Juan Carlos Morales Intriago*
Gina Margarita Vélez Beltrán **
Universidad Técnica de Manabí, Portoviejo, Ecuador
e-mail: jcmorales@utm.edu.ec
Resumen
El presente trabajo se realizó con el objetivo de analizar el proceso de automatización en las bibliotecas públicas del cantón Portoviejo, este estudio utilizó la metodología cuantitativa, apoyada en el método descriptivo. Se realizó un diseño que contempla dos etapas: en la primera se revisa el estado del arte para fundamentar con teorías el presente estudio. En la segunda se diseña y aplica una tabla de cotejo con criterios e indicadores para caracterizar los procesos de automatización y mediante una entrevista al personal analizar las actividades desarrolladas en las bibliotecas públicas del cantón Portoviejo. Entre los resultados se considera que el estado actual de automatización en las bibliotecas es favorable, utilizan el sistema integral de gestión bibliotecaria KOHA, existe un ambiente fluido y asertivo, y de esta forma el usuario puede satisfacer su necesidad de información y el bibliotecario brindar un servicio eficiente. Las conclusiones hacen énfasis en la necesidad de mejorar el módulo de recuperación de información y el acceso a un catálogo público en línea.
Palabras clave: Procesos de automatización-bibliotecas públicas-sistema integrado de gestión bibliotecaria.
Abstract
The present investigation was carried out with the objective of analyzing the automation process in the public libraries of the Portoviejo canton, this study used the quantitative methodology, supported by the descriptive method. A design was carried out that contemplates two stages: in the first, the state of the art is reviewed to base the present study with theories. In the second, a comparison table with criteria and indicators is designed and applied to characterize the automation processes and, through an interview with the staff, analyze the activities carried out in the public libraries of the Portoviejo canton. Among the results it is considered that the current state of automation in libraries is favorable, they use the KOHA library management system, there is a fluid and assertive environment, and in this way the user can satisfy their need for information and the librarian can provide a efficient service. The conclusions emphasize the need to improve the information retrieval module and access to an online public catalog.
Keywords: Automation processes-public libraries-integrated library management system.
Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Juan Carlos Morales Intriago y Gina Margarita Vélez Beltrán (2019): “Análisis de los procesos de automatización en las bibliotecas públicas del Cantón Portoviejo”, Revista Atlante: Cuadernos de Educación y Desarrollo (enero 2019). En línea:
https://www.eumed.net/rev/atlante/2019/01/automatizacion-bibliotecas-publicas.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/atlante1901automatizacion-bibliotecas-publicas
INTRODUCCIÓN
La biblioteca pública es una institución democrática y se relaciona con el derecho a la información, que por su parte debe garantizar el acceso al conocimiento, la cultura, la educación y el ocio de acuerdo con sus funciones y a los dictados del Manifiesto de la UNESCO (Rodríguez, Cuevas y Suaiden 2014).
Las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC), forman parte de las actividades cotidianas que realizan las personas, son herramientas que han transformado los escenarios educativos, comerciales, comunicacionales y de entretenimiento. Con el desarrollo de las tecnologías han surgido nuevas posibilidades de soluciones para las instituciones, empresas, y organizaciones, no obstante, las bibliotecas están directamente relacionadas e influenciadas por el uso de las TIC, debido a su actividad sustantiva que es gestionar y proveer información.
La automatización hace muchos años dejó de ser una moda y se convirtió en una necesidad para las bibliotecas. La tecnología se transformó en una herramienta indispensable para el buen desempeño de los procesos y servicios, así como para el intercambio de información con otras bibliotecas (Gómez, 2016, p.5).
Es por eso que la automatización de bibliotecas forma parte de estas, brindando facilidad en las funciones bibliotecarias. Para un modelo básico de gestión y organización documental en las bibliotecas públicas se encuentran los Sistemas Integrales de Gestión Bibliotecaria (SIGB) para brindar servicios de calidad. Rodríguez y Sanchez (2015) refieren que la inserción de sistemas de gestión informáticos en las bibliotecas ayudará a contar con un sitio web propio para la difusión de los servicios que ofrecen.
El presente trabajo se enmarca dentro del campo de los procesos de automatización que deben llevar las bibliotecas, para lo cual se desarrolla un trabajo in situ en las tres Bibliotecas Públicas del Cantón Portoviejo, que permita diagnosticar los niveles de sistematización que presenta para atender sus usuarios.
METODOLOGÍA
La investigación se desarrolla a través de la metodología cualitativa apoyada en el método descriptivo. El diseño contempla dos etapas: En la primera se revisa el estado del arte para fundamentar con teorías el presente estudio. En la segunda se diseña y aplica una tabla de cotejo con criterios e indicadores para caracterizar los procesos de automatización y mediante una entrevista al personal, analizar los módulos que se desarrollan en las Bibliotecas públicas del cantón Portoviejo. Las instituciones objeto de estudio son: Biblioteca Pedro Elio Cevallos, Biblioteca del Gobierno Provincial de Manabí y Biblioteca de la Casa de la Cultura “Monseñor Luis Alfredo Carvajal Rosales”.
Estado del arte
Los aportes de las bibliotecas públicas han constituido bases de gran importancia para la circulación social de la información. A continuación, se comprenden diferentes conceptos:
Según la definición elaborada por la IFLA/UNESCO (2001) afirma: “Biblioteca pública es una organización establecida, respaldada y financiada por la comunidad, ya sea por conducto de una autoridad u órgano local, regional o nacional, o mediante cualquier otra forma de organización colectiva” (p.11).
Hernández (2013) establece que la biblioteca pública es el eje fundamental de la sociedad, crea un ambiente democrático donde pueden expresar y manifestar los valores culturales, en ella fomenta el uso de la información que esta a su vez genera conocimiento.
Goncalves y Olinto (2015) consideran que una biblioteca posee la información como materia, la tecnología como instrumento y el bibliotecario como mediador, un profesional que, por su actuación diaria, está muy próximo al usuario identificando sus necesidades de información.
Para Hernández, Romero y Gómez (2019) mencionan que la biblioteca es una institución pública, abierta universalmente, que en los últimos treinta años ha potenciado una dimensión educativa y social que incluye la facilitación del acceso a las tecnologías y los servicios de formación en competencias digitales.
A partir de estas conceptualizaciones, se puede decir que una biblioteca pública es un espacio abierto y accesible para cualquier tipo de persona sin distinción alguna, generando conocimiento a través de la información, creando programas y prestando servicios a la comunidad para satisfacer las necesidades educativas, informativas, culturales y de ocio.
El desarrollo de las tecnologías de la información y Comunicación (TIC) ha traído consigo cambios y usos sobre la misma.
Para Jaramillo y Moncada Patiño (2007) la exploración de las TIC en las funciones técnicas de la biblioteca pública, se define la incorporación de tecnologías como el proceso mediante el cual las bibliotecas adquieren e implementan hardware y software para desarrollar las actividades bibliotecarias o para proponer y diseñar nuevos servicios orientados a satisfacer las necesidades de sus usuarios.
Voutssás (2017) indica que las TIC es una herramienta para la modernización de procesos que facilita tanto el trabajo interno de las instituciones como servicios y productos de calidad. Así mismo, Abadal y Anglada (2017) afirma que cada día es más importante que una biblioteca pueda realizar procesos de automatización que ayuden a gestionar y brindar servicios de calidad.
Según Pelitti (2009) el acceso del personal bibliotecario a los beneficios de las TIC, en tanto dispositivos técnicos, se realiza sólo para la organización de bases de datos, producción de páginas webs, servicios de referencias por correo electrónico, catálogos en línea, entre otros, y en segunda instancia para los usuarios, mediante el acceso en sala a las computadoras para la propia exploración y usos.
Las bibliotecas públicas sin duda alguna, han generado una serie de transformaciones con el desarrollo e incorporación de las TIC, y no ajeno a esto, han creado un ambiente social en cuanto a los cambios positivos para acceder a la información, a través de herramientas que se utilizan para proveer servicios de calidad. Las TIC en las bibliotecas públicas gira en torno a dos ejes principales, la primera es la organización documental en bases de datos y la segunda es el acceso de los usuarios con los medios tecnológicos.
Las TIC han ayudado en la automatización de bibliotecas, siendo estas, un aporte fundamental en las actividades diarias que realiza el profesional de la información, en cuanto a la reducción de costos, tiempo, y recursos.
Los sistemas integrales de automatización de bibliotecas actuales están diseñados para facilitar la gestión de las bibliotecas a través de sus módulos, que abarcan las diferentes actividades que se llevaban a cabo dentro de ellas. (Aguilar, Bustamante, Olea y Sánchez, 2011)
Para Arriola y Montes (2014) un sistema integral de automatización de bibliotecas está compuesto por varios elementos llamados módulos, lo cuales se encuentran diseñados con el objetivo de ayudar a desempeñar de mejor forma las diferentes actividades que realiza una biblioteca.
Un Sistema Integral de Gestión Bibliotecaria es un conjunto de módulos para controlar las actividades bibliotecarias utilizadas como herramienta tecnológica, de tal manera que permita agilizar los procesos y optimizar recursos.
Según el Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Andalucía (2016), la guía de evaluación de sistemas de gestión de bibliotecas identifica los elementos claves para el análisis y evaluación de un SIGB.
4.1 Selección y adquisición. Se encarga de gestionar la elección e ingreso de materiales nuevos, mediante cualquiera de los procedimientos tradicionales: compra, canje o donación. Maneja, sobre todo, información bibliográfica (documentos seleccionados, perdidos, recibido).
4.2 Catalogación. Permite registrar el material de la biblioteca para su posterior recuperación. El objetivo es asistir y proporcionar las herramientas más potentes al proceso de catalogación o descripción de los fondos de la biblioteca, según la normativa internacional y la indización de los mismos, definiendo puntos de acceso controlados por autoridades.
4.3 Recuperación de información. Coordina todas las operaciones necesarias para que los usuarios puedan acceder a la información, ya sea bibliográfica, es decir, relacionada con los fondos de la biblioteca, o no bibliográfica, esto es, relacionada con la disponibilidad de ejemplares, con el historial de préstamos y reservas entre otros. Para ello, suele ofrecer diferentes opciones de búsqueda y recuperación de datos (simple, avanzada, mediante operadores booleanos u otras combinaciones) e incluso suele informar sobre fondos demandados que se encuentran en otras bibliotecas.
4.4 Circulación o préstamo. Facilita el seguimiento de los documentos que circulan entre las unidades del servicio y el exterior, gestionando préstamos, renovaciones, devoluciones y reservas. Resulta especialmente útil en la tramitación del préstamo interbibliotecario, por su mayor complejidad.
4.5 Publicaciones seriadas. La singularidad de este tipo de material hace que algunos sistemas integrados presenten un módulo específico para su tratamiento. Se centra principalmente en controlar la recepción, encuadernación y estado de la suscripción de las publicaciones seriadas, aún más difícil de gestionar cuando no se adquieren físicamente, sino en formato electrónico, por el necesario seguimiento de sus licencias de uso.
4.6 Estadísticas. Recoge datos sobre cada uno de los procesos y, tras su debido estudio, presenta resultados estadísticos, como, por ejemplo, el número de consultas efectuadas en el OPAC, el número de publicaciones seriadas registradas en un determinado periodo.
4.7 Administración y gestión. Facilita la organización de tareas relacionadas con los recursos humanos, técnicos y económicos de la biblioteca.
DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS
La tabla 1 muestra los resultados observados en las bibliotecas: Monseñor Luis Alfredo Carvajal Rosales (B1), Gobierno Provincial de Manabí (B2), Municipal Pedro Elio Cevallos (B3). Descritos a continuación según los módulos:
Módulo de recuperación de información. En las bibliotecas B1, B2 y B3 no existe un OPAC, lo que limitaría a los usuarios realizar procesos en línea como búsqueda y recuperación de los registros bibliográficos. Existe un ambiente fluido y asertivo con la comunicación, de esta forma el usuario podrá satisfacer su necesidad de información y el bibliotecario brindar un servicio eficiente.
Módulo de circulación o préstamo. Los préstamos realizados en las bibliotecas B1, B2 y B3, registran información de los usuarios, referente a: datos del usuario, del libro y detalles del préstamo. Los préstamos se realizan en periodos determinados de tiempo, los documentos de consulta únicamente se pueden renovar y reservar dentro de las instalaciones. Para facilitar el acceso al material, existe el servicio de estantería abierta excepto en la B3.
Módulo de administración y gestión. En las bibliotecas B1, B2 y B3 existen los medios informáticos para proveer el servicio de préstamo. Los documentos en las tres bibliotecas se encuentran ordenados de forma estandarizada, utilizando el sistema de clasificación Dewey, lo que permite tener un control riguroso para localizarlos. Las encargadas de las bibliotecas realizan las operaciones técnicas de forma organizada para que el material bibliográfico sea encontrado de manera eficaz.
Según las entrevistas realizadas a las bibliotecas B1, B2 y B3, determina que el estado actual de automatización es favorable para el tratamiento documental, utilizando un sistema de gestión bibliotecario KOHA, excepto la B2 que utiliza plantillas en libros de Excel. Para el proceso de automatización, las bibliotecas utilizan los módulos de: adquisición, catalogación, clasificación, circulación, publicaciones seriadas y estadísticas.
Módulo de selección y adquisición. La mayor parte de los documentos que se encuentran en las bibliotecas B1, B2 y B3 son adquiridos por donación y ocasionalmente por compra, después de seleccionar el material bibliográfico es registrado en las bases de datos. La B1 lo registra en el sistema KOHA, la B2 en libros de excel, mientras la B3 utiliza ambos softwares.
Módulo de catalogación. Las bibliotecas B1, B2 y B3 realizan la catalogación de manera obligatoria, la B1 y B3 utiliza el formato MARC, mientras que la B2 se rige con la Norma Internacional de Descripción Bibliográfica (ISBD), que son normativas estandarizadas, lo que permite campos de recuperación y búsquedas avanzadas de información. La B1 y B3 disponen de un catálogo que se encuentra en el sistema de gestión KOHA, su uso es exclusivamente interno, excepto la B2 que aun cuenta con el catálogo tradicional.
Módulo de publicaciones seriadas. Las bibliotecas B1, B2 y B3 cuentan con un espacio físico para colocar las publicaciones seriadas, de tal manera que facilita el acceso a la información.
Módulo de estadística. Las bibliotecas B1, B2 y B3 llevan registros de todas las actividades diarias que realizan, generando reportes e informes de acuerdo a las necesidades, así mismo, ejecutan estadísticas que permite especificar sobre el uso y calidad del servicio.
CONCLUSIÓN
Los datos obtenidos en los módulos, mostraron aspectos relevantes de comunicación con el usuario, considerando que se suministra de forma efectiva y asertiva. Así mismo el uso de las tecnologías genera un estado favorable de automatización, para mejorar servicios y organizar el conocimiento, utilizando sistemas integrales que accedan de forma remota.
La biblioteca Monseñor Luis Alfredo Carvajal Rosales y Municipal Pedro Elio Cevallos utilizan el sistema integral KOHA, software de código abierto que facilita al personal sobre el manejo y tratamiento documental. A nivel técnico el programa se caracteriza por tener normativas estandarizadas, lo que permite realizar búsquedas de información, ya sean simples o avanzadas. También generan un amplio número de reportes, informes y estadísticas que ayudan a medir la calidad de los servicios que ofrecen.
En la biblioteca del Gobierno Provincial de Manabí, los procesos técnicos los realizan de forma manual, por lo que no cuenta con un software que facilite las actividades bibliotecarias, es por esto, que se toma como limitación para la persona encargada de generar la búsqueda y recuperación de la información. Finalmente se considera que las bibliotecas continúan ofreciendo el catálogo tradicional, de tal manera que no existe el acceso a un catálogo público en línea.
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