Revista: Caribeña de Ciencias Sociales
ISSN: 2254-7630

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PROCEDIMIENTO PARA LA CATALOGACIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DE LA BIBLIOTECA DEL MUSEO Y ARCHIVO HISTÓRICO DE LA CIUDAD DE PORTOVIEJO

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INTRODUCCIÓN
Se entiende por catalogación la descripción intelectual del contenido de una obra de conformidad con normas precisas y sistemática. Como ocurre en otras instituciones dedicadas a la recopilación, el catálogo del archivo sonoro y audiovisual es el mecanismo fundamental de acceso y el punto de partida de una investigación. En las bibliotecas, los procedimientos de catalogación y de asiento o registro suelen estar integrados, pero en los archivos sonoros y audiovisuales lo normal es que estén separados: la catalogación es posterior al registro manual o informático, pues no es fácil poner en circulación los soportes hasta que se los ha sometido a control de inventario. Normalmente, en los acervos o archivos sonoros y audiovisuales, los contenidos o documentos no se catalogan hasta que ha pasado mucho tiempo desde su registro. La razón es de orden pragmático y se reduce a una cuestión de prioridades. Los recursos para la catalogación se concentran en los sectores de los fondos sonoros y audiovisuales donde la demanda se considera mayor. (Ojeda, 2014).

OBJETIVO GENERAL
Analizar el procesamiento de la catalogación del material bibliográfico en su formato y diseño que aplica la biblioteca   del museo y archivo histórico de la ciudad de Portoviejo.

DESARROLLO TEÓRICO
La comunicación y el intercambio de conocimiento son de suma importancia para el desarrollo o sobrevivencia de cualquier sociedad en el mundo. La complejidad en la interrelación de los miembros de dichas sociedades transforma y complica su comunicación, la necesidad de información entonces requiere de métodos más ágiles para que ésta pueda fluir con mayor facilidad y precisión, no solo entre los miembros de cada sociedad de manera individual sino entre un grupo y otro, además de generación en generación. (Arriola,2004). Las bibliotecas, desde la década de los noventa, son conscientes de que la información que deben ofrecer al usuario se encuentra no solo en su propia casa sino también, en la de otros. El universo de información que, hoy en día, deben manejar, organizar y gestionar es amplio y muy diverso. También lo es la tecnología que tienen que utilizar. No solo es suficiente implantar un Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, sino que es necesario dar acceso a múltiples y variados documentos que proceden de fuentes diversas y que, a veces, traen consigo una tecnología propia. (Picco,2012). La catalogación es el proceso de describir los elementos informativos que permiten identificar un elemento informativos que permiten identificar un documento y de establecer los puntos de acceso documento y de establecer los puntos de acceso que van a permitir recuperarlo por el título autor o que van a permitir recuperarlo por el título autor o materia que se conocen de antemano aplicando materia que se conocen de antemano aplicando reglas ya establecidas internacionalmente. reglas ya establecidas internacionalmente. (Quintanilla, 2005). A lo largo de la historia el catálogo ha sido la herramienta que ha permitido la localización de los materiales o recursos existentes en una biblioteca, la identificación de sus principales características y con base en éstas que el usuario pueda valorar su importancia para cubrir sus necesidades informativas y decidir sobre su obtención, y actualmente, la posibilidad de la navegación o relación entre las distintas manifestaciones de una misma obra. Lo anteriormente mencionado pone de manifiesto la importancia de la catalogación y los catálogos; sin embargo, éstos se encuentran frente a una problemática como consecuencia del entorno tecnológico en el cual se encuentran inmersas las bibliotecas. (Martínez, 2012).  Desde la concepción generalizada, en el contexto español la catalogación se puede rastrear en la segunda mitad del siglo XVIII, en unas reglas elaboradas por Pedro García, bibliotecario de la Real Biblioteca, estas reglas de catalogación, tuvieron corta vida y escasa influencia, en donde el primer manual catalogación español método antiguo de hacer las cedulas para insertarlas después del índice del autor desconocido. (Biblioteca nacional España, 2018). En este sentido la idea para conseguir un código de catalogación internacional partió de un grupo de profesionales visionarios que fueron, de hecho, quienes impulsaron las asociaciones profesionales, convertidas en agentes patrocinadores de la moderni­zación de la práctica del trabajo en las bibliotecas. El fin de alcanzar instrumentos catalográficos es de validez, primero, nacional, y, más tarde, universal para el tratamiento y la gestión de los libros tiene que ver con que éstos, como el cono­cimiento que contienen, carecen de fronteras. (López, 2004). Para la sistematización de esta misma la catalogación original de documentos llevada a cabo por alguna organización centralizada; centro de proceso de datos del sistema, accesible a otros centros de documentación o bibliotecas acogidos a él. De este modo se crea el catálogo colectivo de los fondos de la red. Su origen parte del nacimiento del Programa a largo plazo Control Bibliográfico Universal (CBU), entre cuyos objetivos prioritarios estaban la creación de agencias bibliográficas de carácter nacionales que controlasen internamente la producción. (Garrido, 1996).  En otro aspecto la catalogación, en los últimos 5 años, ha experimentado una profunda renovación de su teoría y práctica por efecto de la tecnología de la información. La catalogación asume una nueva dimensión al desarrollar su aparato teórico y servir como medio para la gestión y organización del conocimiento que circula por internet. La catalogación asume los cambios técnicos exigidos por su propia evolución y por los recursos electrónicos e incrementa su funcionalidad a partir de la tecnología web. (López, 2004). Dentro de este sistema un organismo internación declara en sus estructuras que:

“La constante evolución de la practica catalográfica, conforme a los prin­cipios de precisión en la identificación y la capacidad de descripción de todas las manifestaciones en las que pueden presentarse los materiales bibliográficos, ha hecho evolucionar los antiguos Principios de Paris de 1961 al Control Bibliográfico Universal y, en la actualidad, a una normativa, en gran parte novedosa, que se basa tanto en el avance y extensión de la catalogación auto­matizada como en un trabajo de profundas raíces epistemológicas como han sido los Requisitos Funcionales de los Registros Bibliográficos recientemente traducidos, también por el Ministerio de Cultura, y publicados tanto en soporte papel como en Internet.”. (IFLA,2005).

Las Reglas de Catalogación Angloamericanas (de ahora en adelante RCAA) surgieron a raíz de la necesidad de contar con una normalización internacional que facilitara el intercambio de información entre unidades. Es principalmente durante la primera mitad del siglo XX que se inician procesos intensos en materia de descripción bibliográfica y puntos de acceso para material bibliográfico. Durante muchos años en los países más influyentes y de mayor prestigio en el ámbito bibliotecológico (Estados Unidos, Inglaterra, Francia, Italia, España) se elaboraron códigos para este tipo de descripción y, aunque se hablaba de la necesidad de una catalogación universal, normas distintas eran establecidas en cada lugar o sólo ciertas regiones seguían el mismo código. (Ramírez, 2015). En este aspecto sobre la relevancia de la investigación es que, en definitiva, la consideración que se hace sobre los datos bibliográficos que se encuentran en el catálogo es que éstos se observen como un elemento más que deberá integrarse a la Web. Es decir, los datos que se encuentran en los actuales catálogos han sido producidos y codificados para leerse e interpretarse por los bibliotecarios y usuarios humanos. Ahora, lo que se quiere es que los datos bibliográficos sean interpretados por medio de especificaciones que le otorguen las condiciones de interoperabilidad de comunicación. (Rodríguez, 2012). Por otra parte, se indica que la catalogación descriptiva ocupa una posición prominente dentro del procesamiento analítico de la información (PAS), debido a que brinda un método de representación de los documentos capaz de minimizar los plazos de búsqueda de información es una técnica milenaria cuyos aportes al desarrollo de la humanidad radican, sustancialmente, en su capacidad organizativa. (Jiménez, 2003). Los objetivos que Cutter diseñó para el catálogo han guiado la elaboración de estas herramientas en los países del ámbito angloamericano, y en otros muchos, durante más de un siglo y, de hecho, aún están vigentes. La huella dejada por el autor es, pues, notoria, y no hay manual, artículo o informe que aborde los principios de la organización de la información o del control bibliográfico que no reproduzca sus objetivos o les dedique unas líneas. (Estivill, 2009).  La pertinencia de este sistema ayuda a comprender en este sentido que para aquello la catalogación automatizada ha permitido que los registros bibliográficos puedan ser transferidos electrónicamente desde cualquier biblioteca, lo cual conlleva una mayor concisión descriptiva y de control de autoridad, los códigos catalográficos de cualquier país muestran un acercamiento cada vez mayor a causad las exigencias de la normalización. Y esto es así porque el sentido subyacente de la catalogación ha ido venciendo las resistencias, importantes, de la catalogación nacional en aras de catalogación internacional. (Lopez,2004).   La subjetividad este contexto de análisis también renueva la concepción de nuevas teorías en donde las nuevas reglas RDA (Descripción y Acceso a los Recursos) que reemplazan a las AACR (Reglas de Catalogación Angloamericanas 2ª. ed), suponen un cambio de paradigma en la catalogación de todo tipo de recursos, tanto analógicos como digitales. Las RDA se basan a su vez, en el modelo FRBR (Requerimientos Funcionales para los Registros Bibliográficos), basado en el modelo informático entidad-relación, que toma en cuenta tres tipos de componentes, las entidades bibliográficas, sus atributos y sus relaciones mutuas, es decir, los metadatos de las mismas. (De la Puente, 2011). Para conseguir la identificación, no sería suficiente la descripción bibliográfica, sino que es necesario la articulación de un mecanismo, que sirva para ordenar estas descripciones bibliográficas, permitiendo un acceso lógico. Este mecanismo lo atribuye la asignación de los puntos de acceso, que bajo la forma de encabezamientos permiten dar una mayor flexibilidad al fichero, proporcionando la asignación de otros puntos diferentes; cuyo fin es evitar la pérdida de información.

Procesamiento Técnico y Ordenamiento en la Biblioteca del Museo y Archivo Histórico de la ciudad de Portoviejo

Para el procedimiento de procesos técnicos en la biblioteca del museo histórico de la ciudad de Portoviejo se enmarcan dentro del Procesamiento Analítico Sintético (PAS) ya que esta es la etapa inicial de transformación y extracción de los datos más fundamentales contenidos en los documentos y cumplen con diferentes métodos como lo son la (catalogación, clasificación, indización, anotación, extracción, traducción de una lengua a otra y confección de reseñas).El Procesamiento Analítico Sintético (PAS) se inserta en el ciclo conjuntamente con otras tareas correspondientes a las diversas etapas de tal ciclo en calidad de factor determinante en el suministro de la información necesaria a los usuarios y la divulgación de los hallazgos logrados, porque transforma los grandes volúmenes de información, que se encuentra registrada en las fuentes primarias en expresiones condensadas sobre la base del análisis y la síntesis que posibilitan el acceso a la información en forma fácil y a plazos breves. Todas estas normas las aplican en conjunto, lo realiza el personal administrativo de la biblioteca del museo histórico de la ciudad de Portoviejo, en la cual está la historia de Manabí. La biblioteca del museo histórico de Portoviejo se encuentra ordenada y clasificada por el año de la información y clasificada de acuerdo al sistema de clasificación Dewey, no solo cuenta con las estanterías, sino que también posee Patrimonio Cultural de Manabí como, por ejemplo: vasijas, jarrones, y periódicos publicados en el año de 1842 y más antigüedades que formaron parte de las memorias de Manabí. En lo particular el usuario que va a hacer uso de esta biblioteca y del museo queda conforme con el trato y la información que uno puede adquirir de la misma, ya que aparte de recibir esta información precisa se cuenta con todos los recursos necesarios para disfrutar de sus estanterías, porque no solo se cuenta con la gama de información, sino que también encontramos la paz, la tranquilidad y la información necesaria para utilizarla en la normalización de procesos técnicos. La biblioteca municipal “Pedro Elio Cevallos Ponce” maneja mucha información de acuerdo al beneficio de cada usuario desde el más pequeño en adelante, existen alrededor de 25.000 libros en todos sus ámbitos sociales. Esta biblioteca mantiene libros antiguos, actas, periódicos, revistas libros infantiles; el ambiente poseedor es muy agradable y la forma de orden que mantiene es acorde al usuario que pretende ejercer su investigación. Cabe recalcar que el servicio que ofrece es rápido, agradable, y sutil de manera que la bibliotecaria Rosa Palma Alcívar, es quien está al frente del servicio de la biblioteca y la encargada es la Ing. Beatriz Chonlong Kon. Diferentes espacios de acuerdo con cada especialidad que se tiene como la zona infantil, la zona de máquinas de computación, aunque aún están en mantenimiento se podría decir que el servicio estará listo próximamente, no cuenta con un fondo bibliotecario digital, aunque está en proyecto a futuro próximo; cuenta con un catálogo en línea, aunque no el cien por ciento. Está ubicada en la calle Sucre y Olmedo, el horario de atención es desde las 08H45- 05h15. Esta laborando desde más de los 36 años aproximadamente. La Biblioteca Municipal “Pedro Elio Cevallos Ponce” fue creada el 10 de agosto de 1809, por iniciativa del edil de este entonces Don Pedro Elio Cevallos Ponce, quien considerando que Portoviejo estaba creciendo, era necesario colaborar con el desarrollo cultural del mismo, creando un lugar donde la gente se informará de las noticias por la prensa y ampliará sus conocimientos con la lectura de buenos libros. El 1 de julio de 1909, en sesión de Corporación del Concejo, el edil Cevallos lanzó la moción al seno de la Corporación la misma que fue aceptada por unanimidad, habiéndolo comisionado para realizar las gestiones necesarias encaminadas a su organización. Es así que la Biblioteca Municipal abrió sus puertas el 10 de agosto del mismo año, teniendo como mobiliario una mesa, sillas y un gran número de libros donados por personas altruistas, amantes de la cultura. (Gobierno-Autónomo Descentralizado-Portoviejo, 2014) La Corporación Municipal presidida por Don José María García Mora designó como bibliotecario Ad Honorem a Don Pedro Elio Cevallos Ponce por haber sido el gestor de la Biblioteca; luego fue nombrado el Dr. Alcibíades Cisneros y como secretario Don Rafael Cevallos Ponce. Posteriormente estuvieron al frente de la biblioteca Regina García, América Rodríguez Santander, Ercelia Cevallos, Luz América Cevallos de Loor, Hélade Cevallos, Germania Navas, y actualmente es Beatriz Chonlong Kon. (Gobierno-Autónomo-Descentralizado-Portoviejo, 2014). En 1925 la biblioteca se vio afectada parcialmente por un incendio que consumió un gran sector de Portoviejo, por lo que tuvo que trasladarse a otro local e irse recuperando poco a poco. Mieles et. al. 59 a través de muchos años la biblioteca funcionó en algunos lugares de la ciudad, como en los altos de la famosa “Esquina de Pérez” y la planta baja de la casa de la familia Flor Cedeño frente al parque central de Portoviejo. A partir de marzo de 1983, la biblioteca se traslada a su propio local ubicada en el subterráneo del Palacio Municipal, dotada de un fondo bibliográfico actualizado, mobiliarios adecuados y personal suficiente para que atendiera a los usuarios y puedan realizar sus consultas, investigaciones o simplemente para leer. En el año 1984, mediante Ordenanza Municipal de Portoviejo, el 15 de mayo de 1984, se dominó “Pedro Elio Cevallos Ponce” a la Biblioteca Municipal, en honor a su mentalizador. El 26 de enero del año 1998, sufre los embates del fenómeno de El Niño se inunda totalmente, dejando como secuelas el daño irreparable del 60% de su fondo bibliográfico, perdido entre las aguas lodosas y putrefactas que contaminaron con hongos el resto del fondo. De igual forma, el mobiliario se perdió en un 90%. A consecuencia de ello, cerró las puertas al público durante dos años. En el año 2000, después de un largo proceso la rehabilitación, la biblioteca entra a funcionar nuevamente en febrero con el poco material bibliográfico que se pudo rescatar y con una buena parte de libros actualizados que se adquirió para reponer los que se habían destruidos, pero luego de reabrir el lugar quedó con mucho olor a humedad y algunos libros de los que se habían rescatados se afectaron por hongos, lo que impedía el normal funcionamiento de la misma. También se suspendió la compra de los periódicos. Para el año 2001 la recuperación fue lenta, reacondicionando el local y se volvió a comprar los periódicos nacionales, regionales y locales; se fueron adquiriendo más libros y la biblioteca recobró a sus usuarios que se habían alejado por el cierre de la misma. Con grandes esfuerzos el personal de Biblioteca Municipal al mando de Beatriz Chonlong, en el año 2005, no tuvo reparo para trabajar en medio del polvo y la suciedad para rescatar este archivo, del cual se han beneficiado con la información muchos investigadores, profesionales de las distintas ramas e inclusive otras instituciones. Hubo momentos en que se trabajó sin guantes y mascarillas, pero al final, se recuperaron los periódicos antiguos y se los organizó en cajas especiales que permitían su fácil manejo y acceso. En enero del año 2006, el Municipio de Portoviejo firma un convenio de cooperación y un comodato con el Banco Central del Ecuador para la recuperación del archivo de periódicos que datan del siglo XX, para que pasaran a formar parte del archivo histórico de Portoviejo. Según el Convenio de Cooperación, la Biblioteca Municipal “Pedro Elio Cevallos Ponce” pasaría a funcionar en el subterráneo del edificio Ex Banco la Previsora por 20 años. Luego de Iniciar todos los trámites correspondientes, se ve obligada acerrar sus puertas por tres meses, pues hubo que organizar y embalar el fondo bibliográfico y estar lista para el traslado, mientras que en el nuevo local se realizaban las adecuaciones necesarias como la instalación de mobiliario, equipos informáticos, ubicación de los textos, climatización, entre otras. La biblioteca pública es un centro solo para personas de determinado grupo de edad y cuya finalidad es principalmente el apoyo a la formación académica. En su lugar se presenta la biblioteca como el espacio para esparcir cultura, donde se pueda además de leer un libro, escuchar música, consultar revistas, ver una película, navegar por internet, etc. Dentro de la propuesta del plan de marketing, a más de las actividades realizadas se sugiere incluir las siguientes:

• Programa de formación de usuarios, con el fin de elaborar guías y manuales donde se explique cómo se deben realizar las consultas en la biblioteca y con qué servicios y materiales se cuenta.
• Consulta en sala, a través de un espacio y ambiente confortable.
• Servicios de consultas de obras de referencia, dando asistencia al usuario para el manejo de enciclopedias, diccionarios, anuarios, directorios, entre otros.
• Préstamo de materiales a domicilio, es decir que el material sale de la biblioteca para dar mayor tiempo y comodidad al usuario para realizar sus consultas, especialmente a aquellos que por cuestiones de horarios y trabajos no pueden acceder a este servicio en la biblioteca.
• Reprografía, se basa en la reproducción parcial no total del texto para el uso personal. - Sala de lectura infantil, como medio para animar a ser lectores iniciales.
• Actividades de promoción a la lectura, para estimular a niños y jóvenes a la lectura
• Clubes de lectura, a través de la formación de grupos de lectores que se reúnen de forma periódica para discutir los contenidos de determinadas lecturas.
• Hora del cuento,
• Teatro
• Títeres
• Talleres, conferencias sobre animación a la lectura.

METODOLOGÍA

El proceso metodológico de la investigación cuenta con una estructura de forma directa con el objeto de estudio, en este sentido es de carácter cualitativo y cuantitativo, el primer momento se aplica una ficha bibliográfica que ayuda a recopilar la información de forma cualitativa y que precede a todos los referentes teóricos expuestos en la etapa de información secundaria y como información primaria se aplica una entrevista estructurada que estuvo dirigida a las autoridades de la biblioteca. El segundo momento de la investigación planteo la aplicación de una encuesta que esta diseñada con aspectos que ayudaron a medir elementos como:  tipos de usuarios que asisten, ítems de satisfacción, nivel de bibliografía y áreas a las que pertenecen, manual de catalogación, sistema de clasificación y para el contraste de información se procedió aplicar una guía de observación que cubren elementos descriptivos de la biblioteca.

DISCUSIÓN Y RESULTADOS
En el proceso investigación se tuvo en cuenta la necesidad de medir aspectos que son facultativos dentro del procesamiento técnico de la biblioteca, para aquello los resultados tomados como resultantes primarias aproximan a un hecho prudencial que esta enfocados en las practicas de un profesional de bibliotecología, archivología, documenta, información.  Para lo obtención de los resultados se aplico a un total de 50 usuarios que asistieron en diferentes días de atención.

CONCLUSIÓN
A modo de conclusión de la investigación es importante resaltar que el procesamiento técnico es uno de los principales elementos dentro del proceso técnico de los libros, es aquí donde radica todo sistema de ordenación y gestión, así mismo la biblioteca presenta una migración de todos sus textos a formato digital y con ello la elaboración de un catálogo automatizado que permite presentar de forma asincrónica la búsqueda de títulos relacionados con diversas fuentes informacionales, además que gestiona un préstamo del OPAC, y que satisface la necesidad de usuarios que asisten de forma presencial a la biblioteca, es importante resaltar que aún falta la usabilidad de sistema de gestión integrados para bibliotecas y que la conservación debe ser planteada desde una línea transversal con un enfoque más directo con los programas operativos de la biblioteca.

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*Docente a Tiempo Completo de la Universidad Técnica de Manabí, de la Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales de la Escuela de Bibliotecología, Archivo y Documentación. Correo: mmcedeno@utm.edu.ec
**Villavicencio, Docente a Tiempo Completo de la Universidad Técnica de Manabí, de la Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales de la Escuela de Bibliotecología, Archivo Y Documentación. Correo: gcobacango@utm.edu.ec
*** Docente de la Universidad Técnica de Manabí, de la Facultad de Ciencias Humanísticas y Sociales de la Escuela de Bibliotecología, Archivo Y Documentación. Correo: lmsaltos@utm.edu.ec
**** Egresado de la Carrera de Bibliotecología y Ciencia de la Información. Correo: roger0793@hotmail.com

Recibido: 15/01/2019 Aceptado: 31/01/2019 Publicado: Enero de 2019

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