INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL. FUNDAMENTOS TEÓRICOS Y APLICACIONES PRÁCTICAS

UNIDAD 9 LA GESTIÓN DE LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS
Tema 35 Gestión de los Recursos Humanos

Este Tema estudia los Recursos Humanos de la empresa, y resalta la importancia del departamento de personal y la relación con otros departamentos. Identifica las funciones básicas de este departamento y su desarrollo.

INTRODUCCIÓN

Muchos empresarios consideran que no es necesario un departamento de personal y que las responsabilidades en éste área deben recaer en los distintos responsables de la organización. En algunas circunstancias la existencia de un departamento de Recursos Humanos no contribuye notablemente en la eficiencia global, pero hemos de reconocer que muchas empresas tendrían dificultades si este departamento no existiera en el organigrama funcional de la misma.

El tamaño de la empresa condiciona la decisión de disponer de un departamento de personal. La gestión de los recursos humanos en un tema que requiere de especialistas en dicha materia y en las pymes no es posible tener un departamento o sección para tal fin y son los mismos jefes de departamento los que han de resolver los problemas que afectan a su personal.

Cuando la empresa es más grande (250 empleados en adelante) se gestionarán mejor estas funciones si dispone de personal especializado en recursos humanos que atiendan los problemas del personal, permitiendo a los distintos responsables de la gestión dedicar su tiempo a otros aspectos de su trabajo.

Una vez establecida la necesidad de contar con un departamento de personal, debemos considerar las funciones del mismo. Este departamento estaría dividido en cinco secciones básicas:

- Selección y contratación de personal.
- Formación y reciclaje.
- Relaciones internas.
- Bienestar social y laboral.
- Expedientes de empleados.
- Remuneraciones y nóminas.

LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

La Administración de Personal es una responsabilidad para aquellos gestores que se relacionan con personas y al mismo tiempo describen el trabajo que deben realizar las mismas. Es una de las actividades más importantes de la gestión empresarial y es realizada por especialistas que se responsabilizan del trabajo que afecta al personal de la empresa y sus relaciones dentro de la misma. Estas funciones no están limitadas y abarca a todo el personal: dirección, mandos intermedios y personal de apoyo.

Los objetivos de la administración de personal son conseguir la eficacia y la eficiencia, y ambos han de ser complementarios. Ha de procurar reunir y desarrollar las capacidades y talento de los hombres y mujeres de la empresa con el fin de obtener una gestión eficaz, brindándoles al mismo tiempo la oportunidad de que contribuyan con su experiencia y formación su incorporación a los equipos de trabajo. También, y esto es muy importante, garantizar condiciones de empleo justas y a la vez, satisfactorias.

Desde siempre, los empleados han cuestionado las decisiones de la Dirección en estas materias y en otras, y la reacción que pueden causar estas decisiones deben tenerse en cuenta antes de ser aplicadas. Por tanto, cualquier estudio sobre la administración de personal, debe basarse fundamentalmente en las relaciones humanas acompañadas con comunicaciones internas fluidas y efectivas.

La función del Director de Personal es la de consejero y las decisiones que tome deben ser compartidas con los responsables de las otras secciones a los cuales se les ha ofrecido asesoramiento. Quizás, la forma más fácil de definir estas acciones es comparándolas con la organización militar, la cual impone nítidamente una línea de mando empezando por el oficial de mayor graduación y terminando por el último soldado raso.

El especialista en recursos humanos es un ejecutivo o director funcional que aporta sus conocimientos y brinda, como hemos dicho, consejos a los distintos directores de departamento. Los problemas pueden surgir cuando los especialistas en esta área deben realizar el papel de árbitro en un conflicto entre la Gerencia y el personal. El Director General debe mantenerse a la expectativa y no debe menoscabar la responsabilidad de los gerentes de área.

LOS REGLAMENTOS INTERNOS

Los reglamentos de la empresa contienen las normas de comportamiento del personal y contempla que debe hacerse, como comportarse y que conducta es la más adecuada para mantener un buen clima y moral en la empresa.

Se necesitan reglamentos o normas operativas para todos los aspectos de la organización, sin embargo, la preparación y diseño del contenido de los mismos provoca inevitablemente polémicas entre la empresa y los trabajadores. Los principios sobre los cuales se basan estos reglamentos o normas, son:

- Todos los trabajadores deben recibir un trato justo y equitativo y este tratamiento debe ser consistente y programado en el tiempo.

- Los derechos de los trabajadores deben ser reconocidos, como tener un trabajo digno y satisfactorio y el trabajador debe ser consultado antes de que se lleven a cabo cambios que le puedan afectar.

- La democracia interna y no la autocracia, propiciará el mejor funcionamiento de la empresa; con la cooperación se logrará mayor éxito que con medidas de presión o coercitivas.

Muchos empresarios consideran estos principios demasiado liberales y critican las acciones de su departamento de personal por ser demasiado escrupulosos y por tanto opuestos a los objetivos de la empresa, es decir, la obtención de beneficios, por encima de cualquier planteamiento en este sentido.

En nuestro trabajo de consultoría hemos comprobado que en las empresas donde se desarrollan funciones basadas en los principios que hemos enumerado anteriormente, son más eficaces y efectivos que en aquellas empresas que aún siguen operando con sistemas tradicionales y obsoletos en la gestión de los recursos humanos.

También hemos observado que las empresas de mayor éxito mantienen una combinación de ambos extremos, con políticas basadas en el buen juicio y principios dignos en el tratamiento al personal.

A continuación señalamos los reglamentos principales en las distintas áreas del Departamento de Recursos Humanos:

- Empleo. Contratación de personas cualificadas y con experiencia, ofreciéndoles la oportunidad de un empleo satisfactorio y un sueldo en función de sus características personales y profesionales, buenas condiciones de trabajo, seguridad y posibilidades de promoción.
- Formación. Facilitarles la formación y aprendizaje para que cada empleado pueda llevar a cabo su trabajo eficientemente y prepararse para la promoción interna y el acceso a otras áreas de mayor responsabilidad.
- Relaciones laborales. Mediante un procedimiento adecuado para resolver de forma eficaz los conflictos internos, mejorando las relaciones entre la Dirección y el conjunto de los empleados.
- Sueldos e incentivos. Con remuneraciones similares a las demás empresas del sector pero dentro de una estructura que reconozca las diferencias y habilidades de cada trabajador.

Cada uno de estos reglamentos cubre un amplio espectro en las relaciones internas, pero a veces deben ser ampliados con otras reglamentaciones adicionales bajo otros epígrafes.

Todos los reglamentos internos de la empresa que se refieran a las relaciones de ésta y sus trabajadores, políticas de remuneraciones, incentivo, conductas, etc. debe ser escrupulosamente observados por todos aquellos a quienes conciernen.

En España la política empleada en materia de salarios se basa en los siguientes criterios de aplicación:

- La política apropiada es un salario justo por el trabajo realizado.
- Esta política se basa principalmente en las escalas establecidas en los acuerdos contemplados en los convenios laborales en materia de salarios, por sector y categorías profesionales.
- Los reglamentos internos de cada empresa permiten ajustar los niveles de ingresos de sus trabajadores en función de sus propias políticas en esta materia.

Un ejemplo de esta política es otorgar un aumento salarial a los empleados cuando sus trabajos sean considerados de una eficacia y eficiencia superior al nivel preestablecido.

Los empresarios han progresado en su actitud hacia los empleados y están apostando por el talento interno Para descubrirlo han puesto en marcha políticas internas que tienen por objetivo primordial retribuir a los empleados en función de su contribución a la creación de más valor o el aumento de la productividad y rentabilidad de sus acciones.


CONTRATACIÓN Y EVALUACIÓN

Inicialmente las entrevistas para la selección de personal son llevadas a cabo a través de especialistas en la materia. A veces este sistema causa recelo entre los directores de departamento porque consideran que estos especialistas interfieren en sus decisiones y dudan que solamente ellos puedan llevar a cabo la selección del personal adecuado para cada tipo de trabajo.

Sin embargo, la práctica de entrevistar es muy difícil y muchos gerentes al no contar con el asesoramiento adecuado, han seleccionado mal.

En una empresa moderna y organizada el sistema de selección debe ser realizado por expertos, sobre todo, cuando hay que contratar a profesionales para puestos de responsabilidad.

Para que el encargado de la selección pueda llevar a cabo una entrevista correcta deberá disponer de las especificaciones sobre el trabajo a realizar, así como los requisitos y perfil necesarios que debe reunir el candidato o candidatos.

Los objetivos esenciales de las entrevistas son:

- Obtener información suficiente y adecuada acerca de los candidatos que optan al puesto.
- Determinar las condiciones que debe aportar el candidato para desempeñar el trabajo.
- Facilitar a los candidatos toda la información sobre el trabajo a desempeñar y datos referidos a la actividad y evolución de la empresa.

Si estos puntos son tenidos inicialmente en cuenta por los expertos encargados de la selección, no existirán problemas futuros, salvo excepciones. También deberemos tener en cuenta que el papel del responsable de la selección de personal es de consejero únicamente y que la decisión final sobre la contratación recae sobre el Director Gerente, de Departamento o Sección.

Una correcta selección de personal permite mejorar la eficiencia de la empresa, resaltando lo mejor de cada empleado. Utilizando este razonamiento, la evaluación del personal se puede acoplar a otros aspectos de la gestión de los recursos humanos, como:

- Revisión y actualización de salarios.
- Formación y reciclaje para corregir las deficiencias.
- Planificación y rotación de los puestos de trabajo, para ampliar la experiencia de los trabajadores.
- Creación de los reglamentos de promoción interna.

Las etapas del asesoramiento sobre el personal, incluye:

- Informe por escrito del supervisor o mando superior inmediato.
- La discusión de este informe con el empleado.
- Lograr que el empleado aporte comentarios o contribuciones positivas.
- Llevar a cabo las recomendaciones contenidas en el informe.

Aparte del dilema en el que se encuentra el jefe de la sección, al considerar y estudiar estos informes, hay que añadir el problema subyacente en el empleado que hasta ese momento desconocía la existencia del problema. Posiblemente el empleado ponga algunas excusas al respecto con el fin de capear el temporal, pero al día siguiente caerá en la cuenta al pensar en todas las respuestas que debería haber brindado o que debería haber reaccionado de forma diferente.

Para evitar estos problemas es preciso proporcionar al empleado una copia del informe antes de la entrevista y permitirle llevar a cabo su propio análisis de la situación para compararlo con el informe de su supervisor.

La actitud del empleado en estos casos es de tirantez y la función del gerente es la de mejorar la situación, ofreciendo otras alternativas para un cambio positivo. Una charla cordial y tranquila sobre la evaluación del comportamiento del empleado, nos dará la oportunidad de llevar a cabo las recomendaciones necesarias en beneficio a ambas partes.


FORMACIÓN

El objetivo de la formación preliminar es ayudar a los nuevos empleados que se incorporen a la empresa para que se formen e integren en la misma desde el primer día. Durante las primeras semanas debe tenerse mucho cuidado con el personal que haya terminado su periodo de adaptación ya que la impresión que hayan obtenido de la empresa en este periodo inicial será fundamental durante el tiempo que permanezca en la misma.

La formación o entrenamiento inicial se divide generalmente en dos fases:

- El método de entrenamiento (training), es decir, practicando con alguien que conoce el trabajo.

- Las prácticas en el departamento y sección donde será destinado.

El éxito o fracaso del primer método se basará en la experiencia que le aporte la persona que está dando las instrucciones. Algunas empresas prefieren el segundo sistema, porque aporta un mejor control de la evolución e integración al puesto.

El entrenamiento, formación o reciclaje de los cargos directivos debe basarse en el desarrollo integral del individuo y cada persona debe conocer la importancia del perfil del puesto a desarrollar y los pasos que se deben dar para lograrlo. Un sistema utilizado habitualmente es la rotación del personal directivo o ejecutivo dentro de la empresa para que éste logre mayor experiencia, pero deben cuidarse las relaciones entre el personal de las diferentes secciones, durante esta etapa de toma de contacto con la organización y las posteriores.

Las responsabilidades del departamento de Recursos Humanos son las de organizar los cursos de formación y reciclaje y las acciones formativas de los mismos, seleccionados los tutores o instructores adecuados y evaluando los resultados finales.

También deberá responsabilizarse de la selección del personal que asistirá a los diferentes cursos por medio de un sistema de evaluación que deberá basarse en la información aportada por los directores de departamento que incluye los nombres de los empleados que necesitan formación así como los que deben ser promocionados a otros puestos de la organización.


LAS RELACIONES LABORALES Y LOS SALARIOS

El estudio de las relaciones laborales se identifica con las diferentes formas en que los grupos de trabajo, ya sean formales o informales, se comportan y se relacionan entre sí. Las relaciones laborales se desarrollan en torno a diferentes convenios ya sea referido a los salarios como a las condiciones de trabajo.

Los problemas en las relaciones laborales se encuentran frecuentemente en tres tipos de industrias o empresas:

- Aquellas que se ocupan de los productos perecederos, ubicadas en los puestos, mercados, transportes, etc.
- Aquellas que tienen un proceso largo y complejo, como pueden ser las empresas de ingeniería.
- Aquellas donde las condiciones de trabajo fluctúan, como la construcción.

En las empresas que hemos mencionado es preciso que la Gerencia se especialice sobre todo en las relaciones humanas. Necesita un perfecto conocimiento de cómo funcionan y evolucionan los sectores donde se mueven y en la habilidad para negociar.

El Director de Personal deberá fijar la estructura de los salarios adecuados para cada tipo de trabajo y el perfil profesional que deben reunir sus trabajadores. Debe tener en cuenta que el salario es el aspecto principal de una relación laboral o profesional.

Normalmente en un sistema de salarios bajos siempre se observará una posible ineficiencia, pero nunca deberemos subestimar ninguna labor por muy baja que sea ésta. Un ejecutivo con buen sueldo puede obviar las pequeñas diferencias en su sistema retributivo, sin embargo en empleados de menos rango con las mismas necesidades primarias, lo verán como una injusticia. Esta tensión afectará siempre a las relaciones laborales.


Aunque sean superados estos problemas, estas diferencias conceptuales permanecerán como una de las causas principales de los problemas laborales. Los empleados peor remunerados insistirán en que se aplique la equidad, no solicitando que se les retire el aumento a los ejecutivos, sino que se incremente el sueldo a todos los demás.


RESUMEN


1) Hemos estudiado brevemente las áreas principales de la administración del personal, pero no se han considerado todos los aspectos. Las preguntas y respuestas de las relaciones laborales y del mundo del trabajo deberá usted buscarlas en los estudios existentes sobre este importante tema.

2) Las cualidades requeridas por un Director de Recursos Humanos son posiblemente distintas de las de otros responsables de la gestión. Sin embargo se “orientará” hacia las necesidades de los trabajadores, y al mismo tiempos ser capaz de combinar éstas, con las necesidades y objetivos de la empresa.

3) Se requieren, sin embargo, distintas habilidades directivas en función de las responsabilidades asumidas por el Departamento de Recursos Humanos.

- Un especialista que trata las relaciones industriales necesita desarrollar habilidades de comunicación y negociación y debe tener una acusada personalidad para poder llevar a cabo su trabajo de forma efectiva.

- Un especialista que trata con el clima, moral y bienestar de los trabajadores necesita otro tipo de personalidad y debe mantener una actitud de preocupación hacia ellos.

4) En las grandes empresas se requiere que los especialistas de personal estén al día en materia de legislación laboral respecto a los salarios, condiciones de trabajo, seguridad laboral, etc.

5) La empresa moderna tiene la necesidad de continuar y desarrollar las inversiones en formación y contar con los expertos en cada materia formativa.

6) El crecimiento y desarrollo de los recursos humanos se ha producido para responder a las múltiples demandas efectuadas por la sociedad moderna y la necesidad de canalizar estas demandas a través de personal especializado, dejando a los gerentes libres de estas responsabilidades para que puedan concentrarse en sus funciones específicas de trabajo.


EJEMPLO PRÁCTICO


Un detalle en la diferencia entre empleados y obrero es el denostado sistema de control de las entradas y salidas a través de un reloj. Esto evidencia la falta de confianza por parte de la Gerencia hacia sus trabajadores.

La experiencia en las empresas que han abandonado este sistema es que su confianza ha sido plenamente justificada por el buen comportamiento de los trabajadores en este sentido. Los problemas mayores se daban con los trabajadores profesionales (técnicos y administrativos) que reaccionaban negativamente ante este sistema de control, tratando de preservar sus privilegios y posiciones pasadas.

Consideramos un ejemplo de lo ocurrido en una pequeña empresa a un trabajador del taller con 20 años de antigüedad en la empresa, trabajando 40 horas semanales a quién se le restaba parte de sus emolumentos si llegaba unos minutos tarde y solamente utilizaba las prestaciones sociales cuando realmente se encontraba enfermo.

Su hija fue contratada por la empresa como secretaria y cuando estaba enferma no disminuían sus ingresos, no se le deducía nada cuando llegaba tarde y tenía una semana de vacaciones mas por año.

Tales injusticias como esta, causan un considerable resentimiento y siembran las semillas de problemas en las relaciones laborales.


PREGUNTAS

1) ¿Cuál es el número mínimo de empleados que debe tener una empresa para que disponga de un departamento de Recursos Humanos?
2) ¿ Cuáles son las funciones que desempeña el Departamento de RR.HH.?
3) ¿Cuáles son los objetivos de la administración de personal?
4) ¿Cuál es la función del Director de RR.HH.?
5) ¿A qué se debe que los reglamentos referidos a la política de personal causen más polémica que cualquier otro?
6) ¿Cuáles son los tres puntos principales sobre los cuales se basan los reglamentos de personal?
7) Describa el contenido del reglamento sobre la Formación.
8) Describa un ejemplo de reglamentación que pueda aplicarse a la política de salarios.
9) ¿Cuáles son los objetivos de una entrevista?
10) ¿Por qué las entrevistas preliminares deben ser llevadas a cabo por la Gerencia de Personal?
11) ¿Cuál es el objetivo de la evaluación personal?
12) Defina las cuatro etapas de la evaluación de personal.
13) ¿Cómo deberán llevarse a cabo las entrevistas de evaluación?
14) ¿Cuáles son los dos tipos básicos de formación y entrenamiento?
15) ¿Por qué es tan importante la formación inicial?
16) ¿Cuáles son las industrias en las cuales ocurren frecuentemente conflictos laborales?
17) ¿Cuál es el aspecto más importante del Reglamento de Personal?
18) ¿Por qué son tan importantes las diferencias en los niveles de salarios?