4. EL CONGRESO, SESIÓN, CONCLAVE Y PLENARIA.

EL CONGRESO:

Es una reunión deliberativa, generalmente periódica, en la que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, etc., se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas. La palabra congreso viene del latín: congressus, reunión. Por ejemplo, todos los años se realiza en nuestro país el CADE, Congreso Anual de Empresarios, reunión en la que se abordan asuntos propios del ámbito empresarial.

Su realización obedece a la siguiente secuencia:

• La organización y/o preparativos se realizan con semanas o meses de anticipación.

• Se forma un equipo humano dividido en varias comisiones a cargo de un Director General.

• La conducción del Congreso puede estar a cargo de uno o dos maestros de ceremonias que actúen coordinadamente.

• Por su trascendencia, se invitan a altas autoridades y a destacadas personalidades, tanto para la inauguración como para la clausura.

• Los expositores comunican, aspectos importantes y puntuales relacionados con los objetivos de la reunión.

• Opcionalmente se pueden formar talleres para analizar con más detalles algunas de las propuestas presentadas.

LA SESIÓN:

En nuestro país llamamos sesión a una reunión breve y formal que suele realizarse con motivo de comunicar o analizar algún aspecto importante para un determinado grupo humano (Padres de familia, junta directiva, etc.) Su conducción es similar al de una asamblea, de ahí que muchos la confundan con ella. Una asamblea es una reunión mucho más multitudinaria, en cambio, la sesión es más pequeña e íntima. La palabra proviene del latín sessĭo, -ōnis.

El desarrollo se efectúa teniendo presente las siguientes pautas:

• El líder de la institución, o director encargado, abre la reunión y comunica el tema a abordarse.

• El líder dirige la reunión, informa a los participantes sobre la agenda y ayuda a encontrar una solución.

• Los que intervienen en el debate, lo hacen a su turno; presentando sus opiniones o propuestas.

• Finalmente se somete al voto de los presentes, la aceptación o rechazo de lo debatido.

• Al finalizar el líder cierra la sesión y lo acordado se anota en un cuaderno o libro de actas.

EL CONCLAVE:

Etimológicamente la palabra cónclave viene del latín conclāve, y significa lo que se cierra con llave. Su origen lo encontramos en la junta de los cardenales de la Iglesia católica; reunidos a la muerte de un Papa para elegir a su sucesor. Ellos, durante varios días permanecen encerrados –bajo llave- hasta que elijan al nuevo Papa. Caso contrario no podrán salir del recinto.

También se llama cónclave a toda reunión realizada a puertas cerradas para tratar algún asunto de vital importancia.

Su desarrollo se efectúa teniendo presente lo siguiente:

• Todos los participantes son convocados formalmente por la persona encargada de organizar el cónclave.

• Durante el cónclave se fijan normas de seguridad para evitar la infidencia de los temas tratados.

• Una persona es nombrada moderador o director de debates para conducir la reunión.

• Luego de explicar el motivo de la reunión se fijan las reglas de participación o de desarrollo de las actividades conexas.

• Si la situación lo amerita las propuestas son sometidas a debate o a votación, en el cónclave debe primar la democracia.

• Al finalizar, los acuerdos logrados son suscritos formalmente por los presentes y si es conveniente, se comunica públicamente lo acordado.

PLENARIA:

La plenaria es una reunión deliberativa en la que participa “el total” de todos los integrantes de una organización para tomar decisiones trascendentales o de suma importancia para el futuro de la institución. Esta palabra viene del latín plenarĭus que significa lleno, entero, cumplido, que no le falta nada. Es una reunión en la que se abordan problemas trascendentales y en la que participan todas las partes involucradas.

Su desarrollo obedece a las siguientes pautas:

• Se designa a un moderador o maestro de debates para la plenaria.

• Formalmente se declara aperturada la plenaria, todas las intervenciones son anotadas o grabadas.

• Las comisiones presentan sus propuestas, los socios individuales también pueden hacerlo.

• Se somete al voto la aceptación o rechazo de lo logrado.

• Se cierra formalmente la plenaria, registrando los acuerdos logrados.