INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL. FUNDAMENTOS TEÓRICOS Y APLICACIONES PRÁCTICAS

UNIDAD 7 MÉTODOS DE CONTROL
Tema 26 Control Permanente de la Gestión

En este Tema se presentan los métodos de control utilizados en la Gestión Empresarial. Define puntualmente lo que significa control e identifica los elementos principales de los sistemas de control aplicados en la empresa.


INTRODUCCIÓN

En cualquier organización, el control suele estar relacionado con otras actividades, como por ejemplo, la planificación. Esta actividad detecta e identifica, a través del control, cualquier variación de los planes existentes y las estrategias.

El “control” es una actividad que observa los hechos ocurridos y de este ciclo de control, existe una etapa preliminar que es como se va a realizar dicho control a todas y cada una de las actividades de la gestión.

Existen otros elementos en el proceso de control:

- El control financiero, que es llevado a cabo a través del seguimiento de la política presupuestaria y la corrección de las desviaciones.
- El control de personal, para observar el grado de disciplina de los empleados y la influencia que mantienen los mandos intermedios sobre las distintas actividades en línea.
- El control de ventas, para comprobar el rendimiento de las zonas de venta, vendedores, productos, etc.
- El control de producción, para observar la evolución de los costes, rendimiento de la maquinaria, productividad, plazos de entrega, calidad, etc.

El control podríamos definirlo como una síntesis crítica del funcionamiento de la gerencia, su personal y demás elementos de la gestión. La delegación de responsabilidad y autoridad a los empleados es visto por muchos gerentes como una estrategia que implica cierto riesgo y, para que llegue a funcionar con éxito, los mecanismos de control deberán ser más eficientes.

EL CONCEPTO DE CONTROL

Kast y Rosenzweig definieron el término control como: “ la fase del proceso de la dirección por la cual ésta mantiene la actividad de la empresa dentro de los límites establecidos de acuerdo a las expectativas de la misma dentro de su mercado objetivo”.

Estas expectativas pueden ser:

- Implícitas, es decir, lo que se desea hacer.
- Explícitas, en términos de: planes, procedimientos, normas reguladoras de la actividad, etc.

Existen cuatro elementos dentro de esta definición:

1) Mantener constantemente la actividad de la empresa.
2) Prestar especial atención a los clientes establecidos.
3) Ejercer algún tipo de medida o contraste.
4) Comparar los resultados con las expectativas previstas.

Estos elementos de control definen los puntos básicos a tener en cuenta en todos los sistemas de control implantados. Existen algunas actividades en la empresa a las cuales se les asignan distintos niveles de actuación esperados. En el proceso de la actividad se marcan inicialmente unas medidas estandarizadas que posteriormente son comparadas y valoradas con las que definitivamente se han alcanzado.

La función del control es hacer que los sistemas operen del modo más eficaz posible. El Director de Producción propone planes que incorporan:

- La compra de materias primas.
- Personal necesario para alcanzar los niveles de producción.
- La logística en la expedición de mercancías y servicios.

Este control incluye todas y cada uno de los elementos del proceso productivo. En cualquier etapa del proceso, el control permanente aporta una valiosa información que nos sirve para contrastarla con la que habíamos planificado, permitiendo introducir y/o modificar vectores, e incluso introducir una estrategia alternativa.

ÁREAS CLAVES DE CONTROL

Todo proceso productivo tiene un nivel máximo de actuación a alcanzar. En la mayoría de los casos los niveles son conocidos y sus características pueden ser fácilmente medidas y controladas. Un director de producción puede marcarse metas de un determinado volumen de unidades a fabricar, de una calidad determinada y realizarla en un periodo de tiempo, por ejemplo un mes.

Existe un procedimiento para medir regularmente el proceso productivo. Siguiendo con el ejemplo anterior, a los empleados de producción se les pide que cumplimenten unos formularios donde deben anotar sus niveles de producción y detallando cualquier problema o variaciones que se hayan producido.

Existen una serie de metas previstas cuyas variaciones pueden ser medidas. Por ejemplo, el director de producción tendrá unas metas muy concretas en el control de calidad dentro de unos límites de aceptación definidos, precisos e inalterables.

Pueden existir normas que pueden ser modificadas de acuerdo a los cambios en las condiciones ambientales. En el control de calidad, por ejemplo, modificaciones en las leyes de salud y seguridad podrían requerir un cambio en las materias primas o una mejora en las normas de calidad utilizadas en la fabricación de los productos.


CONTROL POR FASES

La coordinación eficaz es un elemento importante de los sistemas de control. No tiene sentido implantar un sistema de chequeo del control de producción que detecte los fallos y problemas “después” de que el producto haya sido enviado al mayorista o distribuidor.

La primera fase de control se conoce como precontrol y es preventivo por naturaleza. Por ejemplo los controles regulares de mantenimiento sobre los equipos de producción, pueden detectar una pieza o elemento en mal estado que debe ser sustituido antes de que provoque una avería mayor.

El control simultáneo se lleva a cabo durante el proceso productivo. El supervisor de una fábrica realizará chequeos constantes sobre la actividad de la mano de obra y, al mismo tiempo, controlará el funcionamiento de los equipos de producción, verificará la calidad de la materia prima y los niveles de acabado de los productos terminados.

En una fábrica de cerámica, por ejemplo, no servirá de nada que un analista esté controlando la calidad de la arcilla después que la serie a la cual se refiere ya ha sido utilizada en el proceso de cocción.

En el Tema 39 y en el ejemplo práctico II, al analizar la gestión de una empresa y en lo referente al cuestionario de “producción”, el alumno podrá observar que en el cumplimiento positivo de los distintos pasos del proceso productivo, la anticipación se puede utilizar como control y, normalmente su correcta observación hará que la empresa no pierda dinero y se eviten trastornos en la organización.

CONTROL Y MOTIVACIÓN

Una de las grandes ventajas de la dirección por objetivos es que permite al gerente controlar su propia actividad. Muchas veces este autocontrol se considera superior al control impuesto por y desde la propia Dirección General.

Aunque el control lo hemos definido hasta ahora de una forma global y estricta, en sí, tiene ciertas connotaciones emocionales. Para muchos significa la dominación de una persona sobre otra. Es más, una de las importantes contribuciones de la Dirección por Objetivos es que nos permite sustituir “gerencia a través del autocontrol” en vez de “gerencia por dominación”.

El gerente para controlar su actuación precisa, además de conocer los objetivos de su misión, tener la preparación adecuada para llevarla a cabo. Estas medidas no necesitan ser muy rígidas, ni tampoco ser exactas; pero si tienen que ser relevantes y debe prestarle una atención directa y un gran esfuerzo personal.

El gerente debe ser el único responsable de los resultados derivados de su actuación. Para que esto ocurra solo él debe controlar la situación, aunque debe actuar dentro de las normas operativas diseñadas por la propia empresa. Dentro de esos límites, el gerente debe tener plena libertad para decidir lo que en cada momento se ha de hacer, ya que él tiene la suficiente información con relación a las operaciones de la empresa, y es lógico que se le atribuya esa responsabilidad. No obstante, como dijimos, en el Tema 39 estudiaremos con detenimiento los sistemas de control y motivación de la Gerencia.

RESUMEN

1) Como hemos visto la Gerencia es un proceso en el cual el responsable de la gestión coordina el trabajo de otras personas dentro de la empresa. La relación interpersonal es imprescindible, pero en este aspecto el gerente puede actuar basándose en otros instrumentos válidos en su gestión.
2) En este Tema se han definido las características de los distintos procesos del control y hemos puesto ejemplos para su ilustración. No obstante, desde el punto de vista práctico y para que el alumno conozca como implantar estas técnicas, en los próximos temas entraremos con más detalle en su explicación.
3) Hemos explorado la relación entre motivación y control. La Dirección por Objetivos se presenta nuevamente como una técnica que aporta nuevos y modernos métodos en la gestión y su control. Incluso estos mecanismos de control puede el gerente extrapolarlos y usar esta técnica al resto de su personal más significativo dentro de la organización


EJEMPLO PRÁCTICO

La mayoría de las empresas fabricantes de automóviles disponen de un servicio de control especial a través de auditores de calidad. Estos profesionales analizan funcional y económicamente cada una de las unidades gerenciales dentro de la compañía y lo hacen periódicamente, por lo menos una vez cada seis meses. Estos informes son enviados posteriormente al gerente de la unidad estudiada.

Esto demuestra el sentido práctico de los responsables del sector, ya que esta información se usa de forma efectiva para los propósitos de auto-control a los niveles de gerencia.


EJERCICIO

Piense en una empresa en la cual Vd. haya trabajado en el pasado o que conoce bastante bien Trate de identificar los sistemas de control que configuran la operación de su propia área de trabajo.


PREGUNTAS

1) ¿Por qué el control es un elemento fundamental del proceso moderno de la dirección participativa?
2) Resuma los cuatro elementos de control.
3) Defina el término “control”.
4) Resuma las fases más importantes del Control de Producción.
5) Ponga un ejemplo de una norma cuantitativa y cualitativa.
6) ¿Qué tipo de metas básicas podrían ponerse para el control de calidad?
7) ¿Cuántos prototipos tendrán que ser modificados para enfrentarse con las condiciones en los cambios ambientales?
8) Ponga un ejemplo para ilustrar el concepto de pre-control.
9) ¿Cómo funciona el control simultáneo?
10) ¿Cuál es el mejor sistema para ejercer el control?
11) ¿Cómo están relacionados el MBO y el Control?
12) ¿En que condiciones debe un gerente ser totalmente responsable de su actuación?