Daineyis Romaguera Terrero *
Jessika Céspedes Martínez **
Universidad de Guantánamo, Cuba.
daineyisrt@cug.co.cuRESUMEN
Las limitaciones asociadas a la gestión de la calidad en el proceso docente educativo de la Universidad de Guantánamo y su impacto en el Sistema de Control Interno, motivan esta investigación en busca de una solución coherente con las exigencias actuales, se parte del estudio de los aspectos teóricos-conceptuales y normativos asociados al tema y realiza una sistematización de sus principales componentes y características, como soporte epistemológico para la concepción de un perfeccionamiento del sistema de control interno diseñado en esta organización que asegure la integración de todos los procesos y subprocesos que tienen lugar en la universidad.
Para ello se presenta una caracterización de la organización que ilustra su creación con la nueva integración de las universidades del territorio. Con la utilización de métodos y técnicas de la investigación permitieron conocer científicamente el estado actual del control interno vinculado al proceso docente educativo, concretar las principales deficiencias que lo limitan y su relación con los factores organizacionales. Esto permitió la fundamentación de la propuesta de solución a la problemática y la argumentación de la pertinencia de la investigación.
Palabras claves: control – información – proceso- metodológico- evidencias- procedimiento- docente - educativo.
SUMMARY
The limitations associated to the administration of the quality in the educational educational process of the University of Guantánamo and their impact in the System of Internal check, motivate this investigation in search of a coherent solution with the current demands, he/she leaves of the study of the theoretical-conceptual and normative aspects associated to the topic and he/she carries out a systematizing of their main components and characteristic, like support epistemológico for the conception of an improvement of the internal check system designed in this organization that the integration of all the processes and subprocesos that take place in the university assures.
For it is presented it a characterization of the organization that illustrates their creation with the new integration of the universities of the territory. With the use of methods and technical of the investigation they allowed to know the current state scientifically from the tied internal check to the educational educational process, to sum up the main deficiencies that limit it and their relationship with the organizational factors. This allowed the foundation from the solution proposal to the problem and the argument of the relevancy of the investigation.
Passwords: control - information - I process - methodological - you evidence - procedure.
Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Daineyis Romaguera Terrero y Jessika Céspedes Martínez (2018): “Procedimiento para el perfeccionamiento del Control Interno vinculado al proceso docente educativo en la Universidad de Guantánamo”, Revista Atlante: Cuadernos de Educación y Desarrollo (febrero 2018). En línea:
https://www.eumed.net/rev/atlante/2018/02/control-interno-docente.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/atlante1802control-interno-docente
Introducción
En el ámbito de la Educación Superior, específicamente en el área de la formación profesional, se busca en la actualidad, desarrollar en los estudiantes una conciencia laboral, así como disciplina y responsabilidad en el trabajo, que debe lograrse como parte de la evaluación del aprendizaje1 .Con la puesta en vigor de la Resolución No. 60/2011 de la Contraloría General de la República (CGR) se reconoce el desarrollo de nuevos términos relacionados con el control interno a diferencia de lo que hasta ahora se identificaba sólo con la perspectiva contable, la nueva resolución introduce cuestiones novedosas que han aportado elementos generalizadores para elaborar e implementar adecuadamente los Sistemas de Control Interno, de manera que cada entidad, entre otras cuestiones, elaboren los procedimientos a aplicar en cada proceso o subprocesos y éstos deben contener el conjunto de modelos y documentos que se necesitan utilizar en la entidad y las instrucciones para su confección, demostrando que el control interno es una herramienta útil mediante la cual la administración logra asegurar la conducción ordenada y eficiente de las actividades de cualquier organización (Pérez Ruiz, 2013, pág. 1), las autoras coinciden con lo planteado en la Resolución 60/11 que todos los trabajadores de una entidad deben tener conocimiento claro del Sistema del Control Interno diseñado y asegurar un adecuado funcionamiento del mismo para prevenir, detectar y corregir los riesgos y debilidades a los que está expuesta la entidad tanto en lo interno como en lo externo.
La novedad científica de esta investigación reside en el perfeccionamiento del sistema de control interno para el proceso docente educativo, con énfasis en la elaboración de un procedimiento que integre los subprocesos: trabajo metodológico y el proceso docente, desde el enfoque de los cinco componentes y normas que conforman su estructura, atemperado a las características de la universidad, con el propósito de contribuir a la eficiencia, eficacia y efectividad en el proceso y el cumpliendo de los elementos establecidos en la Resolución 60/11 de la Contraloría General de la República.
Desarrollo
1-Componentes del control interno
El sistema de control interno se estructura por 5 componentes: ambiente de control, gestión y prevención de riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión y monitoreo, los cuales se estructuran por normas, todas relacionadas entre sí, para lograr los objetivos de la organización (Gaceta oficial extraordinaria no.13 del 3 de marzo 2011). Este modelo entre sus particularidades plantea: la integralidad, considerando la totalidad de los procesos, actividades y operaciones, con un enfoque sistémico y participativo de todos los trabajadores; la flexibilidad, respondiendo a sus características y condiciones propias, permitiendo su adecuación, armonización y actualización periódica; y la razonabilidad, diseñado para lograr los objetivos del Sistema de Control Interno con seguridad razonable y satisfacer, con la calidad requerida, sus necesidades, reconociendo la existencia de limitaciones y riesgos en los procesos, actividades y operaciones, originados por errores en interpretaciones de normas legales, en la toma de decisiones, por acuerdos entre personas y al evaluar la relación costo – beneficio. Define al control interno como "el proceso integrado a las operaciones, con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporcionando una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas". (Contraloría General de la República de Cuba, 2011, pág. 39). La resolución No. 60/2011 “Normas del Sistema de Control Interno” establece en su artículo 18 que “los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades que tienen implementados sistemas de gestión, integran estos al Sistema de Control Interno”, de ahí la importancia de perfeccionar el sistema de control interno de la universidad a uno de sus procesos claves o sustantivos (proceso docente educativo).
2- El Control Interno en el proceso de Formación del Profesional (Trabajo Metodológico - Proceso docente educativo).
Es hoy una verdad notoria que, con independientemente de sus funciones, tamaño o sector, toda organización produce documentos como soporte y evidencia de las actividades que realizan. Y es un hecho probado que la inexistencia de éstos por la inadecuada gestión o no conservación de los mismos incurre en una violación del sistema de control interno así como pone en peligro el cumplimiento de los objetivos estratégicos (Romaguera Terrero, Camilo Momblanc, 2017, pág. 27), generando un costo mayor en su consecución. Estos argumentos justifican la realización de un diagnóstico del sistema de control interno al proceso de formación de la Universidad de Guantánamo para la fundamentación de una propuesta destinada a la solución de las problemáticas identificadas, relacionadas con el cumplimiento y control eficaz y sistemático de la Resolución 210/2007 del MES, que rige el Reglamento Docente Metodológico en la Educación Superior.
El proceso de formación del profesional atendiendo a cómo actúa y se desarrolla, está compuesto por dos subprocesos: el proceso de Trabajo Metodológico y el subproceso de Trabajo Docente Educativo, el cual se compone de dos subprocesos fundamentales para su ejecución: dinámica e impartición de la actividad docente-educativa y la evaluación del aprendizaje. Este último, es un elemento importante en el proceso docente educativo, puesto que es quien controla sus resultados y sirve de guía para su dirección .
3- Caracterización de la organización objeto de Estudio. Universidad de Guantánamo “Casa de Ciencia y Progreso”
El 5 de septiembre de 2014 se inaugura la Universidad de Guantánamo (UG), uno de los centros de Educación Superior que adquiere mayor fortaleza para lograr la calidad y pertinencia en el trabajo que desarrolla. El sistema de gestión puesto en funcionamiento en la Universidad de Guantánamo está enfocado hacia los procesos y concebido para integrar la gestión universitaria en todos los ámbitos, sobre todo entre la planeación estratégica, la gestión de la calidad de los diferentes procesos y el sistema de control interno. En el marco de la actualización del modelo económico la educación superior cubana se encuentra inmersa en un proceso de integración en función de elevar sus potencialidades para la obtención de la racionalidad, la eficiencia y la profesionalidad en el cumplimiento del encargo social. Esto presupone el escudriñamiento a lo interno de sus procesos sustantivos y estratégicos y también de aquellos que le sirven de apoyo.
3.1 Diagnóstico al Control Interno en el proceso de Formación del Profesional (Trabajo Metodológico - Proceso docente educativo) de la Universidad de Guantánamo.
Teniendo en cuenta que el proceso de formación del profesional lo integra dos grandes subprocesos (trabajo metodológico y el proceso docente-educativo) con particularidades y exigencias diversas, la investigación exige efectuar diagnósticos independientes, es decir, en primer orden centrar la atención en el subproceso del trabajo metodológico en los diferentes niveles organizativos y posteriormente en el subproceso docente-educativo y en consecuencia definir un procedimiento de Control Interno que los integre. Es importante reiterar que estos subprocesos si se analizan de manera independiente dada la complejidad de sus características y funciones, pueden ser tratados por sus responsables y participantes como procesos en sí, por lo cual en esta investigación al referirse a los mismos han sido definidos indistintamente con ambos enfoques.
Para la realización del diagnóstico en los subprocesos antes mencionados, se realizó una revisión de todos los documentos existentes en los departamentos de las siete facultades que integran la universidad. Se aplicó la guía de autocontrol general de la contraloría, que sirvió de herramienta para evaluar los elementos generales establecidos en la resolución 60/11, además se evaluaron los elementos relacionados en la Resolución 210/07. Se aplicaron encuestas y se realizaron entrevistas que permitieron conocer el estado actual del control interno en el proceso de formación de profesional (trabajo metodológico y el proceso docente educativo).
A continuación se describen los resultados obtenidos, mediante la aplicación de estas herramientas, las cuales permitieron determinar las deficiencias existentes en ambos subprocesos.
Al analizar el componente Ambiente de Control se verificó que en las facultades se tienen implementadas las normas o reglas aplicables para el desarrollo de una cultura ética y cuenta con la preparación política e ideológica requerida para formar profesionales bajo las exigencias actuales que precisa el país, están confeccionados los profesiogramas con la descripción de los puestos de trabajos de cada trabajador y están elaborados sus planes de capacitación y desarrollo a partir de la determinación de las necesidades y los resultados de evaluación. Cada cuadro tiene un plan de superación y desarrollo que incluye objetivos y cumplimientos, el Jefe de Departamento tiene un control minucioso de sus trabajadores a partir de los elementos principales para la evaluación del desempeño. El personal docente tiene elaborado su plan de trabajo individual, anual y mensual relacionado con el proceso en interés de asegurar el cumplimiento de su misión y de las disposiciones legales asociadas con el trabajo docente metodológico. Existen actividades de capacitación en las diferentes áreas en función de las deficiencias y aspectos que conspiran contra la calidad del trabajo y el cumplimiento de las funciones asignadas. A través de encuestas realizadas por las facultades los estudiantes reconocen la maestría pedagógica del claustro y la influencia que ejercen en su formación integral así como su condición de educadores ejemplares. Se tienen establecidos los requisitos de idoneidad que deben cumplir los diferentes cargos, evidenciándose en evaluaciones anuales y mensuales de desempeño de la profesión a través de diferentes indicadores y modelos establecidos por los Jefes de Departamentos, concretándose en los planes de resultados de cada docente. Se mantienen actualizados los documentos relacionados con la estructura organizativa de la universidad, así como en las diferentes facultades, las responsabilidades de cada uno de los implicados en el proceso se encuentran bien definidas en la Resolución 210/07. En la universidad se han elaborado documentos que constituyen las normas y reglas aplicables a los procesos administrativos, los cuales están visibles en la página web, éstos son: la planeación estratégica, plan de prevención de riesgos, manual de normas y procedimientos, plan de presupuesto, proyectos, plan de trabajo anual, resoluciones y normas relacionados con los recursos humanos, incluyendo el convenio colectivo de trabajo, entre otros. Al analizar este componente se detectaron deficiencias relacionadas con el proceso de formación del profesional en el subproceso de pregrado, las mismas se relacionan a continuación.
Al evaluar el componente Gestión y Prevención de Riesgos, se debe tener en cuenta que para que los subprocesos funcionen adecuadamente se necesita de una buena planificación y organización por parte de los implicados, esto trae consigo la identificación de una serie de riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos. Para cumplir con los objetivos de esta investigación es preciso establecer los elementos que se relacionan con el subproceso del trabajo educativo y el proceso docente educativo, permitiendo esto la identificación de los riesgos por cada elemento que conforman el trabajo metodológico, así como las posibles medidas a tomar para minimizar su impacto. Para llevar a cabo la identificación de estos elementos se comprobaron en cada facultad el análisis y estudio de los riesgos así como la determinación de los objetivos de control y la elaboración del plan de prevención.
Las debilidades en este componente se basan en que los elementos para estos subprocesos no se encuentran correctamente definidos, lo que provoca que no estén bien identificados los riesgos internos y externos, que los objetivos de control no están determinados, ni elaborados el Mapa de Riesgos y Plan de Prevención de Riesgos y no se tengan identificados las posibles manifestaciones negativas por cada actividad o en el subproceso de manera general. En los planes de prevención revisados en los departamentos los riesgos identificados responden a la custodia de los recursos que se destina para la formación del profesional, pero no a la misión de la universidad, a su objeto social ni a los elementos relacionados con el trabajo metodológico y el proceso docente educativo y además no se utiliza como una herramienta de trabajo para lograr el seguimiento y control del cumplimiento de las medidas planificadas en el mismo.
Para la evaluación del componente Actividades de Control fue necesario definir previamente los elementos relacionados con los subprocesos (trabajo metodológico y el proceso docente educativo), por tratarse de subprocesos específicos de la UG que no se incluyen en los cuestionarios con enfoque empresarial emitidos por la CGR.
Se utilizó como herramienta el cuestionario, con el objetivo de obtener una definición de los elementos y tareas propias de estos subprocesos que permiten valorar cuáles se desarrollan de acuerdo a las resoluciones establecidas (210/07 MES y la 120/07 MES), con vistas a proponer el procedimiento en el capítulo siguiente, resultando las siguientes:
La UG en su empeño por lograr los objetivos generales de la formación de profesionales, específicamente en el proceso docente educativo y desde las experiencias de los colectivos metodológicos en el curso se gestiona el proceso de formación en las diferentes modalidades de estudio, posibilitando que las actividades académicas presenciales y semipresenciales se desarrollen con calidad y con el objetivo supremo de formar profesionales competentes y comprometidos con la Revolución, en tal sentido, el trabajo metodológico constituye una prioridad permanente de la universidad, con vistas a elevar la calidad del proceso docente educativo desde la instrucción, lo que requiere del empleo de nuevos métodos y estilos de trabajo que propicien el aprendizaje creativo en los estudiantes, aspecto a considerar durante todo el proceso de planificación, unido a esto lograr un proceso dialéctico de educación-instrucción.
El diagnóstico realizado mostró avances que se expresan en las actividades metodológicas desarrolladas, no obstante los resultados de los indicadores académicos demuestran que aún es insuficiente el trabajo en el eslabón base, por lo que se hace necesario el fortalecimiento de las actividades encaminadas al mejoramiento de estos resultados.
Las debilidades en este componente para el subproceso, se centran en que las actividades de control están incorrectamente definidas y documentadas en procedimientos, y se evidencia en:
En el componente Información y Comunicación se evidencia como fortaleza que los canales de comunicación están definidos para facilitar la información entre los responsables del proceso y los estudiantes, los cuales son: reuniones de colectivos de años, reuniones de disciplina, reuniones de departamentos, así como los claustros realizados en las facultades, además de las reuniones establecidas para los vicedecanos docentes con el área de formación de la universidad. Se pudo detectar como debilidades que no se tiene elaborado el sistema de información que defina el flujo informativo documental para indicar el emisor y receptor de los registros necesarios; y que delimiten el origen, destino y coordinaciones de toda la documentación asociada al proceso. También se evidencia que no están establecidas las políticas para evaluar la calidad de la información que permita la obtención de datos correctos, esto conlleva a que no se disponga de información fiable y oportuna.
En el componente Supervisión y Monitoreo el control interno en estos subprocesos nunca ha sido evaluado por el Comité de Prevención y Control de las facultades, por lo que no existe evidencia documental asociada al control del mismo que permita determinar la eficacia de su funcionamiento, y se considera una debilidad.
Teniendo en cuenta lo antes expuesto se procede a elaborar un procedimiento para perfeccionar el control interno en la Universidad de Guantánamo vinculado a los subprocesos trabajo metodológico y proceso docente- educativo.
Procedimiento de Control Interno para los subprocesos trabajo metodológico y proceso docente educativo.
Este procedimiento consta de 5 etapas fundamentales, las cuales dan un tratamiento directo a los elementos del control interno según resolución 60/11 CGR y el Reglamento Metodológico 210/07 del MES, con el fin de lograr una integralidad en ambas resoluciones. (Ver figura 1).
Primera etapa: se determina el objetivo que se persigue con el procedimiento de control propuesto para el proceso objeto de estudio y su alcance.
Segunda etapa: se definen los procesos, subprocesos, objetivos metodológicos y de control. Los objetivos de control de los procesos y subprocesos están orientados al cumplimiento de los objetivos metodológicos.
Tercera etapa: consiste en la determinación de las responsabilidades y autoridades de los procesos desagregadas en subprocesos. A partir de esta etapa los elementos del procedimiento se determinan en correspondencia con las especificidades de cada subproceso fijando además las responsabilidades en cuanto a la planeación, organización, revisión, actualización, aprobación y supervisión de cada subproceso.
Cuarta etapa: en esta etapa se identifican la documentación de los procesos desagregadas por cada subproceso con sus responsables y se definen las actividades y tareas que en éstos se realizan.
Quinta etapa: establece la determinación de los flujos de información de los procesos y subprocesos, en correspondencia con la documentación definida en la etapa anterior.
Sexta etapa: constituye la evaluación del proceso y sus subprocesos, detectando las deficiencias existentes en cada uno.
Séptima etapa: se elabora un plan de medidas respecto a las deficiencias detectadas en la etapa anterior, permitiendo un plan de acciones continuas y puntuales que permitan eliminar las deficiencias.
Conclusiones
El diagnóstico realizado por componentes del Control Interno permitió identificar las deficiencias existentes en los subprocesos: trabajo metodológico y proceso docente educativo.
El procedimiento para el perfeccionamiento del control interno en los subprocesos: trabajo metodológico y proceso docente educativo contribuye a la eficacia y eficiencia en la gestión del proceso de formación del profesional.
Recomendaciones
Presentar e implementar el procedimiento propuesto a la dirección de la universidad para su posterior aplicación.
Bibliografía
*Licenciada en Contabilidad y Finanzas. Facultad de Ciencias Económicas, Universidad de Guantánamo, Cuba. Profesora asistente. Facultad de Ciencias Económicas, Universidad de Guantánamo. Cuba.