Jaime Luis Rojas Moya
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4.1. BASES ESTRATÉGICAS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS
Es preciso tener siempre presente que un proceso de esta naturaleza puede devenir en fracaso si no se realiza con rigor, si no se analizan suficientemente los obstáculos que puede tener y, sobre todo, si no va acompañado de un cambio dinámico e integral de la organización, en su cultura, sistemas de comunicación, estructuras organizativas, estilos de dirección, consideración del factor humano, etc . A este efecto, es necesario abordar los aspectos culturales, organizacionales y la operativización, estas estrategias tienen que llevarse a cabo simultáneamente para que la implantación sea un éxito. Lo más importante es obtener la participación de todos los implicados en el cambio
4.1.1. Estrategias Culturales
Los aspectos culturales deben ser propiciados con actuaciones orientadas a la colaboración y el compromiso de todos y cada uno de los miembros de la organización. Estas condiciones no se producirán de manera natural ni espontánea.
A este efecto, las actuaciones en el ámbito cultural dirigidas a vencer la resistencia al cambio de las personas son:
Crear una cultura operativa específica basada en la Gestión por Procesos, con los nuevos valores y reforzar aquellos valores anteriores que influirán de manera positiva para realizar el cambio.
Sentido de pertenencia al cambio, de manera se posibilite que cada persona implicada conozca las ventajas y dificultades que se producirán.
Asegurar un liderazgo adecuado y un fuerte compromiso de los líderes con el cambio.
Garantizar la coherencia entre lo que se dice en el plan y lo que se aplica en la realidad cotidiana.
4.1.2. Estrategias Organizacionales
Las actuaciones básicas para implantar el cambio organizacional son:
Adaptar la estructura organizativa mediante equipos operativos de alta resolución acompañado de medidas adecuadas de flexibilización de la estructura organizativa y de dotación de autonomía de gestión a los equipos.
En los Establecimientos grandes, se debe descentralizar la gestión al máximo para facilitar la introducción de cambios.
La motivación de las personas que se impliquen es muy importante.
Identificar las barreras (de poder establecido) que eventualmente pueden frenar el cambio y adoptar las medidas necesarias para neutralizar la cultura discrepante con el cambio inducida por los desequilibrios en la balanza de poder tradicional.
4.1.3. Estrategias Operativas
Las actuaciones básicas en el nivel operativo son:
Elaborar un plan operativo detallado, donde se refleje claramente la reorganización del trabajo mediante flujos de tareas y responsabilidades perfectamente definidas, y se expongan las medidas específicas para el periodo en que coexistan los dos sistemas de trabajo (tradicional y nuevo).
Definir una estructura organizativa adecuada al plan operativo.
Establecer una estructura de comunicación y coordinación eficaz.
Elaborar un cronograma de implantación, adecuando los recursos disponibles a las expectativas de cambio.
Rediseñar los procesos clave imprescindible simplificándolos al máximo, eliminando todas aquellas tareas que no aporten valor añadido.
Aportar todos los recursos necesarios para garantizar el éxito de la implantación.
Adaptar los sistemas de información, sustituyendo los indicadores clásicos por aquellos que exige el cambio, así como añadir indicadores proceso, resultado e impacto para controlar cómo se desarrolla la fase de implantación.
