PROPUESTA DE BASES PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE ENERGÍA RENOVABLE DEL MINBAS

Anaely Saunders Vázquez

1.1 Sistemas de Información en las organizaciones

Los sistemas formados por elementos informativos (datos, documentos en diversos formatos, informes, libros, etc) son Sistemas de información, formales o informales.

Según Cohen (1996), un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

• El equipo computacional.
• Los datos o información fuente.
• Los programas informáticos.

Este concepto, en nuestro criterio, solo tiene en cuenta a los sistemas de información cuyos elementos esenciales son las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs) y la interrelación con los individuos directamente, y los sistemas de información existen, aun cuando no haya un uso  amplio de las TICs.

Hay autores que especifican que en el núcleo de cualquier sistema de información aparecen entidades relacionadas que conllevan elementos de información, y algún medio de comunicación. Dichas entidades proporcionan acceso a cuerpos de conocimiento. Es a partir de esas entidades como los individuos están informados o son capaces de informar a otras gentes. Entiende que un sistema de información debe tomar en consideración, e incluir, a los usuarios que interactúan con el sistema, a los diseñadores que crean el sistema y a los especialistas en información que seleccionan y organizan los datos y que interactúan con los usuarios como intermediarios.  (Fuentes Romero, 2007, citado por  López Falcón, 2009).

Los sistemas de información tienen dos principios básicos: el rol para el que son diseñados, que es facilitar el acceso a la información; y su misión, que es estar al servicio de otros. El manejo de la información lleva intrínseco un grado de complejidad y es vital conocer las potencialidades reales de los medios que se emplean para organizar y recuperar la información.

Los sistemas de información responden a la satisfacción de necesidades de una organización, de un individuo o grupo. Se diseñan para responder a objetivos concretos y en su operación, permanentemente se intenta comprobar el grado de eficiencia del mismo. Por tanto, el elemento vital de un sistema de información es su uso  (Ponjuán et.al, 2004).

Siempre que el usuario/cliente de un sistema de información muestre su conformidad con la información entregada, luego de filtrada, analizada, procesada y condensada para él, y en un tiempo propicio, y esa información la pueda revertir en su trabajo, en la solución de una determinada situación o en el logro de un resultado, el sistema estará demostrando que cumple con su rol y misión.

Para Samuelson (1977, citado por  Muñoz Cañavate, 2003) un sistema de información es la combinación de recursos humanos y materiales que resultan de las operaciones de almacenar, recuperar y usar datos con el propósito de una gestión eficiente en las operaciones de las organizaciones.

Las características que debe poseer todo sistema de información son  (Emery, 1990, citado por  Muñoz Cañavate, 2003):

• Disponibilidad de información cuando es necesario y por los medios adecuados.
• Suministro de información de manera selectiva.
• Variedad en la forma de presentación de la información.
• Grado de inteligencia incorporado al sistema.
• Tiempo de respuesta del sistema.
• Exactitud.
• Generalidad, como las funciones para atender a las diferentes necesidades.
• Flexibilidad, capacidad de adaptación.
• Fiabilidad, para que el sistema opere correctamente.
• Seguridad, protección contra pérdidas.
• Reserva, nivel de repetición del sistema para evitar pérdidas.
• Amigabilidad, para el usuario.

Estas características garantizan que el sistema de información sea confiable para los usuarios/clientes del mismo, responda a sus necesidades, se adapte de manera permanente al entorno y brinde información acertada para la toma de decisiones, además de permitir el monitoreo y mejora continua en función de la calidad del propio sistema.

Teniendo en cuenta todas las características que debe cumplimentar un sistema de información, en la legislación vigente en el país, hay muestras de ello.

La Política Nacional de Información, establece las bases teóricas y lineamientos más generales para la actividad de la información, integrando, a partir de su modificación en el 2003, nuevos elementos, como la gestión de la información, la gestión del conocimiento y la vigilancia e inteligencia tecnológica. Se considera a la información como un recurso estratégico que, siendo adecuadamente gerenciado, eleva la eficiencia económica del país, impulsa las actividades de investigación e innovación y perfecciona la dirección de la sociedad. También expresa que la información debe tener flujos adecuados y contribuir a la toma de decisiones, a elevar la competitividad y el desarrollo de las organizaciones.

En las Bases Generales del Perfeccionamiento Empresarial, Decreto- Ley No. 187 (Consejo de Estado, 1998) se abordan aspectos tales como la necesidad de diseñar sistemas de información que se adapten a las características de cada organización como sistema principal, que funciona como un todo; la información es considerada uno de los subsistemas vitales y como la base de los procesos de toma de decisiones, siempre que sea relevante, oportuna, veraz.  La información debe ser única, es decir, cada dato se recoge una sola vez, en el momento en que se produce el hecho, para evitar la duplicidad de la información y sólo debe almacenarse la información realmente útil. También se pronuncia por la representación gráfica de la información relevante, la importancia de la automatización de la información para agilizar los procesos y aprovechar al máximo las bondades de las TICs. Es necesario aclarar que sólo se refiere a la información interna. No específica qué información es pertinente al sistema de toma de decisiones, cómo se estructura el flujo de información, cómo organizar el sistema de información para que llegue a cada miembro de la organización.

En el 2007, para enriquecer las exigencias del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial, el Consejo de Estado dicta el Decreto- Ley No. 252: Sobre la Continuidad y el Fortalecimiento del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Cubano; y el Consejo de Ministros establece el Decreto No. 281: Reglamento para la Implantación y Consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Estatal, documentos que establecen las regulaciones que rigen una nueva etapa de desarrollo del proceso de perfeccionamiento empresarial, con la finalidad de lograr en las organizaciones, empresas y otras entidades, un significativo cambio en su organización interna, su gestión integral y resultados de eficiencia que les corresponden.

En estos documentos se profundiza un poco más sobre el tratamiento de la información en las organizaciones, se aborda lo relativo a la identificación de los flujos informativos como elemento importante para la toma de decisiones y la necesidad de contar con un reglamento de la información no sólo interna, sino también externa. En cuanto a la automatización de la información, estos documentos ofrecen una explicación detallada de lo que este proceso debe garantizar. 

A pesar de estas adecuaciones, se sigue haciendo énfasis en la información interna de las organizaciones. Consideramos que esto debe mejorarse, en un momento en que el país está modificando su modelo económico, y el desarrollo de las organizaciones estará orientado a alcanzar altos parámetros de eficiencia y productividad, resulta imprescindible sustituir importaciones y aumentar las exportaciones, crear las condiciones para brindar servicios y productos de calidad con posibilidades de competir y moverse en mercados internacionales, por lo que la gestión de información sobre el ambiente, el mercado, los competidores, los nichos de mercado, entre otras informaciones externas, se convierten en vitales para las organizaciones cubanas.

En la Resolución No.60/11 de la Contraloría General de la República que establece las Normas del Sistema de Control Interno, uno de sus componentes, aplicable a todas las organizaciones, sean cuales fueran sus características intrínsecas, es la Información y Comunicación, estableciéndose que en una organización, la información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores de la misma, permitiendo asumir las responsabilidades individuales  (Contraloría General de la República, 2011).  Entre las normas que debe cumplimentar la información se encuentran:

• información y responsabilidad: permite a los funcionarios y trabajadores cumplir sus obligaciones;
• contenido y flujo de la información: claro y con un grado de detalle ajustado al nivel de toma de decisiones;
• flexibilidad al cambio: posibilidades de cambiar objetivos, estrategias, políticas, misión;
• el sistema de información debe diseñarse atendiendo a la estrategia y programa de operaciones;
• compromiso de la dirección;
• calidad de la información: este aspecto se materializa cuando la información cumple diferentes parámetros como:
• Puntualidad: en el momento adecuado.
• Nivel de detalle: ni excesivo ni insuficiente.
• Formato: solo el que se establece por los requerimientos del usuario.
• Comprensibilidad: que sea entendida por la persona que la va a utilizar.
• Comunicabilidad: que se trasmita a través de un canal adecuado y único.
• Relevancia: que se ajuste a las necesidades de los usuarios.
• Adecuación: que trate sobre el tema requerido.
• Precisión: que exponga exactamente lo que se pide.
• Exhaustividad.
• Fiabilidad: que sea cierta, que se confié en la fuente de procedencia.
• Direccionamiento: que llegue solo a las personas adecuadas.

Estos parámetros son muy coincidentes con lo que los estudiosos del tema de los sistemas de información describen como las características inherentes a ellos.

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