2.11. Balance de situación proforma

El balance de situación proforma se define como el estado que presenta la situación financiera de una empresa en una fecha futura.

En la elaboración de presupuestos, el balance de situación proforma se utiliza para mostrar el efecto de las operaciones planeadas de la firma sobre la situación financiera de la misma. Además es útil como medio para reunir las cifras presupuestadas con el fin de revisar su consistencia.

Básicamente existen dos procedimientos para proyectar el balance de situación. El primero y más formal es expresar los presupuestos en forma de asientos de diario y pasarlos a una hoja de trabajo para llegar así al balance general para el fin del periodo. Las cifras iniciales son las de los saldos reales o las de los saldos estimados del año anterior al de vigencia del presupuesto. El segundo procedimiento se basa en que el balance de situación puede estimarse con bastante precisión del conocimiento de las principa­les partidas del estado de resultados presupuestado, del presupuesto de caja y del presupuesto de inversiones de capital, sin ligar los estimados en un paso a paso con las ventas, las compras y los planes de fabricación.

2.11.1. Estimación de las diferentes partidas del Balance de Situación

Bajo el procedimiento simplificado para preparar el balance de situación proforma, las principales partidas del activo, pasivo y patrimonio se determinan como sigue:

ACTIVO
Activo corriente

Efectivo

El saldo final de caja se obtiene como resultado del desarrollo del presupuesto de caja, cuyo procedimiento se describe en el punto 2.11.2.

Cuentas por cobrar - clientes

Las cuentas por cobrar a clientes se estiman de acuerdo con el monto de ventas presupuestado y el periodo medio de cobro previsto.

Otras cuentas por cobrar

Las otras cuentas por cobrar, que resultan de transacciones no realizadas con clientes, se determinan en base a la experiencia anterior y a las operaciones futuras previstas.

Inventarios

Los saldos finales de los inventarios de materias primas, productos en proceso y productos termi­nados se obtienen de los presupuestos respectivos.

Gastos pagados por adelantado

La estimación de los gastos pagados por adelantado se hace to­mando en consideración la experiencia de años anteriores y las operacio­nes futuras previstas.

Valor original de activos fijos

El presupuesto de inversiones de capital, que incluye los desembolsos previstos para ampliaciones de la planta, reemplazos y traslados, proporciona las bases para estimar les valores presupuestados del activo fijo.

Depreciación acumulada

Los cargos anuales por depreciación, incluidos en los presupuestos de gastos de fabricación, administración y ventas, permiten establecer el saldo final de las diversas cuentas de depreciación acumulada.

Otros activos

Se presupuestan de acuerdo a los saldos de años anteriores, teniendo en cuenta cualquier cambio previsto.

PASIVO
Pasivo corriente

Préstamos bancarios a corto plazo

Los préstamos bancarios se establecen conforme a la utilización por parte de la empresa de éste tipo de financiamiento.

Cuentas a pagar - proveedores

Las cuentas a pagar a proveedores se estiman teniendo presente el volumen de compras previsto y el periodo medio de pago.

Otras cuentas por pagar

Otras cuentas por pagar se presupuestan de acuerdo al comportamiento de años anteriores y a los cambios esperados.

Otras partidas del pasivo corriente

Otras partidas del pasivo corriente tales como dividendos por pagar, impuestos sobre la renta por pagar y gastos acumulados por pagar, se establecen según los movimientos previstos y la situación que se espera prevalecerá a la fecha del balance.

Pasivos a largo plazo

Los pasivos a largo plazo se determinan conforme a los requerimientos que tenga la empresa de ésta forma de financiamiento.

PATRIMONIO

El patrimonio o capital contable de una empresa representa la financiación de activos proveniente de los aportes directos de los socios. La terminología que se utiliza en ésta sección del balance difiere según las formas de organización; por ejemplo, en la sociedad anónima, los derechos de los propietarios están representados por el capital en acciones.

El patrimonio aumenta con la utilidad del ejercicio (rubro final del estado de resultados) y disminuye cuando las utilidades se distribuyen a los accionistas, en forma de dividendos en efectivo.

Estimar el movimiento del patrimonio de una empresa no ofrece mayores dificultades ya que se dispone de los suficientes elementos de juicio para obtener las cifras respectivas.

De acuerdo con el método descrito para proyectar el balance de situa­ción, la partida de cuadre constituyen el efectivo o los préstamos a corto plazo. Si el total del activo presupuestado excede al total del pasivo más el patrimonio, es obvio que se requerirán préstamos a corto plazo para financiar las operaciones de la empresa. Si el total del activo es inferior al total del pasivo más el patrimonio, la diferencia se añade al saldo de efectivo presupuestado a fin de nivelar los dos la­dos de la hoja de balance.

2.11.2. El Presupueste de Caja

El presupuesto de caja tiene como finalidad la estimación de los ingresos y los desembolsos de efectivo durante un tiempo determinado, así como establecer las necesidades de financiamiento.

El saldo de efectivo al final de un período es igual al efectivo disponible al comienzo del periodo más (o menos) la di­ferencia entre los ingresos y los desembolsos de caja durante el mismo lapso de tiempo.

Al anotar la corriente de efectivo esperada de una empresa, para un determinado periodo de tiempo, es posible establecer hasta que punto, si es necesario, va a requerirse financiamiento externo.

Es importante que las necesidades de efectivo se establezcan con anterioridad a la necesidad real, debido a que la firma que busca un préstamo con varios meses de
anticipación tiene mejores posibilidades de conseguir una fuen­te de dinero en condiciones que no se conviertan en una carga excesiva.

Si no es posible obtener financiamiento externo en condiciones aceptables, el conocimiento con tiempo de una estrechez financiera permite a la gerencia preparar un programa de recortes en gastos planeados, negociar condiciones adecuadas de pago con los proveedores, acelerar cobros y tomar otras medidas con miras a superar los periodos críticos.

Si bien el presupuesto de caja esta relacionado íntimamente con el plan de ventas, los presupuestos de gastos y el presupuesto de inversiones de capital, existe una diferencia esencial entre el presupues­to de efectivo y los demás presupuestos. El presupuesto de caja tiene que ver con la planeación de las entradas y salidas de dinero, en tanto que los demás presupuestos tienen que ver con la planeación de las tran­sacciones de bienes y servicios de la firma.

Desarrollo del Presupuesto de Caja

La siguiente es una forma muy utilizada del presupuesto de caja.

Saldo inicial de caja

Mas: Ingresos

Recaudación de clientes

Venta de activos fijos

Aportes de capital

Otros ingresos

Total de caja disponible

Menos: Desembolsos

Compras de materias primas

Insumos varios

Nómina

Gastos financieros

Adiciones a activos fijos

Dividendos

Impuestos

Otros egresos

Total desembolsos

Superávit o ( déficit ) de caja

Financiamiento:

Nuevos préstamos

Pago de préstamos

Intereses por nuevos préstamos

Saldo final de caja

Un típico presupuesto de caja a corto plazo cubre doce meses. Normalmente se prepara sobre una base mensual, pero si se atraviesa por periodos de iliquidez puede ser aconsejable desarrollar presupuestos de caja semanales.

Los presupuestos ya establecidos para ventas, producción, com­pras de materiales, compras y ventas de activos fijos y otros planes operativos proporcionan una base adecuada para estimar los principales renglones de entradas y salidas de efectivo.

A continuación se describe como se estima cada una de las partidas que componen éste presupuesto.

Saldo inicial de caja

Constituye el dinero en caja y en bancos al principio del periodo cubierto por el presupuesto.

Ingresos de caja

Recaudación de clientes

Representa la estimación de las cantidades que se recibirán por los pagos de clientes, tanto por ventas al contado como por recuperación de la cartera según las condiciones de crédito de la empresa.

Venta de activos fijos

En esta línea debe indicarse el efectivo proveniente de cualquier venta de activos fijos prevista.

Aportes de capital

Corresponde a los aportes de capital en efectivo de los propietarios de la empresa.

Otros ingresos en efectivo

Los ingresos de efectivo correspondientes a entradas menores se anotan en ésta línea. Si se espera entradas importantes de efectivo por otros conceptos se deben indicar en líneas separadas, especificando claramente su origen.

Total de efectivo disponible

La suma del saldo inicial de caja más todos los ingresos en efectivo que se esperan deben anotarse en esta línea.

Desembolsos de caja

Compras de materias primas

Los desembolsos en efectivo por compras de materias primas dependen del saldo inicial de cuentas por pagar a proveedores, del monto de compras previsto y de las condiciones de pago acordadas con los proveedores.

Insumos varios

Corresponden a los pagos en efectivo por los diversos insumos que requiere la empresa y que constan en los presupuestos de fabricación, administración y ventas.

Nómina

Los desembolsos en efectivo por nómina se obtienen de los diferentes presupues­tos de producción, ventas y administración. Se debe tener cuidado de incluir los beneficios sociales que requieren el pago en determinados periodos del año.

Gastos financieros

Los gastos financieros que deben cancelarse en efectivo por préstamos existentes se anotan en esta línea

Adiciones a activos fijos

Los planes de la gerencia respecto a la adquisición de terrenos, edificios, maquinaria, equipo, muebles y otros activos fijos que serán registrados como tales, se obtienen del presupuesto de inversiones de capital. Los desembolsos para pagar estas adquisiciones deben constar en el presupuesto de caja.
Dividendos

La gerencia general de la compañía debe ser consultada para estimar los pagos de dividendos en efectivo.
Impuestos

Se debe mantener un calendario de impuestos indicando las fechas de pago para cada tipo de obligación.

Otros egresos

Los egresos de efectivo correspondientes a rubros no señalados anteriormente se incluyen en esta línea.

Superávit (déficit) de caja

Al deducir los desembolsos de efectivo del total de caja disponible (saldo inicial + ingresos) se obtiene un superávit o un déficit de caja. Esta situación conducirá a tomar decisiones sobre inversiones temporales en el caso de superávit o sobre financiamiento en el caso de déficit.

Nuevos préstamos

En esta línea se debe indicar el monto requerido de financiamiento a corto plazo.

Pago de préstamos

Los pagos del principal de las deudas contraídas por la firma deben incluirse en esta sección. Aunque en la ilustración se incluye una línea de total, se debe establecer líneas separadas para cada tipo préstamo.

Intereses por nuevos préstamos

Los pagos de intereses por el nuevo financiamiento deben registrarse en esta línea.

Saldo final de caja

Representa el dinero en caja y bancos al final del periodo.

2.11.3 Presupuesto de Gastos Financieros

Los gastos financieros incluyen las erogaciones y aplicaciones de erogaciones previas relacionadas con la obtención de recursos ajenos necesarios para el desenvolvimiento de las actividades de la empresa y por los cuales debe cubrir prestaciones tales como intereses y comisiones sobre préstamos a corto y largo plazo, sobre emisión de obligaciones y otros.

Los intereses relacionados con los préstamos a largo plazo, por lo general destinados a financiar las adquisiciones de activos fijos, son gastos que se conocen con exactitud y por lo mismo no ofrecen dificultad al presupuestarlos.

Los intereses y comisiones sobre préstamos a corto plazo, para financiar parte del capital de trabajo, son gastos que por lo general se determinan una vez concluido el Presupuesto de Caja; es decir, cuando se conocen las necesidades de financiamiento del presupuesto.