Elisa Sarahí Rodríguez González*
Yaquelin Ramona Machado Labarta**
Universidad De Las Tunas. Cuba.
elisarg@ult.edu.cu
RESUMEN
La investigación presenta un procedimiento de trabajo manual o administrativo para auditar la correspondencia entre los kilómetros recorridos y el combustible consumido comparando los datos contenidos en las hojas de rutas y las el kilometraje aprobado en las tablas de distancias. El procedimiento esta descrito de forma literal en un lenguaje sencillo y directo y de forma gráfica mediante un diagrama de flujo de información donde los distintos símbolos utilizados permiten al auditor seguirlos sin dificultad. Utiliza tablas diseñadas en Excel que facilitan el análisis y pueden ser utilizadas como papeles de trabajo de la auditoría. Brinda una herramienta de trabajo que permiten arribar a conclusiones precisas incluyéndolos procedimientos de control interno contenidos en la Resolución 148/06 del Ministerio de Finanzas y precios.
PLABRAS CLAVES
Procedimientos de trabajo manual o administrativo, combustible.
SUMMARY
The investigation presents a procedure of manual or administrative work to audit the correspondence between the kilometers traveled and the fuel consumed comparing the data contained in the route sheets and the mileage approved in the distance tables. The procedure is described literally in a simple and direct language and graphically by means of information with flow diagram where the different symbols used allow the auditor to follow them without difficulty. It uses tables designed in Excel that facilitate the analysis and can be used as audit work papers. It provides a working tool that allows arriving at precise conclusions including the internal control procedures contained in Resolution 148/06 of the Ministry of Finance and Prices.
Key Word: Procedure of manual- administrative work- fuel.
Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Elisa Sarahí Rodríguez González y Yaquelin Ramona Machado Labarta (2018): “Análisis de la correspondencia entre el kilometraje recorrido y el combustible consumido”, Revista Caribeña de Ciencias Sociales (julio 2018). En línea:
https://www.eumed.net/rev/caribe/2018/07/correspondencia-kilometraje-combustible.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/caribe1807correspondencia-kilometraje-combustible
INTRODUCCIÓN
Dada la necesidad de perfeccionar la actividad de auditoría en Cuba como instrumento para fortalecer el control interno contable y administrativo de las organizaciones, en un contexto internacional que obliga a nuestro país al uso racional de los recursos con que contamos y muy puntualmente del combustible. Esto ha exigido de los auditores el diseño de procedimiento de trabajo que permitan llegar a conclusiones más acertadas y precisas utilizando técnicas de informatización amparados por las legislaciones vigentes.
Por otra parte los procedimientos de trabajo manuales o administrativos son secuencias de acciones organizadas entre sí, por una lógica tecnológica para realizar determinada función, tarea o actividad administrativa en una entidad, los mismos se ejecutan cuando se recibe determinada información que debe ser procesada manualmente o se produce determinado hecho. Durante el procedimiento, pueden consultarse determinado archivos y utilizar de ellos otras informaciones, las que procesadas físicamente en forma conjunta con las que generó el procedimiento, produce una información de salida o resultado, la que se diferencia de la inicial en que ha sido tratada físicamente.
Dicho de otra forma, el procedimiento de trabajo manual o administrativo se compone de:
Los procedimientos de trabajo administrativos o manual se deben definir claramente para garantizar una correcta organización de la entidad donde se aplican. Cuando los procedimientos están bien definidos, diseñados y recogidos por escrito en manuales de procedimientos e información, los trabajadores que deben realizarlos pueden estudiarlos y seguirlos al pie de la letra, ahorrándose improvisaciones que en ocasiones traen como consecuencias desorganizaciones y gastos innecesarios. Los procedimientos deben ser cuidadosamente diseñados por los trabajadores más conocedores de la función, tareas o actividad que se sistematiza, a los efectos incorporar el conocimiento y la pericia de estos y de garantizar que ese conocimiento táctico no se pierda y pueda pasar a nuevas generaciones de trabajadores.
DESARROLLO
El estudio teórico, la consulta a especialistas, el resultado de las entrevistas, los cuestionarios y la observación así como el cumplimiento de la Resolución 148/06 del Ministerio de Finanzas y Precios “Procedimientos de Control Interno” así como la Resolución 60/09 del Ministerio de Finanzas y Precios “Uso de las tarjetas pre-pagadas de combustible “.
Para el diseño del procedimiento se tuvieron en cuenta los dos requisitos formales básicos para elaborar buenos procedimientos de trabajo manual o administrativos que son: hacerlos útil y agradables.
Además de otros requisitos que se desprenden de los anteriores:
El procedimiento propuesto se diseñó de dos formas:
Literalmente: mediante el lenguaje natural.
Gráficamente: mediante diferentes tipos de diagramas de flujos de información.
DESCRIPCIÓN LITERAL
Se describe el procedimiento detalladamente que hacer y cómo hacerlo (en un lenguaje sencillo y directo), se referencian los documentos que utiliza y elabora, las decisiones que toma, las coordinaciones que realiza, las aprobaciones que requiere. Resulta muy necesario el orden en que se describen las actividades o tareas.
DESCRIPCIÓN GRAFICA
Se realiza mediante los diagramas de flujos de información donde los distintos símbolos utilizados indican al lector si es una acción, un documento, una decisión u otro elemento dentro del procedimiento. Además cada vez que haya un traslado de información de un departamento o área a otro, se señala, para permitir al lector seguir el flujo informativo de un lugar a otro. El orden de estas representaciones es fundamental para garantizar que el lector pueda seguirlos sin dificultad.
En caso de diferencias comprobar si están establecidas dentro de los límites establecidos por la ONURE (5% de más o de Menos entre los kilómetros recorridos y el consumo de combustible según hoja de ruta y según tabla de distancia) en la Instrucción para la Aplicación de la Guía de Origen Destino V-2013-3 de febrero de 2013.
CONCLUSIONES