3.1 TECNOLOGÍAS PARA EL MANEJO DE LA AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS: INSTRUMENTOS DE LA COMUNICACIÓN CORPORATIVA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS

Los grandes cambios ocurridos en la década de los 80, fundamentalmente por la rápida evolución y convergencia de las tecnologías de la información, traen como consecuencia la necesidad de automatizar las funciones que se realizan en una oficina.

A partir de ese momento prácticamente son sustituidas las funciones manuales, mecánicas, semiautomáticas y electrónicas por funciones basadas en la más avanzada tecnología electrónica.

La automatización de oficinas abarca una amplia gama de aplicaciones donde el manejo y procesamiento de la información, así como las comunicaciones, han adquirido un gran valor estratégico dentro de las organizaciones.

Para apoyar estas y otras aplicaciones se han creado múltiples tecnologías, de las cuales mencionaremos las más importantes, que sirven para incrementar la productividad, eficiencia y eficacia en todas las actividades que se realizan en una oficina y en su administración.

BOLETINES ELECTRÓNICOS

Esta aplicación funciona como un pizarrón tradicional de boletines - tablero.

Se utiliza para:

• Mensajes

• Noticias

• Anuncios

• Agendas y otros.

La diferencia es que se realiza en un medio electrónico. Un BBS (Bulletin Board Service), consta de una computadora a la que otra puede accesar a través de una línea telefónica por medio de un dispositivo (módem) con el cual se comunican. Para obtener acceso basta con marcar el número del BBS con el que estemos enlazados.

Existe una amplia variedad de boletines sobre tecnología, deportes, mercadotecnia, espectáculos, etc.

También pueden usarse para consultar listas de precios y lanzamientos de nuevos productos de una compañía. Este tipo de aplicaciones requiere actualizaciones permanentes de la información, ya que existe el peligro de la obsolescencia.

CORREO ELECTRÓNICO

Otro uso de la computadora y de la tecnología de comunicaciones para las funciones de oficina son los sistemas de mensajería electrónicos. El correo electrónico, también conocido como e-mail, funciona con un paquete de software simple pero poderoso para enviar, recibir, leer y clasificar mensajes.

El usuario escribe el mensaje que va a enviar y después teclea un comando simple para enviarlo a uno o más para recibir. Es posible usar "listas de distribución" predefinidas para distribuir el mensaje a varias personas sin tener que introducir los nombres, ya que cada usuario tiene un "buzón" electrónico en la memoria de la computadora para guardar mensajes.

Su principal ventaja es la velocidad de distribución y los bajos costos de preparación.

Otra ventaja sobre el teléfono y la comunicación "cara a cara" es su naturaleza asíncrona; no introducen interrupciones en otras tareas del receptor y tienen un gran control sobre el flujo de la comunicación. Además tiene otras ventajas potenciales:

Las comunicaciones son independientes del tiempo y de la localidad, velocidad rápida de transmisión, eliminación de papel y supervisión de la transmisión y recepción de documentos.

DIGITALIZADOR DE IMÁGENES

La tendencia actual para la presentación de la información es el uso de imágenes o iconos. Se observa un incremento en el desarrollo de plataformas y aplicaciones bajo esta tendencia. El digitalizador de imágenes o scanner permite capturar imágenes que pueden manipularse a través de procesadores de palabras y otras aplicaciones para darle al documento una mejor presentación.

Además proporciona alta resolución y una amplia gama de controles de contraste e intensidad en su operación. Registra textos en forma automática a través del software de OCR (Optical Character Reader: Lectura Óptica de Caracteres), lo que evita que se tenga que mecanografiar un texto nuevamente.

Existen varias soluciones OCR de diferentes proveedores que tienen la capacidad de leer diversos tipos de texto, incluso los que se hacían en imprenta.

EDICION POR COMPUTADORA

La edición por computadora (o autoedición) es una de las aplicaciones de mayor impacto en el trabajo de oficina.

Las características que la definen son:

• Control de tamaño

• Tipo de páginas

• Encabezados

• Pies de página

• Tipografía

• Rotación de texto

• Márgenes

• Tabuladores

• Columnas

• Integración de texto, gráficas e imágenes

El uso de este software se ha incrementado en las empresas para aplicaciones de mercadotecnia o capacitación y presentaciones de planes estratégicos. Su uso depende en gran medida de la experiencia y creatividad de quien lo maneja, ya que existen diferentes posibilidades para crear alguna tarea.

Los paquetes comerciales de mayor penetración en el mercado son:

• PageMaker.

• The Office Publisher.

• Presentation Manager.

• Quarkxpress

• Etc.

PRESENTACIONES

La evolución del software ha permitido que un mayor número de personas se involucre en el uso de paquetes para el diseño de presentaciones.

La calidad de estas depende tanto del paquete que se utilice como de la habilidad del diseñador (usuario).

Este tipo de aplicaciones permite integrar imágenes, texto y gráficas en una misma lámina, la cual puede imprimirse en papel o en acetato, convertirse en transparencia o proyectarse en un auditorio a través de un cañón (video proyector) o de un data show (interface entre la computadora y el retroproyector de acetatos).

Incluye creación de textos, gráficas, dibujos, animación y otras posibilidades, entre las que sobresale la fotografía de pantallas. Esta se convierte en un archivo manipulable por el paquete de presentaciones que se este utilizando, de tal manera que se pueda modificar, si se requiere, e incluir en la presentación.

PROCESADOR DE PALABRAS

La base modular de una oficina es el procesamiento de palabras, que generalmente se refiere a la preparación, asistida por computadora, de:

• Documentos y correspondencia.

Los sistemas hardware dedicados al procesamiento de palabras se refiere a:

• Estación de trabajo sencilla con una pequeña cantidad de almacenamiento secundario o múltiples estaciones de trabajo compartiendo un sólo dispositivo de almacenamiento secundario.

El texto se transcribe (con disposición de un teclado similar al de una máquina de escribir tradicional) y aparece en una pantalla de despliegue visual.

Se usan comandos especiales para colocar el documento en los formatos apropiados.

La corrección de errores se puede realizar muy fácilmente en la pantalla y se suministran funciones de edición como la búsqueda de una cadena de caracteres o el movimiento de párrafos ("cortado y pegado" electrónico).

Sistemas más sofisticados permiten al usuario trabajar en dos o más documentos al mismo tiempo en diferentes partes de la pantalla, por ejemplo, un documento (o porción de él) se muestra en la parte superior de la pantalla y el otro en la parte inferior, y el usuario puede copiar de uno a otro.

La mayoría de los sistemas tienen la opción de ajustar el margen derecho en un documento, y otros permiten la colocación de guiones en las palabras al final de la línea basados en una lógica predefinida o en un conjunto de palabras.

Algunos sistemas tienen también una rutina de corrección automática de la ortografía basados en un diccionario predefinido de palabras (50 000 o más) que fácilmente se puede aumentar con un diccionario de términos especiales definido por el usuario; otros tienen capacidades limitadas para la verificación de la gramática y su uso.

Los editores de texto son paquetes de software que desempeñan esencialmente las mismas funciones que los procesadores de palabra. La diferencia en terminología es principalmente histórica.

El procesamiento de palabra comienza con los sistemas de hardware y software dedicados a apoyar a los mecanógrafos, mientras que el software de edición de textos se usa para la preparación de documentos de propósito general en computadoras.

La capacidad de los procesadores de palabras ha evolucionado con el tiempo, desde versiones típicas que permitían funciones básicas de corrección, edición, inserción, etc., hasta otras más complejas que, incluso, permiten insertar columnas y gráficas. De igual manera, la calidad de impresión ha mejorado con la introducción de impresoras láser y de inyección de tinta, que permiten obtener resultados magníficos a un precio razonable.

TELECONFERENCIA

• Las telecomunicaciones incluyen comunicación de datos, voz, radiodifusión (radio y televisión) y cable. Los constantes cambios en las telecomunicaciones se deben principalmente a tres desarrollos relacionados:

• Incremento de capacidad (ancho de banda) de los canales de telecomunicación.

• Disminución de costos de dichas capacidades.

Uso de señales digitalizadas

La transmisión vía satélite permite transmitir, a bajo costo, voz, datos e imágenes; además, otras tecnologías de redes terrestres como la fibra óptica han incrementado la capacidad a un costo menor.

Hasta la presente década la principal red de comunicaciones fue la red telefónica de transmisión analógica, la misma que actualmente se esta convirtiendo en digital con tecnología de fibra óptica y uso de conmutación digital esta evolución permite más flexibilidad en los servicios de transmisión de datos. En el futuro cercano, imágenes, voz y transmisión de datos tendrán lugar sobre la misma red de telecomunicaciones.

La creciente demanda de servicios de procesamiento de información a través de computadores personal y automatización de oficinas ha creado la necesidad de servicios de telecomunicaciones.

Los sistemas PABX (Private Branch Exchange: Intercambio Privado de Ramales) han reemplazado algunas demandas de servicios telefónicos públicos, además de que los bancos de datos de acceso público y los servicios de información públicos van creciendo de forma acelerada.

Las telecomunicaciones en la actualidad incluyen transmisión a través de cables de fibra óptica, switchs de alta velocidad y nuevo software para operar en redes de servicios integrados (ISDN), redes de área local (LAN), redes de área metropolitana (MAN), y redes de área amplia (WAN).

Dentro de los servicios telemáticos más comunes se encuentra la transmisión de texto, datos, fotografías, dibujos y otros materiales, desplazando el almacenamiento en papel y medios magnéticos.

El uso simultáneo de múltiples medios (multimedia) llega a ser esencial para las comunicaciones entre individuos que quieren compartir materiales que:

• Integren imagen con animación sonido y datos digitalizados

• Facilitando el filtrado, la composición, la transformación, la edición y la interpretación de la información.

La teleconferencia es una solución para reducir los costos que genera trasladar personas de diferentes lugares para asistir a reuniones de trabajo, cursos de capacitación, etc. Además del costo de transportación y alojamiento, se incluye la pérdida de horas productivas durante el viaje. Esta solución puede ser vía audio, escrita o video, o una combinación de las tres.

TELEFONOS

En la actualidad existen numerosas opciones que pueden agruparse en dos categorías:

• Teléfonos de oficina.

• Teléfonos celulares.

Para los primeros existen servicios que optimizan los recursos como son:

• Líneas rentadas (Leased line).

• Líneas privadas entre localidades específicas.

• WATS - (Wide Area Telephone Service: servicio telefónico de área amplia).

• FX (Foreing Exchange: intercambio extranjero), servicio que permite realizar llamadas de una localidad a otra y efectuar los cargos a la localidad remota.

Algunos servicios de más complejidad requieren del uso del PBX o del PABX (Private Automatic Branch Exchange: intercambio privado automático de ramales). Los teléfonos celulares han revolucionado las comunicaciones. La tecnología celular consiste en celdas que cubren determinadas áreas geográficas. Cada celda tiene un radio transmisor y un equipo de control localizado en una "central celular" (cell site).

Dichos locales se conectan a una MTSO (Mobile Telephone Switching Office: Oficina Móvil de Computación Telefónica), que a su vez esta conectada a la red telefónica central. La MTSO, con su capacidad electrónica interruptora, controla las unidades móviles y, en forma automática, desvía las conversaciones a medida que se mueve de una celda a otra.