Paso 2.- AN�LISIS DEL PROBLEMA

Despu�s de haber identificado, seleccionado y definido el problema, el grupo identifica la(s) causa(s) principal(es) del mismo. En esta fase el objetivo es analizar el problema y dividirlo en sus partes componentes, examinando c�mo es que van juntas. Es necesario comprender el contexto del problema y como unas partes afectan a otras.

Esta es una etapa preparatoria para la generaci�n de soluciones potenciales y elaboraci�n de planes de acci�n, pero se sabe que las decisiones no son mejores que la informaci�n sobre la que se basan. Por lo que es necesario verificar continuamente si se poseen los datos necesarios para continuar, de no ser as� es mejor parar y pensar en c�mo obtener los daos antes del siguiente paso. Es necesario separar las suposiciones de los hechos.La confianza en los datos � en oposici�n a las opiniones es uno de los fundamentales pilares en que se sustenta el proceso de soluci�n de problemas. Los datos deben constituir la base de las acciones del grupo. La tarea de hallar hechos e investigarlos debe partir de una lista de informaci�n necesaria sobre la que es necesario investigar y presentar hallazgos.

El an�lisis del problema se realiza a trav�s del siguiente procedimiento:

a) Confirmaci�n de que el problema existe realmente.

Se deben identificar y recoger los datos requeridos para confirmar que el problema identificado es real.

Para comprender un problema los mismos datos deben indicar qui�n, qu�, cu�ndo, d�nde y por qu� el problema es m�s grave, as� como ciertas preguntas relacionadas con cu�nto, de qu� tama�o, cu�ntas o cu�ntos. Es necesario construir un cuadro completo de la existencia del problema. Es menester esclarecernos si los datos est�n claramente explicados, si los mismos hechos tienen la misma interpretaci�n para las partes, si los hechos son del pleno conocimientos de todos los participantes en el proceso y si los hechos presentados son verdaderamente relevantes para el proceso que se desarrolla.

b) Presentaci�n gr�fica de los datos.

c) Esta forma de presentaci�n de los datos permite, especialmente a las personas que trabajan en grupos, usar la informaci�n con mayor facilidad. Para presentaci�n de los datos pueden utilizarse las siguientes t�cnicas: Planilla de comprobaci�n; histograma; gr�fico de sectores; gr�fico de tiempo y otros.

d) Identificaci�n de las causas potenciales.

Entre los instrumentos m�s importantes para la identificaci�n de las causas potenciales se encuentran:

� DIAGRAMA CAUSA � EFECTO que permite identificar y poner de manifiesto todas las causas potenciales que est�n contribuyendo a la existencia del problema bajo consideraci�n.

� AN�LISIS CAMPO FUERZA para identificar aquellas fuerzas que ayudan o impiden cerrar la brecha que existe entre donde se encuentra la organizaci�n y donde debe estar.

� AN�LISIS DE PARETO para separar un peque�o n�mero de factores significativos de la gran masa de factores insignificantes.

Hay que buscar todas las posibles ubicaciones al problema, determinar todas las aristas que conforman el problema a fin de que el grupo lo analice en toda su dimensi�n y no s�lo centrarse en el an�lisis de sus causas.

Lo que indica el grado de creatividad de un grupo en la soluci�n de sus problemas es la capacidad de desplazar el pensamiento de un obst�culo a otro y no el hecho de encontrar diversas maneras de superar un mismo obst�culo.

Jugar con la ubicaci�n del problema constituye una importante �rea de las habilidades requeridas para resolver problemas. Los problemas pueden ubicarse en:

� La situaci�n.

� El individuo.

� El grupo.

Al analizar un problema el grupo puede enfocarlo desde diferentes puntos de vista y listar todas sus posibles ubicaciones.

Como la b�squeda de diferentes ubicaciones al problema puede reflejar una gran cantidad de aristas sobre las que el grupo no tenga autoridad, es necesario utilizar filtros que garanticen que los esfuerzos se orienten hacia lo que pueda ponerse en pr�ctica.

Zona de Libertad

Cuando se ha explorado todas las posibles localizaciones del problema, deber�n seleccionarse primero las que est�n en el campo o radio de acci�n sobre el que el grupo tiene control (zona de libertad). El mayor reto para el grupo es encontrar formas creativas para atraer hacia su zona de libertad a un problema que a priori no es de su competencia.

Una vez logrado este objetivo, resulta necesario hacer un replanteamiento del problema, o sea, a todas las localizaciones que est�n ubicadas en la zona de libertad o actuaci�n del grupo plantearlas en t�rminos situacionales y conductuales. Lo m�s importante es que hay que lograr claridad sobre el problema que se quieren resolver, la definici�n debe contener el objetivo deseado y este no debe sacrificarse por intentar localizar un problema de f�cil soluci�n.

Si el grupo ha percibido un problema, si est� de acuerdo sobre el asunto, si ha definido el problema y formulada su condici�n deseada y adem�s el mismo ha sido analizado, est� listo para continuar a la pr�xima fase. Si no es as�, har� m�s da�o que bien si se enfrasca en generar alternativas. Por lo general, la mayor parte del tiempo disponible para solucionar un problema debe dedicarse a lograr un acuerdo sobre la definici�n y an�lisis del mismo. Una buena definici�n y an�lisis deber� hacer que el resto de las fases del proceso se desarrolle suavemente, de lo contrario se ir� al encuentro de serias dificultades.