque de corte situacional o interaccionista.
La proactividad es endógena estable y permanente como los sostiene; Belschak & Den Hartog, (2017); Parker & Bindl, (2017), esto indica que necesita de conductas extra-rol, tales como:
(1) que sea un comportamiento voluntario basado en motivaciones intrínsecas antes que una acción requerida o coaccionada;
(2) que sea una acción centrada en el futuro, es decir, relacionada con la anticipación de oportunidades o problemas;
(3) y finalmente, que sea una conducta orientada a producir cambios en uno mismo, en el entorno o en los demás. (Belschak & Den Hartog, 2017)
Entre las condiciones de relevancia el Barcelò (2015) destaca:

• Tienen plena confianza en ellos mismos, es decir la certeza de que han tomado la mejor decisión.
• Conocen sus límites y puntos fuertes, saben a la perfección cuáles son sus puntos débiles y dónde flaquean,  
• Su forma de expresarse es en positivo
• Reciben las críticas sin problema, hasta de los errores se puede sacar algo positivo y aprender de ellos.
• Parecen hiperactivos, nunca actúan de forma precipitada.
• Piensan “fuera de la caja”, en su constante búsqueda de soluciones, tienen que abrir su mente a nuevos horizontes y salirse del “pensamiento único” que impera hoy en día.
• Abiertas al cambio, no tiene miedo de probar las novedades que surgen y son capaces de adaptarse a los cambios  
• Trabajan a largo plazo, no buscan solucionar el problema que haya surgido esta vez y esperar hasta que llegue el siguiente. 
• Son capaces de controlar sus emociones, no para hasta que alcanza la meta que se ha marcado.

La empresa y los empleados proactivos
Como lo menciona el concepto de proactividad, esta se relaciona con los trabajadores y las empresas, puesto que es en el trabajo donde se reflejan la forma de ser de las personas, el manejo de las emociones y el desarrollo de las habilidades. (Certo, 2012). Esta comprobado que este comportamiento tiene conseccuencoas positivas y beneficiosas, puesto que:  

• El jefe proactivo:
• Iniciativa.
• Positivismo.
• Empatía.
• motivación y automotivación 
• Comunicación
• Firmeza.
• Asertividad.
• Cordialidad y educación.
• Capacidad de innovación y creatividad.
• Visión de futuro.
• Responsabilidad de sus actos.
• Otras cualidades positivas.

2. Los empleados proactivos estan: Caesens, Marique, Hanin, & Stinglhamber, (2016).

• Involucrándolos en las metas y objetivos empresariales.
• receptivos a sus ideas y sugerencias de mejora.
• Dejando cierta libertad de actuación a sus trabajadores.
• Animando a dejar los miedos a equivocarse.
• Creando espacios de creatividad.
• Favoreciendo la comunicación empresarial.

En ambos casos se debe tener en cuenta: (Jover, 2014)

• La Cultura de solución
• El Generar confianza
• ¿Quién tiene la mejor idea
• Implanta el teletrabajo

Ahora si es necesario aclarar lo que es proactividad y reactividad, puesto que no significa lo mismo, sino que son conceptos opuesto. En el caso de personas reactivos, reaccionan cuando llega el momento, este tipo de personas dejan que la vida les vaya guiando por donde ella quiera, sin ser capaces de cogerla por las riendas (Tanzado, 2015).
¿Cómo piensa una persona reactiva?
Es como querer subir una montaña con la mochila cargada de piedras Sánchez (2015) te costará más trabajo y esfuerzo que no son necesarios entre sus características estan:
1. No sentirse valorado
2. No hay tiempo
3. No tengo el dinero para lograr mi meta
4. No digo lo que pienso
5. No quiero llamar la atención
6. Ya lo haré luego

DESEMPEÑO LABORAL
En campo laboral, el desempeño de un trabajador tiene incidencias dentro de los resultados de la empresa, en este sentido la proactividad es uno de los condicionantes para esto como lo indica Sierra (2013), ratifica que tanto un empleador, empleado y empresa se benefician de todos los logros que alcancen, por ello es importante impulsar el desarrollo para el desenvolvimiento de su labor y contribuyen en gran manera para alcanzar el éxito de la empresa y estar a la altura de competir con otras.
Esto se pasa al plano secretarial donde el término proactividad es sinónimo de eficiencia y eficacia, dones que se esperan que posean estas profesionales, todo esto necesita de formación y capacitación donde la parte técnica, profesional y humana se convierten en ejes claves del proceso, puesto que las técnicas secretariales (Parera, 2012) delimitan sus tareas cotidianas como: archivar, tomar notas, contestar teléfono, revisar agenda, entre otras. Estos conocimientos le permitirán contribuir a la productividad en su espacio laboral con la calidad, eficiencia y excelencia de servicios, pudiendo identificar y analizar los factores que contribuyen en la organización de su propia oficina, a través de las técnicas y procedimientos para la atención al público, el procesamiento de la correspondencia y el seguimiento de los pasos para organizar eventos con eficiencia, con el fin de optimizar la labor secretarial. Para Molina (2013) son: Técnicas de archivo: El avance científico ha permitido el ingreso de una serie de programas tecnológicos que dan agilidad y precisión a las actividades que desarrolla y ejecuta una secretaria, actividades que aún están sujetas a sistemas lentos, monótonos y que se someten al cumplimiento de un esquema rutinario.
La formación personal se conjuga con la profesional, puesto que la secretaria necesita a más de conocimientos saber comportarse, tener un buen producto es necesario pero saber cómo presentarlo esa es la verdadera arma para triunfar, de ahí que es importante crear y ser la imagen exterior e interior de la empresa, la secretaria diseña, ejecuta y evalúa métodos de planificación, organización, ejecución y comportamiento para eventos comerciales" (Ato, 2012 ), es decir establece un arte puesto que el ser socialmente inteligente para el trato con los demás, tiene estrategias que van de la mano con las teorías de las relaciones públicas, la comunicación, la imagen y la sociología del comportamiento; otro de los condicionantes en la parte personal está la atención al usuario: con el cual identifica las necesidades y expectativas de información y orientación, gestiona institucionalmente los recursos necesarios para garantizar la protección y promoción de sus derechos y deberes, logrando la satisfacción del mismo. (Artiga, 2011)
El ámbito humano también es una de las condicionantes para cumplir con eficiencia y eficacia la labor secretarial, esto lo sostiene Benítez (2013), que "es de fundamental importancia que la secretaria, además deben contar con cualidades humanas y éticas que les hagan amables, respetuosas y de criterio para la toma de decisiones”; por ello es que deben dominar una serie de conocimientos técnicos que exigen tener destrezas relacionadas con las técnicas secretariales que maneja en la realización de sus actividades.
El perfil de la secretaria requiere de responsabilidad en todos los espacios laborales, donde se desenvuelven, su presencia influye en actitud, dinamismo y cambios en las organizaciones. Según  Molina (2013), "desempeñan un rol muy relevante ya que ayudan a que el gerente desempeñe sus funciones de la manera más eficiente...", de ahí que es importante que ellas tengan competencias administrativas, destrezas, habilidades en el ejercicio de su función, alta confiabilidad en lo concerniente a sus competencias actitudinales, habilidades, destrezas y eficiencia (Espino, 2013).
En el desarrollo del Ecuador se ha venido presentando la necesidad de buscar la excelencia y calidad, de ahí que la imagen de la secretaria genera un gran movimiento comercial, por eso la formación debe ir dirigida en este sentido de competitividad y relaciones humanas fuertemente desarrolladas, ya que profesionalmente debe servir y atender al cliente es lo primordial, poseer una conducta proactiva, con la capacidad de afrontar problemas y solucionarlos eficazmente, dándole estratégicamente dominio y control en sus funciones, generando de esta manera una imagen confiable ante sus colaboradores y clientes”. (Parra, 2010).
En esta investigación se exploró las condiciones proactivas de las Secretaria Ejecutivas en el contexto público de la ciudad de Portoviejo, se analizó cuáles eran las exigencias del medio en relación a la profesión misma y los condicionantes humanos necesarios para su logro, se encontró que es necesario la capacitación, Formacion, actualización de técnicas, procedimientos y desarrollo de competencia y habilidades para cumplir con el fin propuesto.
METODOLOGIA
La investigación fue de corte cuantitativa, con una metodología descriptiva - evaluativa, con la aplicación de los métodos: bibliográficos, analíticos, estadísticos, las técnicas de la Observación, encuesta, entrevista, recopilación documental, estadística, la cual permitió primero la elaboración de una encuesta usando la escala de Likert con una valoración de: 5. Siempre; 4. Casi siempre; 3. De vez en cuando; 2. Pocas veces; 1. Nunca, a un total de 22 secretarias que trabajan en las instituciones públicas del cantón como: Gobierno Autónomo descentralizado de Portoviejo, Gobierno Autónomo Provincial de Portoviejo, Rentas Internas, Fiscalías, Universidad Técnica de Manabí, Distrito de Educación, Ministerio de Salud, Ministerio de Agricultura y Pesca, Colegio Portoviejo. Y a un total de 8 jefes de las secretarias de las mismas instituciones, para lo cual se aplicó un muestro probabilístico, contando previamente con la autorización de las autoridades correspondientes para el trabajo del mismo.
ANÀLISIS Y DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS
Se aplicó un instrumento tipo encuesta de evaluación usando la escala de Likert en tres momentos específicos de la acción laboral y de la formacion profesional de las secretarias en cuanto a comportamiento proactivos: uno dirigido a la organización, otro dirigido a los demás y un tercero dirigido a uno mismo (cuadro No. 1), asi mismo a los jefes de las secretarias para hacer un cruce entre la información obtenida del trabajo de campo.
En cuanto a las secretarias, tienen claro que los comportamientos proactivos orientados a la organización son muy buenos, puesto que ellos sugieren soluciones a los problemas, optimiza la distribución de los trabajaos, tienen algunas debilidades en cuanto al proceso de aprender, ya que considera al tiempo y sus múltiples ocupaciones como limitantes. En cuanto a reconocerse si tienen comportamientos proactivos orientados a los demás consideran que orientan a los compañeros nuevos, aunque reconocer que no comparte los conocimientos ni colabora con actividades extras de los colaboradores por la falta de tiempo, ya que actividades secretariales le ocupan mas del tiempo establecido laboralmente; de la misma manera cuando se analiza la proactividad interna, se refleja que en lo posible busca nuevas formas de realizar su trabajo en el menor tiempo posible, puesto que al ahorrar tiempo puede realizar nuevas cosas, esto lo hace formándose y actualizándose de manera personal, es decirse e capacita y asume nuevos procesos de aprendizaje y desarrollo de habilidades con tal de alcanzar los objetivos propuestos.

En cuanto a la encuesta aplicada a los jefes de las secretarias también se clasificaron en tres componentes: en relación a que si son proactivos con la organización, esto indicaron que reconocer que optimizan el tiempo al momento de realizar su trabajo para alcanzar las metas, no obstante indican que tienen pocas ganas de aprender nuevos conocimientos,, si lo hicieran sería la loable y fructífera su labora para la organización, cuando se les indica si son practicos con los demás consideran que ven estos nuevos procesos en relación con los compañeros nuevos, es decir comparten sus conocimientos y orientan para que realicen un buen trabajo, y en menor cantidad en la colaboración con las tareas de oros compañeros, ya que no los consideran parte de su trabajo, y en relación con si son proactivos con ellos mismos, los jefes indican que es loable ver como buscan nuevas estrategias para optimizar el trabajo, estan proponiendo, ejecutando, buscando estrategias, situación que les lleva a cumplir con sus metas, en algunas situaciones y oportunidades, asisten a formación y capacitación personal, se nota el esfuerzo de alcanzar los objetivos de la organización donde son evidentes que redunda en ellos y los demás.

Las condiciones trabajo que realizan las secretarias son evidenciadas por quienes estan a su alrededor, indican que el clima y ambiente laboral está en relación de la presencia de las mismas, en ellas ven la organización, tecnificación, búsqueda, cumplimiento de actividades laborales diarias, pero sobre todo por la búsqueda permanente de cumplimiento de las metas, no obstante en muchas ocasiones se ven alteradas por la sobre carga de trabajo, la escases de recursos, el aumento de la demanda y los pocos recursos que cuentan para satisfacer a sus clientes que no solo son los internos sino que también los externos.
Por ser instituciones de carácter público las exigencias son más, ya que la población requiere de servicios que en muchos casos no pueden ser alcanzados por los escasos de recursos pasa los mismos. Es ahí donde la secretaria debe tranquilizar, explicar, comunicar y en lo posible hacerle entender a los clientes la condición de su requerimiento y sobre todo proporcionar una alternativa de solución que les garantice una complacencia por el servicio que brinda.

CONCLUSIONES:
Los resultados indican que la proactividad es una condición humana propia de quienes la desarrollan, esto significa que no tiene que ver con la preparación y formación solamente, sino que va más allá de estos aspectos teóricos y está en función de los requerimientos personales de las secretarias, de cómo desean llevar su trabajo, de las metas que tienen dentro de la organización y de las metas con relación al triangulo persona – cliente – organización, los jefes valoran de ellas la entrega, dedicación, esmero, búsqueda de preparación y puesta en proactiva de condiciones técnicas, teóricas y de valores para cumplir con sus tareas diarias y de contribuir con sus compañeros. Es una condición actitudinal, aptitudinal, relacional en la profesión y las metas de su institución, en el ámbito público es una más loable puesto que siempre estan en relación opuesta a los recursos no obstante las encuestadas lideran los procesos de optimización y organización de tareas que contribuyen con las metas de la empresa.

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*Egresada de la Carrera de Secretariado Ejecutivo de la Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales de la Universidad Técnica de Manabí;
** docente principal tiempo completo de la Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales de la carrera de Secretariado Ejecutivo de la Universidad Técnica de Manabí, correo electrónico: gcobacango@utm.edu.ec; fono: 0987362187

Recibido: 05/03/2019 Aceptado: 13/03/2019 Publicado: Marzo de 2019

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