Jaime Luis Rojas Moya
Esta página muestra parte del texto pero sin formato.
Puede bajarse el libro completo en PDF comprimido ZIP
(84 páginas, 423 kb) pulsando aquí
2.6. PRINCIPIOS DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DE PROCESOS/REINGENIERÍA
Los procesos deberán enfocarse hacia el usuario; aquellas actividades que no contribuyan a satisfacer las necesidades del usuario, deberán ser minimizadas.
El trabajo de reingeniería deberá tener como meta mejorar y cambiar la organización y la atención al usuario.
Deberá buscarse que los procesos y las actividades se efectúen en paralelo.
Se crearán trabajo completos (enfoque de procesos) con responsabilidades y compromisos compartidos.
El rol de la administración será apoyar a aquellos procesos que se encuentren directamente en contacto con el usuario.
Se buscará que los empleados sean capaces de desempeñar más de una clase de trabajo, más de un solo rol. Se buscará que el empleado de alguna manera tenga contacto con el usuario.
Toda la información de soporte administrativo deberá ser manejada como un producto de realización de un trabajo, no como un conjunto de actividades adicionales de trabajo.
Se crearán funciones virtuales independientemente de la localización (una persona puede participar en varios grupos de trabajo remotamente).
La información estará disponible de tal manera que pueda responder las preguntas del usuario en todo momento.
Los procesos deberán diseñarse para cambiar en cualquier momento (procesos proactivos, con mejoras continuas).
Donde sea posible, se deberá incluir en los procesos actividades de índole estratégico (actividades de valor).
Eliminar burocracias jerárquicas.
Buscar actividades redundantes y eliminarlas.
Reinvertir el tiempo ganado, delegar nuevas tareas (nuevas tareas con nuevos métodos).
Minimizar funciones sombra (funciones improductivas).
Minimizar los registros sombra (disminuir la copia de cualquier cosa).
Reducir los medios de transformación.
Controlar el acceso a fuentes de información (mantener la integridad, seguridad y confiabilidad de los datos; reducir los costos del manejo de información).
Asegurarse de capturar una sola vez la información en el punto de origen. Proporcionar los medios necesarios para su acceso y manejo.
Automatizar la coordinación del proceso.
Establecer mecanismos de respaldo (información, gente).
Cualquier persona en la organización deberá tener la posibilidad de comunicarse con otra persona en la red corporativa.
Localizar los puntos donde la productividad es esencial, proporcionar los medios adecuados para alcanzarla y mantenerla.
Definir claramente el trabajo de una persona (trabajo a eliminarse, trabajo a realizarse de diferente manera, nuevas actividades a desarrollar, niveles de servicio esperados, plan de carrera, programa de compensaciones).
Proporcionar capacitación precisa y enfocada a las actividades realizadas, crear ambientes de continuo aprendizaje. Donde sea posible apoyar el aprendizaje por medio de la tecnología.
