PROPUESTA DE BASES PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE ENERGÍA RENOVABLE DEL MINBAS

Anaely Saunders Vázquez

3.1.2.a. Flujos de información

Partiendo de las actividades y procesos detectados, se pueden modelar los flujos de información, para conocer cómo operan y sus componentes.

En la modelación de los tres Procesos Estratégicos (Figura 11) se constatan problemas en el almacenamiento de información, pues no existen registros controlados de las informaciones que se utilizan y de las que se producen, y solo se reconoce el uso de Internet y de la base de datos del servicio de gestión de información de CUBAENERGÍA, solo en los casos que se solicita.

Figura 11. Flujos de información de los Procesos Estratégicos

También se puede verificar la entrada múltiple de información en cada proceso.

En el caso de los Procesos Operativos (Figura 12) y en los Procesos de Apoyo (Figura 13) también se detectan los problemas de almacenamiento, entrada múltiple de información y  la no existencia de registros normalizados. De igual manera, no existe un sistema documental.

 
El análisis de esos flujos permitió detectar las siguientes deficiencias:

• Almacenamiento inadecuado de la información: Al archivarse la información que se genera y la que se produce de manera individual, los datos se recogen de manera indiscriminada y puede existir información duplicada, sobrecarga en la información que se posee dificultades a la hora de recuperar la información con que se cuenta.
• Ausencia de documentación normalizada: La ausencia de documentos normativos o de procedimientos que establezcan como deben operar los procesos de trabajo. El trabajo que se realiza depende de la creatividad o la experiencia de trabajo de los especialistas que trabajan en la organización.
• Ausencia de un sistema para el control de los documentos
• Diversas entradas de información al sistema: No existe una única vía de entrada de información a la organización, lo cual entorpece la funcionabilidad de los distintos procesos. Ejemplo: La información entra por correo electrónico,  entrega personal, etc.

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