PROPUESTA DE BASES PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE ENERGÍA RENOVABLE DEL MINBAS

Anaely Saunders Vázquez

2.2. Estudio del estado actual del sistema de gestión de información de la organización.

Para valorar el estado actual del proceso de gestión de información de la DER, resulta necesario:

• Realizar un diagnóstico de la organización: conocer las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la organización.
• Determinar el proceso de toma de decisiones.
• Identificar los procesos, los flujos de información y los canales de información. 
• Realizar un análisis de las necesidades de información.
• Determinar la  relación de la DER con el ambiente.
• Analizar el uso de las TICs.
• Valorar el almacenamiento de la información.
• Conocer cómo se comparte y difunde la información.

Para ejecutar adecuadamente la investigación se utilizaron métodos teóricos y empíricos:

Métodos teóricos.

• Analítico - Sintético: compuesto por el desarrollo del análisis y la síntesis; a través del análisis se descompone un objeto o proceso en los diferentes elementos que lo integran para analizar, valorar y conocer sus particularidades y simultáneamente; a través de la síntesis se integran, valorándolos como un todo, teniendo en cuenta el enfoque de sistema.

• Modelación: se utilizó para representar los procesos objetos de estudio, a través del Mapa de Procesos, así como en la representación de los flujos de información que ocurren en esos procesos, empleando el  Diagrama de Flujo de Datos, con las entradas y salidas, reflejando donde se almacena la información. Para modelar la relación con el ambiente, se utilizó un Diagrama de Contexto.

Entre los métodos empíricos empleados se encuentran:

• Observación visual in situ: Se empleó para apreciar el mecanismo de trabajo dentro de la Dirección de Energía Renovable del MINBAS; la comunicación entre esta dirección y los grupos de expertos, así como la dinámica de trabajo con CUBAENERGÍA; el ambiente de trabajo, entre otros aspectos de interés.

• Entrevista: Se aplicó una entrevista a los especialistas de la Dirección de Energía Renovable del MINBAS (ANEXOS 4 y 5).

• Encuesta: empleada para conocer aspectos como el valor de la información, el acceso a la información y cómo se comparte la información, conjuntamente con las necesidades de información y la calidad del Servicio de Gestión de información que brinda CUBAENERGÍA. Como la DER, para realizar varias de sus actividades utiliza la experticia de los miembros del Grupo Central de Energía Renovable, Cogeneración, Ahorro y Eficiencia Energética, se les aplicó dicha encuesta (ANEXO 6).

La entrevista se realizó a todos los integrantes del DER (6), la encuesta a todos los miembros del Grupo Central de Energía Renovable, Cogeneración, Ahorro y Eficiencia Energética (30, incluyendo a 4 miembros de la DER), por lo que el tamaño de la población de estudio es 36, que es el máximo posible.
Es necesario señalar que en el caso de la encuesta realizada a los miembros del Grupo Central de Energía Renovable, Cogeneración, Ahorro y Eficiencia Energética, se utilizó como canal de comunicación el correo electrónico y solo fue respondida por 25 compañeros, para un 83%.

Figura 7. Población Objeto de Estudio

Del número total de la población en estudio, 36, se pudo contar con la participación real de 31, para un 86% (ANEXO 7), lo que sustenta los resultados que se exponen en Capítulo III.

• Gestión de la ciencia.
• Estado del arte de tecnologías modernas y sus costos. Avances tecnológicos e investigaciones que se vienen realizando.
• Metodologías de cálculos para el diseño e instalación de equipamiento relativo a las FER (software). Programas para realizar estudios de factibilidad técnico económica.
• Diferentes usos de las fuentes renovables de energía.
• Proveedores de tecnologías.
• Experiencias en el uso de diferentes tecnologías.
• Publicaciones actualizadas sobre la temática (Revistas, libros, memorias de eventos).
• Publicaciones dedicadas a la formación de especialistas.
• Estudios de vigilancia tecnológica de equipos y sistemas de ahorro de energía en el mundo.
• Principales mercados.

En cuanto al uso de las TICs en la DER, todos los especialistas poseen computadores y los programas básicos de trabajo del paquete WINDOWS, una sola impresora, y teléfonos adecuados.

No cuentan con software especializados para realizar análisis determinados, y solo cuentan con una BD, que contiene la información nacional referida a las instalaciones del país, por organismo y por municipio, pero no cuenta con la información técnica de dichas instalaciones (capacidad, fabricado por, mantenimientos, etc), por lo que esta BD es insuficiente.

Tampoco poseen una BD con la información de todos los especialistas que trabajan en el país relacionados con las FER, las investigaciones científicas que se han desarrollado o desarrollan, las acciones de capacitación que se han desarrollado nacional e internacionalmente por los especialistas nacionales, las propuestas nacionales presentadas en los Fórum de Ciencia y Técnica, todas estas informaciones valiosas y necesarias, que  soportarían con mayor rigor el proceso de toma de decisiones.

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