Introducción

Antecedentes

Aún en medio de la crisis sistémica y estructural del capitalismo, que afecta a todos los países, no solo económicamente, sino también en la esfera fiscal, social y científica; cuando las redes sociales como Twitter, Facebook, han irrumpido en Internet y se afianzan como medios alternativos de comunicación y de intercambio permanente de información, la gestión de conocimiento, ha cobrado una importancia vital en el funcionamiento de las organizaciones modernas, pues implica el aprovechamiento de todos sus recursos, para el logro de sus objetivos y  el aumento de su eficiencia en el cumplimiento de las metas.

El concepto gestión del conocimiento se emplea para referirse a una colección amplia de prácticas y enfoques organizacionales vinculados a la generación, captura, diseminación y aplicación del conocimiento. El desarrollo de un nuevo conocimiento, la compartición del mismo, la combinación del conocimiento existente, y su valoración han sido parte de lo que se ha denominado gestión del conocimiento, aunque sus énfasis e interpretaciones difieren  (Mac Morrow, 2001 citado por Ponjuán Dante, 2006).

Para otros autores, como Soto Balbón y Barrios Fernández  (2006), la gestión del conocimiento es el conjunto de procesos y herramientas que permiten la integración sistémica de acciones para el aprovechamiento y utilización del conocimiento, la información y la experiencia acumulada en el desarrollo cualitativo de una organización. La gestión del conocimiento es un proceso integrador donde convergen la gestión de información, la gestión de las tecnologías y la gestión de los recursos humanos (Figura 1).

La gestión del conocimiento no puede realizarse sin la vinculación de los individuos con la información que se genera en su organización o ambiente de trabajo, al que le van incorporando sus cualidades particulares, en el proceso de interpretación y uso de esa información, en la solución de problemas y en la generación de nuevas ideas, a partir de una base inicial.

Figura 1. La Gestión del Conocimiento como un proceso integrador
Fuente: Soto Balbón. 2008

En Cuba, las Bases para la Introducción de la Gestión del Conocimiento, del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA), expresan que: “El objetivo básico de la gestión de información es organizar y poner en uso los recursos de información de la organización (externos e internos) para permitirle operar, aprender y adaptarse a los cambios del ambiente. Los actores principales en la gestión de información son los usuarios, en tanto que creadores de conocimiento, en unión estrecha con los profesionales de información. Los procesos principales de la gestión de información: la identificación de las necesidades de información, su adquisición, su organización y almacenamiento, el desarrollo de productos y servicios, su distribución y su uso, son a la vez la base de la creación del conocimiento durante la existencia productiva de la organización y por tanto el fundamento de la gestión del conocimiento” (CITMA, 2002).

La gestión de información, como parte integrante de la gestión del conocimiento, se perfila entonces como uno de los procesos esenciales que deben tener en cuenta las instituciones para lograr un adecuado funcionamiento y el logro de sus objetivos estratégicos.

En el actual contexto socioeconómico, la información resulta un recurso estratégico, teniendo en cuenta el considerable volumen de información, tanto la que se produce de forma manual como automatizada, y ello implica que resulte más difícil consultar toda la que a diario se publica o circula en el entorno de una organización, empresa o individuo. Por eso, se incrementa la necesidad de organizarla, planificarla, dirigirla y controlarla, o sea, gestionarla eficientemente, para que resulte más útil y relevante.

Austen y Choo (2000), al hacer un análisis de la información como recurso intangible expresan que la información constituye un recurso regenerativo que, no sólo crece con su uso, sino que puede ser utilizada en diferentes contextos, agregando valor de múltiples formas. Por tanto, se puede asegurar que la información se ha convertido en un recurso tan valioso como lo son los recursos naturales, humanos y financieros, y a diferencia de estos, puede reproducirse y compartirse de manera ilimitada y mientras más se comparte, mayor es el valor que adquiere.

Si junto a la visión de la información como recurso estratégico, se adiciona la relación directa que se establece entre esta y la toma de decisiones efectiva, rápida y oportuna, la dimensión de este análisis conlleva a la necesidad de establecer sistemas de información en las organizaciones, que contemplen todas las aristas de la información que poseen (de sus recursos financieros, humanos, materiales; del entorno; de sus competidores; del mercado), así como las fuentes de dicha información (internas, externas, locales y globales).
En la exigente y heterogénea sociedad de la información, un sistema de información confiable se vincula con la generación y la aplicación de estrategias, el establecimiento de políticas, así como con el desarrollo de una cultura organizacional y social dirigida al uso racional y eficiente de la información, en función de los objetivos y metas de las organizaciones en materia de desempeño y de calidad.

El tema de los sistemas de gestión de información ha sido abordado por varios autores, así como su implementación en el entorno empresarial internacional y en el cubano. Específicamente en Cuba, se aborda en la legislación vigente: la Política Nacional de Información (PNI), el Decreto- Ley No. 187 que establece las Bases para el Perfeccionamiento Empresarial, el Decreto- Ley No. 252 sobre la Continuidad y el Fortalecimiento del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Cubano, el Decreto No. 281 que es el Reglamento para la Implantación y Consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Estatal y la Resolución No. 60/2011, que establece las Normas del Sistema de Control Interno. De igual forma, varias tesis de grado, maestría y doctorado exponen la implementación de estos sistemas no solo en empresas, sino también en organizaciones presupuestadas y en entidades cuya misión es la gestión de información de manera intrínseca, pero no abundan criterios de cómo implementar estos sistemas en entidades de interfase y en los procesos que se ejecutan en este tipo de organización, por lo que resulta interesante valorar la importancia de los sistemas de gestión de información en estructuras  organizativas como estas.

Para caracterizar a las entidades de interfase, Macaya (1993, citado por Faloh, García, Fernández & Montalvo, 1999) expresa que el  énfasis principal de este tipo  de estructura se pone en la función de enlace y en cierto  grado  de informar, asesorar y formar.

Ello indica que las entidades catalogadas como de interfase desarrollan actividades que relacionan a varias esferas: científica, tecnológica, productiva y financiera, entre otras, con el objetivo de viabilizar y agilizar procesos, como puede ser el de innovación o para implementar hasta nivel local políticas nacionales. También puede existir actividad de interfase sin que exista una estructura organizativa permanente o formal dedicada a llevar a cabo dicha actividad, pero que durante su período de existencia, necesite de un sistema de gestión de información, para alcanzar la meta propuesta. 

Con la implementación en el país, en 2006, de la Revolución Energética, se pusieron en marcha varios programas, entre los que se encuentran: el ahorro y uso eficiente de la energía; incremento de la disponibilidad del servicio eléctrico; fortalecimiento de la colaboración  internacional; incremento de la exploración y producción de petróleo y gas,  y el uso de las fuentes renovables de energía.

Para poder implementar, desarrollar y generalizar la utilización de las tecnologías y medidas relacionadas con las fuentes renovables de energía, en una primera etapa, se creó el Grupo Nacional de Energía Renovable, Cogeneración, Ahorro y Eficiencia Energética (GNER), formado por especialistas y expertos de diversas profesiones y organismos, instituciones, empresas,  así como por directivos de alto nivel, que en todo el país han trabajado de manera aislada durante varios años, dirigido por el Consejo de Estado. En este Grupo se han ido aunando los esfuerzos de la comunidad científica, técnica y productiva en pos de lograr sus objetivos, funcionando básicamente como una organización informal de interfase.

Al GNER se sumó CUBAENERGÍA por indicaciones del CITMA, teniendo en cuenta que uno de sus procesos fundamentales es la gestión de información en temas de energía, y se le dio la tarea expresa de brindar servicios de información, impulsando de esa forma la generación del conocimiento necesario para la búsqueda de soluciones a los problemas surgidos en la implementación de los proyectos nacionales e internacionales relativos a los fuentes renovables de energía; para analizar su impacto social, económico y en el comportamiento de los individuos. De esa manera se ha vinculado la gestión de la información con la generación y la aplicación de estrategias, el establecimiento de políticas, así como con el desarrollo de una cultura de uso racional y eficiente de la energía y todas sus fuentes. Posteriormente, en el 2009, se decidió crear, en el MINBAS, la Dirección de Energía Renovable (DER), para institucionalizar las actividades que realizaba el GNER. Hoy el GNER está conformado por cientos de especialistas, expertos, directivos y se genera mucha información, desde el nivel local, municipal, empresarial, estatal y nacional (Figura 2). 

Figura 2. Composición del Grupo Nacional de Energía Renovable, Cogeneración, Ahorro y Eficiencia Energética (GNER).

Fuente: Elaboración propia

Para poder brindar de manera efectiva los servicios de gestión de información, el Grupo de Gestión de Información y Planificación Energética de CUBAENERGÍA realizó un levantamiento preliminar de las deficiencias relativas a la información sobre las fuentes renovables de energía y se pudo detectar que:

• la información sobre las fuentes renovables de energía se encuentra dispersa y no accesible para todos los miembros del GNER;
• se almacena la información en repositorios diferentes y predomina la diversidad de formatos para entregar la información;
• a nivel internacional, el fenómeno de la explosión de la información en Internet, tanto en cantidad como en calidad, ha traído como consecuencia la dificultad creciente de su identificación, acceso y utilización, lo que se agrava en el caso de nuestro país, por el bloqueo norteamericano;  
• es limitado el acceso a BD internacionales de publicaciones, patentes y proyectos relativos a la temática;
• no existe una política nacional que priorice la introducción de las fuentes renovables de energía;
• falta el establecimiento de un mecanismo unificado para el análisis, procesamiento y filtrado de la información, lo que atenta contra la efectiva toma de decisiones.

 

En ese complejo entorno y con la diversidad de información existente, el gran reto que se plantea es encontrar la información relevante para un problema dado y que esté disponible en un tiempo oportuno, considerando que la toma de decisiones estratégica es una de las actividades complejas que de manera permanente realiza el Grupo Central de Energía Renovable, Cogeneración, Ahorro y Eficiencia Energética conjuntamente con la DER. Es necesario, por tanto, la implementación de una herramienta que apoye en el desarrollo del proceso de toma de decisiones. 

 

Se identificó como problema de investigación:
¿Qué requerimientos básicos se deben considerar para diseñar un Sistema de Gestión Estratégica de Información, que integre diversos aspectos como las necesidades de los usuarios, los canales y los flujos de información, y garantice a los decisores una adecuada toma de decisiones estratégicas en la Dirección de Energía Renovable del MINBAS, considerada como una organización de interfase?

Para dar solución a esta problemática nos planteamos como hipótesis que:
La aplicación de un modelo de Sistema de Gestión Estratégica de Información en la organización de interfase, Dirección Nacional de Energía Renovable del MINBAS, permitirá mejorar la operatividad de los flujos de información y la ejecución óptima de sus funciones y procesos, factores determinantes para lograr eficiencia en la toma de decisiones en la organización.

El tema de investigación es: la gestión de información como parte integrante de la gestión del conocimiento.

El objeto de la investigación: la gestión de información de la Dirección de Energía Renovable del MINBAS como soporte a la toma de decisiones.

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