Arianna Torres Sobrino*
Humberto Clemente Calderón Echevarría**
Ania Cordero Melgarejo***
Universidad “José Martí Pérez” de Sancti Spíritus. Cuba
Email: hcalderon@uniss.edu.cu
Resumen
El artículo presentado propone una metodología encaminada a la evaluación del proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos, la cual debe contribuir a su perfeccionamiento. Se argumenta la necesidad de la preparación, la actividad como tal, los indicadores para evaluar, métodos y técnicas a utilizar y las etapas en que debe efectuarse. Hasta donde se ha podido revisar, no existe una metodología orientada a la preparación de este proceso. La elaboración tiene como antecedentes sobre la base de acciones concretas y las potencialidades de aplicación en las condiciones actuales en la Universidad José Martí Pérez de Sancti Spíritus. Sin embargo dicha propuesta va dirigida a otro tipo de responsables de archivos, con características propias, por lo que se hace necesario contextualizarlo y ajustarlo para los responsables de archivos administrativos atendiendo sus propias particularidades y entorno. En la metodología propuesta se concibe que el proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental como un proceso que trascurre de manera cíclica, continua, flexible e interactiva, alejado de la fórmula tradicional lineal, rígida y esquemática. A partir de la idea anterior pueden identificarse cuatro etapas, con sus correspondientes procedimientos, en la evaluación del proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos..
Palabras clave: proceso, preparación, evaluación, responsables de archivos administrativos, metodología
Summary
The presented work proposes a methodology aimed at evaluating the process of preparing those responsible for administrative files, which should contribute to its improvement. It is argued the need for the preparation, the activity as such, the indicators to evaluate, methods and techniques to be used and the stages in which it must be carried out. As far as it has been possible to review, there is no methodology aimed at preparing this process. The preparation has as background on the basis of concrete actions and the potentialities of application in the current conditions at the José Martí Pérez de Sancti Spíritus University. However, this proposal is aimed at other types of file managers, with their own characteristics, so it is necessary to contextualize and adjust it for those responsible for administrative files taking into account their own particularities and environment. In the proposed methodology, it is conceived that the process of preparing file managers for the safeguarding of documentary heritage as a process that goes on in a cyclical, continuous, flexible and interactive, away from the traditional linear, rigid and schematic formula. From the previous idea, four stages can be identified, with their corresponding procedures, in the evaluation of the process of preparation of those responsible for administrative files.
Keywords: process, preparation, evaluation, responsible of administrative archives, methodology
Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Arianna Torres Sobrino, Humberto Clemente Calderón Echevarría y Ania Cordero Melgarejo (2019): “El proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos”, Revista Atlante: Cuadernos de Educación y Desarrollo (julio 2019). En línea:
https://www.eumed.net/rev/atlante/2019/07/preparacion-responsables-archivos.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/atlante1907preparacion-responsables-archivos
INTRODUCCIÓN
Los archivos administrativos son auténticos centros de información, imprescindibles para la administración y esenciales para la transmisión de cultura, derechos legales, comprensión de las raíces históricas y científicas, y de la identidad de una nación.
En consecuencia, los responsables de archivos administrativos son depositarios de una gran responsabilidad: asegurar que la sociedad tenga un conocimiento integral de sí misma y transmitirla de manera que los miembros de ella tengan acceso a su herencia documental colectiva, la que posibilita su utilización y difusión para diversos objetivos.
Los países de América Latina con una historia afín y una trayectoria administrativa similar, también comparten la particularidad de tener una situación e inquietudes archivísticas en común.
En la región es un problema generalizado la insuficiente preparación del personal especializado en las diferentes áreas de archivos administrativos que determina la calidad, el tipo y la forma en que se administra la información.
En Cuba el comportamiento de esta problemática no difiere de los países de Latinoamérica, en cuanto a la insuficiencia de estudios dirigidos al proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos.
Es necesario precisar que a partir de la aprobación del Decreto-Ley 265/2009, las funciones de preparación de los gestores documentales y responsables de archivos administrativos sobre el Sistema Institucional de Archivos son transferidas a los Archivos Históricos Provinciales.
En ese mismo año se crea el Grupo Estatal y Completamiento de Fondos en el Archivo Histórico Provincial de Sancti Spíritus, el cual tiene la responsabilidad de dar cumplimiento a esta misión en la provincia espirituana.
Este grupo de especialistas se encargan de preparar, asesorar, y controlar en términos de gestión documental y archivos, para que sean capaces de implementar su sistema institucional de archivo a través del desarrollo de habilidades archivísticas que debe poseer un responsable de archivo administrativo.
El personal que labora en esta institución carece de una formación pedagógica, pues provienen de disímiles especialidades fundamentalmente de las ciencias de la información como la bibliotecología.
De ahí que se justifique la necesidad del estudio de las vías y alternativas para ver la preparación de los responsables de archivos administrativos como lo que es un proceso pedagógico, considerando la teoría de esta ciencia social.
A esto se suma el exiguo estudio epistemológico y gnoseológico en función de contribuir a través de resultados científicos a minimizar estas debilidades. Resulta entonces una situación más compleja a criterio de la autora el hecho de existir escasas concepciones pedagógicas, formas organizativas y alternativas didácticas, para transmitir las fuentes de conocimientos acerca de la temática
Teniendo en cuenta que el documento contemporáneo con fuerte carga informativa puede ser el histórico de mañana, cobra suprema importancia la preparación de los responsables de archivos administrativos, entiéndase archivos de gestión y centrales.
El objetivo de dicha investigación es proponer una Metodología que contribuya al perfeccionamiento del proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos en la provincia de Sancti Spíritus.
En este sentido es necesario precisar que solo existe el manual titulado Manual de procedimientos para el tratamiento documental, de un colectivo de autores del año 2008, sin embargo, el documento de referencia se encuentra avalado por un Decreto Ley que se encuentra fuera de vigencia, además se restringe a los fundamentos teóricos minimizando las consideraciones prácticas para la actividad del responsable de archivo administrativo. Por lo que se infiere que no se encuentra actualizado y contextualizado.
El proceso de preparación de los especialistas de archivos históricos parte de un diagnóstico de necesidades que permite un pronóstico para concretar la planificación, la organización, la ejecución, el control y la evaluación de todos los cambios que se producen de acuerdo con los objetivos propuestos. De esta forma se obtiene un resultado materializado en la actividad profesional que realizan.
Se impone, por tanto, la necesidad de estudiar este proceso por el importante rol que los especialistas de los archivos históricos desempeñan para enfrentar los cursos de preparación para los responsables de archivos administrativos en este contexto.
La preparación desde la diversidad de puntos de vista puede clasificarse en varias formas. En sentido general como teórica y práctica. En el campo de la docencia: cultural, específica y didáctica. También desde otro enfoque en la variedad de actividades docentes que se realizan: pedagógica, profesional, metodológica, ciudadana, para la actividad científica, académica, científico-técnica y docente propiamente dicha.
Todas estas clasificaciones están comprendidas en el campo de las acciones pedagógicas con el objetivo de lograr el perfeccionamiento de la preparación de los responsables de archivos administrativos para la salvaguarda del patrimonio documental en la provincia espirituana.
Al revisar la literatura pedagógica resultaron interesantes las ideas presentadas por Álvarez de Zayas, C. (1999), al precisar que un individuo está preparado cuando puede enfrentarse a los problemas que se le presentan en su puesto de trabajo y los resuelve. Puede inferirse entonces que los archiveros administrativos, están preparados cuando pueden enfrentar y resolver los problemas de la práctica profesional.
En la literatura analizada aparece la preparación como un proceso de formación Añorga M., J., (2000) y Lazo D., O., (2007) por su parte consideran que la preparación es un proceso que debe ser planificado, organizado y que obedece a un objetivo concebido a partir de un diagnóstico, criterio que se comparte en la investigación que se presenta.
En este sentido Fernández, C., Z. (2013:41) define la preparación como el resultado (aunque con carácter procesal) de la apropiación y actualización de conocimientos, el desarrollo de habilidades y actitudes mediante un entrenamiento o una práctica con una concepción sistémica y sistemática a partir de las necesidades individuales y las exigencias sociales. Esta autora centra su estudio en el contenido económico de los directores municipales de educación, no así en los archiveros administrativos y el resto de sus contenidos de preparación.
En esta investigación se precisa que la preparación de los archiveros administrativos constituye la asimilación de conocimientos, habilidades y valores sobre una determinada esfera (saber) con un objetivo establecido, o como el conjunto de enseñanzas y prácticas con que una persona prepara a otra para que alcance las condiciones y cualidades intelectuales, físicas o psicológicas necesarias para realizar una acción futura o afrontar una realidad en la diversidad de situaciones o eventos en que pueda presentarse.
Todos estos elementos están presentes en la propuesta de solución que se construyó para el proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos, de manera que permita enfrentar la actividad profesional a la que se le da tratamiento en esta investigación como un proceso pedagógico.
A partir de la aprobación del Decreto-Ley 265/2009, las funciones de preparación de los gestores documentales y responsables de archivos administrativos sobre el Sistema Institucional de Archivo son transferidas a los Archivos Históricos Provinciales, por lo que se crea en ese mismo año el Grupo Estatal y Completamiento de Fondos en el Archivo Histórico Provincial de Sancti Spíritus, el cual tiene la responsabilidad de dar cumplimiento a esta misión en la provincia espirituana. Este grupo de especialistas se encargan de preparar, asesorar, y controlar en términos de gestión documental y archivos, para que sean capaces de implementar su sistema institucional de archivo a través del desarrollo de habilidades archivísticas que debe poseer un responsable de archivo administrativo.
El análisis de las consideraciones teóricas, en torno a la preparación de los responsables de archivos administrativos, permite el estudio histórico tendencial de ese proceso en Cuba y en la provincia de Sancti Spíritus, que constituye un punto de partida válido para entender las especificidades de la preparación de estos profesionales.
La comprensión de la preparación de los responsables de archivos administrativos para la salvaguarda del patrimonio documental en el proceso pedagógico parte del análisis de la definición de este último.
Existen autores que consideran al proceso pedagógico como el lugar donde se materializa la unidad entre la instrucción y la educación, de una manera organizada hacia un fin determinado, con una adecuada dirección, basados en normas, programas y metodologías determinadas. Es en este proceso que se garantiza el desarrollo pleno del hombre (Rizo, C. y Campistrous, L., 2003).
Otro planteamiento refiere que el proceso pedagógico es un momento integrador de todas las influencias educativas y abarca las diferentes esferas del desarrollo del educando: cognitivo, afectivo, volitivo, físico. (Chávez R., J. A. y otros, 2009: 23).
Todas estas acepciones revelan la importancia y la necesidad del estudio del proceso pedagógico desde la perspectiva de considerar el proceso de preparación de los archiveros administrativos como parte de un proceso pedagógico.
En un sentido más restringido. Sergio H. Alonso Rodríguez (2005) lo concibe como una de las formas de existencia de la dirección en educación. Todas estas acepciones incluyen procesos que ocurren en la preparación de los archiveros administrativos y, además, revelan la importancia y necesidad del estudio del proceso pedagógico desde la perspectiva de considerar la evaluación como uno de sus componentes.
En la consecución de los objetivos de la preparación se utilizan métodos, técnicas, procedimientos y metodologías de diferentes tipos y niveles de complejidad, así como las tecnologías de la información y las comunicaciones.
En revisión bibliográfica realizada se pudo confrontar que en Sancti Spíritus existen autores que han estudiado la preparación de los responsables de archivos, tal es el caso de Pila (2005) con la propuesta de un Sistema Archivístico Institucional para el otrora Centro Universitario José Martí, sin embargo, particulariza solo el contexto universitario que imposibilita la generalización de su propuesta en otros ambientes, además de regirse por una legislación archivística que ya no está vigente. Otra de las investigaciones consultadas es la de Montes de Oca (2008), que propone acciones pedagógicas para la capacitación de los Gestores Documentales que laboran en archivos centrales que a pesar de amparase por el desactualizado Decreto –Ley 221 de 2001, su trabajo está dirigido solo a un tipo de archivo.
Estudios exploratorios realizados en los cursos de preparación a los responsables de archivos administrativos que tienen lugar en el Archivo Histórico Provincial de Sancti Spiritus, en los años comprendidos desde el 2013 hasta el 2018, demuestran los resultados de un diagnóstico sobre el estado de la preparación de los responsables de archivos administrativos.
La población está integrada por 27 especialistas en archivística del Archivo Histórico Provincial y los Archivos Históricos Municipales de Cabaiguán y Trinidad y como muestra se selecciona a 12 especialistas en archivística, tanto del Archivo Histórico Provincial como los archivos históricos municipales, lo que representa el 44,4 % del total de la población.
Para la realización de la investigación se pondrá en práctica el método general dialéctico materialista.
Se propone utilizar los siguientes métodos del nivel teórico:
Histórico – Lógico: se utiliza para estudiar el surgimiento, la evolución y el desarrollo de la preparación de los responsables de archivos administrativos en la provincia espirituana.
Analítico y sintético: para analizar y sintetizar entorno al proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos, para así lograr establecer los componentes teóricos y metodológicos de la investigación, su fundamentación, el diseño de soluciones y el análisis de los resultados.
Inductivo – deductivo: a partir de las particularidades del proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos, se hacen las inferencias correspondientes que posibiliten responder las interrogantes planteadas.
Enfoque de sistema: para la orientación general del estudio, como una realidad integral formada por componentes que cumplen determinadas funciones y mantienen formas estables de interacción entre ellos.
Como métodos del nivel empírico:
Observación: constituye un método esencial para su utilización desde el inicio hasta el final de la investigación aplicado durante todo el proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos.
Análisis de documentos: para constatar cómo se da tratamiento teórico y metodológico al proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos en documentos de la legislación archivística cubana y del Archivo Nacional.
Encuesta: a los especialistas en archivísticas seleccionados, para adquirir información y constatar el estado real del proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos.
Entrevista: se realizará a especialistas en archivísticas con el objetivo de obtener información acerca del proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos y para la elaboración de la propuesta.
Triangulación: para comparar los resultados de los diferentes instrumentos aplicados y emitir conclusiones.
Del nivel estadístico y matemático.
Cálculo porcentual, media, moda. Tablas y gráficos
La novedad científica consiste en la concepción de los procedimientos metodológicos a partir de un diagnóstico que tipifican y contribuyen al perfeccionamiento del proceso de preparación de los responsables de archivos para salvaguardar el patrimonio documental en la provincia espirituana, como un proceso pedagógico, donde se implican sujetos a partir de una muestra, destacándose además los rasgos que caracterizan la propuesta.
El aporte práctico se materializa en una metodología contentiva de etapas y procedimientos que contribuyen al perfeccionamiento de la preparación de los responsables de archivos administrativos en la provincia espirituana.
En la actualidad, según las entrevistas realizadas a los especialistas de los archivos históricos, la revisión de informes de controles gubernamentales y supervisiones integrales realizadas por estos, a Órganos y Organismos de la Administración Pública, así como el estudio de la legislación archivística vigente, se pudo constatar que se carece de un documento que permita un nivel superior en la preparación de los responsables de archivos administrativos. En este sentido es necesario precisar que solo existe el manual titulado Manual de procedimientos para el tratamiento documental, de un colectivo de autores del año 2008, sin embargo el documento de referencia se encuentra avalado por un Decreto Ley que se encuentra fuera de vigencia, además se restringe a los fundamentos teóricos minimizando las consideraciones prácticas para la actividad del responsable de archivo administrativo. Por lo que se infiere que no se encuentra actualizado y contextualizado.
La experiencia de la investigadora como especialista en archivística de este centro. La información obtenida permite identificar como principales problemáticas prácticas:
- Concepción de la preparación como un momento y no como un proceso.
- Incorrecta correspondencia entre el diagnóstico y la preparación de los responsables de archivo
- Escaso nexo interdisciplinario en el desarrollo de las formas organizativa.
- Inadecuado balance entre la teoría y la práctica,
-Insuficiente diversificación en el uso de formas organizativas.
- Exiguo tratamiento de los contenidos en correspondencia con el nivel de complejidad.
-Pobre concepción y aplicación de la atención a diferencias individuales.
-No se concibe la preparación como un proceso pedagógico.
Para la selección de una muestra intencional se tuvo en cuenta a los 12 responsables de archivos administrativos, los cuales constituyen la totalidad de la institución. Los criterios utilizados son los siguientes:
. A todo lo expuesto se suma que es en este nivel (archivos de base), donde se concreta la política institucional. El estudio realizado permitió constatar las principales insuficiencias:
A pesar de que existen insuficiencias se pudieron detectar, como potencialidades, en el diagnóstico de la situación actual del proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos las que se relacionan a continuación:
La información resultante de los cuestionarios aplicados a los responsables de archivos administrativos seleccionados y profesores del proceso de preparación, se resume mediante el análisis, la utilización de la triangulación metodológica y de fuentes.
La totalidad de las personas consultadas coinciden en señalar:
Al realizar una caracterización inicial del deber ser en el proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos, los criterios expresados por la totalidad de los consultados se corresponden con su finalidad formativa. Sin embargo, en opinión del 100% de los profesores y los responsables de archivos administrativos, ello no se evidencia de esta manera y con sistematicidad en la actualidad.
Al explorar la percepción que los responsables de archivos administrativos y profesores tienen de la capacidad para autoevaluar la calidad de su actuación en el contexto del proceso de preparación, se registraron valores bajos, lo que se interpreta como expresión de una insuficiente evaluación del proceso de preparación, resultante y de una limitada cultura en este sentido.
A pesar de ello, existen potencialidades para sistematizar la autoevaluación, pues el 94,3% de los responsables de archivos administrativos afirman que les gustaría ser sus propios evaluadores formativos.
El 100% de los responsables de archivos administrativos y el 92,1% de los profesores consideran que los participantes en los procesos de preparación, pueden asumir la autoevaluación de su actuación en este, para el desempeño de la actividad pedagógica profesional.
Entre los indicadores que en opinión de profesores y responsables de archivos administrativos expresan en el perfeccionamiento de este proceso, la mayoría de los encuestados consideraron que debe tenerse en cuenta:
En la consideración de los métodos, técnicas e instrumentos requeridos para implementar el proceso de preparación, existe consenso entre los responsables de archivos administrativos al señalar la aplicación de encuestas anónimas, observación de las actividades docentes y otras que son parte del propio proceso.
El análisis de la información obtenida en el diagnóstico a partir de los instrumentos aplicados, permitió arribar a las siguientes conclusiones:
a) Los documentos normativos referidos a la preparación y la superación de los responsables de archivos administrativos son escasos y no explicitan claramente las referencias sobre el proceso de preparación de estos. Aunque se considera la autoevaluación como una “modalidad evaluativa”, no se define este concepto ni existe un documento que favorezca su implementación.
b) El proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos no se realiza con un carácter procesal, en su totalidad, ni se orienta a la demostración del perfeccionamiento alcanzado, carece de una visión sistémica y es insuficiente su contribución a la mejora de la formación continua, y de la actuación de los agentes y agencias participantes.
c) La emisión de juicios de valor y la toma de decisiones no se orienta en muchas ocasiones en función de la mejora. Se evidencia el rechazo y temor a la preparación de los responsables de archivos administrativos.
Fundamentos de la metodología para la preparación de los responsables de archivos administrativos.
La metodología se fundamenta desde el punto de vista filosófico en la concepción materialista dialéctica del Marxismo-Leninismo, vinculado también a lo más avanzado del pensamiento pedagógico cubano representado por el ideario martiano. Es así que la preparación de los responsables de archivos administrativos para la salvaguarda del patrimonio documental de la provincia de Sancti Spiritus, tiene un carácter procesaly de esta forma es posible establecersus características y regularidades.
La concepción ideológica de la propuesta considera que los responsables de archivos administrativos tienen potencialidades endógenas para su desarrollo profesional y su preparación acontece en un momento histórico concreto en que resulta imprescindible y necesaria la preparación para la salvaguarda del patrimonio documental.
En correspondencia con su sustento sociológico, la metodología que se presenta considera a la educación como un fenómeno social distinguida por su carácter “determinada-determinante” en el desempeño de su función en la sociedad. Por ello, para definir los indicadores se tienen en cuenta los componentes del proceso de desarrollo de la actividad pedagógica profesional, las condiciones en que ésta se origina, su carácter histórico concreto y el sistema de relaciones sociales que se establecen alrededor de ella.
La preparación de los responsables de archivos administrativos para la salvaguarda del patrimonio documental en la provincia de Sancti Spíritus, se precisa como una demanda social. Esta trascurre en el contexto de las relaciones sociales, lo que explica la multiplicidad de vínculos, interacciones y formas de comunicación establecidos entre estudiantes, profesores, funcionarios y directivos orientados a la satisfacción de necesidades individuales y sociales. Se trata de una función preventiva necesaria para la sociedad en la actualidad.
En su fundamentación psicológica, la metodología propuesta asume la teoría del desarrollo histórico cultural de la psiquis, por lo que se concibe a cada uno de los agentes participantes en el proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos para la salvaguarda del patrimonio documental en su condición de ser social, poseedor de necesidades y potencialidades, determinado por su época y por un medio y un sistema de relaciones propios.
La preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, reconoce en la actividad el espacio donde es posible su preparación, lo que conduce al desarrollo óptimo del mismo.
La importancia de la actividad del sujeto en el desarrollo de su personalidad constituye el principio en que se sustenta la preparación, determinado por el aprendizaje. De esta forma contribuye a comprender los objetivos, fines y propósitos que se plantean alcanzar a partir de las acciones que se realicen.
A través de la actividad que se realiza se genera un sistema de relaciones donde inciden diversos mediadores, que incluyen las influencias individuales y sociales. Ello se considera en el diseño de la metodología al tener en cuenta las condiciones y predisposiciones psicológicas de los responsables de los archivos, y la necesidad de una comunicación interactiva entre todos los agentes participantes en el proceso de preparación. No significa una relación pasiva, sino activa por parte de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental.
Las relaciones dialécticas que se establecen entre el proceso de preparación de los responsables, y el papel que juegan la ayuda psicológica y las interacciones que acontecen en este proceso, se fundamentan en la metodología a partir de la aplicación del concepto de Zona de Desarrollo Próximo, establecido por L.S. Vigotski.
En la definición de Zona de Desarrollo Próximo se sintetiza esta concepción, al plantearse; como la distancia que media entre el nivel de desarrollo actual que se determina con ayuda de tareas que se solucionan de manera independiente y el nivel de desarrollo posible, determinado con ayuda de tareas que se solucionan bajo la guía de un adulto o en colaboración con otro compañero más capaz.
Al favorecer la comparación entre el estado actual y el estado deseado del proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, la metodología pretende que los agentes participantes interioricen sus propias debilidades, carencias, potencialidades y fortalezas. Estas se evidencian, primero en el plano externo, en el sistema de relaciones que se establecen entre estudiantes y profesores; a partir de su apropiación interpsicológica se produce la estructuración intrapsicológica.
La perspectiva pedagógica de la metodología se sustenta en las leyes de esta ciencia, declaradas por el doctor Carlos Álvarez de Zayas (1999). Se incluyen además los pares categoriales (instrucción-educación, enseñanza-aprendizaje y formación-desarrollo) y los principios para la dirección del proceso pedagógico expuestos por Fátima Addine Fernández (2002) en el texto Compendio de Pedagogía.
Todo lo planteado permite plantear que los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, en su fundamentación pedagógica, se proyecta hacia el crecimiento personal de los agentes coactuantes y pretende contribuir a su autorrealización.
La asimilación de conocimientos y el desarrollo de habilidades se convierte en una experiencia de aprendizaje en la que cada agente participante construye y reconstruye sus saberes sobre la base de una intensa actividad, orientada por una continua precisión de la zona de desarrollo actual y la zona de desarrollo próximo.
Al realizar la síntesis de las concepciones pedagógicas con la concreción de las bases filosóficas, sociológicas y psicológicas la metodología para la preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, puede considerarse como actividad social y no como proceso de construcción individual. Su fundamentación dialéctica y objetividad se refuerzan al posibilitar la valoración de su propio accionar, pues incluye también una reflexión metaevaluativa.
La presentación de una metodología que contribuya a la preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental en la provincia de Sancti Spiritus, requiere como punto de partida de una aproximación a las posiciones que se asumen sobre la metodología como resultado científico de la investigación pedagógica, a partir de la diversidad de opiniones existentes acerca de su conceptualización y las particularidades de su presentación.
A partir de estas consideraciones, sistematizando lo encontrado en la literatura, es posible departir de la preparación de responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, incluyendo las siguientes dimensiones en su análisis:
Conocimientos en campos específicos del saber: Modelación teórica y algoritmización de los elementos de la actividad profesional que distinguen la eficiencia de la preparación. Se incluyen además los aspectos fundamentales de las ciencias básicas y humanistas que permiten al estudiante enfrentarse al trabajo político-ideológico y al trabajo practico concreto en la especialidad que trabaja. Son indispensables para habilitarse en sus funciones profesionales15. Se trata además acerca de la instrucción cultural del futuro profesional (Ramis G. L: 2004)
Habilidades para la ejecución de determinadas tareas: Comprende el adiestramiento que debe tener el alumno para la realización de las acciones tanto para su formación en la etapa estudiantil, como una vez que se haya graduado. Permite que el docente con su intervención, con múltiples objetivos, favorezca la adquisición de habilidades cognitivas de análisis (Garcia M. B. 2008). Posibilita, a modo de ejemplo, el uso de las nuevas tecnologías de información y otras actividades extradocentes. Significa un nivel para el desempeño profesional futuro y son posibles evaluar a partir de los resultados alcanzados en su labor profesional, durante la inserción en la práctica laboral (Ramis G. L: 2018).
Motivación para la actividad: Se refiere en este caso a los motivos para realizar una actividad, ya que de acuerdo a su amplitud, así resultará la eficiencia que tenga la misma. En estos motivos se ponen de manifiesto, de forma concreta, las necesidades reales que tiene el sujeto para desempeñar su labor profesional. . A partir de la presencia de los motivos es que precisamente el individuo actúa. De estas condiciones depende la conciencia que se tome en cuanto al tipo de necesidad en que ellos se manifiestan, la forma que tomen, la amplitud o estrechez, así como el contenido concreto de la actividad en la cual se realizan. Se actuará de una forma más o menos consciente. De ahí el lugar que debe tener el responsable de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, lo cual además fundamenta el papel de su preparación para ejecutarlo.
Disposición para enfrentar situaciones o eventos: Significa una inclinación para realizar determinada actividad dirigida a la satisfacción de una necesidad, lo cual se convierte en una particularidad de la personalidad en su conjunto. Determinan además su posición vital en una serie de casos. Son ideas preconcebidas acerca de una situación determinada, dígase en la temática que se investiga u otra de similar magnitud, lo cual en un sentido negativo pueden estar permeados de prejuicios. Permite el enfrentamiento para la participación en acciones, a partir de cierto estado previo creado en el sujeto. A modo de ejemplo: ¿Están preparados los responsables de los archivos para la salvaguarda del patrimonio documental para enfrentar diversas situaciones que se le presentan en la actividad? Expresa la necesaria jerarquización de acciones tácticas y estratégicas, para lograr las transformaciones de los responsables de archivos y docentes a partir de sus posibilidades y potencialidades. (Linzerberg, N. (2004)
Acciones incluidas dentro de actividades de mayor amplitud: Toda actividad requiere de cierta planificación previa o de definición de objetivos y acciones necesarias, es decir se trata de cierta organización de los recursos y/o condiciones con las que se cuentan para su ejecución. Algunos tipos especiales de actividad de las cuales se deben seleccionar aquellas tareas que desarrollará el profesional (salvaguarda del patrimonio documental) (Nápoles, G, A. (2006)
Cualidad de la personalidad del profesional: De acuerdo al desarrollo que tengan las mismas, dado el nivel de superación y preparación metodológica, dependerán los resultados de sus actividades. Ella aparece junto a otras como son la consagración y la ejemplaridad. Se tiene en cuenta además como indicador de un profesional universitario capacitado; junto con: resultados del trabajo, características personales y cumplimiento de normas de conductas y principios de la ética profesional
Orientación para ejecutar acciones: Mediante este proceso el estudiante es capaz de formar su propia base orientadora para ejecutar las acciones necesarias que son inherentes a la actividad profesional. En este sentido de basa en la teoría de Galperin, referida al proceso de formación planificada de las acciones mentales.
Ejecución de acciones por sí mismo (autopreparación): En todo el sistema es importante que el estudiante desarrolle por sí mismo la capacidad para actuar de forma independiente, por lo que a partir del desarrollo de las cualidades para realizarlo así demostrará el nivel de preparación alcanzado. Ello se manifestará en la medida que sea capaz de la salvaguarda del patrimonio documental.
Es posible analizarla además como proceso y resultado:
Proceso dirigido fundamentalmente a la formación, puede ser en este caso político filosófica acerca de la Historia de Cuba y de la Revolución Cubana, a través del estudio de la Filosofía y la Filosofía de la Educación (Soler S. J. L. 2008)
Resultado de la formación y superación, dirigido a dar respuesta a los cambios cualitativos ocurridos en las diferentes situaciones que se presentan en la práctica (Habilidades para la salvaguarda del patrimonio documental).
Teniendo en cuenta los criterios señalados, la autora considera que todos estos elementos han de estar presente en una definición que se realice acerca de la preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, como objeto fundamental que se presenta en esta investigación.
Metodología para la preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental.
A partir de los análisis realizados se ha organizado la metodología del siguiente modo: fundamentación, objetivo general; exigencias teórico metodológicas, métodos, técnicas e instrumentos para la obtención de la información, etapas y procedimientos que conforman la metodología, precisiones para su implementación.
Fundamentación: se asumen los criterios analizados anteriormente.
Objetivo general de la metodología: Contribuir al perfeccionamiento del proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental en la provincia de Sancti Spiritus.
Exigencias teórico-metodológicas para la implementación de la metodología.
Las exigencias teórico-metodológicas para la implementación de la metodología se presentan a continuación.
A) Formación de condiciones favorables para el proceso de preparación.
El proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, se concibe como un proceso sistémico y sistemático de comunicación y procedimientos, que incluye tanto las peculiaridades de la formación continúa como su entorno social. Es por ello que debe ir orientada a potenciar los conocimientos, habilidades y valores necesarios, así como un clima organizacional para su aceptación. Estas son condiciones para la implementación de la metodología.
Este proceso supone que aquellos que se preparan para la salvaguarda del patrimonio documental, lo realicen sobre la base de una comunicación dialogante. Ello contribuirá en gran medida a la eficacia de sus resultados.
Los criterios generales expuestos conllevan a la precisión de procedimientos vinculados al proceso de preparación y tienen en cuenta la exigencia planteada. Estos son:
B) Carácter sistémico y prospectivo de las etapas.
La cientificidad de la preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, se fundamenta en la integración dialéctica de las dimensiones instructivas y educativas de la práctica archivística. La calidad alcanzada durante el proceso de preparación de los responsables de archivos constituye una garantía para su aplicación en la práctica profesional.
La concepción de la preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, justifica la exigencia del carácter sistémico y prospectivo de la metodología, pues se extiende de manera ininterrumpida, unida a otro, se comporta con perseverancia. Se aplica a lo que se hace con frecuencia y reiteración, pero ejecutado por etapas con la consecuente relación entre ellas.
Es posible aseverar que la calidad alcanzada durante el proceso de preparación, constituye una garantía para la aplicación de esta en la práctica profesional. Ello se expresa en la metodología a través de los siguientes procedimientos a considerar en la implementación del proceso:
C) La preparación concebida con un enfoque globalizador e integrador
La preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, se considera con un enfoque globalizador, es así que la metodología concibe el perfeccionamiento continuo de la salvaguarda del patrimonio documental como la manifestación del despliegue de la función formativa de la actividad.
Al considerar la preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental con un enfoque globalizador, se fortalece el análisis desde una posición autocrítica y participativa. Ello se concreta en los siguientes procedimientos:
D) Carácter cíclico, continuo, flexible e interactivo y el tratamiento de las normas éticas inherentes a la salvaguarda del patrimonio documental.
El diseño de la metodología y concepción de la preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental como proceso constituye un paso, evolución y una transformación sistemática y continua. De ahí que el carácter cíclico de la metodología para la preparación de los responsables de archivos en la salvaguarda del patrimonio documental se basa en que su programación tiene lugar siguiendo ciclos para conocer el estado de cualquier fenómeno u objeto. Es así que permite estudiar, identificar y describir la situación de sus cualidades, características y propiedades en un tiempo y espacio determinados.
Es necesario agregar el carácter flexible de la preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental como una exigencia para la metodología, ya que es necesario adecuarla a las circunstancias en cada uno de los momentos en que se aplica.
El carácter interactivo para la preparación, como exigencia de la metodología, está dado en que permite el diálogo entre los participantes. Es importante considerar que no se hace solo para los responsables de archivos, sino que irradia a los demás procesos de la institución y de esta forma a la sociedad.
Rasgos que tipifican la metodología para la preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio
La metodología diseñada para los fines expuestos, contiene como rasgos que la tipifican los que se numeran a continuación:
La metodología contiene el carácter interactivo de los agentes implicados. En ella los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, participan durante todo el proceso encaminado a su perfeccionamiento. Se tienen en cuenta las potencialidades y las necesidades de los involucrados.
La práctica se convierte en un elemento esencial en los procedimientos planificados durante todo el proceso, como parte de la preparación de los responsables de archivos para enfrentar los retos que plantea la salvaguarda del patrimonio documental.
2. El carácter estratégico, interactivo, dinámico y flexible en la concepción de la planificación y la ejecución de la preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, así como el control y la evaluación de los resultados.
Este rasgo es significativo dentro de la concepción de la metodología, pues la salvaguarda del patrimonio documental se recontextualiza sistemáticamente, de acuerdo con las particularidades de los implicados, de las condiciones en las que transcurre su proceso de preparación y del propio claustro. Este debe ser sensible a los cambios en el nivel de perfeccionamiento que alcanza la preparación de los responsables de archivos con estos propósitos.
3. En los procedimientos se particularizan las acciones del proceso de preparación, en correspondencia con las exigencias teórico-metodológicas que se plantean como fundamento de la metodología.
Este rasgo es distintivo en la metodología ya que se conciben los procedimientos del proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, a partir de la planificación, organización, ejecución y control del proceso, encaminado al perfeccionamiento de este. Estos deben propiciar la elevación del nivel de preparación de los implicados en el proceso.
4.El establecimiento de relaciones de comunicación caracterizadas por el respeto, el diálogo amistoso, sincero, la confianza y la ética científica como aspectos fundamentales en la interacción de los agentes implicados; y la coordinación con el resto del colectivo pedagógico.
La comunicación que se establece en la interacción de los implicados debe caracterizarse por un clima afectivo-motivacional positivo, lo que influye, decisivamente, en el nivel de compromiso y de responsabilidad ante el cumplimiento de los procedimientos, no solo por parte de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, sino de todos los implicados en la actividad de preparación. Conlleva a elevar la sensibilidad y la introducción de un mayor grado de constancia y sistematicidad en la ejecución de los procedimientos.
Fases que conforman la metodología
La metodología se elabora a partir de la concepción del perfeccionamiento del proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental como un proceso que trascurre de manera cíclica, continua, flexible e interactiva, alejado de la fórmula tradicional lineal, rígida y esquemática.
Su modelación por etapas favorece una secuencia que permite simultanear procedimientos y, a la vez, tomar las decisiones correspondientes a favor del perfeccionamiento. A continuación se describen las diferentes etapas que lo conforman:
a) Fases 1: Concepción y planificación del proceso de preparación.
Constituye el momento inicial del proceso de preparación que debe ser, cuidadosamente, concebido y planificado. Todo ello está encaminado a la creación de condiciones que favorezcan la implementación de la metodología.
En esta etapa de concepción y planificación resulta necesario tener en cuenta las condiciones previas en la institución y en su entorno, recopilar y valorar toda la información disponible en relación con cada una de las etapas en que se estructura el proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental y garantizar el consenso entre los participantes.
Se procede, entonces, a divulgar la información referida a la metodología para la preparación, lo que incluye sus objetivos, exigencias teórico- metodológicas y estructura interna, así como la negociación con los participantes de las decisiones referidas a elaborar cronogramas, métodos, técnicas e instrumentos a aplicar para la búsqueda de información y las alternativas a seguir para el análisis de datos, la emisión de juicios de valor y la toma de decisiones.
En la planificación del proceso se consideran la estructura, componentes y características que distinguen al proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, así como su correspondencia con las diferentes etapas, lo que requiere de la participación activa y la aprobación de todos los agentes coactuantes, incluyendo los docentes y estudiantes (responsables de archivos).
Un aspecto de la planificación que necesita de atención diferenciada lo constituye la definición de los recursos humanos, materiales y financieros. Ello no resulta una barrera para la metodología que se propone, la que puede implementarse a partir de los recursos existentes en la propia institución.
La concepción y planificación del proceso de preparación incluye la orientación de la comunidad docente en relación con las decisiones que emergen de la planificación, la precisión de la secuencia del proceso y la preparación de los agentes participantes.
A partir de las consideraciones anteriores, se delimitan para esta etapa los siguientes procedimientos:
1. Lograr el consenso y la participación de todos los agentes coactuantes y agencias involucradas en el proceso de preparación, mediante la divulgación y la capacitación en los aspectos teóricos referidos al perfeccionamiento de la preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental. Para implementar este procedimiento se realizarán seminarios, talleres, debates y discusiones; tanto individual, como grupal.
2. Analizar, de modo participativo, entre los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, los directivos, los participantes y los profesores la necesidad del perfeccionamiento del proceso de preparación como vía para favorecer la implementación de acciones de mejora.
3. Debatir de manera colectiva, con la participación de los agentes involucrados, acerca de la definición del deber ser en la preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental. Se pretende con ello divulgar las exigencias que se realizan a este proceso a través del diálogo, el intercambio de criterios, la problematización y el análisis crítico, para concluir en una modelación de su estado deseado.
4. Socializar de forma colectiva, con los agentes coactuantes sobre las indicaciones que orientan el perfeccionamiento del proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental y su aprobación por consenso.
En este momento de la preparación del proceso, los estudiantes y profesores se pronuncian sobre las indicaciones propuestas, los analizan en función de la operacionalización realizada y se comprometen a hacerlos suyos. Sobre esta base de compromiso compartido, todos se disponen a asumir, indistintamente, los roles que le corresponden.
5. Adecuar, definitivamente, los métodos, las técnicas, los instrumentos y los procedimientos al proceso de preparación.
A partir de la propuesta presentada los agentes participantes se expresan sobre estos aspectos, definitorios para la búsqueda de información válida, fiable, y sobre la manera en que se obtienen los datos correspondientes a la comprobación de cada indicador.
6. Aprobar un cronograma para el proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, que incluya propuestas específicas referidas a la duración en tiempo aproximado para cada etapa, la secuencia de procedimientos, acciones, métodos, técnicas e instrumentos a aplicar y los niveles de ajustes necesarios.
7. Definir las transformaciones a alcanzar por los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental en el proceso de preparación , mediante comparación entre el estado inicial de su actuación y las posibilidades de desarrollo en relación con el estado deseado. Se trabajará de manera diferenciada la autoevaluación, con énfasis en las posibilidades que ofrece para el autoaprendizaje y el perfeccionamiento.
8. Conciliar de modo colectivo sobre el cómo, cuándo y con quién se implementará el proceso de preparación de los responsables de archivos, desde una perspectiva de corresponsabilidad entre los agentes participantes.
b) Fases 2: Ejecuciones parciales de las formas organizativas de preparación.
La preparación, como enfoque globalizador, enfatiza en la información resultante de la autovaloración realizada por los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental y a la vez permite la proyección de las acciones para la preparación.
Se pretende que mediante la preparación los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental autorreflexionen sobre su actuación en cada una de las etapas de la metodología y del proceso, analicen las interacciones que se establecen entre estas etapas, se autovaloren y autocritiquen. Ello requiere ser capaces de describir esta actuación y confrontarla con el modelo deseado para reconstruirla mediante una transformación continua.
Una vez concluida la recolección de la información, se procede en esta etapa al análisis de datos y la presentación de resultados, aspecto que resulta complejo si se tiene en cuenta su multiplicidad.
Para garantizar el carácter objetivo de la información, se señala la necesidad de concretar una complementación metodológica entre los enfoques cuantitativo y cualitativo de la investigación pedagógica en el análisis de la información.
Las reflexiones realizadas permiten deslindar para esta etapa los siguientes
Procedimientos:
1. Aplicar de manera secuencial y sistemática el conjunto de métodos, técnicas e instrumentos aceptados por la comunidad académica donde transcurre el proceso de preparación, que incluyen la observación, las entrevistas, los cuestionarios, la autorreflexión.
2. Registrar la información, para lo cual resulta necesario definir los criterios pertinentes con vistas a ordenar, clasificar y siempre que resulte posible, resumir, integrar y conservar todo el volumen de datos obtenido durante el proceso, a partir de las dimensiones e indicadores establecidos.
3. Analizar los datos, mediante la determinación de regularidades, con el empleo de la triangulación metodológica y de fuentes de la información.
4. Presentar los resultados: Para favorecer la utilización de los resultados por los participantes en el proceso de preparación, se presentarán estos con la mayor claridad, lo que facilita su interpretación.
5. Formular juicios de valor por los agentes coactuantes:
En la emisión de juicios de valor, el énfasis en el carácter formativo de la preparación para la salvaguarda del patrimonio documental se manifiesta en el fortalecimiento de su visión cualitativa. Los juicios deben expresar la calidad del proceso de preparación de los responsables de archivos y reflejar sus características esenciales.
c) Fases 3: Reestructuración y reorganización de la preparación
En esta etapa se define el nivel alcanzado a partir del proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental; se identifican las fortalezas, las debilidades, las potencialidades, las limitaciones y las carencias, a partir de los resultados obtenidos y los juicios emitidos. La diseminación de la información entre los agentes y agencias involucrados en el proceso contribuye a garantizar el carácter participativo de este análisis.
Las propuestas que emergen de esta reflexión constituyen una proyección inicial hacia la mejora. Un clima organizacional favorable e incentiva la consideración participativa de todos los criterios formulados y la valoración integral de los resultados del proceso de preparación responsables de archivos, como expresión de su carácter sistémico.
Cada propuesta emerge de una construcción reflexiva, factible, innovadora y, potencialmente transformadora. Se asumen al respecto como procedimientos:
1. Deliberar acerca de las regularidades que tipifican la actuación de los profesores y los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental en el contexto del proceso de preparación.
2. Analizar de manera individual y grupal las transformaciones en el nivel alcanzado, tras considerar los resultados del proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental.
3. Perfeccionar la proyección estratégica a partir de la cual se concretará la mejora del proceso.
d) Fases 4: Evaluación del perfeccionamiento logrado
En esta etapa resulta necesario identificar las transformaciones que se producen y reflexionar sobre la efectividad que se ha logrado en el perfeccionamiento del proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental, así como las limitaciones encontradas.
La valoración periódica de ulteriores modificaciones resultantes de los cambios que acontecen en la institución y en su entorno son prioridades para la confección, aprobación e implementación de las alternativas de perfeccionamiento orientadas al proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental y su concreción en la praxis.
Se fortalece de esta manera el carácter innovador del proceso de preparación y se propone como procedimientos los siguientes:
1. Debatir trimestralmente, con la participación de los profesores y los responsables de archivos, las transformaciones y las limitaciones evidenciadas durante la implementación de la metodología para la preparación.
2. Formación de círculos de calidad para profundizar en el estudio y la preparación de los responsables de archivos y de las trasformaciones que acontecen en el proceso, con representación de todos los agentes participantes.
3. Inclusión de la temática referida a la preparación inicial de los responsables de archivos entre las líneas priorizadas de investigación científico pedagógica en el nivel de correspondiente, como vía para incentivar su tratamiento y profundización.
Precisiones para la implementación de la metodología.
Como parte de las precisiones que se realizan para implementar la metodología en la práctica pedagógica, resulta necesario esclarecer los aspectos más generales acerca de cuándo, cómo y con quién aplicar los instrumentos que se proponen para la obtención de la información referida al proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental.
El proceso de preparación de los responsables de archivos para la salvaguarda del patrimonio documental debe ser realizado con carácter procesal e integral, para que logre su objetivo. La aplicación de la metodología debe iniciarse al comenzar el periodo lectivo con la recogida de la información sobre la situación de partida y se mantiene durante el período de preparación, lo que requiere precisar la extensión que tienen el transcurso de estos, así como las evaluaciones a organizar dentro de ellos.
CONCLUSIONES
La consulta efectuada a las diferentes fuentes posibilitó la búsqueda de los fundamentos teóricos del problema investigado, se precisaron las bases teóricas de preparación de los responsables de archivos administrativos función de salvaguardar el patrimonio documental espirituano.
La evaluación de los resultados se garantizó a partir del análisis de los criterios asumidos acerca del proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos, se combinó el control inicial y final de las dimensiones de la variable dependiente nivel de perfeccionamiento del proceso de preparación de los responsables de archivos administrativos.
El diseño experimental que se empleó en la investigación para la implementación de la metodología en la práctica fue el pre-experimento pedagógico, durante los años 2017 y 2018.
El pre-experimento está orientado a comprobar la contribución de la metodología al cumplimiento del objetivo propuesto, al comparar los resultados obtenidos en los instrumentos inicial y finalmente, después de aplicada esta.
La propuesta aplicada provocó la trasformación del proceso de preparación de los responsables de los archivos administrativos deseada, por los que se puede valorar su pertinencia y posibilidades de aplicación en el contexto archivístico.
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* Licenciada en Educación. Especialidad Marxismo-Leninismo e Historia. arianna@ahpssp.yayabo.inf.cu , Archivo Histórico Provincial.