INTRODUCCION

Dando continuidad al proceso de implementación de los documentos normativos para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos y teniendo como fundamento metodológico los componentes y normas del Control Interno, se pone en vigor este documento que se denomina: “Manual de Normas y Procedimientos del Subsistema de Inventarios en Uso”.

En su confección se ha tenido en cuenta las regulaciones vigentes de los organismos rectores de la economía, así como las complementarias dictadas por el Ministerio de Salud Pública para el Sistema Nacional Salud.

El conocimiento y aplicación de las normas incluidas en su contenido son indispensables para el adecuado control en las Entidades, dada la vulnerabilidad y riesgo que pudiera derivarse de la dispersión y tenencia de estos bienes por trabajadores, técnicos y funcionarios, y la condición de accesibilidad, característica propia de toda instalación del sector.

La estructura del Manual de Normas y Procedimientos del Subsistema de Inventarios en Uso cumple la función de brindar la información especializada de manera ágil y organizada para que contribuya a facilitar el trabajo de las áreas contables en las Entidades del SNS.

El capítulo “Control Interno” recoge el marco conceptual, enunciando las características generales, ambiente en que se desarrolla el trabajo, las asignaciones y responsabilidades que se deben asumir para sustentar la labor económica y financiera de las Entidades.

La Dirección Municipal de Salud Yaguajay cuenta con varias unidades en las que se encuentran 5 policlínicos entre los cuales se esta revisando el Policlínico Docente Camilo Cienfuegos.
En el mismo se realizó un conteo físico por área de fondos fijos en el que se detectaron problemas en el control eficiente de lo inventarios en uso según instrucción 203/88.
Inventarios en Uso es la denominación convencional que se le da al conjunto de artículos, utensilios y herramientas, cuyo desgaste total no es inmediato a su puesta en uso con el fin de establecer su adecuado control, manteniendo las propiedades generales siguientes:

La “Contabilización” del Subsistema recoge las cuentas y subcuentas involucradas en los registros de control de las operaciones de todos los factores que participan en los procesos operativos de los Inventarios en Uso.

Para garantizar la revisión sistemática y las supervisiones en las Áreas de Responsabilidad y demás factores vinculados al Subsistema, el bloque “Revisión y Supervisión” brinda las indicaciones para lograr este objetivo.

El capítulo de “Modelos y Anexos” informa sobre el formato e instructivo de los modelos específicos del Subsistema. Así como cualquier otra proforma o información que esté establecida en el Manual y que necesite ser cumplimentada.

“En las Referencias Metodológicas” se registran las citas de los documentos oficiales que sustentan el contenido del Manual. Se brinda el tipo de documento, la institución que lo emitió, la fecha de su promulgación, el asunto de que trata y la ubicación donde el usuario del Manual puede encontrarlo.

Debe entenderse cuando se hace mención a “Inventarios en Uso” que se trata de materiales, utensilios, instrumental y herramientas y similares que siendo gastables, tienen la característica de larga duración.
El control interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y la eficacia en el trabajo de las Entidades. En su sentido amplio se debe identificar con la participación de todos los trabajadores

Por la importancia del tema y su simbiosis con el contenido del Manual es imprescindible la inclusión de los aspectos que a continuación se describen:

1. Definición de Control Interno.

Es el proceso integrado de las operaciones que se efectúa por la dirección y el resto del personal de una Entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes:

a) Confiabilidad de la información.
b) Eficiencia y eficacia de las operaciones.
c) Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas. d) Control de los recursos de todo tipo a disposición de la Entidad.

2. Características generales.

a) Es un proceso, es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo.
b) Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos.
c) En cada área de organización, la persona encargada de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en su cumplimiento, participan todos los trabajadores de la Entidad independiente de la categoría ocupacional que tengan.
d) Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u operaciones de la
Entidad.
e) Aporta un grado de seguridad razonable, aunque no total, en relación con el logro de los objetivos fijados.
f) Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad de los colectivos laborales.
g) El Control Interno en Entidades pequeñas, establecimientos y unidades de base, debe ser sencillo, con el uso de pocos empleados que manejen y procesen poca información, previendo que el máximo dirigente o alguien designado por él, se responsabilice con la revisión y supervisión de las operaciones.

3. Ambiente de Control Interno.

El ambiente o entorno de control constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y refleja la actitud asumida por la alta dirección en relación con la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades de la Entidad y los resultados, por lo que debe tener

Presente todas las disposiciones, políticas y regulaciones que se consideren necesarias para su implantación y desarrollo exitoso.

4. Integridad y valores éticos.

Los valores éticos son esenciales para el Ambiente de Control. El Sistema de Control Interno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de quienes lo operan. Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y, por lo tanto, van más allá del mero cumplimiento de las Leyes, Decretos, Reglamentos y otras disposiciones legales.

El comportamiento y la integridad moral encuentran su red de sustentación en la cultura del organismo, lo que determina, en gran medida cómo se hacen las cosas, qué normas y reglas se observan y si éstas se tergiversan o se eluden. La dirección superior de la Entidad, en la creación de una cultura apropiada a estos fines, desempeña un papel principal, ya que con su ejemplo contribuirá a desarrollar o destruir diariamente este requisito de control interno.

5. Atmósfera de confianza mutua.

Debe fomentarse una atmósfera de mutua confianza para consolidar el flujo de información entre las personas y su desempeño eficaz hacia el logro de los objetivos de la Entidad.

La comunicación abierta crea y depende de la confianza dentro de la Entidad. Un alto nivel de confianza estimula para que se asegure que cualquier tema de importancia sea de conocimiento por más de una persona. El compartir tal información fortalece el control, reduciendo la dependencia del juicio, la capacidad y la presencia de una única persona.

6. Organigrama.

La estructura organizativa, formalizada en un organigrama, constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y controladas.

Lo importante es que su diseño se ajuste a sus necesidades, proporcionando el marco de organización adecuado para llevar a cabo la estrategia diseñada para alcanzar los objetivos fijados. Lo apropiado de la estructura organizativa podrá depender, por ejemplo, del tamaño de la Entidad. Estructuras altamente formales que se ajustan a las necesidades de una Entidad de gran tamaño, pueden no ser aconsejables en una Entidad pequeña.

7. Asignación de autoridad y responsabilidad.

El ambiente de control se fortalece en la medida en que los miembros de una Entidad conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa para enfrentar y solucionar problemas, actuando siempre dentro de los límites de competencia.
Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera que las decisiones queden en manos de quienes estén más cerca de la operación. Una cuestión crítica de esta corriente es el límite de la delegación: hay que delegar tanto cuanto sea necesario, pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos.

8. Evaluación de riesgos.

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de la Entidad. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la Entidad y sus componentes como manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto de la Entidad (internos y externos) como de la actividad.

9. Consideraciones para la aplicación en el Sistema Nacional de Salud.

Teniendo como base fundamental que el Minsap desarrolla sus servicios en un esquema presupuestado su propósito esencial se sustenta en la optimización del gasto de recursos mediante el perfeccionamiento de la administración.

La buena administración, la eficiencia y la calidad del servicio son la expresión del comportamiento de cada una de las áreas de trabajo, siendo suficiente con que un Área trabaje deficientemente para que no se logre el objetivo propuesto.

Las técnicas de avanzada de administración enuncian que implementar los componentes y sus normas en cada área de trabajo presupone “perfeccionar el proceso de administración” en todas sus funciones y en particular las de organización y control.

Con este enfoque la Máxima autoridad de una Entidad y su Consejo de Dirección deben desarrollar las tareas de implementación para lograr que cada Área de Responsabilidad y/o área de trabajo de forma colectiva logre el ambiente de control.

Una Entidad tendrá implementado el control interno cuando cada uno de sus dirigentes, funcionarios  y  jefes  menores  lo  hayan  instrumentado  en  sus  Áreas  de  Responsabilidad  y desarrollen el trabajo de dirección utilizando  las posibilidades que brinda el método: “No  solo que lo implemente es más importante que lo utilice”.

Una unidad tiene control interno cuando todas sus áreas de trabajo lo tengan. Un área de trabajo tiene Control Interno cuando se haya implementado, tenga evidencia y utilice:

a)   La Estructura Organizativa del proceso de trabajo y de dirección. b)   Definido el método y estilo de dirección.
c)   Ajustado el contenido de cada puesto de trabajo.
d)   Determinado los principales riesgos y las medidas de control por puesto de trabajo y del
Área.

e)   Controlada  la  información  a  recibir  y  enviar  y  los  medios  para  cumplirlo  (canales  de comunicación).
f)   Conocimiento  de   las  normas   jurídicas  y  económicas   inherentes  al  área:  Convenio colectivo   de   trabajo.   Reglamento   disciplinario   interno.   Reglamento   de   la   unidad, presupuesto, costo y otros.
g)   Evidencias.
h)   Estos  instrumentos de  administración deben permanecer al alcance de los colectivos de trabajo por escrito y en una carpeta o manual.

OBJETIVO

DESARROLLO

   Definición de Control Interno.

Es el proceso integrado de las operaciones que se efectúa por la dirección y el resto del personal de una Entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes:

a)   Confiabilidad de la información.
b)   Eficiencia y eficacia de las operaciones.
c)   Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas.
d)   Control de los recursos de todo tipo a disposición de la Entidad.

 Se define como fondo fijo al inventario de  material gastable de larga duración convencionalmente son de escaso valor, (menos de 100.00) y corta duración (menos de un año) y se consume después de reiterada utilización en los servicios.

Tipifican este inventario en uso

Métodos de control de Fondos Fijos

 Actividades de control vinculadas con el Subsistema de Inventarios en Uso.

a) Los Inventarios en Uso se controlan a través del modelo 17-04 “Actas de Inventarios en Uso” por las Áreas de Responsabilidad y cada responsable de Área debe tener firmada la misma.

b)   Cada responsable  de área tiene que  firmar un Acta de Responsabilidad    Material de  los Inventarios en Uso bajo su custodia.

c)  El Área Contable debe contar con la información indispensable de estos bienes, para su correcta identificación, verificándose periódicamente la suma de sus valores con el saldo de las cuentas de control correspondientes.

d)   Los  modelos  17-04  “Actas  de  Inventarios  en  Uso”  de  las  Áreas  de  Responsabilidad deben encontrarse actualizados en éstas y en el Área Contable.

e)   Deben   elaborarse   inmediatamente   a   su   ocurrencia,   los   modelos   que   registran   los movimientos  de  los  Inventarios  en  Uso,  atendiendo  a  la  clasificación  de:  aumentos, disminuciones y movimientos internos y sus diferentes causales.

f) Es  preciso  elaborar  el  Plan  Anual  de  los  Chequeos  Periódicos  y  sistemáticos  de  estos bienes   y   en   caso   de   detectarse   faltantes   o   sobrantes   elaborarse   los   expedientes correspondientes, contabilizarse éstos correctamente y aplicarse en el caso de faltantes, la responsabilidad material, de acuerdo con lo regulado (Ver modelo en Capítulo de Modelos y Anexos).

g)  Cuando  se  sustituya  el  responsable  de  un  Área  de  Responsabilidad  debe  efectuarse  el chequeo de todos los Inventarios en Uso bajo su custodia, a fin de fijar la responsabilidad material correctamente, de acuerdo a lo regulado para esta revisión.

h)  Todas  las  disminuciones  deben  ser  de  conocimiento  de  la  Comisión  de  Inventarios  en Uso y aprobadas por funcionarios autorizados.

i) Los Inventarios en Uso deben controlarse a través de las “Actas de Inventarios en Uso” correspondientes a las Áreas de Responsabilidad.

Se define como fondo fijo al inventario de  material gastable de larga duración convencionalmente son de escaso valor, (menos de 100.00) y corta duración (menos de un año) y se consume después de reiterada utilización en los servicios.

Tipifican este inventario en uso

Métodos de control de Fondos Fijos

DIAGNÓSTICO

Una vez identificado el diagnóstico, de las deficiencias mostradas se pudo comprobar que la institución no tiene diseñada un plan de acción que permita efectuar con calidad y eficiencia  el buen control del inventario en uso.

CONCLUSIONES

 

Podemos decir que la Unidad Policlínico de Yaguajay,  presenta dificultades en el  Sistema organizativo de los inventarios en uso.  El Departamento contable no ejerce el papel protagónico en cuanto al control de estos Materiales  según lo establecido en el propio subsistema.  Teniendo en cuenta la magnitud de las deficiencias detectadas se propuso un plan de acción en función de las deficiencias encontradas.

                                             RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFIA

1)  Resolución No. 297 del MFP de 23 de septiembre del 2003.
ASUNTO: Definición del Control Interno. Contenido de los componentes y sus Normas.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.

(2)  Decreto-Ley No. 249 del Consejo de Estado de 23 de julio de 2007.
ASUNTO: Establece el procedimiento para determinar y exigir la responsabilidad material a los trabajadores de todas las categorías ocupacionales, funcionarios y dirigentes.
UBICACIÓN: Gaceta Oficial Extraordinaria No. 36 del 24 de julio de 2007.

(3)  Resolución No. 44 del MFP del 27 de agosto de 1997.
ASUNTO: Pone en vigor para todas las Entidades estatales conteos físicos de Activos Fijos Tangibles y de bienes materiales en general. Procedimiento a seguir en los casos de faltantes o  sobrantes,  cancelaciones  de  cuentas  por  cobrar  y  por  pagar.  Consumo  material  no registrado en el año que corresponda y ajuste como consecuencia de las rebajas de precios minoristas por pérdidas en calidad en los productos agropecuarios.
UBICACIÓN. Página electrónica de Finanzas al Día.

(4)  Instrucción General No. 175 del Minsap de 24 de diciembre de 1984.
ASUNTO: Medidas a cumplimentar en las Entidades del Sistema Nacional de Salud (SNS) al cesar en sus funciones el personal dirigente administrativo y aquellos casos que sin ser dirigentes administrativos tengan bajo su custodia recursos monetarios  y/o materiales.
UBICACIÓN: Página electrónica de la Dirección de Finanzas y Contabilidad – Minsap.

(5)  Circular No. 2 del Minsap de 2 de noviembre de 1998.
ASUNTO. Niveles de aprobación de los ajustes de acuerdo a la Resolución No. 44 del MFP UBICACIÓN: Página electrónica de la Dirección de Finanzas y Contabilidad – Minsap.
  Esta Circular se aplica solamente a las entidades del S.N.S. del Nivel Central. El resto de las
Unidades aplicarán lo establecido por el CAP de cada Provincia.

Dirección de Finanzas y Contabilidad

Aprobado el 24 de marzo del 2009.
“Año del 50 Aniv. Del Triunfo  de la Revolución”

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