2.3. El Presupuesto de Producción e Inventarios

En el desarrollo del presupuesto de operación de una empresa manufacturera, los requerimientos del plan de ventas deben convertirse en necesidades de producción. A su vez, la planeación de la produc­ción implica el lograr un adecuado equilibrio entre ésta, las ventas y los inventarios.

2.3.1. Consideraciones generales sobre producción e inventarios.

El presupuesto de producción constituye un estimado de la cantidad de bienes que la empresa debe fabricar durante un periodo de tiempo determinado. Para esto es necesario convertir el volumen de ventas planeado en términos de unidades a producir como base para pre­parar los presupuestos de los distintos aspectos de la actividad fabril.

El desarrollo del plan de producción supone la adopción de políticas relacionadas con lograr estabilidad y eficiencia en la fabricación, una mejor utilización de las instalaciones fabriles y niveles adecuados de inventarios de productos terminados y en proceso.

Lo anterior implica el considerar dos tipos de problemas específicos: la planificación de la producción y la planificación de los inventarios.

Planificación de la Producción

En las empresas manufactureras es necesario establecer con anticipación y de acuerdo con el presupuesto de ventas, el volumen de producción a obtener durante el período presupuestado.

El presupuesto de producción debe calcularse para cada clase de producto y por departamentos en términos de cantidades de unidades físicas.

Las bases esenciales para desarrollar un plan de producción adecuado son:

a) Establecer las necesidades totales de producción en términos de unidades
de productos terminados.

1. Determinar la capacidad de trabajo de la planta y equipo.
2. Acorde con lo anterior, estudiar la necesidad o no de aumentar la capacidad actual de la planta.
3. Establecer la disponibilidad de materias primas y de mano de obra calificada

e) Examinar el efecto de la duración del proceso de producción.

A continuación se analiza cada uno de los aspec­tos arriba señalados.

a) Necesidades totales de producción

Las necesidades totales de producción no son sino la conver­sión del plan de ventas en términos de unidades a fabricar, teniendo en cuenta las políticas de la dirección respecto a los inventarios de productos terminados

Una vez establecidas las políticas respecto a los inventarios de productos terminados, las necesidades totales de producción se obtienen del cálculo siguiente:

Presupuesto de ventas

Mas: Inventario final planeado de productos terminados

Necesidad total

Menos: Inventario inicial de productos terminados

Presupuesto de producción

Una vez desarrollado el presupuesto anual de producción, el paso siguiente es distribuirlo en períodos intermedios a lo largo del ejercicio.

El presupuesto de ventas al ser fraccionado en trimestres, meses y aún semanas refleja el comportamiento estacional del mercado. El presupuesto de producción puede o no estar afectado por estas fluctuaciones; en último término, depende de las circunstancias existentes y de la política que al respecto adopte la administración; de todas maneras, sus variaciones no serán similares a las variaciones de las ventas. Un presupuesto de ventas realista debe seguir las altas y bajas que se esperan en el volumen de ventas a lo largo del año. El presupuesto de producción tratará de estabilizar la producción a un mismo nivel, aún cuando exista más de un nivel en el curso del año. El inventario de productos terminados cubre la diferencia de comportamiento que existe entre las ventas y la producción más o menos estable. Esto significa que el inventario reflejará en forma inversa el comportamiento estacional de las ventas.

b). Capacidad de trabajo de la planta y equipo

La planificación de la producción en una empresa manufacturera obliga a considerar los aspectos relacionados con la capacidad de trabajo de la planta y equipo disponibles y con las nuevas adiciones de activos fijos que deben hacerse, con miras a mantener un adecuado equilibrio entre todos los procesos fabriles.

Al hablar de capacidad de la fábrica debe distinguirse entre capacidad máxima, normal y mínima.

La capacidad máxima de una fábrica para producir sería la alcanzada funcionando todo el tiempo sin ningu­na limitación por demoras y retrasos de cualquier índole. Desde el punto de vista práctico, la capacidad normal se encuentra entre el 75 y el 85 % de la capacidad máxima, teniendo en cuenta la naturaleza y circunstancias de cada fábrica y la eficiencia en sus operaciones. La relación entre la capacidad normal y la capacidad máxima permite estimar la capacidad de trabajo no apro­vechada.

La capacidad mínima o en el punto de equilibrio es aquella que debe lograrse para no perder y depende del volumen mínimo de ven­tas, con el cual la empresa ni gana ni pierde. El cabal conocimiento de estos aspectos permite un mejor planeamiento de la producción y, por lo mismo, la reducción de los costos.

c) Aumento de la capacidad actual de producción

En estrecha relación con el presupuesto de producción y al efectuar el análisis de la capacidad actual de la fábrica, es preciso formular el presupuesto de inversiones en activos fijos o presupuesto de capital, con miras a satisfacer las exigencias de la producción, a perfeccionar los procesos actuales o a desarrollar nuevos productos.

d) Disponibilidad de materias primas y de mano de obra calificada

Existe una íntima relación entre el volumen de producción y la disponibilidad de materias primas. Determinados aspectos relacionados con la adquisición de materias primas deben evaluarse cuidadosamente; entre estos, merecen destacarse el carácter perecedero o no de las mismas, los precios, la calidad y la cantidad económica de pedido.

La disponibilidad de mano de obra calificada y el tiempo necesario para el entrenamiento de los trabajadores afectan en forma de­cisiva los planes de producción.

e) Duración del proceso de fabricación

Al formular el calendario de producción, dentro del presupuesto respectivo, debe tomarse en cuenta la influencia que sobre el mismo tiene la duración del proceso fabril. Si la duración del proceso de elaboración es corta el presupuesto de ventas se convierte en forma directa a presupuesto de producción. En situaciones en que el proceso de fabricación exige un tiempo más o menos largo, se hace necesario elaborar estados adicionales que señalen esta característica especial y la forma prevista para superarla.

Planificación de los Inventarios

En las empresas manufactureras los inventarios representan un activo importante a la vez que influyen decididamente sobre as­pectos tales como las ventas, la producción, las compras y las finanzas. Los responsables de las distintas áreas de la empresa tienen diferentes puntos de vista respecto a la cuantía y a la disponibilidad de los inventarios. Cada uno de ellos afecta a los inventarios en forma diferente según se explica a continuación:

Ventas. El inventario de productos terminados debe ser elevado a fin de satisfacer con prontitud todos los requerimientos del mercado.

Producción. Las fluctuaciones del inventario de productos terminados deben permitir mantener un ritmo de producción más o menos estable. Los inventarios elevados de materias primas garan­tizan un flujo continuo en la actividad de fabricación.

Compras. Las adquisiciones en grandes cantidades reducen tanto el costo por unidad como los gastos relacionados con la gestión de compras.

Finanzas. Los inventarios reducidos disminuyen las necesidades de capital de trabajo y los costos de mantenerlos.

Las consideraciones anteriores revelan el conflicto que existe en el problema del inventario en las empresas. Los in­ventarios excesivos ocasionan costos de operación, riesgos e inversión que afectan el rendimiento de la empresa y su liquidez. Los inventa­rios reducidos impiden realizar las ventas y la producción en armonía con los requerimientos del mercado y la capacidad productiva de la empresa.

El desarrollo del presupuesto de producción obliga a considerar por anticipado el problema de los inventarios. Como punto de par­tida para atacar este problema, las políticas relativas a los inventa­rios deben expresarse de la manera más precisa posible.

Existen varios métodos para desarrollar y expresar una polí­tica de inventario específica. Entre los métodos más utilizados se en­cuentran el de limites máximos y mínimos y el de las razones de rotación de inventarios.

Inventario Mínimo

Se define como la cantidad de inventario por debajo de la cual éste no debe descender a fin de no interferir con la atención de los pedidos o con el proceso fabril.

El inventario mínimo se establece tomando en cuenta las cos­tumbres de los clientes o de los proveedores, el tamaño usual de los pedidos, la posibilidad de pedidos ocasionales, etc. Además, deben considerarse factores tales como la duración del proceso fabril y el tiempo empleado en transporte, almacenamiento y entrega. Si las ventas o las compras son altamente estacionales puede ser necesario fijar más de un límite de inventario mínimo.

Inventario máximo

Se define como la cantidad de inventario que éste no debe superar con miras a evitar inversiones excesivas que perturban el régimen financiero de la empresa.

Rotación de inventarios

Las razones de rotación de los inventarios expresan el número de veces que los productos terminados, los productos en proceso o las materias primas circulan en un año y se convierten en activos más líquidos, tales como efectivo o cuentas por cobrar.

La razón de rotación de las materias primas se obtiene dividiendo el costo de las materias primas consumidas por el valor del inventario promedio de las mismas.

Para calcular la rotación de productos en proceso se divide el costo total de productos elaborados para el inventario promedio de la producción en proceso.

La rotación de los productos terminados se calcula dividien­do el costo de ventas por el valor del inventario promedio de productos terminados.

El siguiente ejemplo ilustra el procedimiento de cálculo de la rotación de productos terminados:

Costo de ventas: $ 120 000
Inventario promedio de productos terminados: $ 40 000
Rotación de productos terminados: 120 000 / 40 000 = 3 veces

Esto significa que durante el año el inventario de productos terminados se ha renovado tres veces.

Un procedimiento similar se sigue para calcular las razones de rotación de materias primas y de productos en proceso.

Si la razón de rotación de productos terminados se calcula con la relación:

Costo de Ventas (o Ventas) / Inventario promedio de productos terminados

resulta obvio que el inventario promedio de productos terminados puede calcularse con esta otra:

Costo de Ventas (o Ventas) / Razón de rotación

En consecuencia, conociendo la rotación normal o estándar de los productos terminados, se puede calcular el inventario promedio que debe mantenerse a fin de satisfacer las necesidades de un determinado volu­men de ventas, con lo cual es posible comprobar si el inventario es excesivo, normal o insuficiente.

Si se divide los meses del ejercicio para la razón de rota­ción, se obtiene el número de meses de duración teórica del inventario promedio de productos terminados.

En el ejemplo anterior el inventario medio alcanzará para atender 4 meses de ventas, siempre y cuando las operaciones se mantengan en un nivel normal.

Análogo razonamiento se sigue para determinar el inventario medio de productos en proceso y el de materias primas, utilizando las re­laciones adecuadas en cada caso.

La rotación de inventarios constituye un buen instrumento para determinar el nivel adecuado de los mismos frente a un volumen dado de ventas o de producción. Tal relación da una medida por la cual es posible cuantificar el volumen del inventario de productos terminados con relación a las ventas o el volumen del inventario de las materias primas con relación a la producción.

En base a la experiencia de la empresa es posible determinar una razón de rotación estándar del inventario, que sirve como auxiliar en la formulación del presupuesto de inventario y como medio de comparación con los resultados reales.

Un punto importante en la determinación de la rotación están­dar del inventario es la selección de la unidad apropiada para medir los componentes de la fórmula. Algunas ocasiones se utilizan datos expresados en unidades físicas. El uso de las cifras en unidades moneta­rias, si bien están influenciadas por las variaciones del precio de ven­ta o por el método que se siga en la valuación del inventario, tie­nen la ventaja de que pueden agruparse y combinarse sin dificultad.

2.3.2. Cantidades a producir y capacidad de la planta

Los principios y métodos generales descritos constituyen una base para determinar las cantidades a producir conforme a la capacidad de la planta. Los principios básicos para elaborar los presupuestos de producción e inventarios se resumen en los siguientes pasos:

1.- Para cada producto o grupo de productos se calcula la rotación estándar.

2.- Este razón de rotación estándar se aplica al plan de ventas a fin de establecer si
es necesario aumentar o reducir el inventario inicial de productos terminados.

3.- El presupuesto anual de producción es igual al presupuesto anual de ventas más
o menos el aumento o disminución del inventario de productos elaborados.

4.- El presupuesto anual de producción se fracciona a lo largo del período, teniendo
en cuenta las necesidades de: a) Estabilizar la producción de acuerdo con las
políticas de la administración y b) Mantener el inventario dentro de los limites
previstos.

2.3.3.- Presentación del Presupuesto de Producción e Inventarios

Por cuanto el Presupuesto de Producción constituye la base para establecer las necesidades de materias primas y mano de obra, las adiciones al activo fijo, los costos de la fábrica y los requerimientos de efectivo, las hojas de trabajo para su preparación deben proveer es­pacios para recopilar toda esta información.

Normalmente la producción se presupuesta siguiendo el patrón adoptado para el presupuesto de ventas, esto es por articulo o grupos de artículos y fraccionado en trimestres, meses o semanas.