4. CONDUCCIÓN DE CEREMONIAS Y EL MAESTRO DE CEREMONIAS:

CONDUCCIÓN DE CEREMONIAS

El éxito de una ceremonia depende de la actitud profesional, la creatividad y los buenos modales de los organizadores, de la motivación, el respeto y los buenos modales de los asistentes y de la amabilidad y la cortesía de los anfitriones. En la organización de actividades protocolares se debe tener en cuenta lo siguiente:

• El propósito y la formalidad de la actividad.

• La fecha o fechas a realizarse.

• El numero de invitados (participantes) y la lista.

• El presupuesto a utilizarse.

• El lugar, el tamaño del lugar, la iluminación, la comodidad de las sillas y la operatividad del equipo audio visual.

• El equipo humano para organizar y conducir la ceremonia.

LAS COMISIONES DE TRABAJO:

Para la organización exitosa de una ceremonia se requiere organizar los recursos humanos en una serie de comisiones, con tareas específicas y con la consigna de hacer un trabajo mancomunado. Se debe contar, entre otras, con las siguientes comisiones:

• Comisión Organizadora.

• Comisión de Prensa y Propaganda.

• Comisión de Auspicios.

• Comisión de Ventas.

• Comisión de Logística.

• Comisión de Presupuestos, Finanzas y Tesorería.

• Comisión de Protocolo e Infraestructura.

CRONOGRAMA DEL PREPARATIVO:

1° Cuatro semanas antes de la actividad:

• Se tendrá culminado el Plan de Trabajo y/o de Acciones.

• Se contará con los recursos humanos; debidamente organizados en comisiones y con sus respectivas tareas.

• Se habrán realizado las coordinaciones definitivas con los auspiciadores, patrocinadores y expositores.

• Se enviaran invitaciones a los invitados y/o participantes.

2° Tres semanas antes de la actividad:

Se enviará el siguiente material informativo, a los participantes:

- Copia del Programa de actividades.

- Lista de los invitados generales.

- Lista de los invitados de honor.

- Sugerencias sobre la vestimenta.

- Material necesario para la inscripción (Solicitudes).

- Carnés o distintivos de identificación.

- Información sobre los expositores.

- Se empezarán a asignar los asientos y/o mesas.

3° Una semana antes de la actividad:

• Verificar el plano de asignación de mesas o asientos

• Verificar que los nombres de los participantes estén correctos.

• Preparar material y útiles de oficina para la mesa de inscripción.

• Verificar contratos: expositores, música, flores, espectáculo, etc.

• Jefe de protocolo y su coordinador, repasaran todos los detalles.

• Se verificará el menú y/o aperitivos con el cocinero jefe.

4° El día de la actividad:

• El Jefe debe estar temprano para verificar los últimos detalles.

• Tener la mesa de inscripción y/o recepción preparada.

• Dar ánimo a su personal y recalcar la importancia de la reunión.

• Colocar el plano de asignación de mesas y sillas en lugar visible.

• El Jefe de Protocolo debe estar presente, disponible y al tanto de todo pero sin llamar la atención.

5° Al culminar la actividad.

• Entregar al conferenciante y artistas sus cheques de pago, dentro de un sobre y con una nota de agradecimiento.

• Agradecer por escrito a los expositores, artistas, auspiciadores y proveedores por su cooperación y ayuda.

• El director de la actividad preparará un informe sobre la ceremonia y hará una evaluación pormenorizada del mismo.

• Cotejar cuentas y pagar según lo especificado en los contratos.

• Felicitar y agradecer por escrito a todo el personal que colaboró en las diferentes comisiones de trabajó.

EL MAESTRO DE CEREMONIAS:

Toda ceremonia o acto público es producto de uno o más promotores, pero la dirección está a cargo del orador llamado Maestro de Ceremonias, persona encargada de conducir la actividad protocolar y de poner en contacto a los participantes con el público.

Responsabilidad del Maestro de Ceremonias:

• Prepararse minuciosamente para la actividad.

• Llegar a tiempo y verificar que todo este listo: podio, equipo de sonido, micrófono, luces, etc.

• Empezar la reunión a la hora exacta.

• Hacer las presentaciones debidas: Poner en contacto al público con los expositores y autoridades presentes.

• Hacer que los presentes se sientan bienvenidos.

• Llevar la agenda del programa al pie de la letra.

• Controlar el uso del tiempo de los expositores.

• Dar las gracias a todos por su asistencia; principalmente a los expositores, auspiciadores y público presente.

• Terminar la reunión a la hora señalada.

FUNCIONES:

• Presentar a los participantes y resaltar sus cualidades.

• Entretener y divertir al público realzando la ceremonia.

• Controlar el estado emocional del público.

ETAPAS EN LA ACCION DEL PRESENTAR:

A continuación brindamos un ejemplo detallado del desarrollo de una ceremonia –puede ser adaptado para cualquier tipo de ceremonia- y el papel que debe realizar el Maestro de Ceremonias.

1°.- APERTURA DEL ACTO (INTRODUCCIÓN)

a) Saludo: Damas y caballeros tengan ustedes muy buenas..................

b) Bienvenida: A nombre de................le damos una cordial..............

c) Motivo del Acto: Por su presencia en esta.................de..................

d) Objetivo del Acto: Hemos preparado un programa que incluye.......

e) Saludar y solicitar plausos a las personalidades presentes: ..............

f) Himno Nacional: Les invitamos a…………...……………………..

g) Himno Regional: Les invitamos a…………...……………………..

2°.- PRESENTACION DE LOS PARTICIPANTES

a) Palabras de enlace.- De esta manera iniciamos.................................

b) Introducción al tema a exponerse:....................................................

c) Anunciar el título del tema:...............................................................

d) Datos del participante: (Pasado, presente y futuro)........................

e) Nombre del orador y solicitar aplausos:............................................

f) Breve comentario sobre la exposición:..............................................

(Seguir presentado a los otros participantes)

3°.- CIERRE DEL ACTO (DESPEDIDA)

a) Palabras de cierre: De esta manera culminamos...............................

b) Resumen del evento: Hemos podido apreciar...................................

c) Mencionar auspiciadores:..................................................................

d) Agradecimiento a los participantes:..................................................

e) Agradecimiento al Público: ……......................................................

f) Despedida: Se despide de ustedes.....................................................

RECOMENDACIONES PARA EL DESARROLLO DE UNA CEREMONIA:

1.- Conocer los datos personales del participante.

2.- Tener una relación ordenado de los números del programa.

3.- Controlar el uso del tiempo de cada participante.

4.- Utilizar el volumen y tono de voz, según las circunstancias.

5.- Estar a la expectativa del desarrollo de la ceremonia.

6.- No retirarse del escenario hasta que llegue el participante.

7.- Mantener agradable sonrisa y humor y saber improvisar.

8.- Tener datos y recursos relacionados a la ceremonia.

EJEMPLOS DE PRINCIPALES CEREMONIAS:

CEREMONIA: IZAMIENTO DEL PABELLÓN NACIONAL

• Jefe de línea pide permiso para dar inicio a la ceremonia.

• Se procede al izamiento del Pabellón Nacional.

• Se entona el Himno Nacional.

• Se iza la Bandera Regional.

• Se entona el Himno Regional.

• Se iza la Bandera de la Paz.

• Se procede a los discursos de orden.

• Jefe de línea pide permiso para iniciar el desfile y ordena que las bandas de músicos ocupen su emplazamiento.

• Inicia el desfile según el orden de precedencias.

• El Jefe de línea comunica que “el desfile ha terminado.”

CEREMONIA: FIESTA DE 15 AÑOS

• A las 12 de la noche ingresa la quinceañera del brazo de su padre y/o padrino. Desfilan antes los invitados y ocupan su sitial.

• La señorita baila el “Danubio” o “Tiempo de vals” con su padre.

• El padre, o persona designada “Presenta a la Señorita ante la Sociedad”: resalta sus virtudes y le augura éxitos y felicidad.

• La quinceañera continúa el baile de vals con padrinos, hermanos y demás familiares.

• Al lanzar el ramillete de flores (bouquet) el joven que lo gana se hace merecedor a una pieza de baile.

• Sesión de fotos.

• Inicio de la fiesta propiamente dicho.

• En otros casos se canta el Happy Barthy ante un pastel.

CEREMONIA: MATRIMONIO RELIGIOSO

En la Iglesia:

• El novio y madrina esperan a la novia en la Iglesia.
• La novia llega con su padre, éste “entrega” a su hija.
• Los novios ingresan a la Iglesia flanqueado por “damitas” y “angelitos”. Se escucha la “Marcha Nupcial”

MATRIMONIO CATÓLICO

En la foto anterior, boda típica en México. El matrimonio es una de las ceremonias más trascendentales en la vida social de las personas. Encarta ® 2005.

• El Sacerdote luego de la liturgia los declara “marido y mujer”.

• Se procede al intercambio de aros.

• La “Marcha Nupcial” es tocada durante su salida de la iglesia.

• En la puerta los familiares y amigos “arrojan arroz” sobre ellos.

• Suben al auto para un breve paseo y de ahí al salón de la fiesta.

En el Salón de fiesta:

• En el salón de recepción los casados bailan “El Danubio Azul”.

• La novia arroja su ramillete de flores (bouquet) y el novio baila con la ganadora.

• En la fiesta el novio “saca la liga” de la pierna de su esposa y la arroja a los amigos, el ganador baila con la novia.

• Brindis en honor de los recién casados.

• Sesión de fotos.

• Inicio de la fiesta propiamente dicha.