PROPUESTA DE BASES PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE ENERGÍA RENOVABLE DEL MINBAS

Anaely Saunders Vázquez

3.2. Bases para el diseño de un sistema de gestión estratégica de información para la DER

Al no reconocerse la gestión de información como un sistema intrínseco de la organización, resulta imprescindible formalizar y normalizar uno, y nuestra propuesta considera que este debe contar con dos subsistemas: un sistema de gestión estratégico de información (SGEI) y un sistema de gestión de información interna, tal y como se muestra en el Figura 30.

El sistema de gestión de información interna debe contemplar las informaciones de los procesos de apoyo, y será el encargado de brindar información a los usuarios internos de la organización y al MINBAS, como organismo superior de dirección de la organización.

En el caso específico del sistema de gestión estratégica de información que se propone, será el sistema que sustentará todas las actividades que se desarrollen en los procesos estratégicos y en los procesos operativos, los más importantes que realiza la organización y ese sería su alcance.

El funcionamiento del SGEI estará basado en el desarrollo de las siguientes líneas de trabajo:

• Alfabetización Informacional: Desarrollar una cultura informacional en los especialistas y cuadros de la DER, así como de los integrantes del Grupo Central de Energía Renovable, Cogeneración, Ahorro y Eficiencia Energética.
• Servicio de Gestión de Información: Activar la periodicidad de los servicios de información especializados que se ejecutan en CUBAENERGÍA, lo que elevará la eficiencia del proceso de toma de decisiones de la DER.
• Productos Informáticos: 
• Crear bases de datos que respondan a los requerimientos de la DER, por ejemplo, desarrollar la BD de especialistas, instituciones y proyectos nacionales.
• Poner en función de la DER nuevas prestaciones del Portal REDENERG, como vía de comunicación e intercambio de información de la organización con los Grupos Provinciales y los Grupos Nacionales (Ejemplo: Comunidades virtuales, Biblioteca, cursos online).
• Potenciar el servicio de vigilancia tecnológica.
• Mejorar la diseminación de información.

El sistema propuesto, por sus características esenciales, tiene puntos de coincidencia con el sistema de soporte a la toma de decisiones, -que es sencillo, fácil de usar y se basa en el uso de bases de datos-; y también con el sistema experto, -o sistema basado en el conocimiento-, que captura y utiliza el conocimiento de los expertos.

El desarrollo del SGEI se realizará de forma gradual, por etapas, en la medida en que la organización evolucione.  

Es imprescindible, de igual forma, establecer como elementos principales del SGEI:

• una política de información que posibilite la estandarización y el tratamiento de la información para garantizar la compatibilidad en su acceso, difusión e intercambio;
• un almacenamiento adecuado;
• procedimientos que permitan no solo recibir sino también enviar la información, a quién la requiera y regulen los formatos de la información;
• una estrategia de información, para paulatinamente ir mejorando el SGEI-DER.

El sistema propuesto debe responder a las normas reguladas, no solo por la Política Nacional de Información, sino también por la Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la República, que establece las Normas del Sistema de Control Interno, y en el que se detallan las características de la información. Por ello el SGEI debe:

• Tener establecidas las responsabilidades de todos los trabajadores y cuadros respecto a la información, no solo de la DER, sino también de CUBAENERGIA y el Grupo Central de Energía Renovable, Cogeneración, Ahorro y Eficiencia Energética.
• Implementar los registros necesarios, con un flujo de información claro y preciso, al igual que el contenido de las informaciones.
• Responder a los intereses de la organización.
• Ser flexible y abierto al cambio.
• Probarse, evaluarse y actualizarse sistemáticamente.
• Mejorarse con el uso.
• Realizar estudios de necesidades de información periódicamente.

Un ejemplo práctico del funcionamiento del SGEI y las mejoras que reporta su implementación, se puede modelar (Figura 31), tomando como base el proceso Gestión de Proyectos, específicamente la actividad Asesoría a los OACEs inversionistas de proyectos internacionales, que genera por la DER recomendaciones sobre cada proyecto, y la propuesta de empresas, financistas, centros de investigación y especialistas que deben sumarse a cada proyecto propuesto:

Las mejoras se constatan en el almacenamiento de la información; la participación de CUBAENERGÍA con información especializada sobre los inversionistas/proveedores internacionales; el uso de una nueva base de datos (especialistas e instituciones), todo lo cual redundará en el proceso de toma de decisiones de la organización.

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